《会议管理》工段长课程1.ppt 68页

工段长培训课程有效的会议管理主讲人：毕全国课件版本：V1.0编制时间：2010年3月1 考考你的秘书是几段：执著于结果有什么不同？任务与结果的差别，是很多企业的“心病”：有时候并不是员工不尽力，大家似乎都在工作，但企业却拿不到结果，导致销售下降，质量波动，人心浮动，没有业绩。同样，这也是员工们的疑惑：我这么努力，“圆满”地完成了任务，为什么老板还是不满意？　　关键就在于，我们没有把重点放到结果上，被“完成任务”迷惑了。其实在大多数情况下，对于我们想要的结果，不是办不到，是因为我们没有执著地办到。模拟测试：总经理要秘书安排会议总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。　　一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。　　二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。　　三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。　　四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。　　五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。　　六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。　　七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。　　八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。　　九段秘书的做法：做流程——把上述过程帮成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！　　从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大变化2 大多数的企业在会议里决定其基本走向……花在开会上的时间越来越多……开会的频率越来越高……每天都在开会，您会开会吗？——调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总是居于首位。因为会议通常都没有很好的组织和召开。3 了解完整的会议及会议过程的一般规律系统地掌握会议的各项技术学会组织、策划及控制会议的基本技巧使自己的会议省时、有效课程目标组织有效的会议！参加有用的会议！4 课程内容-会议的基本概念-富有成效的会议-有效的会议管理5 会议的基本概念◇什么是会议？◇为什么要开会？◇会议成本6 什么是会议？2个或2个以上的人提供信息收集信息解决问题作决策推销观念培训学习…...进行交流、沟通、约定的活动会议是7 什么是会议？会议是一个集思广益的渠道☆集思广益图会议是一种群体沟通的方式8 小组讨论：你主持召集的会议和你经常参加的会议有哪些？频次如何？（5‘）班组班前会（1次/天）厂部例会（1次/月）生产夕会（工段例会）（1次/天）车间例会（1次/周）车间午会工段长碰头会（1次/天）质量例会（1次/周）AUDIT会议（1次/两天）车间晨会（1次/天）质量提升会（1次/天）设备协调会（1次/周）工段总结会（1次/月）科室例会（1次/周）会议的种类会议的时间随着管理层次的上升而上升，据统计，高管80%的时间在开会，工段长20%的时间在开会；9 公司大部屋会议质量问题分析会老鼠会议案例分享10 为什么要开会？☆开展有效的沟通☆传达资讯☆达成协议与解决问题☆监督员工、协调矛盾☆资源共享☆开发创意☆激励士气☆巩固主管地位6步骤：点明困难所在→发现问题并寻找解决办法→衡量问题的轻重缓急→想出新点子→评议新点子→确定行动计划；但开会也让您…工作时间被分割人多口杂，讨论耗时晚上加班没有产能别人发言比自己开口多耽误重要工作或客戶11 终结无效率的浪费，管理您的会议！12 会议成本1.时间成本2.直接的会议成本3.效率损失成本13 本节回顾什么是会议？为什么要开会？会议的成本——一个集思广益的渠道，一种群体沟通方式；——开展沟通、传达资讯、解决问题、协调矛盾、资源共享、开发创意、激励士气、巩固地位—时间成本、直接的会议成本、效率损失的成本；14 富有成效的会议◇会议失败的原因◇高效会议的特征15 小组讨论：你认为会议失败的原因有哪些？（5‘）16 会议失败的原因会议失败会议目标不清晰参会对象选择错误主持人技能欠缺会前准备不足会议环境影响（时间、场地）17 会议目标不清晰此现象多发生于会议提出者和管理者为开会而开会。开会就是工作，管理也是开会会议提出者本身对为什么开会？要解决什么问题？哪些人参加？都没有很好的思考会议提出者和管理者对主题、议题理解不充分，南辕北辙主持人对会议的性质还没有理解，或只基于信息传递的开会小贴示开会的原因、目的和结果要在会前充分确定好后，通知所有的参会者。18 参会对象选择错误对象错误发生在参加会议方面或主持方没提出要求，随意派人参加会；双方只关注参加会议人数，没考虑会议解决的问题；该来的没来，不该来的来一大群，选了不合适的对象参加会会议；参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退小贴示事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类，且参会者一定要具有倾听能力19 主持人技能欠缺会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑；爱说的就多说，不爱说的就沉默；主持人说的多，参会人都不说，讨论变成了宣贯；开会是开会，开了会就是结果；小贴示选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职，主持人应具有一些会议主持的技术；20 会前准备不足会议讨论议题准备不补充，议题不准确；没有提供主题相关资料、媒体和信息；会议硬件准备不到位，如：灯光、投影仪、音响、麦克、激光笔、辅助材料，如饮料、水果等；小贴示按照《会议准备工作核对单》进行会议准备工作；21 会议环境影响（时间、场所）会议时间安排在午餐前或下班后；会议地点设在领导办公室；会场隔音效果不好，噪杂；会议经常被打断；小贴示会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五；地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行22 对失败会议的反响浪费了大家的时间，影响工作效率助长官僚主义、推诿、扯皮的不良风气滋养走形式、图表面的工作习惯人为制造浪费，增强公司费用开支浪费公司资源，摧残个人情感23 高效会议的八大特征3.拟定和分发了议程表高效的会议2.好好筹划过6.请了最合适的人出席7.做出了评论和归纳4.遵守时间5.一切按部就班1.只在必要时才召集8.记录所有决定、建议和负责人24 会议规范1、时间规范8AM—9AM：不宜让与会者对提议有太多的回应或进行业务分析；9AM—10AM：适合1对1会谈，也是进行业务会谈的最佳时机；10AM—12AM或者1PM—3PM：适合集思广益；3PM—5PM：最好不安排会议；会议规范是指大家达成共识的会议守则25 会议规范2、会议守则◆超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。◆所有与会者都要准备在会上发言。◆准时开始，准时结束。◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。◆所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意◆意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。◆会议结束2-3天内，所有与会者应拿到会议记录。◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。◆必要时请第三方监控，以保证会议质量。26 会议规范3、会议流程规范开始欢迎会议目的议程时间安排会议规定议程1分享话题及目标；交换信息；产生主意/做决定/确认行动；总结23结束会议总结；安排下次会议跟踪备忘录（纪要）；跟踪决议/计划执行情况一个中心，两个基本点27 本节回顾会议为什么会失败（低效率）？什么是高效的会议？—目标、参会者、主持人、环境、会前准备—八大特征：必要、筹划、议程、遵守时间、记录、归纳、合适的出席人、按部就班；—会议规范：时间规范、会议守则、规范流程；28 有效的会议管理◇会议前：组织准备◇会议中：实施掌控◇会议后：决议执行29 会议前：组织准备是否要开会？为什么开会？什么人参加？什么时候、在哪儿开会？制定会议议程；通知开会；小贴示☆高效率的会议在宣布开始之前就开始了；☆没有很好的准备就是准备着失败30 是否要开会？1.无需开会的“5个如果”如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没有什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄乱）切忌会议泛滥与无效！31 是否要开会？2.必须开会的“5个如果”如果必须把信息同时传达给多人听取部门汇报工作分派任务要让别人参与决策以集思广益有些事情需要当众表扬或批评32 确定会议目标必须以书面的形式列明必须切合实际具体且可衡量表明应达成什么而非应做什么33 确定参会者对达到会议目标有潜在贡献的人能够因参与会议而受益的人适当的人数小贴示会议的合适人数应该根据会议的议题、重要性具体决定；调查显示，会议人数最多不应超过9个，最为合适的人数是5至7人34 会议时间、地点与日常工作相联系利用人的生理特征控制时间（1-2小时）1.时间选择小贴示例会最好能够保持每次相同的长度，这样可以给与会者一个明确的预期，以及严格纪律的印象。35 会议时间、地点2.会场选择会场符合会议性质大小合适不受干扰设备充足布置形式恰当小贴示◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协调讨论;◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式◆5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。36 坐次的选择无桌环座圆桌团团座椭圆型围座影院排排座长桌对岸座小桌分组座37 制定会议议程按照议案轻重缓急编排处理次序写出每个议题所需要的时间小贴示好的议程设计有助于使讨论上轨道，也就是能在预定的时间内讨论各相关议案细节。《标准化作业流程》推行会议议程会议议题：如何使用和推行《标准化作业流程》会议时间：3月21日（下周一）15：00-16：00会议地点：五楼大会议室与会人员：作业组各组组长，运营组、质控组全体同事。主持人：区经理记录员：行政助理1、15：00-15：15  《标准化作业流程》介绍，主讲人区经理2、15：15-15：45推行方案和时间表，推行过程中可能遇见的问题，与会者讨论。3、15：45－16：00区经理做会议总结，任务分配，并确定检查方法会议资料：《标准化作业流程》38 会议通知内容包括：日期、起止时间、地点、会议目标、议程、与会者需准备的事项及所有与会者的姓名提前送至与会者手中39 会议准备工作核对单1、了解会议的目的2、是否一定要开会3、确定会议的形式4、安排会议的议程5、决定会议的时间6、确定会议的主持人7、决定会议的地点8、研究会场如何布置9、确定出席人数10、安排出席者座位11、是否准备会议名签12、是否安排交通工具13、是否安排与会者住宿14、是否发出了会议通知15、确定视听教材16、确定辅助教材17、准备会场周边位置图18、是否要求与会者准备资料19、确定主持人的相关资料20、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知40 选址确定起草会议通知会议预算设备准备预定会议室，房间，用餐，娱乐车辆安排起草会务通知议程PPT制作食品采买指导服务员工作场所布置与熟悉会议室、汇报人员、用餐、娱乐、住宿保障工作人员离会车辆安排退房设备整理结帐返回公司设备归还报销会务总结结束确认议题及参会人员范围开始人员确认（住宿，交通）NY案例-行业表彰会议流程图41 会议中：实施掌控主持人的注意事项会议开场的技巧让参会人愿意发言有效的控制议事进度有效处理会议中的问题成功达成会议决议参会人员守则记录的技巧按照会议程序完成既定议程，并取得预期效果42 主持人的注意事项◇独占发言——避免冗长的发言，占用大家交流意见的时间；◇火爆浪子——要能容纳他人的发言，不可情绪化与他人发生冲突◇优柔寡断——要思路清晰，对决议事项要果断、明确；◇加入冲突——应站在中立的立场来化解冲突；◇操控议程——应依照流程，引导会议的进行，不可一人操控整个会议的议程一个好的主持人是会议成功必备的条件！43 如何开场？◇开场定义：3-5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨；◇内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等；◇程序陈述会议目的，介绍主要到场人员；提供与讨论有关的资讯、议程安排、会场纪律等；指定会议记录者；宣布会议开始；44 如何让大家愿意发言？塑造会议欢乐、和谐的气氛；建立包容、安全的讨论环境。保持客观,对事不对人。不以言立人,不以言废人。设置暗桩，带动与会人员的热烈参与，有抛砖引玉的效果；主动出击，适时发问，塑造发言机会；且予以正向的肯定与鼓励。有效倾听与良好沟通。小贴示会议中一般只有80%的时间在真正开会；15%的时间大家沉默；5%的时间有人抢着发言；45 如何有效的控制议事进度？□语言方式□非语言方式准时开始，准时结束是会议的基本原则！46 ◆展示。即主持人使用流利的话语把自己的想法展示给大家。◆探询。与会者面对主持人的展示发言会持有许多不同意见，这时候主持人要用一些经典的探询式问话来了解与会者的意见，例如：“后来呢？”“那结果怎么样呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再给我们讲清楚一点吗？”◆评论。与会者回答完主持人的探询问话之后，主持人将对与会者的回答作出评论，如“我明白你的意思了”“我认为问题是.......”这样两者的沟通就可以顺畅进行了。◆建立。评论之后需要采用“建立”的说话技巧。“建立”就像搭积木一样，是指主持人将与会者表达的思想按照层次逐级归纳，从低级到高级，由初级协议至中级协议再到最终达成一致。“建立”经常使用的问话是“我们讨论完第一个问题了，接着我们再进一步，第二个问题您怎么看？”“那我们再深一步，你如何看待这个问题的成因呢？”“我们进一步具体怎么解决这个方案呢？”◆测试理解情况。在会议中总有一些人表示反对意见，对于这些反对意见作为主持人的你可能没听明白，或者你认为大家可能没有听明白，这时候就要采用“测试”的问话方式，来测试一下大家的理解情况。例如“刚才这位先生的发言大家都清楚了吗？”或者说“您刚才是说的这个意思，我理解对了吗？”这就是测试的说话方式，用其来保证大家真正弄懂一些意见的实际含义。◆总结。在测试完理解情况之后，就需要总结，即把大家的意见集中，例如：“刚才大家讨论非常好，我来总结一下你们说的是一、二、三……”。◆排除与引进。排除是指拒绝某些与会者继续发言，引进指邀请某些与会者发言。具体是指当主持人碰到那些说话容易滔滔不绝，或是说话总是跑题的发言者时，要将其关在门外，即将其排除”。“排除”的具体方法是：“您这个观点太好了，那么您对下一个问题怎么看？”或是“你这个问题回答得非常好，您旁边那位有什么见解呀？后边那位有什么见解呀？”用这种问话可以达到一举两得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二则可以让那些还没发言的人得到发言的机会。这其二“把别人带进来”就是所谓的“引进”。简而言之，排除的是滔滔不绝的人，引进的是沉默不语的人。这是两种很好的说话技巧，这两种技巧通常是连用的。◆就程序提出建议。主持人就会议程序提出一些建议，主要的目的是掌控会议时间。一个会议进行到一定时间时，主持人就要根据实际情况说：“好，这个程序我们现在进行到第二步了，那我建议我们马上转入第三步的程序”、“我们讨论这几个方案到底哪个适用？”。47 如何有效的处理会议中的问题？1、与“Cicada蝉”相遇“蝉”症状对策▽非语言性暗示；▽探询、总结、测试其理解程度；▽善意提醒关于程序及时间限制；▽带入别人发言；△喜欢讲故事（和讨论的主题无关）；△讲了很长才进入主题；△讲得太模糊，没有具体事例；△拒绝倾听别人的主要观点；48 如何有效的处理会议中的问题？2、与“Shark鲨鱼”相遇“鲨鱼”症状对策▽理解对方的想法和情绪；▽重申会议中无论什么意见都可以提，但正面的意见会更受欢迎；▽非语言性打断；△有攻击别人的倾向；△总是给予消极的否定的意见；49 如何有效的处理会议中的问题？3、与“Donkey驴”相遇“驴”症状对策▽突出他/她的贡献；▽重复问题；▽短暂沉默；△过于敏感；△防卫性很强，心中有堵“墙”；△不能站在别人的立场看问题；50 如何有效的处理会议中的问题？4、遭遇“RabbitTracking兔子般追踪”“兔子追踪”症状对策▽肯定他/她的贡献；▽重申可以先试用现在的程序，如不奏效，则马上按他/她的方法实施；△质疑正在使用的程序；△总是提议不同的程序或建议；51 如何有效的处理会议中的问题？5、与“Crab螃蟹（跑题者）”相遇“螃蟹”类型对策△开会时做别的工作；△私自进入小团体讨论；△时常接听电话；△瞌睡；△其它：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处，心不在焉等；▽对开小会者：①主持人停止说话，或者示意发言者暂停，使会议突然静下来，私下谈话的人就会警觉；②主持人问他们能不能把正在讨论的事告诉大家，或者问他们是不是觉得应该分组他们讨论，然后集中讨论；▽对瞌睡者：提议休息5分钟；把会议议程加快；短暂沉默；52 情景小案例：如何应对“蝉、鲨鱼、驴、兔子、螃蟹”？53 如何成功达成会议决议？1、权威决策权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。适用于：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时；不适用于：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时2、少数服从多数决策少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础适用于：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时不适用于：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入3、共识决策共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风；如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就难以形成；4、无异议决策当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策；无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。√54 参会人员守则时间参会者的责任开会前根据个人的观点研究问题依据提供的资料准备论证的材料记下开会的日期、时间、地点做好在会议中尽量表达的心理准备开会中倾听他人的意见积极发表自己的见解关注正在讨论的事项与主持人密切配合以达到会议目的开会后会议达成了什么结果还有哪些事情未完成分配给自己的任务如何完成√55 记录的技巧活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、howmuch.掌握主词、动词、形容词明确数字运用keyword列点说明:可了解发言重点,归纳出主题方向一言以蔽之56 会议后：决议执行◇形成会议纪要◇跟踪决议的执行57 以积极的方式结束会议做好总结，及时结束会议重申会议中达成的一致，作出的决定根据会议决定分派和确认各项工作确认每个人都清楚理解自己的任务、目标和期限争得任务承担者的认同整理会议记录并分发58 会议纪要的作用会议纪要的作用对会议的书面总结会后行动的依据59 会议纪要的内容会议纪要的正式程度和结构取决于会议的正式程度开会日期、会议程序、出席者名单每项议程的决议概要以及重要建议的提出人每项决议的执行人简短、客观、全面60 会议记录者的要求◇反应快◇写字快◇知识面广◇记忆力特别强◇组织能力强◇倾听能力强◇总结能力强61 会议纪要的分发准确及时+小贴示一般会议结束后三天内要保证相关与会人员收到会议纪要。62 会议记录的几点建议◇重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据；◇除非有必要，定期召开的会议通常不用录音，因花费时间记下的详细发言内容，可能毫无用武之地。◇大多数会议都应指定一个会议记录者，主持人最好不要兼任此项工作。此外，会议记录者最好由与会者轮流担任；◇会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。笔记最好用电脑打出来，方便参阅。63 会后跟踪作为参会者：◇拿到会议纪要后要细读，尤其是对与自己相关的信息要做出标记；◇分析一下会议的过程，分析一下各个不同与会者对同一问题的不同态度和表现，分析一下人际关系的状态；◇考虑会上所分派给自己的任务的完成方案；◇会议可能是新任务的开始，要考虑是否召开自己部门会议进行动员和安排，并将会议精神贯彻进下一步的工作中去；64 会后跟踪作为主持人：会后将结果上下通报监督整个程序中的各个结果表现出你的支持与帮助注意任务的执行者是否偏离轨道，并给予纠正65 本节回顾◆会议前—组织准备是否要开会，为什么开会，什么人参加，什么时候、在哪儿开，议程，通知；◆会议中—实施掌控主持人技巧，参会人员守则，会议记录；◆会议后—决议执行会议纪要，决议执行情况跟踪66 工段长的会议技术总结召集和主持会议要有目的，开有价值的会议过程中要控制紧密围绕主题结尾要有商定或结果（谁？做什么？什么时间？）会议要有纪要会后要有跟踪参加会议要有准备（了解会议主题、相关信息、相关人）会议中积极发言，表述自己看法会议后相关信息要继续传递给负责人和有关人员履行和完成会议的商定67 预祝您成为一位高效的会议管理者！68