【行政管理】公司-行政管理细则 20页

天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin；QQ:1318241189；QQ群：175569632北京威奥特信通科技有限公司行政管理细则为保证公司正常的工作秩序和良好的办公环境，更好的为公司各部门和公司全体员工服务，使公司各项行政管理工作有章可循，特制定北京威奥特信通科技有限公司行政管理细则。一、公司行政管理细则包括：《办公管理规定》、《办公用品管理规定》、《保密规定》、《复印机和传真机使用管理规定》、《合同管理规定》、《会议规定》、《印章管理规定》、《机动车辆管理使用规定》10个部分。二、本管理规定作为公司员工入职培训教材的内容之一。三、本管理规定的最终解释权属公司经理办公会，公司经理办公会有权根据国家、北京市及公司实际需要修改本规定各项条款。四、本规定自批准之日起执行。拟制：日期：审核：日期：批准：日期： 办公管理规定为了加强公司各部门办公室的内部管理，营造良好的办公环境，提高工作效率和质量，对员工应遵守的纪律和必具的精神风貌，特作如下规定：一、仪表仪容1.公司所有工作人员在工作时间应保持良好的个人仪表，精神饱满，举止文明，礼貌待人。2.公司所有工作人员必须衣冠整洁，按着装规定要求执行。任何时候，在工作场所不得穿短裤、背心、拖鞋，皮鞋要保持干净、光亮。注意言行举止，不得当众整理个人衣物。3.员工要保持个人身体、面部、手部清洁，工服要保持干净、整洁。4.上班前不吃异味食物以保证口腔清洁。5.员工仪容、仪表要符合自然大方的要求，头发要常洗，不得有头屑并梳理整齐，不得混染和制作怪异发型。男员工应每日修剪胡须，发不盖耳遮领，不得剃光头，不留鬓角、胡须。6.女员工上班尽量化淡妆，但不得浓妆艳抹和喷过浓的香水，男员工不得化妆。7.员工上班期间，应随时自查仪表仪容，发现问题及时纠正。二、行为举止1.举止应大方得体，与人交谈双眼应平视对方，不要左顾右盼。2.遇上级领导或有客来访，应立即起身相迎并问好，先请来访人员入座后，自己方可坐下；来客告辞，应起身移步相送。3.站立的正确姿势应是：双脚与两户同宽自然垂直分开（体重落在双脚上），肩平、头正、双眼平视前方、挺胸、收腹。4.注意走路姿势，在楼道内行走脚步要轻，不得奔跑（紧急情况下除外）。5.进入上级领导或其他部门办公室前，应先立在门外轻叩门三下，征得同意后方可入内；若进去时门是关住的，出来时则应随手将门轻轻带上。6.进出办公室、电梯时，应主动上前一步先拉开门或按住电梯按钮，请同行的客户、女士或来访人员先行。7.对客户或来访人员提出的询问、疑难、要求、意见，要耐心倾听，在不违背保密制度的原则下，有问必答并做到回答准确（对自己无把握回答的应婉转地表示歉意，联系有关人员给予解答，或留下文字记录，限时予以回复）。 一、言谈1.声调要自然、清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高，亦不要过低，以免客人听不太清楚。2.不准讲粗言、使用蔑视和污辱性的语言。3.说话要注意艺术，多用敬语，注意“请”、“谢”字不离口。二、电话应答1.所有来电，务必在三响之内接答。2.接电话，先问好，再报单位，后讲“请问能帮您什么忙？”不得倒乱次序。3.通话时，听筒一头应放在耳朵上，话筒一头置于唇下约五公分处，不得使用免提功能键，中途若需与他人交谈，应用另一只手捂住听筒或按闭音功能键。4.必要时要做好通话记录，通话要点要问清，然后向对方复述一遍。5.对方挂断之后，方为通话完毕，任何时候不得用力掷听筒。6.在公司严禁拨打声讯服务电话；尽量避免打私人电话；家人有急事来电，应从速、简洁结束通话，他人接听，只代为记录、转告。三、办公纪律1.员工应严格按公司考勤制度守时守纪。2.保持办公室肃静，工作时间不得大声喧哗、呼唤、打闹、嬉笑、奔跑，不得哼唱歌曲、吹口哨，妨碍他人办公。3.坚守岗位，集中精力做好本职工作。工作时间不离岗、串岗、不吃零食、闲聊、打瞌睡、躺卧、打牌、听看与工作无关的音乐和书刊。4.上班时间严禁炒股或办私事，因公外出应向本部门负责人请假，说明去向和工作内容。5.接待来客询问，不得泄露公司管理制度、ISO9000质量体系内容等有关公司秘密的事项。6.参加各类会议，应按时到会，保持会场肃静，对重要事项应做好记录。7.保持办公区内整洁、有序、卫生清洁，不在办公场所内吸烟、吐痰。8.爱护一切公有财物，节约使用办公用品，节约用电，做到人走灯灭，关闭门窗、空调。9.下班后，及时整理办公桌椅，锁好门窗、抽屉及文件柜。 一、办公场所卫生1.保持办公区的整洁卫生，办公室应窗明几净，办公桌要求无尘土，严禁在室内放置和乱扔各种杂物。2.办公桌面上的文件、办公用品和设施要码放整齐，便于查找，严禁放置与办公无关的杂物，严守保密制度。3.办公区内，所有废弃物及容器等须在指定地点集中堆放，专人负责管理。4.临时离开办公桌时，座位要放回原位。5.办公室内墙面除悬挂与工作有关的地图、规章制度、奖状、白板之外，不得悬挂与工作无关的物品，悬挂物要统一悬挂在同一水平线上。二、办公场所安全1.办公场所不得随意堆放易燃易爆等危险物品；不得存放现金、首饰等私人贵重物品。2.办公电器设备（电脑、传真因工作需要除外）下班后必须断电，以免发生意外事故。3.办公室无人时，一定要锁好门窗，防止物品及文件的丢失；下班后要仔细检查并确认任何治安、消防隐患后方可离开。4.办公桌椅、消防器材和设备应根据实际布置定期检查、保证完好。公司机要部门（财务部、档案室等）应有加固的防盗门窗和防盗、报警设备。接待来访人员的规定1、公司各部门业务关系人员来访或洽谈合同等事宜，由人事行政部向被访人员予以通报。（1）经被访人员确认后，由前台秘书负责将来访人员领入会客地点。（2）被访人员拒绝接待的，前台秘书应婉转回绝或请来访者留下口信，信息由前台秘书转达当事人。2、被访人员不在公司，可以通知被访人员直属上级或由人事行政部前台人员予以接待，并将信息转达当事人。3、一般来访，应在前厅会客室接待。4、外来人员需要进入公司办公区域协助工作的，时间在2天以上的，应到人事行政部备案，由人事行政部配发临时工作证件，凭此出入公司。 办公用品管理规定1、公司办公用品的采购、存储、发放由综合办负责，发放后的办公用品的保管由领用人负责。2、新入职员工，因工作需要可以领用以下办公用品：签字笔一支、文件袋一个、文件筐一个、笔记本一本、磁盘一张。3、员工离职后除消耗性用品外，其余物品交回综合办。办公用品丢失及人为造成损坏，需要按照原价值的100%予以赔偿。正常使用损耗，以旧换新。4、公司各部门按需领用办公用品。领用特殊办公用品，需要填写《办公用品申领单》，经部门经理签字，综合办经理审核后，予以发放。以下办公用品做特殊规定：（1）名片夹、名片盒、计算器、磁盘盒由部门经理领用，并负责保管；（2）电池以旧换新，磁盘应节约使用。（3）办公设备所用硒骨、墨盒、粉盒以及各种规格的复印纸由前台秘书负责统一领出。6、综合办于每月31日统计本月公司及部门办公用品耗存和领用情况。 保密制度一、保密范围：1、公司重要的文档性资料及公司高层签发的相关文件。2、市场调研分析报告及对策、各种技术方案，质量体系文件以及公司开发的计算机管理软件等。3、销售方案、业绩；人力资源管理规章制度，公司掌握的员工内部档案和员工个人资料。4、公司财务帐目、报表和公司现金流量。5、公司掌握的客户资料，其中客户的身份、住址、联络方式、职业、公司情况、私人及商务行程安排以及个人习惯等。6、公司经理办公会讨论、通过、形成的重大决策、决议、政策性文件以及相关会议纪要。7、标有“保密”、“绝密”的各种报告、文件、请示等。8、未经公司领导批准公开的文件、资料、图纸、档案等。9、在公司规定的保密层次、知密范围以内的文件、资料、决策、档案等；10、在公司规定的保密时限内的各种文件、资料、决策等；11、公司总经理明示的其他需要保密的事项。二、保密原则：1、所有保密范围内的各种文件、图纸、资料等由公司行政部统一管理，任何人不得据为己有，借阅需按规定程序，及时归还。2、所有在保密范围内的各种文件、图纸、资料等未经副总经理或总经理批准，不得对外传阅、复印或通过电子邮件等其它方式对外泄露。3、员工不得探听或泄露公司的机密，不得与知密范围以外的人员谈论公司机密。4、未经副总经理或总经理批准，不得以公司名义对外发表任何有关公司的意见、文章、信函、报告、请示、谈话等。5、对外联系工作、签定合同、谈判、参加各种会议及外事活动，均要取得公司副总经理或总经理的授权。授权以外涉及机密的问题，应予以回避。6、公司各级别员工无论任何理由，一律不得将文件、图纸、资料、档案等携带回家。下班前必须将文件整理锁好，不得任意摆放在桌面。 1、所有保密范围内的各种文件、图纸、资料、废弃文稿等的销毁，必须事先予以检查并按照规定程序销毁。三、泄密责任：1、发生泄密事件后，必须立即向公司汇报，不得隐瞒不报；公司将根据泄密情节严重程度及所带来的后果，依据《公司奖惩条例》予以相应的处罚。2、员工辞职或被辞退后，不得将具有保密效力的文件资料带走，如在新的公司，新的职位上使用，而使我公司受到名誉、经济损失的，公司有权通过法律手段追究其责任。 复印机和传真机使用管理规定1、部门复印资料，须自觉先登记，再复印。一次复印50份以上或100页以上的文件资料，须由综合办经理或副经理批准。2、需要复印的文件资料，属于保密级资料的，须按照规定程序批准后，由综合办主管专人负责复印，任何人不得擅自复印。3、公司复印机概不对外，不得复印与工作无关的私人资料。4、为了使复印机更好地发挥作用，延长使用寿命，每次复印达100张时，须过10分钟再继续复印工作。5、复印时报废文件、资料，属于保密性质的，应立即销毁，不得外传，非保密性质的文档资料，纸张可以重复使用，以厉节约。6、传真机由综合办前台秘书负责维护、使用。各部门接、发传真需要登记，由前台秘书协助收、发。7、公司传真机不得传真私人资料，一经发现，将予以严肃处理。8、如未按上述条款执行，造成文件流失、机械损失，由当事人承担一切责任。 传真登记表日期传真资料名称张数部门申请人执行人备注 复印登记表日期复印资料名称纸型张数部门复印人备注 合同管理制度为了保护本公司作为当事人的合法权益，保证经济计划的顺利执行，避免产生经济合同纠纷，提高经济效益，特制定如下制度：1、对外签订经济合同，必须以《中华人民共和国经济合同法》制订。2、凡对外签订经济合同需填制《合同鉴审单》，各有关部门逐项填写后，将合同原件及《合同鉴审单》送直属上级审批。合同由公司法人代表或法人代表授权人签字。3、签订经济合同需由对方单位提供其企业法人营业执照复印件、法人代表证明书以及法人授权委托证明书（由企业法人代表签署合同的，只需提供前两份资料）。4、与个人签订经济合同，对方需提供其个体工商营业执照复印件以及身份证复印件。5、对外签订合同须加盖公司合同专用章，否则所签订的合同一律无效。6、由领导会签审核后正式签署的合同，应由综合办盖章、编号、归档。一式四份，对方两份，公司两份（归档一份，财务部一份）。复印给执行部门一份，商务部一份。7、财务部负责审核合同的付款形式、付款数额、付款时间，严格执行合同条款及公司合同管理制度，对原始凭证不齐、不符合政府及公司要求的付款申请可以拒付；对合同在付款、监督、结算方面负专业责任。8、合同正本一份同有关附属资料，包括《合同鉴审单》、对方单位的企业法人营业执照复印件及《法人代表证明书》、《法人代表授权委托证明书》一并由综合办存档备案。9、合同签定必须秉公办事，不得以权谋私、索贿、受贿。违反者不论其职务高低，均按其情节轻重，给予警告、降级、直至开除处理。 合同鉴审单合同名称：合同编号：经办人部门负责人相关部门财务负责人主管副总经理总经理备注 会议规定为了进一步规范公司内部管理，增强工作的计划性，协调公司各部门之间关系，使公司日常工作有条理、有计划，促进公司经济效益的提高，根据《公司法》和本公司运作需要，特制定有关会议制度。1.0经理办公会议制度1.1经理办公会议的主要任务是：1）讨论决策公司的重大事项。2）部门汇报上周工作情况及存在的问题和下周工作计划。3）交流各部门的工作。4）对有代表性的问题进行讨论并得出结论或制定处理方案。5）公司布置本周的具体工作。1.2经理办公会议每周一早8：30召开一次，根据公司工作需要可召集会议。1.3经理办公会议由总经理主持，总经理因事不能参加，可委托副总经理主持召开；参加人员为总经理、副总经理、各部门经理，组长，若因会议需要，可请有关部门有关人员参加。1.4综合办部负责经理办公会议通知和会前各项准备工作。1.5经理办公会议由综合办助理做好记录，会后对公司布置的重要工作形成纪要，由总经理或其委托人签发后下发，以便贯彻实施。2.0全体员工大会2.1全体员工大会的主要任务是宣布重大事项、决议、决定。2.2全体员工大会根据实际工作需要半年举行一次。2.3全体员工大会由总经理主持，公司全体员工参加。2.4综合办负责全体员工大会的时间和地点，会议通知和会前各项准备工作。2.5全体员工大会由综合办助理做好记录，会后对重大事项、决议、决定形成会议纪要，由总经理签发后下发，以便贯彻实施。2.6综合办部负责督查全体员工大会各项决定的执行情况，并向总经理汇报。3.0部门/专题会议3.1 部门会议的主要任务是交流部门内部工作、对有代表性的问题进行讨论并得出结论或制定处理方案；专题会议的主要任务是就某一或多个专题进行讨论并得出结论或制定处理方案。1.1部门/专题会议根据实际工作需要由部门经理/专题小组负责人确定召开时间、地点和出席者，会议通知和会前各项准备工作，并主持会议。1.2部门/专题会议由主持人指定专人记录，会后对专题讨论结果形成会议纪要，由部门经理/专题小组负责人签发后向主管上级汇报并下发有关各方，以便贯彻实施。1.3部门经理/专题小组负责人负责督查专题会议各项结论或方案的执行情况，并向主管上级汇报。2.0外部会议2.1外单位主持召开的外部会议2.1.1外单位主持召开的会议，必须事先经总经理知悉，由总经理确定参会人员（会议明确参加人的除外），由总经理秘书按总经理指示通知参会人员。2.1.2外部会议由参会人员做好会议记录，会后形成会议纪要，由我公司参会人员中职位最高者签发后向主管上级汇报。2.2我公司主持召开的外部会议2.2.1我公司主持的由外单位派人参加的会议、洽商、谈判由总经理或授权人确定外单位及本公司的参会人员。2.2.2总经理或授权人指定专人负责会议通知和会前各项准备工作。2.2.3总经理或授权人指定专人做好会议记录，会后形成会议纪要，由总经理或授权人签发后下发公司内部有关各方，以便贯彻执行。2.2.4总经理或授权人指定专人负责督查会议布置各项工作的执行情况。1、附则（1）参加会议人员必须按会议规定时间、地点准时参加，不得无故缺席、迟到或中途退席。如有特殊情况应事先征得会议主持人同意。（2）会议应切实做到“议题明确、实事求是、内容扼要、语言简练、讨论集中”。（3）会议决定的事项，不得随意变动，会后按照会议要求及精神传达贯彻，不得扩大传达范围或任意外传，对违反公司保密规定的，予以严肃处理，严重者予以辞退。 北京威奥特信通科技有限公司会议纪要签发人：时间：年月日时地点：参加人员：主持人：记录人：会议议题：会议内容：报：抄： 印章管理规定印章是公司或部门权力的象征，应当严格管理：1、印章要由专人保管（1）公司章、合同印章及法人名章由综合办指派专人保管；（2）财务专用章由财务部指派专人保管；（3）部门印章由部门指派专人保管。2、使用印章须先填写《用章登记表》,经批准后方能盖章。（1）盖公司印章，属一般事务，须经副总经理签字批准，属重大事务，须经总经理批准；（2）加盖公司合同印章的，须经副总经理或总经理批准；（3）加盖公司财务专用章须经财务部经理、批准；（4）加盖部门印章，须经过部门负责人批准；（5）加盖法人名章，须经总经理批准；3、凡经总经理或总经理委托副总经理签署的文件、制度、合同、标书等，在经手人登记后，直接盖章。4、公司各类印章原则上不携带外出，如因特殊公务需携带外出使用，须经公司副总经理批准，并须有二人同行，办理借用手续，如期归还。5、因业务需要持空白介绍信或文件加盖公司印章时，须经副总经理批准，经手人登记后发出；如未使用或未用完的，应如数交回综合办，适时核销。6、公司各类印章不能私自为公司以外人员出具证明、介绍信等。凡遇有特殊情况，应按印章管理制度程序办事。7、印章的刻制、更换一律由综合办办理，上报副总经理，批准后方可刻制。8、废弃的印章由综合办统一收回保存或销毁。9、各部门办理事宜需要用到营业执照副本、企业机构代码证副本、地税证副本、国税证副本时，需要登记事由后，经由副总经理批准后方可使用或借出。10.营业执照副本、企业机构代码证副本、地税证副本、国税证副本，以上四种副本复印件使用前，应在其上注明事由，并加盖公章。 使用印章登记表日期部门需盖章资料全称申请人审批人经办人备注 机动车辆管理使用规定为了加强公司机动车辆的管理，合理调度机动车辆，确保公司的正常运行，对公司机动车辆使用特作如下规定：一、司机工作守则1、公司司机要严格遵守道路交通管理条例及安全行车的有关规定，严禁酒后开车。否则，所造成的经济损失，由司机个人承担。2、司机要坚守岗位，做好随叫随到，并做好车辆保养工作，做到“三勤”，即勤检查、勤保养、勤擦洗。3、车辆由指定司机驾驶，未经公司领导批准，不得交给他人驾驶。否则，将追究司机责任，一切后果由司机本人承担。4、做好出车前的车辆检查工作，保证顺利出车。二、用车管理1、公司车辆由综合办调度。2、车辆应保证公司领导的工作用车和各部门行政业务用车。3、各部门用车须提前一天向部门负责人申请，填写《派车单》，经部门负责人同意签字交综合办批准后，方可出车。如遇特殊情况，未提前申请且事情紧急，用车部门应由部门经理写明理由，再由综合办进行调配。4、各部门外出办事，原则上由综合办安排车辆，无车安排时，经副总经理批准，可乘坐出租车，公司给予报销出租车费。5、各部门在填写《派车单》之前，应先在本部门内做好用车的协调工作，能够一起办理或搭车办理的，尽量一同用车。6、在出现用车冲突的情况下，综合办按事情的重要程度、距离远近安排车辆。7、凡用车单位，必须按批准用车路线、地点行车，不得私自更改行车路线，特殊情况需要改的，要在《派车单》上说明理由。8、司机应实事求是填写《派车单》内容（时间/行车里程），不得弄虚作假，并认真保管，月底进行汇总。9、综合办根据《派车单》所填数据计算各部门用车量并考核司机工作量。三、车辆使用1、 公司综合办为公司车辆的管理部门，负责车辆的年检、维修、保养、交通安全管理及各种税费的缴纳。1、公司车辆一般情况下由专职司机驾驶，遇特殊情况，持有驾驶执照，且经过公司专职司机路考合格，备案后的非专职司机有资格在本市内驾驶车辆。2、有资格驾驶车辆的非专职司机在驾驶车辆前，须与专职司机进行交接，交接内容包括：车辆外观、灯光、仪表、刹车。车辆用毕后，按上述程序交接，并申明在用车途中有无故障及其他需要说明的问题。未按照程序交接，发现问题，车辆在谁手中，由谁承担责任。3、公司车辆若需离京行驶（含远郊区县），须经副总经理批准，否则记过失一次。四、保险与赔偿1、公司车辆按规定办理各种保险。2、车辆外出均应在正规停车场停放，停车费凭收据报销。3、如发生交通意外，由保险公司根据保险合同条款先行赔偿。赔偿费不足之部分，根据责任情况，分别由公司及驾驶员个人负担：我方全部责任：公司30%个人70%双方责任：公司70%个人30%我方次要责任：公司90%个人10%我方无责任：公司100%4、如车辆丢失，由保险公司根据保险合同条款予以赔偿。同时，将丢失车辆的原值减去累计折旧额后的净值与赔偿费相抵，如赔偿费不足该车折旧后的净值时，差额部分由丢车人负担。派车单申请人部门 出车人时间前往地点行车里程事由部门批示综合办意见备注派车单申请人部门出车人时间前往地点行车里程事由部门批示综合办意见备注天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin；QQ:1318241189；QQ群：175569632