【文秘专业校本教材--会议管理】（118）.doc 112页

文秘专业校本教材--会议管理目　录第一章：会前筹备一、拟订会议议程、日程1二、提供会议地点的备选方案11三、布置会场和安排座次19四、发布会议信息安排来访者的参观、娱乐活动23五、安排会议食宿30六、邀请会议嘉宾34七、准备会议资料、会议用品38八、安排会议礼仪服务40九、检查会议常用视听设备是否正常45第二章：会中服务一、安排会议值班51二、接待会议采访的新闻媒体55三、做好会议的记录工作和简报工作59四、收集会议信息66五、反馈会议信息78第三章：会后落实一、会议文件资料收集整理的要求83二、会议纪要的内容和要求94三、会议纪费结算的方法98四、跟踪反馈落实会议精神102 文秘专业校本教材会议管理内容提示本书的学习内容由会前筹备、会中服务以及会后总结3个部分组成，是对五级内容的补充与深化。对于秘书人员而，会务管理是主要工作之一，能过对本章的学习，使学习者能够明白在会议的各个阶段秘书人员应当完成的工作，掌握协助领导开好会议的方法与技巧。第一章　会前筹备学习目标通过对本节内容的学习，使学习者能够进一步了解会前筹备期间秘书应完成的工作，例如，拟订会议议程、日程，提出会议地点备选方案，布置会场和安排座次，发布会议信息，安排会议食宿，邀请嘉宾，准备会议资料、会议用吕，安排会议礼仪服务，检查会议常用视听设备是否正常等，从而进一步掌握会议筹备的内容与方法。一、拟订会议议程、日程（一）相关知识1．会议议程的内容会议议程是为完成议题 而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交领导批准后，复印分发给所有与会者。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。2．会议日程的内容会议日程就是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。3．会议议程和日程的作用通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。（二）示例分析例文1英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、选拔等问题。秘书丁倩在编制议程表前，先请总经理、销售总监等有关上司提出，再询问各主管方面有无要拿到会上讨论的事情，并提请主管上司定夺，然后将要讨论的问题排出顺序。在设计具体的议程表时，丁倩将需在会上讨论的议题编排了一下，便打印交给了上司（如下所示），上司认为这份议程表有问题，需重新做。英豪公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将在5月5日星期一上午10：00在公司总部的三号会议室举行。销售二部经理的人选。东部地区销售活动的总结。上次会议记录。销售一部关于内容沟通问题的发言。下季度销售目标。 公司销售人员的招聘和重组。讨论：1.独特丁倩找到方程表的问题所在。2.重新设计这次会议的议程表。点评：丁倩所设计的会议议程表有3个问题：1．未注明参加比次会议的人员范围和参加会议的一些特殊议程的人员范围，例如：确定销售二部的经理人选。2．议程的顺序不当。应将重要的，具有保密内容的议程放在最后。3．部分程序表达不清，例如“销售一部关于内部沟通问题的发言”应为“销售一部关于加强内部沟通的典型经验发言”。例文2霓裳服装公司欲举行北京旗舰店和全国各地霓裳专卖店店长的销售培训会，会议定于6月6日在北京大运河会议中心举行。与会者200余人，会期2天。韩方总经理将亲临大会做报告，同时邀请了北京高校的营销专家进行营销策略和管理方面的培训，还要由人力资源部组织一些讨论和游戏联谊活动。请为这期活动拟制一个会议日程表。讨论：1．拟定会议议程和日期，为何事先要从上司那里获取有关的信息？2．会议议程和日期制定出来之后，为何要报上司审核把关？3．会议日程表中经常留有“备注”一栏，它有什么作用？（三）工作程序1．会议议程的制定程序 （1）明确目标和参加者要清楚为什么要开会以及哪些人将到会。1）明确目标。通过会议要取得什么样的成果（比如更深入地了解、获取更多的信息，或是达成某种共识）。2）在会议议程上陈述目标。要让参加者知道会议预期的成果是什么以及对他们的参加有哪些期待（如提出想法、缩小意见的范围或者作出决策）。除了要在议程上把目标陈述出来之外，还要在会议的开始口头再次重申目标。3）列出会议参加者。会议议程还应该包括所有参加会议的人和任何可能涉及的责任人员，这样参加者才能准确地知道哪些人将到会，以及他们将承担什么样的职责。（2）安排各议程事项的时间考虑会议的时间长短以及内容的顺序。1）会议长短。会议时间超过两小点时或者涉及的问题太多，人议效率都会下降。如果议程要求的时间很长，那么可以安排一系列的短时间会议。对待很长的报告，可以要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，但在口头报告时间时必须只涉及最重要的项目或者只是那些需要集体进行讨论的事项。2）敏感话题。可以把最重要的事项安排在开头，即使它们是敏感话题，这样就可以留出足够的时间来处理它们，也就不用担心由于参加者知道后面还有一项重大的争议问题而对第一个问题不集中精力。或者，必须决定希望把敏感话题安排在哪项议程上。如果认为会议一开始就出现重大不一致将会使会议难以有效地进行下去，那么可以把这些敏感的话题保留到会议的最后。但一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。在编排议程的时候，遵循以下两个原则： 一是按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。这样做的好处是：就算在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕，但起码较紧要的议案已被处理。那些较不紧要的议案则可另择时间，或并入下次会议再予处理。二是每一个议案应预估所需要的处理时间并清楚地标示出来。会议就席可以让某些人只参与与他们有关的某些特定议案的讨论，某些人可晚到，也可以让某些人提早离开。（3）确定每一项议程对议程上的每一项内容，参加者应清楚了解如下内容：1）目标。每一项议程的目标是什么？“为什么让大家进行讨论”以及“如何作出决策”。2）准备及。与会者应该做哪些具体的准备？他们应该阅读、检查或者思考什么东西？组织者期望他们做出什么具体贡献？组织者应该让他们知道你的期望是什么——比如说，“思考这条建议的合理及不合理之处”或者“在会前提出5个想法”等。3）时间安排。对每一个话题是怎样安排时间的？组织者这种时间安排有多严格？如果组织者希望对议程的时间安排进行修改，会在会议中怎样对它们进行修改（比如说是按照组织者自己的决定还是遵从团队的决定）？4）演讲者。谁负责对每一项决定议程进行解释或是主持每项议程的讨论?是否是组织者亲自主持整个会议？是否安排了几个不同的演讲者？ 5）提前分发会议议题。如果你希望从他人那里获得意见和想法，就要在会议之前给他们时间考虑会议的议题，而不能到了开会的时候才分发议题。对于那些复杂的财务或分析性质的议题，要提前一周分发出；对于不太复杂的议题，也要提前几天分发下去。（4）决定会议讨论形式可以考虑从下面这个几个形式中进行选择：1）典型的会议形式。大多数会议采取自由讨论的形式，以作出一个决定为结束。但是因为这种形式是非程式化的，讨论通常会持续很长时间，有强势性格的人通常会控制整个会议，因此参加者通常迫于群体压力而摇摆不定，最后也想不出什么办法。2）头脑风暴形式。大多数人都听过头脑风暴会议这个词，但是还没有能够有效地利用这种会议形式。头脑风暴的形式可以很有乐趣而且很有效果，但是只有当协调人能够很有效地确保参加者遵守下面3条基本准则才行：在会议开始之前时行准备，想出尽可能多的办法——想法越特殊、越有创意、越与日前政策不一致越好。在会议进行过程中，追问其他人的想法，进行自由地联想，并思考出其他新的想法。不要批评或是评论其他任何的建议或想法，要等到所有的想法都说完之后再进行评论。3）团队列名方法。这种方法是头脑风暴的高度结构化形式，能够保证每一个人都参与到其中而且没有一个人会控制整个会议。使用这种方法应做到：在会议开始前，参加者用书面的形式将他们每个人的想法分别列出来。会议协调人或场记不分先后顺序地在题板或黑板上记下每个人的想法。 团队讨论所有不清楚的事项以保证他们已经理解了每一项内容，之后才能开始讨论和评估。4)小型团队。在一个更小的群体中，人们往往会更加自由和好心地进行讨论，因为小群体的氛围相对来说没有那么公开，所以没有人会有局促不安感。在各小组讨论之后，每一个小组都要向全体到会者提供一份书面或者口头的总结，把这些总结作为团队讨论的基础。（5）决定会议决策的方式让参加者提前知道会上将以什么方式作出决策。在某些情况下，要让他们知道会议只是用来讨论问题而不是要作出什么决定——这样他们就不会因为期待作出决定而感到沮丧了。决定会议决策一般通过会议表决的方式实现。2．会议日程的编制方法（1）制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。（2）制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。多采用表格形式。（3）宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容（例如：点名，报告缺席情况，宣读和修正上次会议记录等），之后再安排讨论的问题。（4）尽量将同类性的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。（5）保密性较强的议题，一般放在后面。（四）注意事项1．会议议程和日程的区别 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清楚地表达出来。会前发给与会者。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上3个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后，会前发给与会者。会议议程和日程的功能不同，议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇变化，可相应调整。2．正确处理会议临时动议一般情况下（紧急情况下例外）不应搞临时动议。如果有一些特殊的原因需要研究临时动议，应该先与会议主要负责人及时沟通，要考虑议题的内容、会议进度、时间、与会者对核议题的反映和关系程度等许多方面，如果确定要搞临时动议，也要和与会代表、相关人士解释清楚，尽量节省时间，控制好节奏，提高效率。（五）相关链接1．会议议程的样式样式1英豪公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。宣布议程。说明有关人员缺席情况。宣读并通过上次会议的记录。通信联系情况。东部地区销售活动的总结。 销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。公司销售人中的招聘和重组。销售二部经理的人选。下季度销售目标。样式2至：部门经理自：总经理办公室日期：2006年5月18日主题：销售团队的人员招聘我们下一次团队会议计划在2006年5月25日9：00时召开。根据公司领导的指示，要迅速扩大公司的销售队伍，在6月要完成100人的销售队伍的招聘和培训。会议目标：为了确定一个固定的招聘人员的方法，在全公司通用。会议议程：我们的会议将按照下面的议程进行。议程事项责任人时间介绍经理5分钟讨论每种方法的合理及不合理之处团队30分钟讨论新的方法团队10分钟下一步团队15分钟准备：请在会议开始之前准备如下内容： （1）阅读后附的概述目前正在使用的3种安排方法的文件。准备讨论这3种方法每一种的优缺点。2．会议日程的样式××公司新产品销售展示会时间：2002年8月8日地点：员工餐厅和公司会议厅参加人员：销售主管和所有工作人员目的：使员工对公司新产品有所了解上午8：00报到地点参加人员备注9：00销售主管作介绍员工餐厅门厅所有员工9：30休息公司会议厅所有员工10：00新产品展示——技术总监主讲和演示公司会议厅所有员工11：00销售活动录像员工餐厅三层自由参加12：00自助午餐员工餐厅三层所有员工下午1：30员工自由观看和动手操作新产品员工餐厅三层所有员工 2：30销售部人员讲解广告宣传单公司会议厅所有员工3：30分小组讨论与咨询员工餐厅三层自由参加4：30散会（1）会议议题的作用1）准确具体地体现会议目标，为会议目标服务。每一次商务会议都有具体的目标，盲目的会议会造成人力、物力和财力的浪费。会议的目标有主次轻重之分，会议的议题必须体现中2）心目标或主要目标。不能准确反映目标或者与目标无关的议题则会造成沟通困难，从而影响会方的质量。（2）会议议题的审核。会议议题的审核一定要从严，一般而言，应遵循以下几条原则：1）“一支笔”原则。在一个单位，批准开会的权力只能交给一位主管领导人，或者将此权力集中在一位主要领导人的手中。其目的是用来防止出现多人、多头审批议题而产生弊病。2）唯一性原则。唯一性原则规定了会议审核批准的思路，强调只有在有关的规章要求必须通过会议形式来解决问题的时候，以及在采用其他简便的方式和途径都难以奏效的情况下，为了达到解决问题的目的，才考虑选择开会。3）计划原则。除非是应对紧急情况，否则，一般会议都要提前申报计划。大型的、跨地区召开的会议要有年度计划；其他会议要按照规定提前若干时间制定计划，申请经费。4）可行原则。可行原则即会议要素清楚，预案基本可行，会议经费有所保证。 二、提供会议地点的备选方案（一）相关知识1．会议地点选择的要求要结合考虑各种因素，选择恰当的会议地点。（1）交通便利。会场位置必须让领导和会者方便前往。应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。（2）会场的大小应与会议规模相符。一般来说www.三七二二.cn中国最大的资料库下载，每人平均应有2m2~3m2左右的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议场地不妨大些。（3）场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备，照明设备、空调设备、音像设备要尽量安全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、投影仪、计算机等。最好有窗帘，在放投影资料时才能看清楚，插座电源及白板、麦克风等要齐全。（4）场地应不受外界干扰。应量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话、手机、呼机以及访客参观等。因此因在场外挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机、呼机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。（5）选择会议地点应考虑有无停车场所。（6）场地租借的成本必须合理。2．会议酒店的类型划分（1）按类型划分 1）商务型酒店。这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待中小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅，各种商店、健身房、游泳池等设施。2）度假型酒店。这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了全议单位。（2）按地点划分1）位于市中心。在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场的距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议策划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属有很多活动可做。有些酒店被公认服务一流，良好的口碑常使酒店成为会议策划者的首选会议场所。2）位于市郊。对于需乘飞机从外地而来的与会者来说，位于市郊的酒店可能不是很合适。从机场至会场和住地要花不少时间，因而不宜选择这类酒店。但对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店还是大受欢迎的。（二）示例分析 公司准备在暑期召开一个各部门负责的培训会议，经理让秘书钟苗选择一下会议地点，钟苗经过仔细考虑，预订了位于市郊风景区的一家酒店，价格相应便宜，而且周围环境宜人。经理及参加培训的人员都很满意。点评：选择会议地点时要综合考虑多方面的因素。由于该会议的参加者是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区的，可使与会进者身心放松。(三)工作程序会议的成败，场地的选择相当重要，应如何选择适当的会议场地，以下基本步骤都需考虑进去：1．会议目的与形态大部分会议的目是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的，少数活动是单一目的。例如，一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动为一体。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。2．实质上的需求，与会者的期望根据会议的目的，了解会议的实际需求，同时应了解与会者的期望，他们愿意在什么地方召开会议。3．列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。清单包括如下方面：（1）所在地区情况。费用（成本）与便利性；是否邻近机场；轿车或出租车是否足够；是否有充足的停车空间；如果需要，接送交通工具是否充足，费用如何。（2）会场的环境。环境是否良好；餐厅和饮食；当地有何观光点和购物点；休闲省去 当地治安是否良好；社区经济状况；过去会议举行情况；会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。（3）会议地点的设施。大厅是否整洁；报到处是否容易找到；会议室隔音设备是否良好；议室的音响效果，是否有良好音响系统；固定设备如黑板、银幕和家具；视听效果，是否后座的人可以看到银幕；足够的电源插座；洗手间数量，位置是否干净；衣帽间数量、位置。根据以上内容，确定会议召开的场地。4．对会议地点进行确认确定了会议地点后，大会管理人和会议安排的负责人应视察拟议中的会议场地。核对细目可以包括下列各项：（1）检查考虑中的全部会议室或场地。不要认为任何两个房间都一样；要检查每个房间的物质条件，以发现不合适的照明或通风、不方便的休息室、妨碍安静的通道或出口、不恰当的场地分配及其他问题。如果怀疑一个房间是否能容纳会议要求的座位数字，就要坚持试摆以核对容量。（2）随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。检查家具、床铺的质量以及全面清洁情况。（3）检查会议登记部门、会议管理服务部门以及其他后勤所在地。要便于客人寻找，便于到达所有的会议地点，并有加锁的储藏处。（4）检查膳食供应。要求提供过去的各种菜单。在没有旅馆人员陪同下，检查每一个餐厅的一般伙食，了解服务质量和员工态度。 （5）假如被指定的房间不在同一层楼，则须检查电梯的服务情况。应考虑到参会者来往于会议室如发生困难、造成延迟会使会议停顿的可能。（6）检查服务项目、营业时间，了解社交与娱乐活动的费用。（7）了解交通及停车设施。5．签订书面合同会议服务已经成为许多旅馆和会议中心的重要收来源。大型会议几乎每一个方面都可以谈判：房租、宴会费、会议场地、宣传、邮件以及其他大量细节，都可以讨价还价。一旦谈妥一切细节就把口头协议变成书面形式，分别详列每项具体安排。最终合同或协议应包括如下的细节：（1）确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。餐桌认座位安排、视听器材以及其他设备的图表。应将有关内容附于签订的协议之后。（2）确定保证的客房间数，应列出参会者大多数人员的到达和离去日期、房费起算和退租日期以及不受约束的客房退房日期。（3）确定由旅馆提供的免费商品和服务（例如，会议室及其布置、特别装饰、欢迎会的音乐和酒、飞机场接机、特别的娱乐活动、工作人员伙食等）。（4）说明特殊设备安装或改装，是否要增加特别人员、服务或设施，并明确开支怎样负担。（5）确定预定和开票手续，包括组织方为宾客承担财务责任的限度。（6）列明应向参加者个人直接收取的费用。（7）指定可以取消预订而不向参会单位收费的一段时间或最后期限。 协议细节不管多么细微，写成书面合同怎样强调也不过分。随着会期临近，应经常与场地管理部门保持联系。人员、旅馆装修或其他变更都可能对会议计划产生重大影响。密切联络就可以应对和和程变化。（四）注意事项1．广泛收集会议地点的信息酒店、宾馆、会堂、礼堂、会议中心、会共图书馆以及学校都是召开会议的好地点，在网上找会议地点也很便利，也不失为一种好方法。还可以通过查看“黄页”中的“会议场所”一栏，或者使用Yahoo、Google这样的Internet搜索引擎。2．实地考察会议地点的注意事项对于亲临现场进行考察应注意以下6点：（1）会见能作决策的人，有利以后解决可能出现的问题。（2）只要可能，一定要在酒店建设的日期去参观。（3）不要出于个人原因再次参观酒店。（4）不要带家属同行参观。（5）要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。（6）要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。（五）相关链接1．会议类型与地点选择的关系 选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要，选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。会议活动的群体性特征决定了会议信息传递的当面性和实时性，因此，传统的会议形式都是把与会者召集直来进行面对面的信息传递和沟通。随着科学技术的发展，现代会议的手段也日新月异，出现了许多新的形式，如电话会议、电视电话会议、视频会议等，会议地点的观念也随之发生了很大的变化。现代会议的地点可以分成若干个会场，会场也不一定要设在单位和宾馆里，凡是有电话机、电视机和计算机终端的地方，都可以成为分会场，这就使会议的举行更为灵活、方便和快捷，从而大大提高会议的效率。但是面对面的群体会议是必不可少的，依然起着重要的作用。公司会议一般是在公司会议室、靠近公司总部、接近公司办公地点，符合公司的地位，或者是富有吸引力的地点（例如，奖励旅游会议一般在风景区、旅游点），不一定要在几个固定地点轮流召开。在选择酒店时，公司会议往往先考虑会议服务和设施，再考虑其他娱乐设施，交通的便利程度对于年会的召开也颇为重要，而培训会议还可能选择较偏僻、远离市区的酒店举行。某些会议还需要会场为其提供展览的地方，把会议厅和展览厅结合起来，大型会议厅附设小型会议室等。2．会议地点选择的建议（1）研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境（培训中心或其他宁静场所最为适合）。（2）学会年会的地点选择一般根据会员的意见来定（一般选在当前最受欢迎的城市，能提供会议服务的酒店）。 （3）举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所（公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点）。（4）重大的奖励、表彰型会议地点的装饰一定要有档次。（5）对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场及所在城市交通必须便利。三、布置会场和安排座次（一）相关知识1．会场整体布局的要求会场布置包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等许多方面，要保证会议的质量，会议的整体布局要做到：（1）庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。（3）中大型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用半圆形，大小方形的形式，以突出主持人和发言人。中大型会场还要注意进、退场的方便。（4）小型会场要注意集中和方便。2．主席台的座次和场内座次主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议的会场均应该设主席台，以便于体现庄重气氛和有利于会议的主持者主持会议。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台， 都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。（二）示例分析炎黄公司新近获得了省里授予的百强企业的荣誉称号，准备召开庆功表彰会。办公室主任沈萍来检查会场，她发现秘书离娜安排的座次有问题。高娜按一般的礼仪规范，右为尊，她将董事长的位置安排在前排最右边，副董事长、总经理、副总经理，所有领导按职务高低从右向左，后面是受表彰的人员。问题：1．高娜的安排有哪些不当之处？应如何纠正？2．主席台的座次应如何安排？目的：通过示例分析使学员掌握主席台座次的安排顺序。（三）工作程序1．会场整体布局安排（1）确定会场形式。目前，国内外常见的会场形式有十几种，如圆形、椭圆形、长方形、T字形、三字形、马蹄形、六角形、八角形、回字形、倒山字形、而字形、半圆形、星点形、众星拱月形等。不同的会场形式取决于会议的内容、会场的大小和形状、会议的需要及与会人数的多少等因素。另外，主席台的布置要注意整体的和谐，如是工作会议，主席台的布置基调应为蓝、绿色；如是庆典、表彰性的会议，主席台的基调应为红、粉色。（2）合理摆放桌椅。开会用的桌椅也有讲究，视不同会议的不同需要决定是否用桌椅，用什么样的桌椅。座椅有软椅、硬椅之分，软椅中又有沙发、扶手椅、一般软椅之别。本着既要开好会，又要考虑到与会人员身体需要的原则，不同类型的会议需要摆放不同的座椅。 （3）布置附属性设备1）音响布置：扩音设备、耳机、同声翻译、麦克风等。2）声像布置：立体电视、激光、全息电影、组合录像、电脑控制的多镜头幻灯等。3）其他布置：温度、湿度、照明、通风、卫生设施、电源插座等。（4）布置装饰。装饰性布置包括会标、标语口号、会徽、旗帜、花卉、字画等的选择和布置。2．主席台的座次和场内座次安排（1）安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后听顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上标明。4)在主席台的桌上，于每个人座位的左侧放置姓名台签。（2）安排场内其他人员的座次1）小型会场内座位的安排。小型会议室的座位，应考虑与会者就座的习惯，同时要突出主持人、发言人。要注意分清座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。 2）中大型会场内座位的安排。代表会议、工作会议、报告会议等类型的会议需要安排场内其他人员的文化座次，觉的安排方法有3种：①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。选择这种方法时，应注意先排出会议的正式代表或成员，后排列列席代表或成员。②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向依次排列座次的方法。选择这种方法也尖注意将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。③左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。选择这种方法时应注意人数。如果一个代表团或一个单位的成员人数是双数，那么排在第一、第二位的两位成员应剧中，以保持两边人数的均衡。（四）相关链接1．会场整体布局的类型（1）较大型会场的座次安排。会场座次布局摆放可以有多种形式或形状，较大型的会议一般在礼堂、会堂、体育场馆举行，会场座位布局形状基本固定。还可采取大小方形和半圆形，所谓大小方形是指适合于大型的代表会议、纪念性会议、布置工作会议等。小方形中就座的是领导，大方形中就座的是与会者。 （2）中小型会议的座次安排。一些中小型的办公室、专题会、研讨会一般在会议室、会议厅或临时设置的会客室进行，可摆放成方拱形、圆形、长方形、T字形。这些形式可使人员坐得比较紧凑，便于讨论和发言。2．场内座位的区划（1）会场座位区划的意义。一些中大型会议参加的人员多，会场的区域过大，使参会人员不易迅速找到座位，常常影响会议按时召开，降低了会议的效率。有些会议参会人员在会议中的角色不尽相同，便如表彰、发奖大会，一些代表是表彰对象，在会议中要上台领奖，为了有序和方便起见，一般都会事先划分有关区域，以便统一就座或有序地进、退场。（2）场内座次区划的主要方法根据会场的整体布局，划分出ABCD等大区域。按照场内座位排号分区，每个单位各占几排；或正式代表坐前，列席代表坐后。为会议中受表彰、领奖的人员标出专门的区域。四、发布会议信息（一）相关知识1．会议信息的内容会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会读的宣传报道内容；会议的决议内容。2．会议信息的类型会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同将信息分成各个类别，使信息条理化，便在放和查找，提高信息利用的效率。（具体分类后面再详细介绍）（二）示例分析 名山公司要召开2003年度总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。例如，有哪些成绩、经验，出现了哪些问题，哪些问题有相当的普遍性，哪些问题亟需研究解决等。通过广泛、深入、细致的了解，获得了大量可靠信息，并从中选择出有价值的信息为报告的准备提供参考。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整、忠实发言人的原意。并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报，确保与会者掌握会议情况和主要信息，使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实。她还搜集齐全会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴在大会期间的表现赢得了大家的一致好评。点评：会议规模大小不一，内容也相关甚远，但是任何性质或内容的会议，实际上都是通过信息沟通和交流，解决问题，达成共识，得出结论。因此，会议的信息工作至关重要。王琴在会议活动中积极主动做好会前信息的搜集、会中信息的综合处理以及会后信息的整理利用工作，体现了良好的信息意识和信息工作能力。 会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际不效果。王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。因此可见，办理一切会议事务，必须以全面、准确、有效的信息为依据。提供会务服务，就是要为会议交流处理信息提供服务，为会议开发和利用信息服务。必须把会议信息工作贯穿于会务工作各个环节的主体性工作，认真做好会议信息的搜集、加工、传递、利用，在交流会议信息、实现信息共享中发挥重要作用。（三）工作程序1．传递会议通知信息会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。传递会议通知是会议准备工作的重要环节。在作出了召开会议的决定以后，应将有关会议通知信息传递给与会者。通知的传递可以通过当面告知、打电话、发传真、书面形式或电子邮件的形式进行。可以根据会议的性质、参加的范围、时间的缓急和保密要求选择适当的通知方式，必要时可以同时使用两种以上方法，以确保通知信息的有效性。会议通知内容的传递要尽可能详尽、明确。书面通知的内容一般应包括：会议名称、主办者、会议内容、参加对象、会议的时间与地点、其他事项、联络信息。2．分发传递会议文件有些会议文件要在会议召开之前发给与会者，有些则在会议召开时分发。但无论何时分发，都应尽量提前做好文件分发的准备工作，落实各项分发工作。（1）准备。分发文件前可以按照与会人员名单，给每人准备一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件”字样。 （2）登记。分发重要文件一般要登记编号。文件编号通常印在文件首页的左上角处。字体字号应有别于文件正文。具有保密内容的文件应注明密级。（3）附清退目录。一些征求意见稿或保密性文件，需要在会后退回的，分发时应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。（4）装封。对于需要提前发出的文件，首先要认真检查核对，明确文件的发送对象，确保发送的文件准确无误。查文件份数，查有无附件，查有无多发、重发、漏发的单位或个人。其次，将文件装入文件袋，封上口。封口要牢固，以免文件信息在传递过程中滑出。然后，在封皮上仔细填写好收件人的姓名、地走与邮政编码。（5）发出。发出会议文件时，要根据会议的规模以及会议文件的性质，采用合适的传递方法，及时将文件分发给与会者，避免漏发。重要文件及保密文件分发时要履行签收手续，会议召开后临时分发的文件，秘书要做好记录。会议文件www.三七二二.cn中国最大的资料库下载的分出方法有：1）提前发出。对需提前发出的文件，应按照会议的时限要求与保密程度选择适当的文件传递方式及时发出。内容重要又须事先送达与会者的文件，可派专人递送或用传真、特快专递送达。2）签到时发出。较大规模的会议可在与会人员签到时由工作人员分发给与会人员：中小型规模的会议的主要文件及会务管理文件，如工作报告、议程、日程安排、作息时间表、会议须知等尽可能在与会者报到时分发。 3）会中发出。领导讲话、会议快报、简报及其他会议资料，需要在会中分发。所发文件或资料，如属要收退的，应在文件的右上角写上收文人姓名，收文时要登记，为清退创造便利条件。4）现场发出。会议期间使用的文件大多数可以在会议现场发出。特别是人数较少的小型会议，会议的信息资料可以放置在会议室的桌面上，由与会人员直接拿取。3．沟通传递会议有关情况在会议组织与活动中有许多事项需要沟通与联系，必须做好会场内外、与会者之间、会议活动上下之间的沟通。（1）会场内外的沟通与联系。会议期间会场内外随时要进行文件的传递或事项的沟通，如有关部门转送给领导批办的文件，有关重要的紧急情况，有关重要的电话、电报、信件等，应及时传送给领导或相关人员。（2）办好会议简报、快报传递信息。会议期间要认真做好记录工作、情况汇总工作，编写和印发会议简报、快报，作为会场信息沟通的工具和分组讨论各组间信息沟通的重要渠道，及时向会议领导和与会者提供会议期间的动态信息。也可以此作为形成会议纪要等会议文件的信息依据。（3）向领导传递信息。利用会间休息时间，广泛征求与会者的意见、建议和要求，交将搜集的有关情况及时进行综合处理，分类向领导汇报，以便将具体问题及时予以解决。（4）发布会议新闻。重要的会议需要发布新闻报道，要做好新闻发布工作，加快会议精神传播的进度和扩大传播的范围，扩大会议的影响，提高会议的透明度，利于会议精神的贯彻落实。（四）注意事项 1．发布会议信息的前要进行报审（1）审核会议新闻稿。与新闻媒介接触，一般需要公共宣传人员提供新闻稿件。因此，会议宣传人员必须具备新闻写作的基本知识与技巧。报送、审核会议新闻稿时要重点关注以下几点：1）报道的消息是否是客观事实。2）这些客观事实是新近发生的；这些新近发生的事实是否是广大观众所关心而未知的。3）新闻稿是否简明扼要，尽量用精悍凝练的文字传达了最多的信息。4）关键词是否抓住了公众的注意力，能够吸引公众继续阅读。5）在新闻稿的开头要注明会议标志、主题以及主办者。（2）审核提供给新闻单位的图片、表格和音像资料。对于提供给新闻单位的图片、表格和音像等方面的材料要加强审核，特别是涉及知识产权、商业秘密内容的资料更是要认真把关。2．要对媒体进行选择（1）发布会议信息方首先要发掘有新闻价值的信息。会议的许多方面都可能具有新闻价值：会议可能有很重要的主题，能够有效地吸引新闻编辑的注意；或者会议有别具一格的策划，也会引起媒体的兴趣。最好的会议新闻也不一定得到媒体的重视，但是组织欠佳的信息发布肯定很快就会遭到媒体拒绝。因此，发布会议信息人员应该考虑向媒体提供怎样的信息才能更好的引起媒体的重视。 （2）发布会议信息的人员在选择媒体时要了解各种媒体需求的重点和偏好。会议组织要清楚不同的媒体各自需要什么类型的新闻。电子媒体和报纸通常很注重新闻的即时性，而杂志则对那些有深度的过往新闻比较感兴趣。日报和电报有时也可能使用一些没有时间性的新闻。（3）在选择媒体时要兼顾新闻的覆盖面、受众群、费用和时效。（4）要尽量邀请与组织良好的媒体。（五）相关链接1．发布会议信息的程序如图2．媒体的类型会前发布会议信息的一项非常重要的任务就是了解媒体，知道有哪些媒体可以得用；这些媒体的习惯分别是什么；如何才能接触到这些媒体。从公开发行的目录中可以找到各种报纸、杂志、电视台、广播电台和专栏作家的联系方式。根据媒体的来源，会议发布信息策略中可供利用的媒体可以划分为：（1）地方媒体。地方媒体是会方组织者首先要面对的媒体，这里所指的地方媒体主要是指会议所在地的媒体。会议当地各种类型的媒体会议组织者都应该考虑到，地方媒体会比较重视关系到当地经济和社会发展的新闻，因此首要考虑地方媒体。（2）全国性媒体。全国性媒体有时会转载地方新闻，并在全国，甚至世界其他国家进行报道，因此全国性媒体具有更强的宣传实力。 （3）会议组织者自有媒体。部分会议组织者拥有自己主办的刊物（例如某些行业协会有自己的正式刊物；某些企业有自办的报纸和杂志），它们可以就会议进行报道，并且可以发表一些在会议上宣读的论文。（4）发言人或参会者家乡的地方媒体。这些媒体也可能对其居民参与的会议感兴趣。五、安排会议食宿（一）相关知识1、会议餐饮的常识（1）食宿安排的原则是让代表吃好、住好而又不浪费。（2）就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者，确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。（3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，应事先将坐位卡及菜单摆上。（4）席位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场席位以及出席者的位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。如有讲话，通常要事先确定讲话内容，致词要尽量简明扼要，热情洋溢。如是涉外会议要事先安排翻译员。2、会议住宿的常识（1）住宿的安排是一项具体细致的工作，要提前编制住房分配法方案。（2）长者、尊者、领导要适当的照顾。（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。（4）有时还要考虑地区集中，便于讨论。 （5）不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况，列出住宿表。（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。（二）实例分析天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次坐位。这次宴会共设3桌（圆桌），餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌，重要客户在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆放在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了编在主桌的一位重要客户，结果致使该客户找不到座位，出现了十分尴尬的场面。点评：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确和名签的摆放，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给组织的公关工作造成了不良影响。（三）工作程序1、安排会议餐饮（1）根据会议的经费和人员情况聚顶会议餐饮的标准。一般由主办方负责付费的会议餐饮标准，都要根据会经费的预算切块情况，量入为出，制定统一的餐费标准。由与会者自己付费饿餐饮，会议一般要给与一定的补贴。（2）就餐方式可根据会议的郭默和性质濑确定，提倡实行自助餐制和分餐制。一般性的会议除了开头和结尾的宴会采取包餐形式，达多采用自助餐方式。自助餐方便卫生，俭朴节约。 （3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮的实践和地点。（4）事先设计和确定就餐的凭证。（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要干净、卫生、美味可口、品种多。会议餐饮的菜肴的精致可口、赏心悦目、特色突出；要照顾不同国家、不同民族与会人员的习惯、风俗、禁忌；还要冷热、甜咸、色香味搭配，并为有禁忌的人员单独安排菜单。（6）事先要准备好干净的饮食用具。（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。（8）做好饮水，饮料的供应。2、安排会议住宿在选择住宿的招待所、饭店、宾馆、会议中心之时，要充分考察其基本设施是否齐全，安全性如何，价格是否合理，地点是否方便，环境是否安静、整洁，然后综合进行选择。要是由与会者自己支付住宿费，就需选择几家价格、条件不等的招待所、饭店、宾馆或者同一家宾馆不同的标准的客房供其选择。（1）安排方式的选择。最简单的方法是由与会者自己安排住宿，更有效和经济的方法是有主办单位集体预定房间。如果不事先保留房间，会产生下列问题：遇到旺季，饭店可能姜房间订出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。与会者可能拿不到优惠价格，因为散客住宿的价格空间较小。会场租金可能较高（如会场也在饭店），通常饭店以预定房间数多寡来考虑场租可否讲价。（2）预定会议住宿的程序（参见五级秘书内容）。（3）确定会议住宿的程序（参见五级秘书内容）。（四）相关链接 1、会议餐饮的类型和标准根据宴请目的、出席人员的身份和人数的多少，可将宴请分为：正式宴会、便宴、酒会、茶会、工作餐等。(1)早餐。早餐食物的选择范围很大。可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。品种多阳的自助早餐会让人各取所需，比较随意。(2)会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶活其他饮料，有时有食品，有时没有。(3)午餐。午餐如何安排，主要看下午计划做些什么。一般来说，午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。(4)正式晚餐。晚餐食物的选择可既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。而且出席正式的晚餐，对着装的要求，一般穿礼服出席。(5)招待会。它可以作为正式餐宴的引子，也可以仅举行招待会。招待会的目的决定招待会的食品选择。为将以上工作做好，应努力为与会者选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐，以便在会议期间的每一天与会者们都感到精力饱满，信心愉快。2、会议房间的分配（1）如果由主办方支付费用，则需安其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准相近。（2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件好的房间。 （3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一个房间。（4）可预先在好会议回执上姜不同规格饿住宿条件表明，请与会者自己选择预定。（5）预定住宿地点的工作一定要打出提前量，预定数量上应略有富余。六、邀请会议嘉宾（一）相关知识1、会议嘉宾的类型（1）组织方的上级领导和政府官员。他们代表这组织方的上级对会议的重视和会议的规格，以及可能给产生的社会影响。（2）企业的重要客户和各种礼仪相关方。他们代表着与企业生存和发展密切相关的方方面面，如销售商、供应商、银行、政府、媒体等。（3）社会名流和影视明星。他们到场有助于企业制造新闻事件，吸引公众和媒体的关注。（4）对实现会议目标有潜在贡献的人。他们对狐疑目标的有效实现常具有不可替代的作用，如：员工代表、社区代表、专家、顾问等。2、嘉宾邀请的要求（1）要先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确定能否出场。（2）要发出正式邀请函。沟通方式可以是电话，也可以是正式邀请函。（3）要做到有礼貌。既要盛情邀请，又不能强人所难。（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“ 宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加，以免遗漏。（6）嘉宾人数不宜过多。邀请嘉宾既要考虑代表性，又要考虑经济时效，不要一味追求名人效应，给组织带来不必要的麻烦和费用。（二）示例分析某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾，但有的嘉宾电话没通，所以没有找到，时候她把这件事忘掉了，会前也没和嘉宾再次确认。对于重要嘉宾发出了邀请函，但邀请函不是十分美观，比较简陋。结果开会那天，来的嘉宾很少。点评：秘书小李的做法有许多不妥之处。邀请嘉宾是一项重要的工作，一定要抓住确认环节，这样才不会使组织很被动。另外要注意邀请的礼节，在邀请函和请柬这些事情上都要精益求精，显示出组织应有的饿尊重和诚意。（三）工作程序会议嘉宾的邀请程序如下：(1)在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。(2)拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美：从请柬开始，一直到折好，套封皮，系丝带、盖章、装信封、每一道工序都要一丝不苟地完成。 (3)要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况，如果邀请对象均是国家各部委员重要领导及国内外相关行业的专家及负责人，为了使其更好地了解会议议程及相关内容，要对会议提供给嘉宾的资料进行翻译，努力确保国内外均能顺利了解会议情况。(4)在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。（四）相关链接1、会议嘉宾的安全和保卫(1)会议嘉宾的安全保卫工作的内容。会议的主办方和承办方还需关注会议安全。会议英确保嘉宾、与会者及参展商的人神及财物安全。会议安全保卫包括嘉宾的人身安全保卫；嘉宾私人贵重物品的安全保卫；嘉宾所携带的重要文件的保卫；会场和驻地的安全保卫；会议各种设施用品的安全保卫；会议使用车辆的安全保卫等。许多承接会议的饭店为了实现安全保卫，除了配备保安人员外，还采取了一些列保安措施，包括配备电子锁，备有良好照明设施的停车场和公共区域，在展览厅安装高科技的警报和监视系统等。（2）会议嘉宾安全保卫划分为4个关键阶段1）会议嘉宾到达的阶段。应注意会议前期的准备和检查是否已到位，无关人员是否已清离现场，嘉宾进入会场的通道是否安全通畅等。2）会议的进行阶段。防止灰常出现火灾等突发事件，加强会议设备的安全检查，保安人员对可能进入会场的身份不明的人员保持高度警惕。3）休会阶段。在会中休息和闭会时期，也会有涉及人员、物品和文件的各种不安全因素出现。4）嘉宾离会阶段。 （3）会议安全保卫人员的职责。应熟悉地方和国家法律、法规，能够冷静协助公安人员制服滋事者；防范火灾（包括在消防人员感到钱如何组织扑灭小型火灾）；熟知会场的紧急疏散示意图，了解如何在大规模恐慌中维持秩序；向领导汇报事故情况；监督装卸会议用品，防止与会议有关的财产或展品被盗；会议值班制度要健全，安全保卫人员要坚守岗位。（4）会议保卫工作的检查。包括确定会场内所有的设备线路、运转及操作规范的安全可靠；确保会场内消防设施齐全有效；确保会场的防窃听装置灵敏高校；确保会场的防盗设施（监控器的探头等）处于运行状态；检查进出会场人员身份，禁止与会无关人员进出会场。2、会议嘉宾的接待接待人员大致可分为几个部分：接站人员、接待注册报到人员。这些人都要事先通知，落实到人。（1）接站工作。根据嘉宾事先反馈的信息，安排人员和车辆到飞机场、火车站等地接站。对于会议请来的嘉宾，一般应该用小轿车迎接。接站人员应提前20分钟到达接站地点。（2）迎接工作。嘉宾到达会场时，主办方的领导应到停车处迎接，并由专门的陪同人员引领至贵宾室休息。(3)具体接待工作。在会议的整个过程中，要有专门的人员负责嘉宾的食宿服务，在餐饮时要注意为嘉宾安排特定的座位，在住宿时要尽量提供给嘉宾特殊的待遇。3、会议嘉宾致辞（1）会议嘉宾致辞的要求。会议受邀嘉宾在大会致辞中应做到；致辞的内容贴近会议主题，简洁明了；致辞要热情洋溢，突出会议的主旨，阐明自己的观点。（2）会议嘉宾致辞样式与内容（参见公务文书）。 七、准备会议资料、会议用品(一)相关知识1．会议资料的类型（1）来宾资料：会议手册、宣传资料、会议管理型材料（会议通知、议程、会议须知、名单）。（2）会务资料：开会的请示、提交会议审议批准的文件（计划、规划、报告、决议）会上使用的文件（开幕式、闭幕式、报告、总结材料）、会议宣传性文件（提纲、发布稿）。（3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。2．会议用品类型根据会议不同规模设定内容，会议用品和设备分为必备、特殊两种类型。（1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备1）会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。秘书人员应当会使用这些设备。2）常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸（宽窄均备）、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、信封、信纸、禁烟标志、放大的公司标识等。(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需要用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。另外，有些会议还需要准备产品样品、常用药品等。 （二）示例分析某公司举办大型服装新品展销会。与会者是来自各大公司的老总或经理。本次活动得到了媒体的广发关注。当地政府也对此产生了浓厚的兴趣。该公司也向当地政府发出了邀请。由副市长代表参加。市长由于有另外一个活动，不能确定。展销会即将开始时，市长却来到了。各嘉宾已经在台上就座。但发现没有市长的名台签和座位，会议主办方十分尴尬。（三）工作程序1．准备会议资料(1)来宾资料袋内容：会议手册（会议日程、会议须知），会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号（房间钥匙）、餐劵等。(2)会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录（人手一份）。(3)沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种会议记录、各种会议协议和合同以及相关资料。2．准备会议用品(1)检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两个小时看几预热和预冷。(2)检查好灯光、扩音设备。(3)检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。安放图架，准备配套图表和足够的纸张。(4)如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。 (5)在每人座位前摆放纸笔。(6)多媒体电视需要按放投影机、屏幕、录音设备等。(7)如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱，计数设备和奖励用品。(8)会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。(9)如果有电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。（四）相关链接1.处理会议临时产生的文件（1）会议临时产生的文件主要是由临时动议产生的搜索、记录、决议等。（2）对于临时产生的文件要及时收回并妥善保管，对没有最终通过并形成决议的文件要注意清退和保密。（3）对临时产生的会议文件要注意归档。2．选择会议用品及会议经费使用应该注意的问题。(1)树立全局观念，搞好综合平衡。(2)经济使用、合理先进。(3)严格根据会议经费的预算，量入为出。(4)注意轻重缓急，精打细算。诸如宣传资料、电话传真等是召开商务会议时必不可少的开销，应当优先支出，诸如奖品、纪念品和观光等是商务会议的附属支出，也要根据具体情况精打细算、力行节约。八、安排会议礼仪服务（一）相关知识www.三七二二.cn中国最大的资料库下载 1．会议的通用礼仪(1)会议文书礼仪。会议的请柬、邀请函、通知等文书在格式、称谓、语言上都应遵守相关礼仪要求。(2)迎送礼仪。方式一些大型或中型会议，对会议参加者要认真做好迎送工作。无论是参会的领导，嘉宾还是一般的参会人员都应热情接待和周到服务。一般应在会前组成一个会务组，专门处理有关问题。（参见接待部分内容）(3)参会礼仪。会议的组织方要尽量使会议开得紧凑高效，尊重与会者的时间。参会者要遵守会议纪律和时间，不交头接耳，不迟到早退，发言不超过规定时间。(4)服务礼仪。在会议的签到、引领、食宿接待服务中要遵守礼仪的一般要求，注意服务忌语，使用礼貌用语。2．主持人的礼仪各种会议的主持人一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否成功有着重要的影响。作为会议的组织和服务人员，应对会议主持人的礼仪知识有所了解，并做好相应的服务。主持人应衣着整洁，庄重大方，精神饱满，切记不修边幅，邋里邋遢。入席后如果是站立主持，应双腿并拢，要被挺直。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、抖腿等不雅动作。主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默；或沉稳，或活泼。主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息中可点头、微笑致意。3．会议发言者礼仪 会议发言者有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是自由讨论发言。正式发言者应衣冠整齐，走上主席台应步态自然、刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能只低头读稿，旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。自由发言则较随便，但应注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；繁衍应简短，观点应明确；与他人有分歧时应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只照顾自己。如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，及时提问者的批评是错误的，因为不应失态。4、会议参加者礼仪会议参加者衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。（二）示例分析小刘的公司应邀参加一个研讨会，该次研讨会邀请了很多商界知名人士以及新闻界人士参加。老总特别安排了小刘和他一道去参加，同时也让小刘见识大场面。小刘早上睡过了头，等他感到，会议已经进行了20分钟。他急急忙忙推开了会议室的门，“吱”的一声脆响，他一下子成了会场上的焦点。刚坐不到5分钟，肃静的会场上又响其了摇篮曲，是谁在播放音乐？原来小刘的手机响了！这下子，小刘可成了全会场的明星…… 没过多久，听说小刘已经另谋高就了。点评：不管是参见自己单位还是其他单位的会议，都必须要遵守会议礼仪。因为在这种高度聚焦的场合，稍有不慎，便会有损自己和单位的形象。（三）工作程序礼仪工作一般包括会议礼仪服务人员的选择召集、工作程序分解、人员的礼仪培训、服装用具的准备、礼仪执行等程序。不同会议对于礼仪提出了不同的要求（参见接待部分内容）1．选择会议礼仪服务人员(1)从组织内部的员工中选择。要选择有经验、素质好、气质佳的人员。(2)聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。专业公司和人员有丰富的经验和专业的知识、程序，服务的质量会比较稿。2．分解工作程序对礼仪服务人员进行分工，接站、签到、引领等各个环节都应有相应的服务人员。3．培训会议礼仪服务人员(1)对会议工作的宗旨和合作精神的培训。(2)对会议礼仪知识和工作技能的培训。(3)对会议的设备和用品的使用常识的培训。4．准备服装用具(1)礼仪服务人员的服装统一并且与会场的环境协调。另外，要根据会议的实际情况确定是否准备鲜花等物品。 (2)迎接一般的与会者不需要献鲜花。对于应邀而来的贵客不应省却献花这一礼节，而且必须用鲜花。不要选择黄色、白色的菊花，因为那是丧礼上的用花。不同国家对于花语有各自的使用风俗，如果是迎接外宾，就要根据来宾所在国的习俗选择鲜花，注意不犯忌讳。可以查一些礼仪方面的书籍，上面往往有介绍。5．礼仪执行在礼仪服务过程中，要注意几个重点环节。(1)接待礼仪及程序。当接待人员看到有人向自己走过来并介绍自己的身份时，应该马上标识欢迎，献上鲜花、主动与对方握手、自我介绍，接过对方的大件行李（挎包、公文包有来宾自己拿）。如果迎接者有好几位，应该由其中的秘书或其他职位较低者向来宾介绍自己一方，从身份最高者介绍起。(2)引领。国际通行的礼仪是“以右为尊”，接待人员应该走在来宾的左前方一两步引路，同时用手示意，并明确告诉来来宾：“我们现在去乘车，就在离这里不远的停车场。请跟我来。”不要仅仅简单地说一声“我们走吧”就自己先走了。(3)乘车的座次安排。在这里主要介绍乘小车的礼节。首先，驾驶者的身份不同，决定了车上座位的高低；然后再根据乘车者的身份安排座次。在上车前应当清点行李，向来宾确认行李件数，以避免忙中出错。如果到达目的地后才发现少了行李，不但找起来麻烦，且找到的可能性不大，将会极大地影响来宾情绪和与会的兴致。（四）相关链接安排会议礼仪服务的要求 (1)突出重点。会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同到会的领导和嘉宾。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人，往往还须进行重点照顾。(2)尽量满足合理要求。对于与会者的正当要求应尽量予以满足，但也不能有求必应，应量力而行，周到热情。(3)从小处入手，注重细节。在会议接站、签到、食宿安排方面都要注重礼仪的细节。如接站时，在征得与会者的同意后，主动帮助他们提拿重物；在签到时，主动向到会者问候；在斟酒上菜时，注意位置等。九、检查会议常用视听设备是否正常(一)相关知识1．会议常用视听设备的选用目前，几乎所有类型的会议都会使用一定的视听设备来辅助演讲、代替现场发言、进行娱乐活动等。音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。一般人们所说的视听手段是三者的统称，没有进行具体区别。在上午会议中常用的设备类型有：表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影机、幻灯机、投影仪、投影屏幕、接口单元、录像机、电视机、数目监视器、电视墙、灯光设备、摄像机、音响设备、办公设备、音频视频会议系统和其他设备等。对于会议使用的音响、照明、通讯、录音、录像、通风等设备，应设专人操作与维护，其目的是避免会场上出现不必要的尴尬场面。比如麦克风要选择最佳位置摆放，如果讲话人较多，则应多摆放几组话筒，一面来回挪动。又比如盛夏开会，空调、通风等设备要给以特别的注意，既不能温度过低，使年长的与会人员身体不适；也不能温度过高，是会场中酷热难耐。 （二）示例分析某新产品发布会上，经理正在用投影仪介绍产品，突然投影仪失灵，服务人员马上过去修理，但半小时内没有修好，经理只好不用投影仪，效果非常不理想，其间，由于专业化内容多，不易理解，有的听众离开了会场，致使会议无法达到预期的目标。点评：这个案例说明了会议的视听设备的重要性，会议秘书应在会前准备所需的各种设备，是设备能够够发挥其应有的作用。（三）工作程序为了会议的正常进行，应该在会议正式开始之前对这些视听设备进行全面的检查。使用结束后还应该进行良好的维护，这能够使设备在使用过程中避免一些不必要故障而造成不良的后果和影响。1．确定工工作人员的职责由于视听设备比较昂贵，因此有必要派专人负责设备的使用和安全工作，包括登记设备的出入、正确操作以及在会议前后保证设备在会场中的安全。这些工作人员日常力行维护的工作范围是：视听设备使用前检查全部电源，将需要用到的耗材准备好，认真填写设备使用操作记录，操作过程中出现异常现象时，要做详细记录，并及时进行维修。 有时，会议中的某些演讲需要制作成录音带或录像带，在得到发言人的书面许可后，工作人员应根据录制目的需要安排录音机或录像机与发言人之间的位置关系。另外，工作人员还应准备一些应急的设备配件，如空白磁带、彩色粉笔、钟表、保险丝、贴纸标签、空白透明幻灯片、空白录像带、备用灯光及一些基本工具（如十字螺丝刀、一字螺丝刀、开口钳、锤子、装有新电池的手电筒等）。这些工具大部分都很常用，但却很难在短时间内买到。2．预演和检查会场视听设备不论视听设备是有谁停工的，在临近会议开始前对设备的工作状况的测试总是有必要的。如果可能的话，应该在测试结束后对设备做一些标志，一面使用的时候拿错。尽管大多数发言人不需要或不要求进行预演，但是大会的承办者还是应在会议开始之前测试一下设备的使用情况，并熟悉一下会场。在需要使用视听设备的会议之前，有必要对灯光调整和幻灯片放映等进行预演，以确保相关人员都清楚地知道操作的过程。通过预演，可能会发现有些幻灯片需要重新制作或修理，或者讲台、灯光、投影机等需要重新布置等问题。（四）注意事项(1)会议承办者应在会前向设备供应商明确询问具体的解决程序。如果租凭的设备比较多，要提前向租凭公司问清其免费提供各种服务的范围和联系方式。(2)在会议召开前由专门人员负责检查所有设备。(3)会议检查人员应该有一个可以请求紧急帮助的电话号码，以便与相关部门进行联络。如果会议过程中出现了一处或几处紧急情况，可以判断应该先处理哪里的问题。(4)有些设备故障（如灯泡报废等）可以由会议工作人员自行处理，因此，在可能的情况下，应该在会场准备一些备用的设备。无论问题多么简单，都不应该让与会者和发言人动手参与紧急维修。 (5)发现设备故障要及时请有关的公司和专业服务机构派人修理。(6)有些设备在出现故障时最好更换新的设备，等到会议结束后在进行修理。（五）相关链接1．远程会议视听设备的检查远程会议视听设备要求较高，要保证既能将主会场的画面和声音传给分会场，又能把各分会场的信息反馈给主会场。会场内可以配备高速传真机，以便同时传送文件。场内会议设备要落实专业技术人员调试、检测。会议期间要有值班维修制度，及时解决技术上的故障，确保会议顺利进行。对于某些交通状况不好，特别是地处山区、边疆的会议，远程会议将带来极大的方便。在一些紧急场合，如救灾、防汛、战地会议等，采用远程会议系统能帮助与会者及时、正确地作出决策。大部分视听设备的操作温度通常在0℃-40℃之间，极端的温度会给设备的使用带来很大的影响。因此，移动设备时不要将其直接曝晒在太阳等强光下，例如，放在备太阳晒得炙热的汽车里。2．会议视听设备的保管视听设备带给用户的是视觉和听觉上的享受。在视听设备的日常使用过程中一定要注意相应的使用及维护方法，才能保证设备能够使用得更长久。（详见秘书教材办公自动化设备部分内容）视听设备的保管应注意以下几点： （1）电源及连线。会议中使用的视听设备首先应该选用匹配的、标准化的、安全性高的交流电源插头和插座。插拔电源插头、电缆接线时，最好使设备的电源处于关闭状态，以避免不小心碰掉电源造成非正常关机。尤其是关闭投影机后，一定要等风扇停转后再关掉电源开关，这一点对保护投影机特别重要。如果不严格遵守这个操作步骤，经常在使用后立即拔掉电源，就会导致投影机内容无法散热，甚至会使内部最昂贵的LCD片或灯泡受损。（2）散热。大部分视听设备在工作时都会散发出热量，为此，应做到为设备留出足够的空间，尤其是不要遮挡住设备的通风口，以保证机器能良好地散热。特别是投影机，即使是关机后数小时机内部温度仍比较高。如果天气火热且室内通风不好时，可使用空调或风扇帮助散热，这样可以保护设备，延长其使用寿命。（3）清洁。除了上面谈到的维护和保养外，还应保持设备使用场所和在放地的良好环境卫生。同时，设备使用一段时间后，在空气中会沾有很多的灰尘或碎屑，容易受到损坏，甚至不能进行操作，因此，应养成定期清洁的习惯。只有这样，才能减少设备的故障率。大多视听设备内部都为电子器件，在清洁时首先要切断电源，用微湿的布（只加入水）擦拭机器外部，用干的或少含水分、不起毛的软布，小刷子，吸尘器或专用设备清洁机器内允许用户自行清洁的部件，不可拆除或接触的部分应请专业人员定期清洁维护。清洁时，要小心勿让设备进水。如果不慎有水溅到设备内，要先关闭电源或取下电池，然后拧干清水浸过的软布，仔细擦拭设备机体，再用干的软布将机体擦干。 第二章　会中服务学习目标通过对本章内容的学习，能够进一步了解会议进行过程中需要哪些服务，如安排会议值班、接待新闻媒体、进行会议记录、收集与会人员对会议的意见和建议、印发会议简报、安排与会人员的集体合影等，从而进一步掌握会中服务的相关知识与技能。一、安排会议值班（一）相关知识1．会议值班工作的内容值班工作是保证组织及时准确的信息，进行正确决策，以及出于安全防范的需要而开展的经常性工作。各个组织值班工作内容具有不同的侧重点。总的来说，值班人员应做好3项记录：（1）值班电话记录。主要包括来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。（2）值班接待记录。主要记录来访人员的姓名、单位、来访事由、联系方法等内容。（3）值班日记。主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等进行认真登记，使接班人员保持工作的连续性。 （4）你很好信息传递。及时将舌根如红莲中需要紧急处理的信息有关人员通报。2．会议值班的意义会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，直保证上级重要指示、会议精神及时传达和会议发生的重大紧急事情及时反映，保证会议顺利进行的作用。从一定程度上说，值班工作质量也代表了会议的工作质量，值班工作的好坏直接反映和影响会议主办方的工作效率。（二）示例分析海潮分司正在召开新产品质量鉴定会，会务秘书黄佳正在会务级值班室值班，这时进来一从头再来西装革履的先生，声称要找一从头再来鉴定专家有急事，黄佳便让他自己到会场去找，这时，一个工作人员匆匆中亚，告诉她会场的电源插口有了问题，让她快找公司的电工师傅，黄佳说“今天是周六、我哪知道他在哪里啊？”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表，快下午5：00了，估计不会再有什么事，她便离开公司办自己的事去了。点评：会议的值班工作是一项重要和严肃的工作，值班人员要以认真负责的态度做好工作，不能脱岗，不能推诿现任。在值班时，手边要有相关的人员通讯录。（三）工作程序1．制定值班工作制度 值班工作职责范围可以宽，也可以窄，值班人员可以轮流和交换，但值班工作却从不能间断，必须保持其连续性。在值班工作中，值班人员有时可能接受、传达上级机关、单位领导的指示，可能处理会议的突发性事件，要完成领导临时交办的事项，这些工作的具体内容和时间，一般都是事先不知道或需要应急处理的。要完成好值班任务，除了要求值班工作人员有较好的素质外，建立健全各项规章制度必不可少。（1）信息处理制度。包括对和程渠道传递来的信息基本处理程序，会议值班员如何记录、登记，哪一类信息应报哪一级领导等。（2）岗位责任制度。首先应制定值班人员必须坚守岗位的制度，无论发生什么事情也不能撤离职守的制度。（3）交接班制度。会议值班应坚持交接班制度，由前一天的值班员将所接收的信息及处理情况逐一交代给下一班值班员。对一些尚未办完的事项更要详细讲明处理情况，以便保证工作内容不断线。2．明确值班工作任务会议期间值班人员的主要工作任务有如下内容：（1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。（2）要加强与会议无关人员出入会场的控制，特别是像新产品鉴定会等保密性较强的会议更不能让人随意进出。（3）手这要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联、请示。（4）要备有一份设备维修人员、车队高度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。（5）要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。（7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。 （8）必要时，应建立主管领导带班制度。3．编制会议值班表值班表是将某一时间段中已经确定的上班人员姓名清晰地记载和表明的表格，是提醒人们按照值班表的要求值班，以保证组织整体工作连续和完成的表格。会议值班表编制过程是先由主管人员就会议值班的时间和人员写出初步意见并绘制成表，然后将值班表报送主管领导审批；领导批准后，通知有关部门和值班人员；最后，根据实际情况调整和确认每天的值班责任人。（四）相关链接1．编制值班表应有的项目（1）会议值班时间期限和具体值班时间。（2）会议值班人员姓名。（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。（4）会议值班负责人姓名或带班人姓名。（5）有时须用简明的文字表明值班的工作内容。（6）标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。2．值班表样例表1-1值班日志例年月日星期值班人：事项：123备注： 值班类型班别起讫时间班别起讫时间早7:00~15:00公公休部门中15:00~23:00日8:00~17:00晚223:00~7:00晚17:00~8:00日期1234567891011合计（次数）备注主管：制表：二、接待采访会议的新闻媒体（一）相关知识1．接待采访会议的新闻媒体的基本原则（1）会议新闻要实事求是报道的内容必须与会议基本内容相吻合，达到宣传会议精神的目的，利于会议精神的执行。（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。对于会议内容中涉及到的机密问题，应严守保密原则，不能在报道中泄露机密。 （3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定，以免造成差错或失误。（4）无论是撰写新闻报道稿，还是为新闻媒体采访报道会议情况提供服务，都要准备得全面周、主动积极。（5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时将、费用的原则综合考虑。（6）在会议中，秘书要随意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道，为领导准确掌握会议的效果提供参考。（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况，回答记者的提问。2．接待新闻媒体的工作内容（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导者审阅后，向媒体发送。www.三七二二.cn中国最大的资料库下载（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发布消息。（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。（二）示例分析在公司召开新闻发布会期间，秘书钟苗与媒体进行了沟通。她在会前为记者安排了一个介绍会，准备了详尽议材料，专门辟出场地以供摄影摄像，并且给了记者充分的提问时间。发布会很成功，媒体的报道内容翔实，很有说服力，在社会上引起了较大的反响。点评：会议期间会一定要注意接待好新闻媒体，让记者能够有充分的机会与时间了解相关信息，为记者的报道提供方便。 （三）工作程序会议过程中，会议公关人员应该尽量为媒体人员的活动提供方便。接待采访会议新闻媒体的程序是：1．媒体人员登记一般来说，应对参会的媒体人员与一般参会者以及工作人员进行区别，会议组织者要登记，而且登记的地点要与一般参会者登记地点进行区分，登记时为其提供特殊的工作证。有些媒体人员在会前并没有注册，他们可能来自于一些与会议无关的刊物。此时是否接待他们应该取决于会议的主办者和会议主题，一般情况下最好放宽大门，而不要约束过严。2．为媒体人员提供简单的会议材料大多数媒体人员都喜欢自己决定采访哪些人，以及报道会议的哪些新闻。因此会议组织者可以为他们安排一个介绍会，简单说明会议整体结构，并着重指出哪些可能引起他们兴趣的人和事件，并向他们提供简单的会议材料，让他们自己从全局上进行把握。3．安排拍照和新闻发布会等传统活动会议方面应该为静态拍照和动态录像准备一个专门的场地，并找那起相应的背景，所有参与拍照的人都应该得到充分的提示。如果录像的目的是为了进地电视报道，会议方面应该为活动安排特定的日期，以免错过播出时间。会议秘书还应该为摄影师提供所有参加拍摄的人员名单。 会议组织者要为新闻发布会提供应有的准备，满足部分媒体人员要求将自己的录音麦克风连接在演讲台上的要求。发布会应该有规定的起止时间，为发布会制定程序，每个参会者都应该事先知道发布会的日程安排，以及是否可以在会上提问等问题。4．安排媒体沟通会媒体沟通会是一种非正式的新闻发布会，参加的媒体在发布新闻时将不直接引用审美观点采访者的话或者提到其姓名。媒体人员应该被明确告知该活动是不是媒体沟通会，因为媒体不愿意参加这样的活动。虽然媒体沟通会规定了一些限制，但是许多媒体人员还是希望参加，因为他们可以中得到一些非常重要的消息。（四）注意事项1．妥善处理新闻媒体的负面报道当危机来临，企业要勇气面对危机，以负责任的态度出现在公众面前，对舆论进行疏导。正确的做法有以下几个方面：（1）快速作出反应。（2）联合或聘请专业公关公司处理危机。（3）让负责人出面。（4）对未知的事实不要推测。（5）不要隐瞒事实真相。（6）为媒体采访敞开大门。（7）统一口径，用一个声音说话。（8）频繁沟通。2．汇总新闻媒体的各种报道预先与要来访的媒体取得联系，力求在发稿后可以得到他们的邮寄，或者在发稿后马上将报纸收集直来，或通过网络查询的方法下载相关报道以备将来查询、使用。（五）相关链接 与新闻媒体沟通的方法（1）对媒体的研究和细分，是与媒介进行有效沟通的前提和基础。常规的划分方式有：1）从媒体性质可以划分为大众类报纸（日报和晚报型）、专业类（行业和产品类）、财经类。2）按地域性质可以划分为全国性的区域性；电视台（广播电台），可以划分为央视和地方电视（广播电台）.3）按传播介质划分，可分为纸制媒体和电波媒体。（2）与媒体的沟通可采用面谈、电话、文件、网络和新闻发布会等形式实现。（3）与媒体记者保持互动。无论是正面还是负面的新闻报道，我们要在第一时间对作者进行反馈。三、做好会议的记录工作和简报工作（一）相关知识1．为会议记录做好准备工作准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。准备好录音机和录音笔补充手工记录。要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，在需要核对相关数据和事实时随时使用。在开会之前提前到达会场，安排好做会议记录的地方，迅速做出一张与会人员的座位图（特别是对新任秘书的人员来说）便于识别会议上的发言者。提前参阅一下其他的会议记录，揣摩一下其行文结构、细节内容。在利用录音机的同时，必须手工记录，这样不仅整理记录的速度快，而且可以防止录音机中途出故障而漏掉内容。2．会议记录的内容 （1）会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。（2）与会者姓名。主席的名字在最前面，办事员的名字在最后。（3）缺席者请假条。（4）宣读上次会议记录。（5）由会议记录中产生的问题。（6）通讯情况。（7）一般事务——决议应包括会议上的确切措词。（8）其他事务——按在会上进行的顺序记录。（9）下次会议日期。（10）主席签名。会议记录在主席签上名后应写一会议日期。（二）示例分析艺海股份有限公司董事会会议记录董事会例会2002年4月14日宣布2002年4月14日上午10：00艺海股份有限公司董事会例会在北京海淀××大厦公司总部会议室召开。主持人为高杰，有符合法定人数的人员参加了会议，他们是：高杰（董事长）刘明（副董事长）白雪（秘书）欧阳军（财务主管）安慧（董事）郭利（董事） 代理投票人有王龙董事、李中董事、钱清董gk.记录：秘书白雪宣读了2002年3月10日会议记录，关在宣读后菊香通过。财务状况：财务请客欧阳军提出的一份财政报告显示，2002年2月26日，公司的流动资金余额为2576.98万元。财务主管的报告在宣读后获得通过。公司其他活动报告：主管公司企划部的副总经理郭利（董事）报告说，公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款10万元人民币，这项公益活动将有助于提高企业的知名度。计划在“五一”期间举行捐款仪式，向北京市有关部门捐款。关于此事全部细节情况的材料将于4月21号寄发给所有成员。新的事项：安慧董事提出在5月14日举行的下一次董事会例会上，公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节（将于8月初举行），同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题。此动议得到了郭利董事的附议并获一致通过。休会。已无其他问题，会议于上午11：50结束。秘书（签名）董事长（签名） 点评：会议记录是会议内容和会议进程的客观反映，是日后分析研究整理的重要依据。负责会议记录的秘书或负责录音、录像的人员，应事先熟悉会议议题、会议程序、发言人员名单、器材安置情况等。会议记录要求真实、准确、完整，尤其对议定意见，一定要忠实于原话。这份会议记录就比较完整，条理清晰。（三）工作程序1．会议记录会议记录的结构是：标题+正文+尾部。（1）标题。一种是会议名称+文种。如“××集团公司第三届董事会会议记录“。另一种是文种。如“会议记录”。（2）正文。首部+主体+结尾。1）主要包括会议概况；会议名称；会议地点；会议主席（主持人）；会议、列席和缺席情况；会议记录人签名等。2）主体包括：会议议题，如果有多个议题，可以在议题前分别加上序号；发言人及发言内容。记录每人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加上冒号；会议决议，决议事项应分条列出，有表决程序的要记录表决的方式和结果。3）结尾。另起行，写明“散会”并注明散会时间。（3）尾部：右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。2．会议简报（1）会议简报的内容。会议简报要迅速反映会议实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新恒情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。对于会议中代表们的建议意见应使领导及时地掌握。 （2）会议简报的结构。会议简报的结构与其他的简报一样分成报头、报核、报尾3个部分。会议简报的标题应简明、准确、醒目、生动、形式灵活。单行和双行标题都可。会议简报的导语多用叙述式和结论式。主体部分要突出会议的主要精神和会议决定，内容要单一精炼。（四）注意事项（1）会议记录的重点应将主要讨论的观点、决议、决定、重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来。而其他的内容可简要概括地记录，无须有言必录。（2）如果当时漏记了内容，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语作出简要的解释。（3）不管是谁提出了一个动议或附议了一个动议或提出了任何行动、意见，都应把人名记录下来。（4）可设计一张表格来记录会议上的信息。（五）相庆链接1．会议记录的要求会议记录的要求归纳起琰主要有3个方面：一是速度要求，二是真实性要求，三是资料性要求。（1）速度要求。快速是对记录的基本要求。（2）真实性要求。纪实性是会议记录的重要特征，因此确保真实就成了对记录稿的必然要求。真实性要求的具体含义是：1）准确。不添加，不遗漏，依实而记。2）清楚。首先是书写要清楚，其次记录要有条理。 3）突出重点。会议记录应该突出的重点有：会议中心议题，以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已决议的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。（3）资料性要深圳市。会议记录是分析会议进程、研究会议议程的依据；是编写会议纪要的重要资料；还可以作为原始资料编入档案长期保存，以备需要时查阅。2.会议记录的样式飞翔公司项目会议时间：2004年3月1日地点：公司会议室出席人：公司各部门主任主持人：马燕（公司副总经理）记录：祁迎峰（办公室主任）一、主持人讲话：今天主要讨论一下《中国办公室》软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。二、发言：技术部朱总：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的Word、金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。 资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如Word中对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部分也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但中文应用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。我认为我们定位在这个方向是很有市场的。市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容性的问题。各部门都同意立项，初步的技术方案将在10天内完成，资料部预计需要3个月完成资料编辑工作，系统集成约需要20天，该软件预计于元旦投放市场。散会。主持人：（签名）记录人：（签名）3.会议简报的要求（1）真实准确。真实是简报的生命。会议简报所反映的会议事实不仅是千真万确的客观存在，而且其所涉及的主要情节以至每一个细节，包括具体的时间、地点、人物、数字和引语等，都要做到准确无误，绝不能凭借主观的经验和良好愿望而进行粉饰和“加工”。否则，就会严重影响会议简报的质量和效用。（2）短小精悍。短小是会议简报的力量所在。会议简报应简明扼要、短小精悍，这样才能起到快速传递会议信息、交流经验的作用。如果文字冗长，就成了“通报”和“报告”，从而失去了简报的意义。（3）快是简报的质量体现。会议是简报是一种“快报”，因此它还具有一定的新闻性，类似于新闻报道中的“会议消息” 。会议简报不求全，但求快。只有快，才能真正发挥其在实际工作中所应起到的指导性作用。否则，也会失去会议简报的意义和价值。（4）生动活泼。会议简报生动活泼，与会者爱看，而且能够火的深刻影像。要做到生动活泼，应当采用一些群众性语言；必要时还可以采用通讯的手法，进行一些具体形象的描述，做到以情动人。四、收集会议信息（一）相关知识1.会议信息的分类（1）按照会议信息的作用划分1）与会者信息。与会者是根据会议的目的、性质、议题以及议事规则确定的，是回忆活动的主体，是会议活动成功与否的重要因素。与会者有关的信息可以方便会议的沟通协调，利于实现会议的目标。与会者的基本情况信息。包括与会者的国别、地区、所代表组织结构、人数、姓名、性别、年龄、身份、职务、民族、宗教信仰、生活习俗、健康状况等信息。收集与会者情况信息的途径与方法主要是汇总加回执和报名表。根据会议通知回执或报名表可以了解和掌握与会者的职业、身份、职务、性别、年龄、民族等基本情况，并通过汇总大致统计出有关信息。与会者的背景信息。包括与会者的与会目的与意图、过去参加会议情况、过去和现在的立场与态度与其他背景材料。这些信息决定与会者在会议期间的观点和态度，会务工作人员应当通过各种途径和渠道了解和掌握，以便有针对性地做好接待工作，确保会议期间的有效交流。 与会者的抵离信息。要准确掌握与会者抵达和离开的时间和交通工具，以便安排人员和车辆到机场、码头、车站迎接和送别。2）会议指导性、宣传性信息指导性信息。对制定会议的目标和议题并开好会议具有指导意义的信息：有关的方针政策，有关的法律、规章、政策；上级单位的工作部署性文件和有关要求。这些信息能正确指引会议的方向，明确会议的主题，因而具有极其重要的作用。②宣传性信息.传达会议情况、宣传会议精神、扩大会议影响力的文件信息。包括会议纪要、会议公报、会议简报、会议消息以及配合会议宣传的广告、招贴等。3）会议议题性信息。需要列入会议议程，进行讨论、研究并解决的问题和工作的文件信息。会议议题性信息有工作规划、计划、报告、预算决算、各项决议的草案。秘书收集这类信息并及时向领导传递，帮助领导制定切合实际的会议议题和议程，从而使会议的目的更具有针对性和现实意义4)会议主题内容信息。在会议期间围绕会议目标和任务形成的文件信息，是回忆的中心文件，包括开幕词、闭幕词、讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料、专题报告、会议总结报告等。5）记录性、结果性文件信息①记录性文件：在会议过程中记载会议情况和进程的文件，入会议记录、会谈记录、会见记录等。② 结果性文件：经过谈判、协商、审议、表决、签署而形成的会议文件，是记载会议结果的书面文件。包括各种决议、决定、纪要、公报、合同、协议、条约、协定、备忘录、声明、宣言、计划、纲领等。6）会议的程序性文件信息。为规范会议成员的行为、保障会议活动有序进行而形成的文件信息。包括：议事规则、会议议程与日程安排表、会议时间安排表、选举程序及表决程序安排表等。7）会议交流性文件信息会议交流性文件信息主要形成于总结性、交流性、研讨性会议，在会议中发挥宣传交流作用。包括市级报告、经验介绍、学术论文、会议简报。事迹报告、经验介绍和学术论文一般有与会者或与会单位撰写提供，由会议组织者根据会议目的和主题进行筛选、修改、核查，确定在会议上进行交流的信息。会议简报则由会议秘书编写，经审定后印发。8）会议参考性信息。围绕会议议题和议程所收集的背景性、资料性信息。包括下级单位、人民群众、社会的舆论围绕即将召开会议所形成的意见、建议、要求以及动向，国内外同行的经验和教训，帮助说明和阐述会议文件的有关资料等。如：调查报告、可行性分析报告、统计报表、技术图纸或图表、典型材料、有关参考文书。会议参考性信息有助于会议领导和与会者全面掌握情况，开拓思路，为形成正确的决定和决议提供可靠的依据。9）会议管理性信息。对会议活动进行有效管理的文件信息。包括会议通知、会议须知、出席证件、作息安排表及保密规定、会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单、票证、签到薄、文件清退表等。 及时准确收集会议管理方面的信息，对于搞好会议的筹备工作意义重大。如要做好会议的接待工作，就必须收集与会者的情况；要做好会议宣传工作，就要事先掌握前来采访会议的媒体和记者的情况。（2）按照会议信息的保密性划分1）保密性会议信息。保密性会议信息是在内容上涉及商业秘密，暂时不宜公开的文件信息。在商务会议活动中形成的涉及商业秘密的会议文件一旦泄露，会给有关的企业、组织的利益造成一定程度的损害。要采取一定的保密措施，控制或限定使用范围，确保安全。2）内部性会议信息。内容涉及会议的主办单位和与会单位内部的事项，或者涉及正在酝酿而尚未决定的事项，暂时不宜对外公开，只能在会议内部传达、阅读和使用的会议文件信息。对于内部性会议信息应加强保管措施，确保信息不失密、不泄密。3）公开性会议信息。不涉及任何商务活动组织内部事项，无需采取保密措施的会议文件信息。如在会议上通过的决定、决议、规章等。这类会议文件信息可以通过新闻媒介或以张贴方式公开发布。（3）按照会议信息传递方式划分、1）会议讲话信息。由与会者以个人、集体的名义或代表一定的组织在会议上进行口头宣读的信息。如开幕词、闭幕词、祝贺词、欢迎词、祝酒词、工作报告、发言稿等。由于会议活动主要以口头表达作为交流方式，因此，会议讲话文件信息往往是会议文件的主休部分。2）会议书面信息。只以书面形式交流、不作口头发言的会议信息。有些会议因时间有限，与会者可以用书面开工代替口头发言。 3）会议声像信息。将讲话事先制成录音或录像，然后在会议上播放的信息。随着会议传播信息技术的不断提高，声像信息的形成越来越多。2.收集会议信息的要求会议信息是企业会议活动的客观反映，会议信息搜集是会议信息利用的基础。搜集会议信息的质量高低、数量多少，直接影响和决定整个会议信息工作的效益。秘书要对会议文件进行及时收集，回收不宜扩散和保密的文件，防止泄密，为会议文件信息的归档做准备。信息搜集是信息工作的基础。会议信息搜集过程实际上是深入会议活动，了解会议情况，掌握会议信息的过程。齐全、及时、准确、有效是会议信息搜集的基本要求。（1）齐全。为了使会议信息能够全面反映会议活动的真实面貌，提高日后查后考利用价值，必须将有保存价值的会议信息搜集齐全，为归档奠定基础，使会议信息充分发挥应有作用。（2）及时。搜集会议文件要迅速、快捷，讲求时效，不得延误，以免造成文件的遗失，降低或失去会议信息的使用价值。由于会议活动有明显的时限性，而大量的文件又分散在与会者、会议领导以及有关会议工作人员手中，如不及时搜集，会给搜集工作带来许多不便和麻烦，甚至会导致收集不全，影响归档工作以及会议信息的参考价值。对于秘密文件来说，搜集清退不及时，还容易造成文件内容扩散、会议机密泄露。可见及时搜集会议文件信息，对于搞好归档工作和加强会议保密都是十分重要的。 （3）准确。准确是信息的生命。信息要准确才能有用，因为错误的信息会产生交流障碍，还可能会产生反作用。在搜集信息时，要坚持实事求是的原则，确保搜集的信息真实客观地反映商务会议活动的真实面貌。（4）有效。会议信息搜集的根本目的是为企业经营和管理活动服务的。为保证信息搜集的数量和质量，必须采取有效的措施，促使会议信息搜集达到良好的效果。1）责任到人。会议文件信息搜集的责任要落实到人，做到职责清楚，分工明确。2）履行登记。搜集文件应当与分发文件一样，履行严格的登记手续，认真检查文件是否有缺件、缺页、缺损的情况，如发现类似情况，应尽快采取补救措施。3）严格保密。注意做好保密文件的搜集工作，做到不失密、不泄密。保密文件要按会议文件的清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对。4）明确范围。统一制发搜集文件目录，分清搜集文件和不搜集文件的范围，避免只要求部分与会者退回文件而造成误会。5）有针对性。要明确信息的用途、服务对象，有针对性地搜集信息。对本单位的情况和工作有较全面的了解。在确定召开会议之后，有针对性地搜集一段时间以来各方面的事务和工作的进展情况，例如，有哪些成绩、经验？出现了哪些问题？哪些问题有相当的普遍性？哪些问题亟需研究解决？通过广泛、深入、细致的了解，对这些问题进行梳理，从中列出最需交会会议讨论的议题，供领导参考和决定。3.提供会议信息服务 通过各种有效的方式和方法，将搜集、处理、存储的会议信息资源提供给商务活动用，以满足利用者的信息需求，发挥信息的效用，促进商务活动效率的提高。会议活动的始终都会形成和利用信息，要围绕会议中心任务，充分开发利用信息，主动服务，提高会议工作水平。（二）示例分析华夏企业家协会举办了“华夏公司融资操作研讨会”，此次会议邀请了国内一批顶尖经济学家、管理学家到场发表演说，各大媒体闻风而动、齐聚会场。秘书邓林负责会议的信息宣传工作。她因事先对情况估计不足，当许多记者向她索要新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲时，无法满足对方的要求，协会领导向她询问各大媒体对会议的报道情况时，她也没有做好剪报收集、留齐各种资料（文字资料、音像资料、图片资料等），无法为领导提供适用的信息。问题：1.邓林为何没有使会议期间的信息工作收到应有的成效？2.作为会议期间负责信息工作的秘书，其工作范围应包括哪些方面？目的：使全体学员了解信息工作的范围。（三）工作程序1.收集会议信息的程序（1）确定会议信息的搜集范围 凡是在会议活动中形成和使用的有参考价值的文字、图像、声音以及其他各种开工的信息记录都属于搜集范围，包括会前、会中和会后产生的所有文件材料。具体来讲，要搜集的会议文件信息主要有：有关会议立项方面的文件、关于召开会议的请示，关于召开会议的批复；有关会议筹备工作的文件、会议预案、会议策划书、会议通知；有关会议内容的文件、议程、讨论提纲、各种报告和发言材料、会议记录、议案、决定、决议；有关会议宣传报道的文件、会议宣传提纲、新闻发布会上的介绍材料、新闻发布会稿件（包括报刊上刊登新闻版面）、会议简报；有关会议管理与服务方面的文件、各种钟意、票证、报告、簿册、会议总结、不同载体的信息材料；有关会议活动的照片、有关会议活动的录音和录像带；记载会议信息的计算机软盘、磁盘、光盘；各种开工的文件资料、会议文件的定稿、会议通过的正式文件及其附件、会议所有正式语言书写或翻译的文本、重要文件的草稿、讨论稿、送审稿、草案、修正草案。（2）选择会议信息的搜集渠道。会议信息的来源广泛、内容丰富，在会议策划、立项、实话、总结和各个工作环节都会产生信息。要通过各种渠道，运用适宜的信息搜集方法，获得全面、准确的商务会议信息。会议信息搜集的主要渠道包括：向全体与会人员搜集文件；向会议的领导人、召集人和发言人搜集文件；向有关的工作人员搜集文件，如会议的记录人员、文书起草人员；搜集各种会议记录，如主席团会议记录、主持人会议记录，分组会议记录、召集各团组织联络员碰头会，汇总情况、搜集代表的提案、发言稿和书面建议等。（3）确定搜集会议信息的方法1）召集开会。召集能提供信息的人开会，是搜集信息的一种有效的方法。2）提供书面材料。请信息提供者用书面的将信息进行传递。如果有必要让他人了解有关信息，可将信息复印然后分发出去。 3）个别约见。通过个别约见有关人士，当面向他们搜集信息。4）会议结束时及时搜集。一般小型内部会议，由于参加会议的人数较少，人员又比较熟悉，可以由会议领导在会议结束时，要求语汇者将需要搜集的文件当场留下，由秘书人员统一搜集，也可由秘书人员在会场门口随时搜集。5）个别催退。对个别领取会议文件后未到会或提前离会的人员，及时采取个别催退的方法。6）按清退目录收集。大中型会议的收集可事先印发会议文件清退目录，要求每位与会者在会议结束时，根据目录整理好要清退的文件，统一交至会议秘书处，或由各组秘书收齐后交给秘书处。7）限时交退。搜集会议工作人员手中的文件，可采取下发会议文件搜集目录的方法限时交退。2、处理会议信息的程序（参见信息管理部分的内容）（四）相关链接会议信息的作是如下：1．利用信息保证会议的顺利进行会议活动的过程中，信息无时不处不偶。要善于把握和利用信息，完善会议的各项工作。 （1）利用信息，策划会议。商务会议的类型很多，虽然会议的内容可以不同，但同一类型会议的性质和作用有相似之处，这就是人们在策划会议的时候可以充分利用以往召开会议的有关信息，借鉴同类型会议组织和活动的一些做法，如采用类似的程序，选择以前的服务提供商，使会议的策划建立在一定的基础之上。但要避免脱离实际、生搬硬套以往的会议形式，要在参考以往会议信息的基础上，针对本次会议的目的与任务，实事求是地做好会议策划工作。任何都要注意保留会议的信息资料，以便日后查考利用。（2）利用信息，把握到会情况。与会人员的到会情况对于会议各项安排和活动十分重要，要熟悉到会情况，利用获得的到会信息，做好会议工作。通过会议签到，搜集到会者人数、缺席者人数和名单，让会议主持者及时了解具体的准备情况，让会务后勤部门准确把握与会者到会情况，做好相应的安排。重要贵宾得到会后，要准确了解其身份、主要成就、到会演讲的主要内容，及时报告给会议主持者，以便于沟通；要详细了解年老、体弱的与会者的有关情况，在住宿、保健等方面给予必要的照顾。特别是大、中型会议，到会人数多，情况复杂，必须准确把握到会情况，以便对可能发生的各种意外情况及时采取应急措施。（3）利用信息，进行情况反馈。对与会者向会议提交的建议、议案或提案，必须及时搜集、整理，慎重处理，并迅速汇报总呈送给会议主持者和主席团，以便按规定的程序进行审议和情况及时进行综合处理，分类向领导汇报，以便对具体问题予以解决。对会议决议和决定事项的督促坚持和贯彻落实情况进行跟踪、反馈，落实工作。检查会议精神的传达情况、执行会议精神的实际活动情况和效果等，发现问题要及时向单位领导汇报，并采取相应措施解决出现的问题或推广经验。2．利用信息进行会议沟通 会议的过程就是沟通协调的过程，要充分利用信息，实现有效的沟通。如发出会议通知，提前让与会者和有关单位做好会议准备；与特邀领导、专家学者、名人士等贵宾联系，邀其光临会议；搜集与会者和贵宾能否出席会议的信息反馈，落实会议出席者；并根据反馈信息对各项具体事务做好安排；根据会议需要，与电视台、报刊等传播媒介联系，做好宣传准备；www.三七二二.cn中国最大的资料库下载根据会议需要，与有关要视察、考察、参观的单位，以便具体安排有关事项。在会期较长的会议上，要半好会议简报，作为会场信息沟通的工具和分组讨论各组信息沟通的重要渠道，并以此作为形成会议纪要等会议文件的信息依据。信息沟通工作十分繁杂，必须作到心中有数，件件落实。会议发出通知后，由于情况的变化使得会议不得不改期召开或更换地址时，必须及时把补充通知发送给所有与会者。沟通中出现问题，如重要与会者不能按期出席会议等情况，要及时向领导汇报；沟通中一时未能得到确定回复的，必须继续联系，直到得到确定答复为止。要准确无误地记录沟通的记录进行反复检查，避免出现疏漏和及时应对情况的变化。3．利用信息进行催办会议形式的文件信息是会议取得的重要成果，是会议精神贯彻落实的重要依据。利用信息加强催办，可以使领导全面了解会议精神的贯彻落实的情况，了解办理过程中出现的新情况、新问题，并根据实际需要采取必要的措施，及时解决会议事项办理中遇到的困难和问题。 要根据会议文件信息内容，加强检查催办工作，使会议精神落到实处，防止有关单位或部门不重视会议交办的事项，长期拖延，甚至从自身局部利益出发，对会议交办事项采取消极态度，故意不办。进行催办可以利用催办表。会议决议催办表、会议决议落实一览表如表1-3、表1-4所示。表1-3会议决议催办表决议事项办理时限现状评估催办原因催办结果确认完成时间责任人催办人表1-4会议决议落实一览表日期会议名称决议议项决议落实情况问题及原因处理责任人催办人4．利用信息为决策服务信息是决策的基础，决策是依靠信息来制定的。科学的决策依靠围绕决策活动的各种会议活动的信息来实现。如通过调查会、汇报会、研讨会、咨询会、论证会、决策会等会议形式，收集情况，发现问题，分析原因，确定目标，制定方案，征询意见，作出决策。因此，要广泛利用会议信息，为科学决策做好辅助和服务，为领导决策提供依据。 5．利用信息为商务活动服务会议信息是推动商务活动的重要基础。在商务活动中经常通过举行会议来传达决策意图、布置落实任务、统一思想、协调各种关系、督促检查工作、总结交流经验、表彰先进，从而推动商务活动工作有序进行。商务会议形成的信息是商务活动客观情况原始真实的反映，是日后商务活动查考的重要凭证，对研究分析问题具有不可替代的参考价值。利用这些会议信息为商务活动服务，必将促进商务活动的进行。6．利用会议信息进行宣传会议信息不仅是历史凭证，而且是进行宣传的重要素材。（1）为了宣传会议的精神，可以利用会议形成的信息，通过单位内部的传播、有线电视、内部计算机网络、简报、内部刊物等载体进行广泛宣传。（2）为了推动会议精神的贯彻落实，对于会议中形成的有关决议和方针，也可通过传播媒介进行光法宣传，使会议精神深入人心。（3）为了扩大会议的影响，要向采访记者或新闻单位提供成分的会议信息，通过报纸、广播、电视等媒体进行宣传和报道。五、反馈会议信息（一）相关知识1．反馈会议信息的内容 （1）反馈会前信息。在会议召开之前，秘书人员要及时反馈会议的策划、宣传、筹备和组织方面的信息，以便及时地掌握会议的进展情况，了解与会者的态度和会议组织者在人、财、物等方面的问题和实施情况。（2）反馈会中的信息。在狐疑的召开过程中，通过召开联络员会议，阅读各种会议记录和会议简报，以及与参会人员座谈交流，及时捕捉会议过程中的动向，使会议的目标能够如期完成。（3）反馈会后传达落实情况。会后对会议精神的传达和落实是会议工作产生实效的关键所在。可是通过座谈会、电话和问卷等形式对会后精神的落实情况进行全面的反馈，并在此基础上进行修正。2．反馈会议信息的要求（1）会议的信息反馈要注意点面结合、正负反馈结合，不仅要看到成就，更要收集会议未能有效解决的问题和议而未决的事项。（2）会议信息反馈的目的要明确要看服务对象。（3）充分重视会议的反馈信息沟通，正、负反馈都要力求做到适时、适量、适度。（二）示例分析风雷公司在2002年末召开了改革企业管理制度新春座谈会，会上各个部门的职工代表就如何改革现有的企业管理制度纷纷献计献策，公司总经理在做会议总结之前，让秘书许茹搜集会议各方面的信息资料，许茹从简报、会议记录和群众来信中搜集了一些资料，但总经理却认为她没有能够提供一些负反馈的信息，希望她能改进这方面的工作。点评：许秘书在掌握会议反馈信息搜集途径的方面不够全面，因此所收集的信息量不够。许茹应扩大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。 （三）工作程序（1）布置会议信息收集工作。在会议的筹备之初，就要对会议的有关工作人员进行会议反馈信息的布置，并建立起有效的沟通渠道。（2）会议信息的搜集渠道的选择和建设。由于会议信息内容和载体的多样性，应通过组织渠道、人际渠道建立一个广泛搜集网络，同时根据会议内容与特点选择主要渠道。（3）建立定期的会议信息反馈制度。定期会议信息反馈，是指重视会议信息的时效性，确定会议信息的反馈周期和时限。（4）做好会议信息的反馈汇报工作。会议信息的汇报工作是指对会议的精神和决定的执行情况要定期以书面和口头的形式向领导汇报，并听取领导指示。（5）抓好会议反馈信息的落实工作。会议反馈信息的落实工作是根据向领导汇报和有关部门反馈的结果，对下一步执行和修正的情况的跟踪与落实。（四）注意事项1．会议信息的反馈时机（1）在会议工作进展顺利时。在此时反馈，有利于鼓舞士气，营造良好的氛围。并可通过负反馈信息，帮助组织者保持清醒的头脑。（2）在会议工作出现问题时反馈。在此时反馈，可以帮助人们及时发现问题，及时解决问题。使各种漏洞能够及时得到补救。 （3）在会议工作处于停滞时反馈。这种反馈有助于通过目前的状况，寻找会议工作下一阶段的突破口，发现会议组织过程中存在的隐患，即使制定预防措施。2．选择会议信息的反馈形式（1）正面指导反馈是积极的反馈，是一种正面的强化指导，即一般意义上的表扬。成功的正面指导反馈一定要具有特征：具有肯定行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、经常、逐渐减少。（2）建设性反馈是一种劝告指导，即一般意义上的批评。批评要非常注意方式，既要达到反馈的目的，又不能伤害别人的自尊。（五）相互链接1．会议信息的反馈方式（1）口头反馈1）团队反馈。即一个人给向大家意见，反馈情况。2）一对一反馈。即一个人给另一个人反馈。（2）书面反馈。反馈可以用书面形式，这样比较正式，反馈的内容有具可查。（3）会议反馈。即采用反馈会、传达会、座谈会的形式，将会议的信息反馈给参加者。2．反馈表样例表1-5会议反馈表姓名：性别：工作单位：联系地址：电话：传真：邮编：职位：公司类型：单位性质：您认为本次会议的亮点是什么？ 您对本次会议的评价：□很好□良好□普通话□较差□差您认为会议的节奏：□很好□良好□普通话□有待改进工作□差您认为需要改进的地方：您的整体满意度：第三章　会后落实学习目标本章内容主要介绍了会后落实工作中会议文件的收集、整理、立卷归档，会议纪要的整理印发，会议经费的结算及对会议决议事项的检查催办等。通过对本节内容的学习，使学习者了解确定会议文件资料的整理的要求，会议纪要的内容和要求，会议经费结算的方法及跟踪反馈落实会议精神等，从而实现四级秘书所具备的实际会务操作能力。一、会议文件资料收集整理的要求（一）相关知识 会议结束时，秘书要做好会议文件资料的收集、整理和归档工作，及时送交有关人员妥善保管。1．收集会议文件资料的要求和内容（1）收集会议文件资料的要求。1）确定会议文件资料的收集范围。会前分发的保密文件要按会议文件资料的清退目标和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。2)收集会议文件资料要及时，确保文件文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。4）与分发文件资料一样，收集会议文件也要改选严格的登记手续。认真检查文件资料是否有缺件、缺面、缺损的情况。及时采取措施补救毁损的文件资料。5）收集整理过程中要注意保密。（2）需收集的文件资料1）会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传2）交流性文件、参考说明文件、会务管理性文件。3)会议期间产生的文件。包括决定、决议方案、提案会议记录、会议简报等。2.会议文件的立卷归档会议文件资料的立卷归档是指会议结束后依据会议的内在联系加以整理，分门别类地组成一个或一套案卷，归入档案。这是将现行会议文件转化为档案的步骤，是档案工作的基础。 （1）会议文件立卷归档的意义。在会议文件完成了现行使命，即它们被阅办讨论之后，由于它们记载了公司的工作活动，在此后的工作实践中可能需要经常找出来作对照、作参考，因而具有查考作用。这说明会议文件具有史料性特点，有立卷归档的必要性。同时，为了便于管理和查找档案，也要求会议文件先立卷而后进入档案保管。搞好会议文件的立卷归档工作，对于科学保管和方便利用档案具有重要意义。主要以下4点。1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。公司的日常会议过程中讨论和形成的文件种类、数量繁多，每份文件都有特定的使命和作用。在同一个会议中，必然要涉及和形成许多文件，它们之间有着密切的联系，不仅需要把具有查考价值的全部会议文件完整地保存下来，而且还要依照它们之间的历史联系，科学地加以整理、鉴定、区分，组成案卷。这样才能够很好地反映公司活动的历史面貌，并便于查考和利用。2）保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。会议文件是公司活动的第一手珍贵的历史记录，是公司会议活动的真实记载，通过立卷归档，完整地将会议文件收集保存下来，可以真实地体现公司的工作进程和历史面貌。3）保护会议文件的完敕与安全，便于保存和保管。会议内容广泛，数量很多，如不加以系统整理，不仅不便于使用，而且容易磨损散失，特别是零散的会议文件按一定的规格要求立卷，装订成册，可以避免文件破损和散失、丢失和泄密，有利于保密和管理。 4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。公司的文件是公司档案的来源，会议秘书部门将讨论完毕的文件立卷，算是完成了文收处理工作。案卷移交给档案部门以后，会议文件便宜从运转过程进入了档案管理阶段。所以，立卷是档案的部门工作对象，立卷工作是档案的工作的基础，立卷的质量直接影响档案的质量。（2）会议文件立卷归档的范围和分工。公司日常处理的会议文件很多。在众多会议文件中，多数需要留作查考，但其中也有少数没有查考价值，这就需要明确规定会议文件立卷归档范围，以确保有保存价值的会议文件资料能完整地立卷保存，做到既不遗漏，又不重复庞杂。同时还应明确立卷归档分工，避免遗漏和不必要的重复。会议文件的立卷归档要严格遵守档案制度，要把会议过程中的一整套文件资料进行分类归档。（1）会议文件立卷归档范围根据国家档案局有关规定，会议文件立卷归档范围是：1)与会人员大会、与会人员会议、各种例行会议、工作会议和其他各种会议所形成的全部会议正式文件资料，如决定、决议、指示、计划、报告、开幕词、闭慕词等及其复印稿。2)上述会议的参考文件资料。3)上述会议的出席、列席、分组名单。4)上述会议的议程、日程和程序。5)上述会议的书面通知、来往重要电报、电话记录等。6)上述会议的会议记录、发言稿、简报、快报、纪要及其复印稿。7)领导在上述会议上的报告、讲话、谈及其复印稿。8）上述会议的选举材料。9）上述会议有关的图表、照片、录音带、录像带等。10）上述会议的证件。11）上述会议的记录表。上述会议的总结情况。12）会议总结。13）与会人员名单、联系方式。 14）其他有关资料。此外，对于外出开会带回来的重要的、有价值的文件资料，也应立卷归档。（2）不需要立卷归档的会议文件资料。根据《国家档案局关于几项不归档的文收材料的销毁暂行规定》，下列会议文件资料不需立卷归档：1）重份文件。对于一式多份的会议文件资料，只须保留一两份，其他多余份数不必保存。2）事务性、临时性、没有查考价值的文件资料，如召开一般业务性会议的临时通知等。3）未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿，文件资料起草人在构思撰写过程中起草的未成文、未经审批的提纲、素材、底稿等，不需立卷归档。但重要会议讨论的关于法律、法令、指示等立法性文件资料，领导指导性文件和其他政策方针、长远计划等方面的文件的定稿和历次修正稿均须保存。4）内容被其他文件包括的文件资料。1）对于上述无须立卷归档的文件资料，可以进行简单的整理、登记，按照文件销毁手续销毁。2）会议文件立卷归档分工。进行立卷归档分工是为了避免公司不同部门之间会议文件资料立卷发生不必要的遗漏或重复。（3）会议文件立卷的基本原则和方法1）会议文件立卷的基本原则。会议立卷工作的基本原则是“一会一案”。即以会议为单位立卷，按照会议文件资料的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，反映公司工作活动的特点和真实面貌，便于保管和利用。 2）会议立卷的方法编制案卷目录。会议立卷工作在正常情况下，应依据事先编制好的案卷类目制好案卷类目来进行。案卷类目是每年初在实际文件尚未产生之前，根据公司性质、职权范围、内部组织结构情况、当年会议工作计划、任务和一年中可能产生的会议文件情况，参照往年的案卷类目，按照立卷要求拟制出的案卷分类名册。这是一种比较详细具体的立卷规划。编制案卷类目可以由会议秘书部门的有关工作人员提出方案，经主管领导批准即可。灵活运用文件的特征立卷。每份一会议文件都有其一定的特征。一般来说，一份文件主要由作者、名称、内容、收文机关和形成文件的时间等几个基本部分组成，可以概括为6个特征：部门特征、时间特征、名称特征、作者特征、地区特征、通讯者特征。会议立卷就是按会议文件资料的共同特征或以一个特征为主结合其他特征组成案卷。通常来说，一卷之内结合使用两个以上特征立卷，是比较科学的方法。（4）会议文件立卷工作程序。本部分主要针对的是会议文件立卷工作，对于信息的立卷归档可参考文档管理部分。1）大中型会议文件立卷收集资料。这是立卷工作的第一步，要按会议文件立卷范围将会议中形成的所有文件、资料及时完整地收集起来。分发会议文件时须留出必要的份数。一般印发的以保存两份为宜（不包括原稿）。重要会议文件夹初稿、历次修正稿也应保存，如有复印稿，亦应保存一份。注意收集领导阅办完的会议文件资料。 注意收集会议的非正式文件，如来往电报、电话记录、证件等。甄别整理检查收集的文件资料是否齐全完整，如有未收集的应尽快收集起来。剔出不需立卷归档的会议文件资料。分类归卷。即对会议所有文件、资料进行大体一分类，区分为主要文件资料、一般文件资料、参考文件资料、大会发言、书面发言、领导讲话、会议简报、会议快报、有关文书资料等，然后按问题和时间特征立卷。一般来说，会议主要文件资料（报告、决议、结论及主要负责人的重要的讲话等）单独立卷；一般文件资料及参考文件资料，分别按问题特征立卷；大会发言按发言日期立卷；书面发言按地区或单位立卷；通知、来往文书按时间立卷。组卷。组卷时最好将永久、长期、短期3个保管期限的文件分别组卷。同一类问题的文件、资料集中组卷，按照文件张数多少，多的可分几个属类汇成一卷。卷内文件资料按重要程序和时间进行排列，同一文件资料的不同修改稿按时间进行排列，同一文件资料的不同修改稿按时间先后顺序排列，定稿放在前面。同时为使案卷不受污损，要拆除文、资料上的金属钉和障碍物，注意文件资料面码顺序的排列。卷内文件编目。定卷以后在会议文件资料上加盖编目章（包括卷号、顺序号），以卷为单位编排标注页号，第一页在右上角，第二页在左上角，把每份文件在卷内的位置固定下来。然后按顺序填写卷内目录，没有标题的文件要代拟标题。 填写卷内文件资料备考表。即对每次会议卷内文件资料情况作必要的说明，说清楚文件资料来龙去脉、形成过程、文件资料重要程序和卷内文件变动情况等，字迹要清楚，卷面要整洁，立卷者=检查者还要签注姓名和立卷时间。撰写案卷标题。每个案卷要拟定标题，一般应反映出会议我、作者和主要内空。它是查找利用文件的基本线索，因此所拟标题要确切，语言要通顺精练。标题通常由作者、问题、名称3部分组成。填案卷封面。案卷封面要用毛笔或钢笔正楷书写，字迹要清楚、整洁，卷皮所列项目应齐全，卷皮起止日期均以卷内文件资料的最早和最晚日期为准。案卷排列。大中型会议文件资料的分卷，也按保管期限、重要程序和时间排列。编写案卷目录。案卷目录是登记案卷和提供利用档案的基本工具，是立卷部门向档案部门移交案卷的手续和凭证，也是档案部门检查、统计案卷的依据。要按判案排列顺序逐卷逐项填写案卷目录，打印一式三份，两份随案卷移交档案部门，一份留存备查。1）上述工作完成后，即可按归档要求移交档案部门。在正常情况下，应在第二年上半年将上一年的案卷向档案部门移交归档。归档时交接双方应按照案卷目录清点核对无误后，履行签字手续。2）日常工作会议文件资料立卷。日常工作会议文件资料立卷，也要从收集资料做起，搞好好甄别整理。然后是组卷、拟定案卷标题。其他如卷内文件资料编目、备考表的填写、卷皮的填写、编写案卷目录等，与大中型会议基本相同。上述工作完成后，即可按归档要求移交档案部门归档。（二）示例分析 例文1会议文件资料的立卷归档在一次商务会后，新来的秘书面对一大堆会议文件资料不知怎样立卷归档。她把主要文件与一般文件混在一起归档，在编写目录时将本公司部门的与通讯者的混在一起。秘书钟苗看到这种情况后，耐心地告诉她立卷归档的基本程序及注意事项并手把手地交给她具体的操作步骤。例文2某公司日常管理比较混乱，秘书没有将公司会议记录立卷，经常发生找不到会议文件资料的事情。一次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向中。不久双方约定再次商谈并签订正式文本。然而，当需要签署的意向书时，秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。当合作方听说此事后，中止了与该公司的合作。点评：秘书需要重视文件资料的立卷归档工作。会议文件资料的立卷归档工作要严格遵守档案制度。立卷归档应该根据会议类型和材料多少而定。秘书在收齐会议文件后，应及时整理会议相关文件加工、修改与会人员的讨论稿，根据需要形成决议纪要或会议纪要。会议文件资料的立卷归档原则上上是一会一卷，便于日后查找，利用。会议文件资料的立卷归档工作要严格遵守档案制度。及时将与会人员名单、议程汇报的资料、会议记录、会议纪要，会议照片、录像、录音等相关文件资料级卷归档，注意分门别类或按时间顺序装订成册。（三）工作程序 根据上述文件资料立卷归档的程序介绍，可以将其基本程序简单归纳为：将收集的文件资料进行登记，向上级总结、汇报情况、甄别整理、分类归卷、卷内文件的排列、卷内文件的编号、编目、填写卷内文件的备考表、案卷标题的拟制、填案卷封面、移交给档案室、清理、销毁不再利用的纸张。会议文件多属草稿性质或参考性质，并带有保密性，所以会议文件在会后多数应收回。有关会议的文件及原材料、照片、录音磁带等，都是宝贵的资料。会议结束后，秘书应立即收集整理，分类归卷，保存起来会议档案整理一要及时，二要完整。秘书需要对收回的文件进行登记，并及时向领导作汇报。对重要会议的资料、具有考查价值的文件在处理完结后，依据其相互的内在联系，迅速进行分类、立卷，建立专门的档案，既方便查找，又可以对下一次会议提供参考。文件资料归档后应由有关人员保管，不要保留在个人手中。大会文件基本上是按重要程序和时间进行排列的，如开幕词、领导讲话、报告、决议、大会文件、大会发言、书面发言、参考资料、大会的来往文书、通知、纪要等，有关选举方面要单独排列在后边。按照会议文书立卷归档的要求，每份文件均应保存5份。即一份原稿、两份印稿。重要文件的初稿和历次修改稿稿的原稿和印稿也各保存一份。大会文件除立卷保存的以外，要再保存若干套印稿，按文件原来编号存放或按问题汇编成册，以备查找利用。为了会后利用方便，对所保存的会议文件应该按问题分类编出卡片，作为索引。 在按照文书立卷的原则和方法将会议文件资料立成案卷以后，应该按照归档制度的具体要求，办理好向档案部门的移交工作。这样，整个会议文件资料的立卷归档工作即告结束。对于整理完结不再有使用价值的纸张或清退后需要销毁的会议文件、简报等，应先登记造册，然后按规定进行销毁。严禁将会议文件、简报等当废纸出售。（四）注意事项1.整理会议文字记录（1）熟悉有关方针政策，提高思想理论水平，增强分析和理解能力。（2）善于对讲话中的确足之处进行补正。口头表达有的随意性。做记录整理，或将讲话整理成文章，有的甚至作为指导性或指定性文件下发时，就要求整理人能鉴别出过之、不及和疏忽之处，加以补正，这也是体现一种能动性。（3）加强写作训练，提高写作水平。要把口头语言转换成书面语言，做到既保留讲话人的风格，又要观点鲜明、条理清晰、文从字顺。2.整理会议录音整理录音的工作，就是根据所录语言的中心思想，删除不必要的语言，补充和修改不足、不恰当以及没有录进去的内容，使整理稿成为中心明确、条理清楚、文字通顺、内容连贯的书面材料。录音整理是针对讲话、发言没有文稿或讲话、发言与文稿差距较大的情况而开展的。对于照本所作的录间，就没有整理的必要，只要把录音磁带存档即可。整理录音既要借鉴整理文字记录的方法和技巧，也要结合录音的特点，掌握一些方法和技巧。 （1）删除。在整理过程中，要删除不必要的、重复的语言。还要根据讲话稿的用途删除不宜公开的材料，对明显的错误廉洁给予删除或代为改正，删除过多的举例，只留下最能说明问题的一个。（2）增加。在整理过程中，应该增加一些作为书面文章必不可少的内容，如补充语句、标点、标题等。（3）修改。这里所说的个性主要是指语法、写作上的修改。如果讲话人表达不规范、不严谨、不确切，引文不准、层次混乱、衔接不好，就要对录音进行修改。在整理录音时，要特别注意辨别讲话人的声音，不可张冠李戴。（4）送审。录音整理好后，要送讲话人、发言人审阅。讲座性的发言除了给发言人审阅外，还要送会议领导、主持人冥。这样一方面，讲话人、发言人、会议领导、主持人可以对自己的讲话作些修改；另一方，也可避免因整理者水平所限而造成的整理错误。送寂既是对讲话的尊重，更重要的这是一种工作程序，必须按工作程序办。（5）整理录音在技术上要注意的事项。一是在整理时，造成不要按错键。如果按下录音键，那就无法补救了。为了避免按错键而把录上的内容抹去，保险的办法是在整理录音前先复制一份放好，这样就万万无一失了；二是为避免过多地按键，在整理录音时，可使用录音机的暂停功能，放一句录音，记一句，如果说用的是变速录音机，可慢速放音，这样，整理者能够记得过来；三是重要的会议录音不要在家中整理，以免泄密。（五）相关链接1.清理文件会议过程中形成的大量文件在会议结束时要认真清理。清理的办法是“收、存、带、销” 。所谓收，就是对机密以上等的会议文件，要一份不少地收回；所谓存，就是对今后工作有查考价值的会议文件，要及时汇编成册，立卷存档；所谓带，就是对有些需要与会人员带回各单位传达学习的文件，要办理登记手续，让与会人啼带回；所谓销，就是对用后回收的多余的会议文件，要按照有关规定予以销毁，确保会议文件安全。2.案卷移交须办理移交手续文书立卷工作结束，就要与档案部门商定归档事宜，以便及时办理案卷移交手续。案卷移交必须遵循归档制度。（1）移交前，档案部门应当检查安卷质量。（2）移交时，交接双方要根据移交目录仔细清点案卷，按案卷封面、卷内目录、卷尾备考表核对每个案卷内的公文。(3)清点、核对无误后，交接双方在案卷移交目录的备考表移交人、接收人栏内签名，并签注交接时间。3.正确区分会议文件保管期限根据案卷内容的重要程度确定保管期限，并在可能的条件下将保管期限不同的文件分开立卷，有利于文件的管理和鉴定，也有利于文件的提供利用工作。根据国家档案局有关规定，会议文件的保管期限分为永久、长期、短期3种。二、会议纪要的内容和要求会议结束后，要运用会议纪要的形式，将会议的情况及议定事项记载下来，并要传达给与会单位的有关人员，使他们对某个会议有共同的认识与行动方向，以处于贯彻执行，这就需要编发会议纪要。（一）相关知识1.整理、编写会议纪要，并经领导签字后及时打印成文 会议纪要是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料，是在会议记录的基础上，分析、综合提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。会议纪要的作用是对上可以汇报工作，对下可以指导工作，对平级可以互通信息。有些会议纪要需要经会议讨论通过并签署，如协调性会议纪要，但大部分会议纪要是在会议结束后为了传达会议精神而拟写。会议纪要不同于会议记录，记录是如实记载；纪要则是根据地会议的宗旨，用准确而精炼的语言综合记叙议事要点和决定事项，它是记录的基础上进一步分析、综合、提炼而成的文件。（格式见文书拟写与处理）（1）会议纪要的种类www.三七二二.cn中国最大的资料库下载1）办公厅会议纪要。记载和传达领导的办公会议决定和决议事项。如其中涉及有关部门的工作，可将会议纪要发给他们，并要求其执行。2）工作会议纪要。用以传达重要的工作会议的主要精神和议定事项，有较强的政策性和指示性。3）协调会议纪要。即用于记载协调性会议所取得的共识以及议定事项，对与会各方有一定的约束力。4）研讨会议纪要。即记载研究讨论性或总结交流性会议的情况。这类会议纪要的写作要求全面客观，除反映主流意见外，如有不同意见，也应整理进去。（2）会议纪要的内容1）会议情况简述。包括召开会议的根据、目的、时间、地点、与会人员、会议讨论的问题以及会议的成果。2）对会议主要精神的阐发。这是会议纪要的主体部分。（3）会议纪要的拟写要求 经过领导签发的会议纪要是会议的正式文件。这种文件应当简短扼要、观点鲜明、确切说明事项，不必发表议论和交代情况。具体以下3点：1）实事求是，于会议实际。2）内容要集中概括，去芜菁，提炼归纳。3）要有条理，眉目清楚，使人一目了然。2.印制并分发给有关部门有关人员或归档保存需要上报或下发的会议决议等，要抓紧印制并分发传递。会议纪要写好核定后，就要发给有关方面执行。如果会议决定的事项涉及到有关部门，可以将会议纪要发给他们，也可以由秘书部门从会议纪要上摘录出有关内容后通知他们。印发会议纪要只限于日常工作会议，对于大型的会议和专业会议，因为都有正式文件和决议，一不再印发会议纪要和决办事项通知之类的文件。3.会议纪要按印发范围和查看等级分发会议纪要未发出之前，会议还不能算结束。所以，秘书在拟定会议纪要后，应及时做好会议纪要的印发工作。1）确定印发范围。秘书应该根据会议性质和纪要的内容来确定会议练习本的印发范围。2）确认接收者。秘书应根据会议纪要的印发范围，发送到相应接收者手中，并落实接收者签字确认。3）签发会议执行。秘书在确认接收者后，将接收者签字确认的会议纪要加以校对，经由领导签字后统一印刷，盖章后发给会议决策执行人。如果会上取得一致的决策没有进一步的实施，印发会议纪要就显得毫无意义。（二）示例分析 印发会议纪要为期两周的职工代表大会结束后，秘书钟苗马上着手进行会议纪要的撰写工作。第二天即下发到公司各部门，并要求各部门将会议精神传达到每一位员工。没几天，公司上下议论纷纷，对其中涉及自身利益的条文感到非常不满意。意见很快反映到领导那里，领导把钟苗叫去问情况，钟秘书一脸无辜。点评：为完整、准确传达贯彻会议精神，使会议决定的事项得到认真落实，日常工作会议后，一般都应印发会议纪要和会议决定办理事项通知。会议纪要印发范围应根据会议性质和纪要内容确定。撰写会议纪要的人必须熟悉整个会议情况，客观如实地反映会议的精神。会议纪要的初稿写出来后，最好征求一下与会人的意见，以便加以补充和修改，使之更加完善，然后印花税给有关单位贯彻执行。会议练习本按印发范围和查看等到级分发。（三）工作程序会议纪要工作程序：完善会议记录、起草、编写会议纪要、确定印发范围、接收者确认、领导签字、打印成文、印制、分发或归档保存。秘书要完善会议记录，对于不清楚、不明白、空缺的内容，要在会后立即请教发言人进行完善。为完整、准确地传达、执行会议决定，使会议决定的事项得以具体落实，需要在会议记录的基础上加工整理成会议纪要。会议纪要的印发范围是根据会议的性质和纪要的内容来确定的。秘书需要将接收者签字确认的会议记录加以校对，经由领导签字后印刷，签章后发给会议决策执行人，使得会议决策得以实施。 （四）注意事项会议纪要印发范围应根据会议性质和纪要的内容确定。(1)绝密级会议练习本只印发与会领导。(2)一般级会议纪要可印发与会人员，并视情况加发会议内容、决定涉及的部门。(3)有些保密性强，不需部门知道纪要全部内容，只需他们知道有关会议决定事项的，印发会议决定事项通知，即决办矣。会议纪要、决办通知都要标明密级，进行编号。（五）相关链接决办通知是指会议决定办理事项的通知，它的作用是贯彻会议精神，使会议的决定事项能够得到及时执行。决办通知有的写明会议决定办理的全部事项，印发各单位后，由各单位根据通知精神与本单位的责任，办理应该由本单位办理的事项；有的则具体指明各单位应办理的事项和各自所负的责任。三、会议经费结算的方法（一）相关知识 会议经费的结算是办会者在会议结束后对整个经费使用情况即会议开支费用的结算。会议经费的结算依据是会前经费预算（见会前筹备）。会议召开之前应拟定会议开支预算（见会前筹备），并经领导审核批准。准备专门帐册，对会议的各项开支进行详细记录。会议结束后，会议财务工作人员、秘书应按照经领导审定的预算进行决算。一切会议都宜遵循勤俭节约的原则，精打细算，尽量减少不必要的开支，又要保证会议的质量和档次。超过预算指标，又无正当理由的不予报销。要做好会议经费的结算工作，及时各领导汇报，并向财务部门报销。1.会议的收费与付费方法（1）收款的方法与时机。有些会议是要由与会人员向主办方支付一些必要的费用（如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等），所以应注意如下事项：1）应在会议通知或预订表格中，详细注明收费的标准和方法。]2）应注明与会人员可采用的支付方式（如现金、支票、信用卡等）。3）如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。4）开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。另外，如果有些项目无法开具正式发票时，应与会议代表协商，开具收据或证明。（2）付款的方法和时间表。付款和单间表如1-6所示。表1-6会议经费的付款方法与时间设施和服务付款的方法和时间演讲者事先确定费用在活动之后支付给演讲者食品饮料事先商定费用预订时交订金。活动之后按花掉的钱开发标，支票结账会议地点事先商定费用预订时交定金。活动之后花掉的钱开发票，支票，支票结账 其他费用的偿付事先确定的费用，活动之后开具账单收到账单经批准后用支票付款文具和打印活动之前申请和安排活动之前可用零用现金购买零用现金偿付文具订购事先开发票和付款音像辅助设备活动之前确定租用费用活动之后为租用费用开发票和结账2.会议付费的要求（1）会议经费的名称要规范。（2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。（二）示例分析开具发标时有出入怎么公司员工小张去某城市参加全国电子产品交流会，会期一周。按照会议通知，他交了1600元的会备费，组织方开具了发标。小张回来报销时，财务处说发票无效不予报销，原因是发票上缺少财务章。小张马上与会务组织方联系，几经周折才联系上，对方称他们的发票是正式的，不可能没有财务章。让小张将发标寄给他们，如果确实有问题愿意承担责任。点评：发票是报销的凭证。发票开具应按照规定的时限和顺序，逐栏，全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务印章和发票专用章。不符合规定动作的发标，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。任何单位和个人不得转借、转、让、代开发票；没有过经过税务机关批准，不得拆本使用发票；不得处行扩大出口专业发标使用范围。禁止倒买倒卖发票、发票监制章和发票防伪专用品。 （三）工作程序结算会议开支费用的程序如下：通知与会人员结算时间地点→清点费用支出发票→核实发票→填写报销单→将发票贴于报销单背面→请领导签字→到财务部门报销、与相关部门及人员费用。秘书要提醒与会人员食宿、会务等相关费用。会议一结束，应及时清点整个会议费用的实际支出，对照会前经费的实际预算，逐笔帐目进行中。填写报销单，按报销要求将发票用脱水粘贴在报销单背面。请主管领导签字即可去财务处报销。一定要所有人的费用。将经费使用情况向领导汇报。（四）注意事项（1）开具会议食宿费发标时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与收取的会务费相等。发票的服务项目一栏如何填写需要询问宾馆酒店，以利于宾馆酒店的帐目管理。（2）食宿费一般不换手使用房间的长途电话费、客户小酒吧、在酒店签章的费用。会议主办方如果所收取的会务费不包括这些额外的开支，又不希望这些开销带来不必要的麻烦，可以事先要求宾馆酒店这些服务项目或与与会人员说清楚。（五）相关链接1．会议成本 广义上讲，会议成本包括时间成本、金钱成本上升和机会成本。狭义上讲，会议成本主要指直接费旨支出。直接会议费用会场租用及布置费+会议设备租用费+会议通讯费+会议培训费+会议交通参观费+会议食宿费+会议粢+会议宣传交际费+纪念品购置费+水电费+其他符合规定的杂支费等。2.会议财务管理应遵循的原则（1）遵守制度，严格手续。这是会议财务管理最基本的原则。会议经费要按照国家有关规定，收取会议费的数额要经过研究以及有关负责人的批准，收费要开具正式发票，，支出要有正式收据，发放补贴、支取现金要填写现金领取单。此外对购买物品的数量、金额要认真审核，避免款不各个地方。（2）量入为出，收支平衡。会议经费的收入来源通常有上级拔款、本部门专项经费、企事业单位赞助，以及收取会议费等。要根据收入与各项活动支出做好预算，并严格按预算支出费用，做到收支平衡，避免入不敷出，或当用不用，结余太多。为保证经费支出条理清楚，可建一临时性账目，告诉文化待会议结束、结算清楚后，按有关财务管理的规定报账。（3）精打细算，厉行节约。会议申报经费时，要根据会议的内容、规格、会期、范围等，对所有收入五支出逐项精心核算。四、跟踪反馈落实会议精神（一）相关知识对于会议作出的决定和工作部署，秘书要保证各项工作得到及时贯彻落实，要及时了解各执行和配合部门各项工作的开展和贯彻落实情况，并将进度、问题、影响等信息反馈给领导，以便领导随时了解会议决定的各项工作的进展情况，及时采取下一步行动。从会议作出决定到这些决定会计实施之间的工作环节，称为会议决定事项的传达与催办。这一环节处在会议的 “决”与实际的“办”之间，是中间连接环节。1．会议决定事项的传达对于会议决定事项传达的基本要求是：准确、及时、到位。要认真领会会议精神，组织传达，并提出贯彻执行的意见。（1）传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达，不前往义的态度，断章取义，随意舍弃不符合自己的意见的有关事项或人为对自己不利的问题；更不得站在利己的立场，或搞本位主义，对会议决定随心所欲地作解释。（2）传达会议决定事项必须及时，不能拖延，当会议决定本身有传达时间的特定要求时，如要求上级某文件下达基层之后再传达，则应执行这些时间要求。传达会议决定事项必须到位。会议决定一般都规定了传达的范围，应该直达其人。有些会议决定属于保密事项，则应严守保密规定。（3）会议决定事项的传达方式有：口头传达、录音录像传达、印发文件等。其中印发文件包括会议决定、会议简报、会议纪要、会议决定催办通知单等。实际采用什么方式传达取决于会议的性质、内容和要求。2、会议决定事项的催办与登记制度（1）催办的意义。催办是指秘书对有关部门单位和部门落实会议议决事项办理情况的检查和催促。会后催办对做好会议精神的传达贯彻，落实会议的各项决定具有重要意义。 建立会议事项的催办与登记制度，目的是使会议精神落到实处，防止有关单位不重视会议交办事项，长期推诿、拖延、工作效率低下，或从滋生局部利益出发，对会议交办事项采取消极抵抗态度，故意不办。另外，催办也是一条信息反馈渠道，可使领导及时掌握会议决定事项的办理情况，了解办理过程中出现的新问题、新情况，并有针对性地采取措施加以解决，保证会议决定事项办理工作的顺利进行。因此，检查催办与登记是会后工作中不可缺少的重要内容。检查催办工作要做到如下几点：1）明确催办人员。2）健全登记制度，建立催办登记薄，逐项列出检查催办的事项，并由催办人员根据实际情况，定期记载催办事项的进展状况。3）建立汇报制度，催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式向领导汇报催办事项的落实情况，对一些重大问题不能自作主张，要听从领导的指示。（2）会议决定事项传达催办登记。会议决定事项催办通常是：业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办；综合性、交叉性的工作内容由秘书部门或综合部门负责催办；几个部门、几个单位联合召开的会议决定，由秘书部门或制定单位负责人催办。会议决定催办的事项还需要领导机构主要负责人的支持，需要具体分管的领导者的督促检查。在呼应决定事项催办工作任务较重的部门应建立相关的制度。比如，建立会议决定事项催办的汇报制度、登记制度等。登记制度应设置登记表，格式如表白-7所示。表1-7会议决定事项传达催办登记表会议名称时间地点参加人员主持人出席列席记录员会议发文记录本页本页会议决定事项摘要承办部门传达情况办理情况 1、2、3、3．会议决定事项的反馈会议决定事项的反馈就是将会议决策精神传播给执行者后，通过各种途径和方式将执行者的意见收集起来，反映给领导着的过程。它既是实现会议决策目标的最主要的环节，是对会议决策的检测、制约和完善，又是公司领导作出决策、正确行使指挥职能的重要手段。（1）反馈的原则。反馈信息，第一要迅速及时，便于领导尽快了解和掌握实施执行中的各种信息，从时间差上找效率。不能当马后炮，失去反馈的意义；第二要真实准确。真实准确的信息是领导决策或完善决策的重要根据；第三要对堵塞言路、组织反馈的言行认真对待和处理，使反馈渠道保持畅通无阻。（2）反馈的重点。主要是妨碍会议决策落实活动中各种信息。因为据决策不时目的，通过实施取得社会效益才是目的。如果在贯彻落实中出现了影响进程和效益的因素，又不及时反馈，求得上级帮助解决，将会造成一定损失，甚至前功尽弃。即使自己能解决问题，亦不应顾及单位和个人声誉而隐匿不反馈。更不应弄虚作假、欺骗上级和群众。（3）综合反馈。即在总结的基础上系统地进行综合性的反馈。这种反馈要实事求是，找出经验教训，提出今后意见，如实向上级组织反馈。同时还要向公司或其代表反馈，这是取信于民、动员群众的重要方法致意。（二）示例分析 会议决定事项的催办。一段时间以来，某公司的一些会议决定迟迟得不到落实，有的部门因对领导处理问题持有异议，故意将会议决定拖延。这使领导非常挠头。为解决此种被动状况，秘书协助公司领导层层开会，首先对一些问题加以澄清，统一认识，从而疏通了信息的决办环节。点评：传达落实会议精神是秘书的重要职责之一。会后的检查催办是会后工作中不可缺少的重要内容，可以敦促会议精神落到实处。如果落实环节出现问题，应及时疏通。从某种意义上讲，催办也是一种信息反馈渠道，可使领导及时掌握会议决定事项的办理情况，了解办理过程中出现的新问题、新情况、并有针对性地采取措施加以解决，保证会议决定事项办理工作的顺利进行。催办的方式有发文催办、电话催办；派员催办或约请承办部门来人汇报等。（1）发文催办。或称发函催办，即向执行单位发送催办函或催办单。催办文件上需要写明要求贯彻执行的决定、决议的内容和条文，写明办理要求、办理时限，并要求将办理结果及时书面回告。发文催办在催办单位必须登记在案。一次催办不成，可以两次、三次，务求有所结果。 （2）电话催办。电话催办比发文催办更为快速、方便，适用于本地区、本系统、本单位的一般工作部署。电话催办除了快速、方便之外，还有两个优点：一是可以直接找到执行的当事人，不像文件那样可能会几经周折；二是可以双向沟通，通过对话可以及时了解执行的情况或遇到的困难，可以及时汇报、研究，而不至于像发文那样只是单向催促、等待结果。但电话催办也有缺点，就是容易被忽视，所以电话催办往往频率更高，间隔时间更短。（3）派员催办。重要的、紧急的决定、决议下达之后，领导部门往往委派专人（通常是秘书）去催办。派员催办比电话催办更为直接，是一种面对面的催办形式，比文件更受执行单位的重视，甚至形成某种压力，有着明显的督促作用。派员催办还可以观察现场，了解基层实况，发现问题或困难可以及时帮助研究、解决，或向上级领导及时灰白、请示处理。派员催办的缺点就是会费时间、精力或费用较大。另外还可以通过约请承办部门来人汇报方式进行催办。对于重要的会议决定事项，秘书应采取发文催办的方式，填写“发文催办卡”，要求有关部门部门限期办理完毕；对有些事项，可采用电话催办的方式，但必须有电话记录，以备考察。对个别牵涉单位多、相互扯皮、事情难办的事项，应采取会议催办的方式，把有关人员都请来，当面协商解决。催办方式可以交替、结合使用。总之，一定要抓好会议决定事项的落实工作，这是提高会议效率的最后环节。（三）工作程序会议决定事项的催办程序为：会议决定事项的传达→会议决定事项的催办与登记制度→会议决定事项的反馈。会议决定事项是需要下级机关和单位贯彻执行的。为督促下级部门和人员及时贯彻执行，避免将应当及时办理的事情拖延或遗忘，需要对议定事项的贯彻即使进行催办。 催办、查办工作应形成一定的制度。定期催办，及时落实，直到办完为止。有的公司在办公室设有专人负责会议议定事项的催办工作，建立催办登记制度，利用催办卡及时进行催办工作。有的还建立有会议议定事项催办落实报告制度，利用催办报告定期向领导人员报告、反馈会议议定事项的落实情况。公司的决策是调查、决策、落实、反馈；再调查、再决策、再落实、在返回的螺旋式往复过程。通过这种过程，使决策不断趋于完善。秘书需要对会议决定事项作及时、准确、科学的反馈。会后反馈工作分为会议决议、决定事项的监督检查和贯彻落实情况的反馈汇报两项内容。要通过各种方式和相应的渠道及时将有关情况、信息、意见和建议反馈给有关部门及领导，保证会议精神的贯彻落实。（四）注意事项在会议决定中明确落实承办责任，须注意以下两类问题：（1）综合性的、需由多部门共同办理的工作事项。这些工作事项涉及多部门，必须明确由哪一部分牵头主办，并授予牵头部门进行实际组织和协调其他部门的权利。如果不明确牵头主办部门，相关部门之间可能扯皮、推托，使会议决定难以落实。（2）部门职责分工边缘的、交错的工作事项。领导机构各部门一般有明确的职责分工，在平时的正常业务范围内能够正常运转。但是，会议决定的内容不一定全部同平时分工对口，往往有一些内容处于几个部门工作边缘状态，或是处于几个部门分工的交叉点。对于这些工作，会议决定要明确指定一个部门或者单位领导确定一个部门承办。否则，有时就形成“有好处的事抢着干，得罪人的事都不做”的局面，耽误会议决定的落实，甚至有可能引起部门之间的矛盾。（五）相关链接1．会议决策传达落实的作用 （1）会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要的环节。任何会议决策的目的，都是为了实现社会的某种需要。而实现这种需要的手段，就是对会议决策迅速付诸实施，是决策目标如期或提前实现。落实的主要任务是将主观的东西变为具体的实际行动。没有这种行动，决策就失去意义，如果落实不力，就收不到好的效果，可以说，传达落实是实现会议决策目的的最重要一环。（2）会议决策传达落实是衡量下级组织得力与否的主要标志。上级组织通过对会议决策的贯彻落实过程，考核和衡量下级组织领导班子是否称职和得力。（3）会议决策传达落实是对会议决策的检验、制约和完善。好的会议决策是经过调查研究、搜集信息、可行性论证和咨询、集思广益作出的。由于人们认识上的差距及其他原因，有时并非完美无缺，切实可行。只有通过落实才能得到检验，并予以修正和完善。所以，决策需要落实；而落实的好坏，对决策能否顺利实现，则有直接影响和一定的制约。2、传达落实的要求（1）迅速果断，保证质量。会议决策事项一般包括时间和质量（标准）要求，规定在一定的时间内按要求实现某项目标或任务。决策信息一经发出，就应迅速组织实施。在保证质量（标准）要求的前提下，实施越迅速，效率越高；反之则越低。因此，下级组织要努力创造条件，克服困难，尽快贯彻落实。 （2）忠实决策，不打折扣。下级在传达落实中首先要深刻认识和理解并结合实际进行分析，在此基础上不折不扣地按决策精神办事。在实施中还要严明纪律和规章制度，以保证决策卓有成效地达到目的。（3）解放思想，创造性地落实。这就是发挥自己的主观能动性作用，结合实际，采取响应的灵活有力的措施，使之具体化、可行化。因此，有利地传达落实工作是会议决策目标顺利实现的关键。3．传达落实会议据测定的具体实施所谓具体实施就是在充分准备的基础上，进行实际操作的活动，这是决策落实的主要步骤的关键阶段，一般应抓好下列环节：（1）动员。为取得传达布置的较好效果，要实现调查和了解员工的思想动向和脉搏，有针对性地解决问题，使之解除疑虑，轻装上阵。（2）分解任务。在传达动员的基础上，将落实任务按系统层层分解下去，直至每个执行者个人。要职责明确，保证计划或安排落实。（3）互相沟通。整个实施过程是一个复杂的系统工程，需要各个系统和系统内部的小系统以至每个人共同努力、团结协作才能完成。部门之间、个人之间需要及时互通信息、克服矛盾，消除不利因素，做到步调一致、协同动作是十分重要的。（4）操作控制。操作控制是指对整个落实过程全部活动的监督和制约。监控方法很多，可以收集汇报，获取信息，利用规划进度表及现代化的闭路电视、电子计算机等。 （5）效益考核。在实施过程完成后考核，是实现高标准、高效率的必要步骤。考核方法除由主观或专业人员根据要求进行外，还可以采取执行人员自我鉴定、共同评议、群众复议等办法。要体现公开公正原则，必须尊重客观实际，领导要最后把关审查。思考题1．会议文件资料收集整理应符合哪些要求？2．会议纪要的内容和要求是什么？3．如何结算会议经费？4．如何跟踪返回落实会议精神？5．根据所学知识及你所熟悉的一次会议，分析其会前筹备、会中服务和会后落实工作。