《高效会议管理》PPT课件.ppt 93页

<高效会议管理技巧>《中华培训学会》海纳百川企业研究发展中心 课程目标了解会议的目的、种类和体系了解会议效率不高的原因及对策掌握有效为会议做准备的要领掌握会议中的沟通和反馈技巧掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧 会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？？？？ 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！ 第一讲当今会议面面观会议的意义会议的目的会议的种类会议的频率会议的成本会议的流程 集思广益图会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙 会议的意义会议是一个集思广益的渠道会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式 会议的目的开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位 达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新点子评议新点子确定行动纲领 会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政2.策的会议2.当众表扬或批评别人的4.会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议 会议的频率固定的部门会议：建议频率：至少每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。 建议频率：至少每两月一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则回给公司造成沉重的负担。全体会议 建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。处理突发事件的会议 建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。一对一会议 会议成本的计算会议的时间成本直接的会议成本效率损失成本 第二讲会议流程与规范会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范 高效会议的预防性管理参会者要有听的技能要充分作好准备工作明确开会原因及目的 高效会议的八大特征只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人 会议规范种类时间安排方面的规范固定的会议流程规范会议本身要遵守的规则 固定的会议流程规范开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划 会议本身要遵守的规则（一）1.参会者要将工作安排交给会议主席2.超过1小时的会议要有书面的通知3.所有参会者都要有准备发言的心态4.会议要能准时开始、准时结束5.负责人对决议能否达成负主要责任 会议本身要遵守的规则（二）6.在会上要维护别人的尊严7.要有人提出不同的意见8.会后要能拿到书面的记录9.参会者要履行反馈职责10.要请第三方监控会议质量 会议准备流程与细节一.会议确认(发起,议题,日程,人员,原则)二.制作规范的会议通知并分发与会人员三.准备会议流程表和资料四.落实场地及相关设备,并在开会前一天确认五.准备一套应急方案六.大型会议提前安排食宿交通与接待七.确认与会人数,相应调整八.准备会议所需物品(资料,日程表,签到本,纸笔,投影音响设备,白板等)九.提前到会场布置,调试设备,准备茶点,安排座次等 会议筹备方案内容1.确定会议名称2.确定议题3.确定与会人员4.确定时间地点5.确定会议通知内容6.会议通知跟进落实程序与要求7.会场布置要求 8.会议文件资料的种类,内容与要求9.会议设备和用品种类,要求10.会议后勤安排11.会议记录安排12.会场服务安排13.会议预算安排14.议事事项催办及反馈的程序,要求与责任人15.其他注意事项 会议通知1.被通知者2.会议名称3.会议时间4.会议地点5.出席对象6.议事日程7.通知者或授权者8.注意事项9.企业名称10.通知日期 会议文件１．指导文件（上级指示，会议起因）２．主题文件（开幕词，主题报告，专题报告．会议决议，闭幕词等）３．进程文件（会议程序表，日程安排表，会议记录，会议简报，选举或表决程序表）４．参考文件（调查报告，典型材料５．提案文件６．成果文件（选举结果，会议纪要，新闻公报，执行计划）７．管理文件（会议通知，议事规则，证件，保密制度，管理规定） 会议事务１．协助和监督会议签到处的工作程序２．指派有关人员陪同与会者出席３．陪同上司或代表上司接待与会者４．整理打印出席者通讯录／名单并分发５．指派专人作会议记录或录音６．指派专人拍照或录象７．指派专人负责会场内外保安８．指派专人安排座位和放置席位卡９．执行上司的临时要求１０．满足重要与会者的需要１１．指派专人收集整理会议信息并打印简报分发与会者１２．协调会议过程中的各项活动 会议过程１．应上司要求主持会议２．应上司要求在会议上宣读文件３．应上司要求协助整理和提供有关文件资料４．为上司做会议记录５．满足与会者的要求和答复询问６．妥善处理突发事件７．控制会议节奏，调节会场气氛，协调各方关系 会议程序１．宣布会议开始２．核定法定人数３．宣读会议程序４．宣读有关报告５．讨论有关报告６．讨论各项议题７．作出有关决定８．表决有关事项 会议记录一．原始记录－－速记，快记和录音，录象完整简洁条理清楚准确自己看明白就行 二．整理记录１．会议主题２．会议描述３．与会人数４．缺席者和缺席原因５．用准确措辞记录会议内容６．会议结果７．其他事项８．会议记录整理者签名９．会议主席签名１０．会议记录整理日期 会议善后１．将会议上使用的所有文件资料放回原处２．整理会场，清还有关器材设备及用品３．结算有关费用４．整理会议记录并经上司签字后打印成文，分送有关部门有关人员或归档保存 第三讲开会前的准备工作是否要开会准备工作的作用1H5W准备工作核对单主持人的准备工作 如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）无需开会的五个如果 如果必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务必须开会的五个如果 准备工作的作用选择最恰当的选择方式使参会者能对讨论有清楚的方向可循清楚的告知参会者应有何种行为表现节省时间与减少冲突 会议准备的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow 会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人数11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知 主持人的4个准备设定沟通目标制订行动计划预备可能的争执进行SWOT分析 SWOT分析Strength优势Weakness劣势Opportunity机会Threat威胁自身环境 第四讲成功会议的五种策略如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成决议—决策方式如何圆满结束会议 如何做开场白定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。程序：概观会议进行程序；提供与会议有关的资讯；规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见。 如何分配发言时间主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围。主持人发言最多的原因对会议的议题特别熟地位最高而且声音较大负担较多的行政责任 如何掌握议事进度语言方式非语言方式 如何达成决议—决策方式彼德·德鲁克决议法：用足够多的时间检视困难所在，并是参会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论客观比较各提案的优劣，避免意气之争估计各提案之获益律估计有无采集更多参考资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各题案之认同对提案做适当的休整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督单位。 4种群体决策权威决策少数服从多数决策共识决策无异议决策 4种团队决策法头脑风暴法德尔菲法思路转换法易地思考法 第五讲会议中的沟通与反馈技巧会议中的沟通会议中的反馈技巧 沟通的漏斗别人行动的20%别人听懂的40%别人听到的60%你嘴上说的80%你心理想的100%沟通漏斗 沟通的定义为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程 沟通金三角自己对方设身处地 沟通的冰山模式环境话题5%~20%工作层面80%~95%关系层面 有效沟通原则有明确的沟通目标有明确的时间约束重视每一个细节积极倾听努力达成目标 造成沟通困难的因素缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够重点强调不足或条理不清不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误按自己的思路思考，忽略他人的需求失去耐心，造成争执准备不充分，没有慎重思考就发表意见时间不充分情绪不好语言不通大脑过滤记忆力差 如何建立信任找共同点适当展示自己的能力和水平适当暴露自己脆弱的地方不必说出所有的真相 会议中的反馈技巧反馈的两种类型正面指导反馈建设性反馈 批评三部曲1.首先表扬特定的成就2.指出做的不好的地方3.以肯定和支持结束 第六讲主持人的会议管理技巧倾听的技巧实际的说话技巧 倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。 倾听的礼节听听别人的故事听听别人完整的故事先听听别人完整的故事 倾听的技巧点头且微笑眼神的接触发出倾听的声音身体向前倾重复和总结必要时做记录 倾听的误区别人说话时你在想你自己的事边听边与自己的不同观点比较经常打断别人的谈话为演讲者结束他的演讲忽略过程只要结果仅听自己想听或愿听的东西精力不集中，易被其他东西干扰 表达感受的两句话我也有过相同的经历如果我是你，我跟你感觉一样 说话技巧展示探询评论建立测试理解情况总结排除引进就程序提出建议 第七讲如何对待会议中的意外情况与“cicada蝉”相遇与“shark鲨鱼”相遇与“donkey驴”相遇遭遇“rabbittracking兔子般追踪”与“crab螃蟹（跑题者）”相遇 与“cicada蝉”相遇讲故事（和讨论的主题无关）讲了很长才进入主题讲的太模糊，没有具体事例拒绝倾听别人的主要观点 对于“cicada蝉”的解决可用话语或非语言的暗示事先提醒关于会议的程序和时间限制用总结的方式结束 与“shark鲨鱼”相遇有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见 对付“shark鲨鱼”型发言者的办法非语言性打断重申会议规范反问法 与“donkey驴”相遇过于敏感防卫性很强，心中有面墙不能站在别人的立场看问题 对付“donkey驴”型发言者的办法点名发言重复问题突出他的贡献 遭遇“rabbittracking兔子般追踪”质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议解决的方法：1.肯定他的贡献2.重申可以试用现在的程序 与“crab螃蟹（跑题者）”相遇开会的同时一并做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话瞌睡其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等 对“crab螃蟹”型发言者的办法强调时间压力重申会议规范带入别人短暂沉默 第八讲主持人与参会者的守则与责任参会者的守则与责任如何处理会议中的冲突主持人的守则与责任 主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确讨论总结内容引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人，避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保证中立态度 主持人作为矛盾调停者的失败表现听完陈述后，就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议引导双方攻击你缩小问题的严重性换话题当双方争执时，表达不愉快的情绪 参会者的守则和责任会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任开放的心态，摒除部门之见尽可能多的获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不隐善扬恶，不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结 如何处理会议中的冲突决断：满足自己的要求回避迁就（适应）不合作合作妥协竞争（暴力）协作决断不决断 第九讲会议记录会议记录者的功能谁能胜任会议记录者对会议记录的10大建议 会议记录者的功能仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳 会议记录者的才能反应快写字快知识面广记忆力特别强组织能力强倾听能力强总结能力强 会议记录的10大建议重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议指定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议内容会议记录应有组织的整理与主席共同修正错误部分将会议记录发送给与会者 团队会议的误区社会性懈怠团体思维团体极化 第十讲会后跟进作参为者的会后跟进作为主持人的会后跟进自我评定怎样提高下次会议的质量关于习惯 参会者会后跟进的内容拿到会议记录以后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始 主持人的会后跟进请大家填写会议评估表针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划，负责跟进如有需要找高层协助如计划进行顺利，取消下次会议会议之后检讨得失 主持人会后自我评定问卷（一）在开会中有没有人误解过我的意思？我有没有在别人谈话时跳到其他话题？有没有在会前让员工了解会议的内容？面对别人说话的时候是不是很紧张？处理说话紧张最好的方式是排练 主持人会后自我评定问卷（二）是否遇到只有主持人说话而没人参与？谈话结束后是否确认别人明白了你的意思？在分派工作时大家是否都看着我而不提问总会把事情的前因后果呈现给别人吗？是否提前考虑把复杂的问题用平易近人的方法表达出来？是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗 提高下次会议质量只有必要时才开会会前要做准备事先颁发议程准时开会准时结束有意识把握会议的方向注意力集中在政策和行动上会议记录应阐明最后的结论会议成功只有用结果衡量强调实施所有的决定鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题 改变旧时的习惯写下想改变的习惯写下你的目标列出习惯带来的问题列出改变习惯的好处奖励自己坚持21天回顾新的习惯行为 任何技巧只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。把习惯变成技巧及行为