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第八章：会议管理第一页，编辑于星期五：十七点十九分。 第二页，编辑于星期五：十七点十九分。 学习目标您是否因为效率低下而错失良机？您是否每天应酬于无数的会议之中，常常分身乏数？本次培训将使管理人员迅速提升会议效率，进而将高效会议转化为生产力提供极大的帮助。第三页，编辑于星期五：十七点十九分。 主要内容会议的概述高效会议成功法那么高效会议技巧会议记录与会后跟进几种常用会议管理步骤问题及讨论第四页，编辑于星期五：十七点十九分。 会议分类按正式与否按人数分类按开会方式分类按开会目的分类正式会议非正式会议团体会议一对一会议面对面会议电话会议视频会议网络会议宣布人事安排、讲解政策的会议当众表扬和批评的会议临时处理突发事件的会议固定的会议集思广益的会议Tips所有的会议都要落实到解决问题！第五页，编辑于星期五：十七点十九分。 常见会议体系及频度全体员工大会——至少一年一次经销商大会——至少半年一次部门经理会议——至少每月一次突发事件会议——越少越好一事一议会议——按需随时举行第六页，编辑于星期五：十七点十九分。 计算会议本钱时间本钱＝参加会议的人数×〔与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议效劳人员工作时间〕金钱本钱＝开会的时间本钱×与会人员平均每小时的工资直接本钱＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、食宿费＋文件准备费不定损失本钱Tips开会的效果至少应该cover本钱第七页，编辑于星期五：十七点十九分。 开会有什么意义？一家公司的开会效率与会后执行决定了企业的竞争力通过开会提高生产力和竞争力第八页，编辑于星期五：十七点十九分。 高效会议成功法那么〔1〕必要时才开会第九页，编辑于星期五：十七点十九分。 需要开会吗？◎NetMeeting调查结果：美国上班族每周平均参加十个会议，约占每周工作时间一到一天半经理人每周有一半以上时间在开会57%的上班族开会前心情紧张上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的问自己三个问题1、开会是否是解决这件事的最正确途径？2、在这个会上，我期待什么样的结果？3、如果不开这个会，有可能产生什么不良后果？第十页，编辑于星期五：十七点十九分。 真的需要开会吗？开会的理由必须把信息同时传递给很多人需要多人参与以作出决策，解决问题要别人参与以集思广益听取工作汇报给团队委派任务敏感问题的沟通突发紧急事件或者有时间急迫不开会的理由你是唯一做决策并且知道该怎么做的人〔开会让他人参与只能把问题弄乱〕会议本钱太高没有足够的时间准备会议还有比开会更好的方法第十一页，编辑于星期五：十七点十九分。 二、明确会议的目的目的需要考虑的事项会议类型处理信息例如听取报告，发布指令，宣布或解释程序上的变化最多涉及三个人非正式的小及四个人以上，或一个团队正式的要求反馈度讨论非正式或正式的让公司董事了解最新形势正式的涉及股东年会或临时股东大会要告知公司外尽可能多的人，包括媒体。公开的涉及提供信息的发言人新闻发布会解决问题例如应付不满。仅涉及一人一对一需要几个人或一个团队的投入专门委员会涉及紧急问题临时的做出决定例如做出选择，获得授权，承诺采取行动需要立即讨论，或涉及非典型的商务问题监时的涉及反复出现的商务问题正式的要求一个组织的最高层进行讨论或授权董事会要求公司的股东们授权年会或临时股大会激发创意例如形成创造性的解决方法需要讨论创新的想法非正式的需要迅速地产生全新思想头脑风暴需要对有关事宜的报告进行考虑、讨论或准备正式的开展有效的沟通传达资讯监督检查执行情况和工作进度、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意鼓励士气Tips必须从一开始就明确会议的目的第十二页，编辑于星期五：十七点十九分。 高效会议成功法那么〔2〕会前做好准备，否那么，你将为会议失败做准备第十三页，编辑于星期五：十七点十九分。 会议准备核查清单1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程〔表〕5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.确定出席人〔数〕并分配任务7’确定是否分组8.决定会议的地点9.研究会场如何布置10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.确定决策方法15.准备相关背景资料16.确定会议需要的视听设备及辅助会议工具的准备17.是否要求与会者准备发言及传阅资料18.准备会场周边位置图19.发出会议通知及相关背景资料20.是否安排会后娱乐工程并做好事先通知20’准备预算并申请费用Tips高效会议从会前准备开始第十四页，编辑于星期五：十七点十九分。 会议准备核心——会议通知的内容会议目的会议希望到达的目标或产生的结果出席人名单会议日期、时间、地点会议持续时间会议主持人每个与会者的任务会议涉及的每个议题的负责人和讨论时间背景资料清单及附件Tips主要人物或者领导还需要口头重述通知要点和归纳背景资料的信息第十五页，编辑于星期五：十七点十九分。 开会日期星期时间地点与会者名单必须出席者可选择性出席者主题安排者电话开会目标会前准备工作议程第十六页，编辑于星期五：十七点十九分。 表7.4会议议程实例M计算机公司一号工程检查会议日期：2001年12月4日，星期五时间：下午2：30——3：45地点：B大厦第二会议室会议目的：研究一号工程进展情况议程1．公司第四季度销售情况；2．上次会议记录；3．上次会议记录中提出的问题；4．××关于CPU进展报告；5．××关于Case设计进展报告；6．××关于软件进展报告；7．下次会议日期、时间、地点。 附件1．软件进展报告，第7号；2．Case设计进展报告，第2号；3．关于软件问题的短文。第十七页，编辑于星期五：十七点十九分。 高效会议成功法那么〔3〕选择适宜的时间、地点、人物能够保证会议高效率运转第十八页，编辑于星期五：十七点十九分。 会议准备要素目的时间地点人事资料人、财、物、吃、住、行的安排第十九页，编辑于星期五：十七点十九分。 高效会议成功法那么〔4〕会后跟进，将使会议事半功倍，转化为现实生产力第二十页，编辑于星期五：十七点十九分。 主持会议技巧掌控全局、运筹帷幄如何做开场白主持人的责任如何处理会议中的意外和冲突高效会议技巧〔一〕第二十一页，编辑于星期五：十七点十九分。 掌控全局——会议进行的三个阶段开始阶段欢送，并介绍与会人员〔如果需要〕宣布会议目的和目标宣布议程和会议记录人宣布会议规那么过程阶段严格按照议程进行组织〔分组〕讨论并决策处理冲突结尾阶段总结会议〔回忆主要议题和决策〕安排下一步任务明确责任人和完成时间宣布执行检查人Tips会议开到一个小时要安排休息，保证与会者精神饱满，会议气氛良好第二十二页，编辑于星期五：十七点十九分。 开场语练习：原那么：明确会议议题限定会议时间会议内容会议方式第二十三页，编辑于星期五：十七点十九分。 严格按照议程进行营造没有指责和贬损的和谐气氛，善于倾听正确总结讨论的内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人，防止出现会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保持中立态度主持人的责任Tips主持人的两个法宝：倾听和引导会议基调第二十四页，编辑于星期五：十七点十九分。 意外和冲突的处理与蝉相遇蝉的病症：讲与主题无关的故事讲得模糊而不具体明确拒绝倾听别人的主要观点主持人对策：采用非语言性暗示探询、总结、测试其理解成度善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言第二十五页，编辑于星期五：十七点十九分。 意外和冲突的处理与鲨鱼相遇鲨鱼的病症：有攻击别人的倾向总是给予消极的、否认的意见主持人对策：理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提但正面的建议会更受欢送采用非语言性方式打断第二十六页，编辑于星期五：十七点十九分。 意外和冲突的处理与驴相遇驴的病症：过于敏感防卫性很强，心中有面“墙〞不能站在别人的立场看问题主持人对策：突出他的奉献重复问题短暂沉默第二十七页，编辑于星期五：十七点十九分。 意外和冲突的处理与兔子相遇兔子的病症：质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议主持人对策：突出他的奉献重申可以先试用现在的程序，如不奏效，那么马上按他的方法实施第二十八页，编辑于星期五：十七点十九分。 意外和冲突的处理与螃蟹相遇螃蟹的病症：开会时还在做别的工作私自进入小团体讨论时常接打瞌睡，走神主持人对策：对开小会者，主持人停止说话或者示意发言者暂停，使会议短暂沉默问他们是不是觉得应该先分组讨论，然后集中讨论对打瞌睡者，可中间休息5分钟，并加快会议议程第二十九页，编辑于星期五：十七点十九分。 参与会议技巧会议原那么标准与会者责任信息沟通与反响高效会议技巧〔二〕第三十页，编辑于星期五：十七点十九分。 会议原那么标准积极参与发言会前拟定发言搜集背景资料了解可能的反对意见开放的观点谈论问题理解和妥协外表与讲话着装/身体语言/清晰简明积极倾听发言处理问题做会议记录第三十一页，编辑于星期五：十七点十九分。 会前充分准备会中全情投入，奉献自己的创意与意见以解决问题为己任保持健康、开放的心态，摒除部门之见和个人恩怨尽可能多地获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不进行人身攻击不打击或者贬损他人的意见防止出现不当的肢体语言会后总结与会者的责任第三十二页，编辑于星期五：十七点十九分。 会议中的信息沟通与反响沟通漏斗沟通金三角潜心倾听是沟通的根底心里想100%嘴上说80%别人听到60%别人听懂40%别人行动20%设身处地自己别人潜心倾听良好反响沟通的原那么Tips倾听：忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地理解说话者的内容，深深处地的感受和体验。第三十三页，编辑于星期五：十七点十九分。 良好反响特征要描述行为，不要判断侧重表现而非性格要征求意见，着眼未来不能伤害别人的自尊实际可行Tips人们判断别人是否尊重的倾听和理解自己，并不在于一定要别人赞同他的意见，而是需要获得一种真正被人理解的内心感受第三十四页，编辑于星期五：十七点十九分。 如何达成决议彼得•德鲁克决议方法决策类型及应用高效会议技巧〔三〕第三十五页，编辑于星期五：十七点十九分。 达成决议－彼得德鲁克决议法用足够多的时间检视困难所在，并使与会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论之客观比较各提案的优劣，防止意气之争估计各提案之获益率评估有无采集更多资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各提案之认同单位对提案做适当的修整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督第三十六页，编辑于星期五：十七点十九分。 决策类型及应用无异议决策权威决策少数服从多数共识决策确保团队每个人都认为所达成的决议是最正确的，并公开支持它；意见不和及冲突的发生率最低保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队成员均有时机发表意见；复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量的决议允许多数人对问题发表自己的意见；保证大多数人获胜；决议可以通过简单唱票，相对迅速和高效地做出决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；在权利界限明显的地方最有效第三十七页，编辑于星期五：十七点十九分。 会议记录与会后跟进技巧会议记录与会者会后跟进主持人的会后跟进第三十八页，编辑于星期五：十七点十九分。 会议记录表7.5会议记录形式实例M计算机公司一号工程第6次检查会议纪录Ø 时间、地点：会议于2001年12月4日(星期五)在B大厦第二会议室举行，下午2：30开始。Ø出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉，庄子期(主席)，无故缺席者有：李杰，张明，吴倩发来了请假条。Ø上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录。Ø 上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说，有关客户仍在度假，所以她没能邀请到他们来参加会议。·同意的行动：目亦梅在有关客户度6归来后邀他们参加会议。·完成的时限：下次会议前。Ø 进展报告实例：周敏报告说，软件开展已在目标之列，可望在三月底前完成第二版。然而，仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。·同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解决问题。·完成的时限：2001年12月21日Ø 下次会议的时间，地点：下次会议：2001年12月25日，星期五，下午2：30在B大厦第二会议室举行。第三十九页，编辑于星期五：十七点十九分。 会议记录重要会议要录音主持人不要兼任会议记录者工作。整理会议记录形成会议纪要尽可能维持在1~2页纸内会议纪要内容应包括：标题、会议议题、主席名字、迟到、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处；列出会议重点；会议决议工作分派情况及完成日期、责任人及监督人尽量当天或者最迟第二天将会议纪要发给与会者确认形成最终会以纪要并请与会人员签字(如需要)、存档第四十页，编辑于星期五：十七点十九分。 与会者会后跟进拿到会议纪要后要仔细看，尤其是对与自己工作相关的信息做标记分析一下会议的过程，不同与会者对同一问题的不同态度和表现，及时进行必要沟通分析一下人际关系的状态考虑会议上所分派给自己的任务完成方案，并做相关安排将会议决议及精神贯穿到下一步的工作中第四十一页，编辑于星期五：十七点十九分。 主持人会后跟进主持人〔组织者〕在会议后要总结得失请大家填写会议评估表针对评估意见采取改进措施联络缺席的同事，询问缺席的原因跟进方案，如有需要立刻召集另一次小会议监督决议执行，并在过程中提醒相关负责人工作的最后期限第四十二页，编辑于星期五：十七点十九分。 解决问题为目的的会议管理步骤了解与会人员对问题的态度就问题界定达成一致讨论问题已经持续多久，目前开展到什么程度问题产生的原因有哪些设想问题不解决会带来什么后果与会人员集思广益，讨论解决问题的方法并分析优缺点选择最有效的方法〔基于时间、资源、资金、价值观等〕取得与会人员一致意见总结会议并布置会后跟进常用会议管理步骤〔一〕第四十三页，编辑于星期五：十七点十九分。 以决策为目的的会议管理步骤会前将所有背景资料和专家观点发给与会者了解与会人员对决策事项的态度确定决策事项的要素确定定适于本次会议的决策方法全体一致通过决策多数通过决策领导〔小组〕决策讨论决策事项表决宣布决策结果总结会议并布置会后跟进常用会议管理步骤〔二〕第四十四页，编辑于星期五：十七点十九分。 说明和交流的会议管理步骤头脑风暴鼓舞士气宣布事项Tips这类会议尽可能的简短，到达目的就结束，但一定注意会议保持良好气氛。常用会议管理步骤〔三〕Tips头脑风暴会议中不能否认别人的意见第四十五页，编辑于星期五：十七点十九分。 虚拟会议视频会议会〔网络/电信〕网络会议Tips1、技术问题不能成为会议障碍，保证沟通质量2、在没有视频的情况下，发言前一定清晰地说明自己的职务和姓名。第四十六页，编辑于星期五：十七点十九分。 两个案例：年度会议vs.小会议第一局部：会议主题报告暨年度工作总结COO第二局部：各部门工作总结第三局部：各分公司工作总结第四局部：总经理发言第五局部：专题讨论小会议：第四十七页，编辑于星期五：十七点十九分。 成功的会议真正成功的会议，必定有一种振奋人心的气氛，会议的目的得以完满实现，而且与会者都感到时间没有白费。会议开得好，就能够在组织内部传播正面的、有鼓励性的健康信息。Tips完成议程、作出决策；饱受折磨、精疲力竭。气氛热情、温暖如春；检点成果，什么没有。在两个极端之间选取适宜的点第四十八页，编辑于星期五：十七点十九分。 经常遇到的问题总有迟到早退总有人低声耳语，影响会议。某个与会者霸占会议时间，其他人不满与会者就一个小问题争论不休或重复同一观点，使会议停滞或混乱与会者没有参与讨论的热情，一言不发非会议议题占了很多时间争论中大家只顾自己说话，根本没有注意对方在说什么与会者之间发生意见分歧，甚至喊叫，甚至离席，场面为难领导不看会议资料第四十九页，编辑于星期五：十七点十九分。 解决方法第五十页，编辑于星期五：十七点十九分。 2022/2/1851任何技能只有不断实践反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。第五十一页，编辑于星期五：十七点十九分。 谢谢！第五十二页，编辑于星期五：十七点十九分。 1、了解面对逆境，远比方何接受顺境重要得多2021/9/1213:14:0013:14:001:14:00PM。九月-21九月-21Sunday,September12,20212、一般的伟人总是让身边的人感到渺小Sunday,September12,20211:14:00PM9/12/20211:14:00PM13:14Sep-21。13:14:0013:14:0013:149/12/20211:14:00PM3、13:14Sep-2112-Sep-214、昨天是张退票的支票12-Sep-211:14:00PM13:1413:14:0013:14:0013:14Sunday,September12,20215、积极人格的完善是本，财富确实立是末12-九月-21。九月-21九月-2113:14:0013:14:00September12,20216、昨晚多几分钟的准备9/12/20211:14:00PM12九月20211:14:00下午13:14:00九月-217、每一发奋努力的背，必有加倍的赏赐1:14:00下午九月211:14下午九月-2113:14September12,20218、业余生活要有意义，不要越轨。2021/9/1213:14:0013:14:0012September20219、要及时把握梦想，因为梦想一死9/12/20211:14:00PM。1:14:00下午1:14下午13:14:00九月-2110、一个人的梦想也许不值钱，但一个人的努力很值钱。9/12/20211:14:00PM13:14:0012-九月-2111、在真实的生命里，每桩伟业都由信心开始，并由信心跨出第一步。9/12/20211:14PM9/12/20211:14PM九月-21九月-21谢谢大家第五十三页，编辑于星期五：十七点十九分。 1、每一个成功者都有一个开始。勇于开始，才能找到成功的路2021/9/1213:14:2913:142、成功源于不懈的努力，人生最大的敌人是自己怯懦。13:14:2913:14:2913:149/12/20211:14:29PM3、每天只看目标，别老想障碍Sunday,September12,2021。九月-2113:14:2913:14Monday,July19,202112-Sep-214、宁愿辛苦一阵子，不要辛苦一辈子1:14:29下午。13:14:2913:14:2913:14Sunday,September12,20215、积极向上的心态，是成功者的最根本要素13:14:29。九月-21九月-2113:14:2913:14:29September12,20216、生活总会给你另一个时机，九月-211:14:29PM1:14:29下午13:14:29九月-217、人生就像骑单车，想保持平衡就得往前走21:19:48九月-2113:14September12,20218、业余生活要有意义，不要越轨。2021/9/1213:14:2913:14:2912September20219、我们必须在失败中寻找胜利Sunday,September12,2021九月-2110、一个人的梦想也许不值钱，但一个人的努力很值钱。9/12/20211:14:29PM13:14:2912-九月-2111、在真实的生命里，每桩伟业都由信心开始，并由信心跨出第一步。9/12/20211:14PM9/12/20211:14PM九月-21九月-21谢谢大家第五十四页，编辑于星期五：十七点十九分。