会议管理概述( PowerPoint 59页) 61页

会议管理第一节会议的概念与作用第二节会前准备第三节会中事务第四节会后工作第一页，编辑于星期五：十七点二十三分。 学习目标及任务：了解：会议的作用；熟悉：会前准备工作；熟悉：会中事务效劳；熟悉：会后工作的内容。第二页，编辑于星期五：十七点二十三分。 一份美国的调查统计经理级干部和专业人员每周约花1/4的时间在开会上；中上级的经理约1周2天；资深行政人员那么多达1周4天。研究显示，除了一对一的会议，三人以上的会议平均所占的时间最多。第三页，编辑于星期五：十七点二十三分。 第一节会议的概念与作用一、会议的涵义会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规那么、有秩序、有领导的。第四页，编辑于星期五：十七点二十三分。 二、会议的要素1、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。2、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。4、财务要素：会议经费、会议设备、会议效劳设施。第五页，编辑于星期五：十七点二十三分。 最根本的会议要素：会议时间会议地点会议议题与会人员会议程序第六页，编辑于星期五：十七点二十三分。 三、会议的种类1、按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；2、按会期分：定期会议和不定期会议；3、按出席对象：联席会、内部会、代表会、群众会等；4、按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性5、按议题性质：专业性、专题性、综合性等；6、按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十人或数人)等；7、按召开方式：常规会、播送会、会、电视会、网络会等；8、按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。第七页，编辑于星期五：十七点二十三分。 四、会议的作用〔一〕会议的积极作用1、交流信息，互通情报。2、发扬民主，科学决策。3、增强友谊，促进团结。4、统一认识，协调行动。5、带动消费，促进经济。第八页，编辑于星期五：十七点二十三分。 〔二〕会议的负面作用1、造成时间、精力的浪费。2、金钱的浪费。3、信息的重复、浪费。4、滋长不正之风。第九页，编辑于星期五：十七点二十三分。 你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？课堂讨论：第十页，编辑于星期五：十七点二十三分。 第二节会前准备一、拟订会议议程、日程二、选定、布置会场三、发布会议通知四、会前接站五、准备会议资料、会议用品六、落实好后勤工作第十一页，编辑于星期五：十七点二十三分。 一、拟订会议议程、日程〔一〕相关知识1、会议议程的内容大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。第十二页，编辑于星期五：十七点二十三分。 2、会议日程的内容3、会议议程和日程的作用让与会者更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序方案，即获得有效信息。第十三页，编辑于星期五：十七点二十三分。 〔二〕工作程序1、会议议程的制定程序〔1〕明确目标和参加者明确目标；在会议议程上陈述目标；列出会议参加者。参加对象的职务或级别；与会者是否具有代表性；参会总人数。第十四页，编辑于星期五：十七点二十三分。 〔2〕安排各议程事项的时间会议长短；敏感话题。按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。应预估每一个议案所需要的处理时间并清楚地标示出来。第十五页，编辑于星期五：十七点二十三分。 〔3〕确定每一项议程1〕目标；2〕准备；3〕时间安排；4〕演讲者；5〕提前分发会议议题。第十六页，编辑于星期五：十七点二十三分。 〔4〕决定会议讨论形式1〕典型的会议形式；2〕头脑风暴形式；3〕团队列名方法；4)小型团队。〔5〕决定会议决策的方式第十七页，编辑于星期五：十七点二十三分。 〔三〕本卷须知1、会议议程和日程的区别会议议程和日程的功能不同，议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇变化，可相应调整。2、正确处理会议临时动议第十八页，编辑于星期五：十七点二十三分。 案例英豪公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将在5月5日星期一上午10：00在公司总部的三号会议室举行。销售二部经理的人选。东部地区销售活动的总结。上次会议记录。销售一部关于内容沟通问题的发言。下季度销售目标。公司销售人员的招聘和重组。第十九页，编辑于星期五：十七点二十三分。 1、帮助丁倩找到议程表的问题所在。2、重新设计这次会议的议程表。讨论：第二十页，编辑于星期五：十七点二十三分。 二、选定、布置会场1、选定会场。主要考虑以下因素：第一，会场大小适中，以每人平均2~3平米为宜。第二，会场地点适中。第三，会场附属设施齐全，包括照明、通讯、卫生、效劳、、扩音、录音等。第二十一页，编辑于星期五：十七点二十三分。 2、布置会场会场形式。多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型日常工作会议表达民主与团结的气氛第二十二页，编辑于星期五：十七点二十三分。 半圆型、马蹄型、六角型、八角型、回字型座谈会、讨论会使人有轻松、亲切之感第二十三页，编辑于星期五：十七点二十三分。 M字型、扇面型中型会议使人有正规、严肃之感第二十四页，编辑于星期五：十七点二十三分。 众星拱月式大型茶话会、团拜会第二十五页，编辑于星期五：十七点二十三分。 一般在礼堂召开大型会议第二十六页，编辑于星期五：十七点二十三分。 排列座次排列座次的几种方法：1、横排法2、竖排法3、左右排列法第二十七页，编辑于星期五：十七点二十三分。 会场的气氛布置灯光；色调；标语；花卉等第二十八页，编辑于星期五：十七点二十三分。 三、发布会议通知书面通知口头通知态度庄重严肃、备忘性好方便、简明、快捷无论采用哪种方式，通知的内容都要写明会议名称、主持单位、会议内容、会期、地点、与会人员、报到事宜及有关要求。第二十九页，编辑于星期五：十七点二十三分。 四、会前接站接站时需要本卷须知：设立会议接待站〔大型会议〕；设置临时接站牌〔小型会议〕；自我介绍，再询问对方。第三十页，编辑于星期五：十七点二十三分。 五、准备会议资料、会议用品〔一〕会议资料的类型和准备1、会议资料的类型〔1〕来宾资料〔2〕会议资料〔3〕沟通资料第三十一页，编辑于星期五：十七点二十三分。 2、会议资料的准备〔1〕来宾资料袋内容〔2〕会务资料内容〔3〕沟通资料内容会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。第三十二页，编辑于星期五：十七点二十三分。 〔二〕会议用品的类型和准备1、会议用品的类型〔1〕必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。1〕会议内设备2〕常用物资灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的平安设施等。电脑、打印机、复印机、机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。第三十三页，编辑于星期五：十七点二十三分。 〔2〕特殊用品伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。第三十四页，编辑于星期五：十七点二十三分。 2、准备会议用品〔1〕检查空调设备；〔2〕检查好灯光、扩音设备；〔3〕检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。〔4〕如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌；〔5〕在每人座位前摆放纸笔；〔6〕多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等；〔7〕如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。〔8〕会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人效劳。〔9〕如果是、播送会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。第三十五页，编辑于星期五：十七点二十三分。 六、落实好后勤工作1、会议经费工程的预算，即会议本钱。坚持勤俭节约原那么，精打细算，减少开支。会场租金、场地布置、文件印制、办公用品、住宿、伙食补贴、交通、文娱费用等等。第三十六页，编辑于星期五：十七点二十三分。 2、制发会议证件、制定会议须知。会议证件正式证件工作证件代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等。工作证、记者证、出入证、汽车证等。证件的内容包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。会议须知会议保密纪律、请假制度、会客制度、平安要求、作息时间和其他本卷须知。第三十七页，编辑于星期五：十七点二十三分。 案例分析：请柬发出之后某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。第三十八页，编辑于星期五：十七点二十三分。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门抱歉，但造成的不良影响也难以消除。这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？第三十九页，编辑于星期五：十七点二十三分。 第三节会中事务一、会议签到1、簿式签到2、卡片式签到简便易行；容易造成拥挤现象。比较适合于小型会议或庆典性会议。预先印制卡片；磁卡签到。卡片式签到方式适用于较大型会议。第四十页，编辑于星期五：十七点二十三分。 二、协助正确使用会场设备并发放会议用品三、会场效劳1、引导座位2、分发会议文件的材料3、内外联系、传递信息4、维持会场秩序5、处理临时交办事项6、其他效劳工作第四十一页，编辑于星期五：十七点二十三分。 四、协助完成与会人员的食宿安排〔一〕会议餐饮的常识和工作程序1、会议餐饮的常识〔1〕餐饮安排的原那么是让代表吃好而又不浪费。〔2〕确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。〔3〕秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。〔4〕座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。第四十二页，编辑于星期五：十七点二十三分。 2、安排会议餐饮〔1〕根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。〔2〕就餐方式可根据会议的规模和性质来确定。〔3〕事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。〔4〕事先设计和确定就餐的凭证。〔5〕要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。〔6〕事先要准备好干净的饮食用具。〔7〕给因开会或效劳工作误了用餐的人员预留饭菜。〔8〕做好饮水、饮料的供给。第四十三页，编辑于星期五：十七点二十三分。 3、会议餐饮的类型和标准〔1〕早餐。〔2〕会场休息期间的茶歇。〔3〕午餐。〔4〕正式晚餐。第四十四页，编辑于星期五：十七点二十三分。 〔二〕会议住宿的常识和工作程序1、会议住宿的常识〔1〕要提前编制住房方案。〔2〕长者、尊者、领导要适当照顾。〔3〕具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。〔4〕不同标准的房间要作合理分配。〔5〕报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。第四十五页，编辑于星期五：十七点二十三分。 2、会议房间的分配〔1〕如果由主办方支付费用，那么需按其职务标准安排住房，除了局部嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。〔2〕年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。〔3〕注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。〔4〕可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。〔5〕预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有充裕。第四十六页，编辑于星期五：十七点二十三分。 五、会议记录1、为会议记录做好准备工作〔1〕准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。〔2〕准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录。〔3〕要备有一份议程表和其他的相关资料文件，需要核对相关数据和事实时随时使用。〔4〕提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。〔5〕在利用录音机的同时必须手工记录，这样可以防止录音机中途出故障。第四十七页，编辑于星期五：十七点二十三分。 2、会议记录的内容〔1〕会议描述。〔2〕与会者姓名。〔3〕会议过程。〔4〕主席、记录员签名。第四十八页，编辑于星期五：十七点二十三分。 3、会议记录的方法〔1〕会议记录的重点应将主要讨论的观点、决议、决定，重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，而其他的内容可简要概括地记录。〔2〕漏记的内容可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释。〔3〕与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。第四十九页，编辑于星期五：十七点二十三分。 4、会议记录的修改〔1〕在定稿打字之前，通常向主席提交一份草稿经他签字批准。〔2〕如果某一成员指出会议记录中的一个错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误。〔3〕会议记录一经签名，任何地方都不能再做改动。第五十页，编辑于星期五：十七点二十三分。 第四节会后工作一、会场检查二、会场清理三、会务组退房进行财务结算四、会议效果的调查和总结第五十一页，编辑于星期五：十七点二十三分。 实例——会务总结参考格式1、会议简介包括会议名称、召开地点、主办单位、参加人员、会议议题、会程安排、召开的背景、会议预期效果等。个人总结着重写本人负责的会务内容。2、本次会务工作要点(1)会务组成员名单(2)会务工作安排(3)本次会务主要抓的几项工作(4)本次会务关键要素(要针对本次会议的特点进行分析和安排)(5)本次会务与其他会务工作的不同之处(6)本人负责局部工作总结第五十二页，编辑于星期五：十七点二十三分。 3、会议满意度调查情况即“会务组织满意度〞调查反响情况、各要素得分统计、评价最好与最差的问题集中点等。4、问题分析参考会务满意度调查结果对整个会议过程进行分析，归纳出本次会务存在的问题、会务组工作的缺乏之处、从此次会议中得到的教训、相关改进意见等。相关问题提交会务组长协调解决。5、经验总结(1)本次会务工作的成功之处。(2)可以推广或可供他人借鉴的地方。第五十三页，编辑于星期五：十七点二十三分。 五、会议文件的收退1、重要会议文件清退原因防止遗失和泄密。领导在会议上的即席讲话、与会人员的即席发言不宜扩散。会影响会议精神的传达贯彻。第五十四页，编辑于星期五：十七点二十三分。 2、会议文件收退工作程序第一步，报发文情况，提出收退文件建议。第二步，下发收退文件目录，并做必要的解释工作。第三步，进行清退，清退要逐份清点、登记。第五十五页，编辑于星期五：十七点二十三分。 六、会议文件的立卷归档1、会议文件立卷原那么2、会议文件应立卷内容一会一卷，其目的是便于日后查找利用。包括领导决定开会的批示、会议通知、会议名单、会议主要文件的历次修改稿、会议的议题、日程和程序安排、会议的各种文件、各种发言材料、各种记录、简报、快报、会议纪要、会议总结等。第五十六页，编辑于星期五：十七点二十三分。 3、会议文件立卷方法大中型会议文件的立卷方法：工作会议立卷方法：先区别文件类别，然后按问题、时间立卷。同一文件的不同修改稿按修改的时间顺序排列，但要把定稿放在前面。按工作顺序排列：领导关于开会的批示，会议通知，会议议题、议程，会议记事表，会议决定事项，会议决定事项所涉及的文件。有些决定事项没有会议文件，应在卷内注明。一次会议决定几个事项，立卷应按决定事项的重要程度排列。第五十七页，编辑于星期五：十七点二十三分。 立卷后卷内文件要有编目，每份文件上要盖编目章，填写卷内目录。提醒第五十八页，编辑于星期五：十七点二十三分。 学习主要任务：1、谈谈你对会议作用的认识。2、课堂讨论：你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？3、课堂讨论：假设由你负责准备一次为期6天60人左右的公司高级主管会议，通知他们参加会议应注意哪些问题？4、案例分析：请柬发出之后5、课堂讨论：如果你是负责会务的住宿安排工作，而与会人员变动较大，经常有不确定性，那么在住宿的管理方面你应该注意哪些问题？6、以“加强考风考纪〞为主题开一次班会，你作为会议记录人员，应注意哪些事项？7、试草拟一份年终会议方案。8、会务总结的内容主要包括哪些？第五十九页，编辑于星期五：十七点二十三分。 1、了解面对逆境，远比方何接受顺境重要得多2021/9/1213:12:0613:12:061:12:06PM。九月-21九月-21Sunday,September12,20212、一般的伟人总是让身边的人感到渺小Sunday,September12,20211:12:06PM9/12/20211:12:06PM13:12Sep-21。13:12:0613:12:0613:129/12/20211:12:06PM3、13:12Sep-2112-Sep-214、昨天是张退票的支票12-Sep-211:12:06PM13:1213:12:0613:12:0613:12Sunday,September12,20215、积极人格的完善是本，财富确实立是末12-九月-21。九月-21九月-2113:12:0613:12:06September12,20216、昨晚多几分钟的准备9/12/20211:12:06PM12九月20211:12:06下午13:12:06九月-217、每一发奋努力的背，必有加倍的赏赐1:12:06下午九月211:12下午九月-2113:12September12,20218、业余生活要有意义，不要越轨。2021/9/1213:12:0613:12:0612September20219、要及时把握梦想，因为梦想一死9/12/20211:12:06PM。1:12:06下午1:12下午13:12:06九月-2110、一个人的梦想也许不值钱，但一个人的努力很值钱。9/12/20211:12:06PM13:12:0612-九月-2111、在真实的生命里，每桩伟业都由信心开始，并由信心跨出第一步。9/12/20211:12PM9/12/20211:12PM九月-21九月-21谢谢大家第六十页，编辑于星期五：十七点二十三分。 1、每一个成功者都有一个开始。勇于开始，才能找到成功的路2021/9/1213:12:2813:122、成功源于不懈的努力，人生最大的敌人是自己怯懦。13:12:2813:12:2813:129/12/20211:12:28PM3、每天只看目标，别老想障碍Sunday,September12,2021。九月-2113:12:2813:12Monday,July19,202112-Sep-214、宁愿辛苦一阵子，不要辛苦一辈子1:12:28下午。13:12:2813:12:2813:12Sunday,September12,20215、积极向上的心态，是成功者的最根本要素13:12:28。九月-21九月-2113:12:2813:12:28September12,20216、生活总会给你另一个时机，九月-211:12:28PM1:12:28下午13:12:28九月-217、人生就像骑单车，想保持平衡就得往前走21:19:48九月-2113:12September12,20218、业余生活要有意义，不要越轨。2021/9/1213:12:2813:12:2812September20219、我们必须在失败中寻找胜利Sunday,September12,2021九月-2110、一个人的梦想也许不值钱，但一个人的努力很值钱。9/12/20211:12:28PM13:12:2812-九月-2111、在真实的生命里，每桩伟业都由信心开始，并由信心跨出第一步。9/12/20211:12PM9/12/20211:12PM九月-21九月-21谢谢大家第六十一页，编辑于星期五：十七点二十三分。