商务秘书理论与实务 教学课件 ppt 作者 第二版 赵华教学课件 如何掌握会议管理的技巧.doc 3页

如何掌握会议管理的技巧会议的进行和管理需要科学化、合理化，这样才能达到预期目的，这其中有着许多的注意事项以及一定的技巧与方法。如果会议管理者掌握了这些技巧，无疑会对会议的管理大有帮助，使会议能够顺利进行，从而事半功倍。1、会议进程中的注意事项在会议进行的整个过程中，为了保证会议能够高效进行，必须随时发现并纠正一些问题。包括：（1）开会和散会是否准时？（2）会议议题的说明是否简练、明确？（3）是否有无法讨论的议题？（4）会议是否按照程序进行？（5）是否强迫某位特定人员发言？（6）是否批评某人的发言？（7）是否有人发言过于感情用事？（8）是否有人窃窃私语？（9）是否得出了明确的会议结论？（10）是否找到了解决与会者意见对峙的办法？（11）是否尊重了少数人的意见和想法？（12）是否正确记录了决定的事项？（13）是否妥善保管了会议记录？以上问题经常在会议进行的过程中出现，如果处理不当，会对会议进程产生阻碍，影响会议质量。因此，必须予以高度重视。2、主持会议的注意事项许多会议都设有主持人，以便于会议能严格按照议程进行。而作为会议的主持人，必须了解掌握相关的知识，并且运用一定的技巧。一般来说，主持会议需要注意以下事项：（1）清楚开会的时间；（2）充分了解会议目的，把握会议主题； （3）引导与会者积极参与会议讨论；（4）让与会者公平自由地表达意见，不要擅自指定发言；（5）当讨论出现混乱时，应有拨乱反正的能力；（6）如果讨论偏离了议题，应及时予以扭转；（7）客观地接受每位与会者的意见，并及时总结归纳；（8）对会议的议案，应付诸表决，遵循少数服从多数原则；（9）会议的结论获得通过后，当场宣读会议决定的事项。主持人的工作水平高低对会议质量有很大影响。所以，主持人应该在会前进行充分的准备，有针对性地做一些模拟练习。3、参加会议的注意事项作为会议的主体，与会者必须真正地投入到会议中去，这样，才能保证会议能取得成功。作为与会者，必须注意以下几个方面：（1）事先了解会议的宗旨、目的，并对议题进行研究；（2）准时出席，如果因故无法出席，必须事先请假；（3）积极发言，真实地表达个人意见，不要有所保留；（4）发言要言简意赅，避免长篇大论，并且要注意发言时机；（5）避免发言偏离议题；（6）认真听取与自己不同的意见；（7）反驳不同意见时，要注意态度和语气；（8）注意自己的发言时间，要给他人留出发言的机会；（9）发言讨论要具有大局观，不要总为细枝末节争论不休；（10）要遵守少数服从多数的原则。4、会议提问的注意事项提问是会议中常见的方式，也是最重要的方式之一。因此，会议的提问必须做到合情合理。否则，不适当的提问不仅会影响会议的顺利进行，还可能挫伤与会者的积极性。所以，注重会议的提问方法和提问技巧是必要的，有助于达到提问的预期目的。提问的方式有：（1）间接提问：不指名道姓，面向全体与会人员提问； （2）直接提问：指名道姓地向特定的人发问；（3）反问：在与会者提问之后，会议主席并不立刻回答，而是反问提问者或其他与会者。提问时应该注意的问题：（1）使用正确的语言；（2）提问的问题要反映会议的主旨；（3）要提出引人深思的问题；（4）提问的语气要亲切；（5）提问的顺序要得当；（6）提问的问题应便于回答；（7）提问应说明问题的重点。总之，会议的提问是一门艺术性很强的学问，认真领会这一点是提高会议提问水平和效率的必备技能。牢记要点会议管理的注意事项有：会议进程中的注意事项主持会议的注意事项参加会议的注意事项会议提问的注意事项