会议管理和常见的会务礼仪( PowerPoint 48页) 50页

第十二讲商务会务礼仪第一页，编辑于星期五：十七点十九分。 会议，又称集会或聚会。在现代社会里，它是人们从事各类有组织的活动的一种重要方式。简单地说，三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。第二页，编辑于星期五：十七点十九分。 第一节会议的类型和作用一、会议的类型：其一，行政型会议。它是商界的各个单位所召开的工作性、执行性的会议。例如，行政会、董事会，等等。其二，业务型会议。它是商界的有关单位所召开的专业性、技术性会议。例如，展览会、供货会，等等。其三，群体型会议。它是商界各单位内部的群众团体或群众组织所召开的非行政性、非业务性的会议，旨在争取群体权利，反映群体意愿。例如，职代会、团代会，等等。其四，社交型会议。它是商界各单位以扩大本单位的交际面为目的而举行的会议。例如，茶话会、联欢会，等等。第三页，编辑于星期五：十七点十九分。 联席会议第四页，编辑于星期五：十七点十九分。 学术会议第五页，编辑于星期五：十七点十九分。 报告会第六页，编辑于星期五：十七点十九分。 二.会议的作用在商务交往中，商务会议通常发挥着种种极其重要的作用：它是实现决策民主化、科学化的必要手段；它是实施有效领导、有效管理、有效经营的重要工具；它是贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动的有效方法；它是保持接触、建立联络、结交朋友的根本途径。第七页，编辑于星期五：十七点十九分。 第二节会务组织礼仪一、会议的时间选择要适宜。会议的时间选择应避开企业的业务繁忙期或重大的节假日。过冷或过热的天气，风雨交加的天气也不适合举行会务活动。特别是室外的会议活动。即使室内举行的会务活动，天气太冷太热太闷也都不利于会议的顺利召开。二、会议场所选择要恰当交通要便利。大小要适中。设施要齐全。要符合主题。如洽谈会、发布会等，应尽量避开闹市区，保证会场不受外界干扰。要方便停车。费用要合理。第八页，编辑于星期五：十七点十九分。 第九页，编辑于星期五：十七点十九分。 说说以下会议应该放在哪开比较适宜国际妇女代表大会亚洲各国首脑会议世界博览会议全国汽车工业会议全国棉花种植会议全国钢铁生产寿山石雕艺术研讨会议第十页，编辑于星期五：十七点十九分。 三、拟定嘉宾名单要谨慎与会嘉宾身份的上下，往往决定了会议活动规格的上下。确定与会嘉宾的名单要周全考虑、仔细斟酌，切不可掉以轻心、随意确定。一般而言，商务会议的嘉宾应包括以下人员：上级领导、社会名流、新闻记者、同行业代表、广告公司、主要客户和工程工作有关的本单位负人、技术人员。第十一页，编辑于星期五：十七点十九分。 四、适时发出会议通知。拟发会议通知应包括以下六项：一是标题，它重点交待会议名称。二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。三是会期，应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清楚。五是会议的出席对象，如对象可选派，那么应规定具体条件。六是会议要求，它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。一般应提前1-2周发出通知。对特别邀请的嘉宾的请柬，应派专人登门呈送，以表示诚恳和尊重。第十二页，编辑于星期五：十七点十九分。 五、依礼排定席位次序。“以前为尊〞、“中间高于两侧〞、“以右为尊〞我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先摆放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席的座次，目前主要有两种方法。一是按指定区域统一就座。二是自由就座。第十三页，编辑于星期五：十七点十九分。 六、布置会务活动环境1、会场布置的要素主席台、会标、横幅、色调、会场周围的标语、口号、台口花卉的摆放、美术装饰、会场的形状、音响效果、照明设备、座次排列等。2、会场气氛的布置铁树、棕榈——代表庄严；万年青、君子兰——友谊长存、万事如意菊花——高洁；月季、玫瑰——喜庆；牡丹——富贵第十四页，编辑于星期五：十七点十九分。 3、会场的主题性布置包括设置会标、会徽、台幕、标语、主席台、与会人员坐席的摆放及桌签等。〔1〕会标的制作公式：会标的每个字的规格=〔台口宽度—间隔〕÷〔字数+2〕计算：主席台台口宽度12M，会议名称10个字，字间距0.1M，求每个字的宽度。(2)桌签的制作：标明桌号和就坐人身份，多用于座谈会、茶话会。形式：一种是用阿拉伯数字标明桌号；另一种是标明就坐人身份，如记者席、演员席等。第十五页，编辑于星期五：十七点十九分。 (3)坐签的制作：标明桌号和就坐人身份的标签。主要用于较高级别的领导人及各种宴会、招待会。形式：三棱柱体；卡片纸。(4)会徽：会徽一般挂设在台幕上。(5)台幕：主席台的台幕一般用紫红色或深蓝色面料做成，以单色为主，红色热烈喜庆，适用于重大的集会；蓝色柔和宁静，适用于各类工作会议。〔6〕主席台：布置规那么：一是对称；二要简化；三是台口和台深的设计要适当。台深：主席台的前沿到底幕的距离。台口是制作会标和安排主席台坐席的依据。第十六页，编辑于星期五：十七点十九分。 第十七页，编辑于星期五：十七点十九分。 第十八页，编辑于星期五：十七点十九分。 会议本钱预算“显性本钱〞，即会议明显的消耗，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及效劳人员的工资等。“隐性本钱〞，即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所注意的本钱。会议本钱=X十2JXNXT其中，X表示显性本钱的总和；J代表与会人员每小时平均工资的3倍；N表示人数；T代表时间〔小时〕。第十九页，编辑于星期五：十七点十九分。 七、会议文件准备会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料，最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。要安排好与会者的招待工作。第二十页，编辑于星期五：十七点十九分。 。1．开幕词：包括三方面：①对来宾和与会人员表示欢送；②对会议的内容、任务、目的作简要介绍；③预祝会议成功。2．工作报告：会议讨论的中心议题。3．发言稿：不要面面俱到，而是有所侧重4.其他会议文书：如：会议通知、会议议程表、日程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等等。5.会议文件的准备程序：领导授意一秘书起草一领导审阅一秘书修改一领导签发一打印制作第二十一页，编辑于星期五：十七点十九分。 第三节几种常见的商务会务礼仪一、洽谈会会务礼仪   洽谈。在社会交往中，存在着某种关系的有关各方，为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交易、拟定协议、签署合同、要求索赔，或是为了处理争端、消除分岐，而坐在一起进行面对面的讨论与协商，以求达成某种程度上的妥协。〔一〕商务洽谈的根本程序：迎接—入坐—应酬—会谈—送客〔二〕礼仪要求：1、仪表庄重：符合着装礼仪。遵守时间，以提前5-10分钟到为适宜。第二十二页，编辑于星期五：十七点十九分。 3、按惯例排座举行双边洽谈时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾主应分坐于桌子两侧。假设桌子横放，那么面对正门的一方为上，应属于客方；背对正门的一方为下，应属于主方。假设桌子竖放，那么应以进门的方向为准，右侧为上，属于客方；左侧为下，属于主方。在进行洽谈时，各方的主谈人员应在自己一方居中而坐。其余人员那么应遵循右高左低的原那么，依照职位的上下自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐。举行多边洽谈时，为了防止失礼，按照国际惯例，一般均以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议〞。洽谈的第一点方针，是要礼敬对手。即所谓“你敬我一尺，我敬你一丈〞。“保持〞“绅士风度〞或“淑女风范〞。第二十三页，编辑于星期五：十七点十九分。 洽谈会第二十四页，编辑于星期五：十七点十九分。 4、遵守根本原那么：要依法办事。提倡法律至尊，假假设要在洽谈中搞“人情公关〞，即对对方吹吹打打，与对方称兄道弟，向对方施之以小恩小惠，那么是非常错误的。任何有经验的谈判人士，都是不会在洽谈会上让情感战胜理智的。要平等协商。有关各方在合理、合法的情况下，进行讨价还价。要求同存异。在任何一次正常的洽谈中，都没有绝对的胜利者和绝对的失败者。在洽谈会上，妥协是通过有关各方的相互让步来实现的。要互利互惠。要人事分开。商界人士在洽谈会上，应当理解洽谈对手的处境，不要对对方提出不切实际的要求，或是一厢情愿地渴望对方向自己施舍或回报感情。第二十五页，编辑于星期五：十七点十九分。 案例：他们为什么拒绝毕先生智明公司要与某公司谈合作事宜，委派年轻能干的毕先生先行商谈，毕先生去了不久，对方就打过来，要求换人，否那么将不再合作。智明公司的负责人很惊讶，恳请对方解释原因。对方说，毕先生来后，和他们谈话时，翘着二郎腿，仰靠沙发；当他们谈自己的想法时，毕先生不是玩自己的笔，就是东张西望。对方说“虽然事情不大，但是我们不愿意和这种人合作。〞第二十六页，编辑于星期五：十七点十九分。 二、新闻发布会会务礼仪新闻发布会，简称发布会，有时亦称记者招待会。它是一种主动传播各类有关的信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正的报道的有效的沟通方式。第二十七页，编辑于星期五：十七点十九分。 新闻发布会第二十八页，编辑于星期五：十七点十九分。 新闻发布会第二十九页，编辑于星期五：十七点十九分。 新闻发布会1、主要内容。发布会礼仪至少应当包括会议的筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜等四个主要方面的内容。筹备新闻发布会，要做好主题确实定、时空的选择、人员的安排、材料的准备等项具体工作。2、主持人与发言人的本卷须知。新闻发布会的主持人大都应当由主办单位的公关部部长、办公室主任或秘书长担任。他的根本条件是：仪表堂堂，年富力强，见多识广，反响灵活，语言流畅，幽默幽默，善于把握大局，长于引导提问，并且具有丰富的主持会议的经验。第三十页，编辑于星期五：十七点十九分。 国台办发言人范丽青外交部发言人刘建超第三十一页，编辑于星期五：十七点十九分。 新闻发布会3、材料的准备：其一，发言提纲。其二，问答提纲。其三，宣传提纲。其四，辅助材料。例如，图表、照片、实物、模型、沙盘、录音、录像、影片、幻灯、光碟等等。4、善后的事宜：其一，要了解新闻界的反响。其二，要整理保存会议资料。其三，要酌情采取补救措施。在听取了与会者的意见、建议，对于失误、过错或误导，都要主动采取一些必要的对策。第三十二页，编辑于星期五：十七点十九分。 三、赞助会会务礼仪以赞助为主题的会议，即为赞助会，在目前情况下，商界通常所积极赞助的工程，大致上共有以下十类；一是公益事业。二是慈善事业。三是教育事业。四是科研活动。五是专著出版。六是医疗卫生。七是文化活动。八是展览画廊。九是体育运动。十是娱乐休闲。另一类那么是依据赞助物所划分的赞助的类型：其一，是现金。其二，是实物。其三，是义卖。其四，是义工。举行赞助会的会议厅之内，灯光应当亮度适宜。在主席台的正上方，还需悬挂一条大红横幅，在其上面，应以金色或黑色的楷书书写着“某某单位赞助某某工程大会〞，或者“某某赞助仪式〞的字样。前一种写法是突出赞助单位；后一种写法，那么主要是为了强调接受赞助的具体工程。第三十三页，编辑于星期五：十七点十九分。 四、茶话会会务礼仪适合举行茶话会的场地主要有：主办单位的会议厅；宾馆的多功能厅；主办单位负责人的私家客厅；主办单位负责人的私家庭院或露天花园；包场高档的营业性茶楼或茶室。餐厅、歌厅、酒吧等地方，不适宜举办茶话会。   茶点的准备   茶话会不上主食，不安排品酒，只提供茶点。茶话会是重“说〞不重“吃〞的，没必要在吃的方面过多下功夫。   对于用来待客的茶叶、茶具，务必要精心准备。应尽量挑选上品，不要滥竽充数。还要注意照顾与会者的不同口味。最好选用陶瓷茶具，并且讲究茶杯、茶碗、茶壶成套。   除主要供给茶水外，在茶话会上还可以为与会者略备一些点心、水果或是地方风味小吃。需要注意的是，在茶话会上向与会者所供给的点心、水果或地方风味小吃，品种要适合、数量要充足，并要方便拿，同时还要配上擦手巾。第三十四页，编辑于星期五：十七点十九分。 一般来讲，赞助会的会场不宜布置得美轮美奂，过度豪华张扬。否那么，极有可能会使赞助单位产生不满，因为它由此可能产生受赞助单位不务正业华而不实的感觉。赞助会的整体风格是庄严而神圣的，因此任何与会者都不能与之唱反调。依照常规，一次赞助会的全部时间，不应当长于一个小时。因此赞助会的具体会议议程，必须既周密，又紧凑。第三十五页，编辑于星期五：十七点十九分。 赞助会的具体会议议程，大致上共有如下六项：第一项，宣布赞助会正式开始。第二项，奏国歌。第三项，赞助单位正式实施赞助。第四项，赞助单位代表发言。第五项，受赞助单位代表发言。第六项，来宾代表发言。在赞助会正式结束后，赞助单位、受赞助单位双方的主要代表以及会议的主要来宾，通常应当全景留念。此后，宾主双方可稍事晤谈，然后来宾即应一一告辞。在一般情况下，在赞助会结束后，东道主大都不为来宾安排膳食。如确有必要，那么至多略备便餐，而绝不宜设宴待客。第三十六页，编辑于星期五：十七点十九分。 座次的安排安排茶话会与会者具体座次的时候，可以采取下面的方法：   一是环绕式。就是不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，而听任与会者在入场后自由就坐。这一安排座次的方式，与茶话会的主题最相符，也最流行。   二是散座式。散座式排位，常见于在室外举行的茶话会。它的座椅、沙发、茶几四处自由地组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置。这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。第三十七页，编辑于星期五：十七点十九分。 座谈会第三十八页，编辑于星期五：十七点十九分。 三是圆桌式。圆桌式排位，指的是在会场上摆放圆桌，请与会者在周围自由就坐。圆桌式排位又分下面两种形式：一是适合人数较少的，仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，而请全体与会者在周围就坐。二是在会场上安放数张圆桌，请与会者自由组合。 四是主席式。在茶话会上，这种排位是指在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐，并且按照常规就座。第三十九页，编辑于星期五：十七点十九分。 1、主持人宣布茶话会开始。宣布开始后，主持人可对主要与会者略加介绍。2、主办单位的主要负责人讲话。讲话应以说明这次茶话会的主题为中心内容，还可以代表主办单位，对全体与会者表示欢送和感谢。 3、与会者发言。这些发言在任何情况下都是茶话会的重心。为了确保与会者在发言中直言不讳，畅所欲言，通常，主办单位事先不对发言者进行指定和排序，也不限制发言的具体时间，而是提倡与会者自由地进行即兴式的发言。一个人还可以屡次发言，来不断补充、完善自己的见解、主张。第四十页，编辑于星期五：十七点十九分。 4、主持人总结。主持人略作总结后，可宣布茶话会结束。  现场发言在茶话会上举足轻重。茶话会假设没有人踊跃发言，或者是与会者的发言严重脱题，都会导致茶话会的最终失败。   茶话会上，主持人更重要的作用是在现场上审时度势，因势利导地引导与会者的发言，并且控制会议的全局。大家争相发言时，主持人决定先后。没有人发言时，主持人引出新的话题；或者恳请某位人士发言。会场发生争执时，主持人要出面劝阻。在每位与会者发言前，主持人可以对发言者略作介绍。发言的前后，主持人要带头鼓掌致意。茶话会与会者的发言以及表现必须得体。在要求发言时，可以举手示意，但也要注意谦让，不要争抢。不管自己有什么高见，都不要打断别人的发言。肯定成绩时，要力戒阿谀奉承。提出批评时，不能挖苦挖苦。切忌当场表示不满，甚至私下里进行人身攻击。第四十一页，编辑于星期五：十七点十九分。 五、展览会会务礼仪展览。集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料供人参观了解的形式，所组织的宣传性聚会。根据惯例，展览会的组织者需要重点进行的具体工作，主要包括参展单位确实定、展览内容的宣传、展示位置的分配、平安保卫的事项、辅助效劳的工程，等等。参展单位在正式参加展览会时，必须要求自己的全部派出人员齐心协力、同心同德，为大获全胜而努力奋斗。在整体形象、待人礼貌、解说技巧等三个主要方面，参展单位尤其要予以特别的重视。第四十二页，编辑于星期五：十七点十九分。 展览会第四十三页，编辑于星期五：十七点十九分。 第一，要努力维护整体形象。在一般情况下，要求在展位上工作的人员应当统一着装。在大型的展览会上，参展单位假设安排专人迎送宾客时，那么最好请其自穿色彩鲜艳的单色旗袍，并胸被写有参展单位或其主打展品名称的大红色绶带。为了说明各自的身份，全体工作人员皆应在左胸佩戴写明本人单位、职务、姓名的胸卡，惟有礼仪小姐可以例外。按照惯例，工作人员不应佩戴首饰，男士应当剃须，女士那么最好化淡妆。第四十四页，编辑于星期五：十七点十九分。 第二，要时时注意待人礼貌。参展单位的工作人员都必须真正地意识到观众是自己的上帝，为其热情而竭诚地效劳那么是自己的天职。展览一旦正式开始，全体参展单位的工作人员即应各就各位，站立迎宾。不允许迟到、早退，无故脱岗、东游西逛，更不允许在观众到来之时坐、卧不起，怠慢对方。当观众走近自己的展位时，不管对方是否向自己打了招呼，工作人员都要面含微笑，主动地向对方说：“您好！欢送光临！〞随后，还应面向对方，稍许欠身，伸出右手，掌心向上，指尖直指展台，并告知对方：“请您参观〞。当观众离去时，工作人员应当真诚地向对方欠身施礼，并道以“谢谢光临〞，或是“再见〞！第四十五页，编辑于星期五：十七点十九分。 第三，要善于运用解说技巧。在实事求是的前提下，要注意对其扬长避短，强调“人无我有〞之处。在必要时，还可邀请观众亲自动手操作，或由工作人员为其进行现场示范。不过，争抢、尾随观众兜售展品，弄虚作假，或是强行向观众推介展品，那么不可取。第四十六页，编辑于星期五：十七点十九分。 国际会议第四十七页，编辑于星期五：十七点十九分。 签约仪式第四十八页，编辑于星期五：十七点十九分。 1、了解面对逆境，远比方何接受顺境重要得多2021/9/1213:13:1613:13:161:13:16PM。九月-21九月-21Sunday,September12,20212、一般的伟人总是让身边的人感到渺小Sunday,September12,20211:13:16PM9/12/20211:13:16PM13:13Sep-21。13:13:1613:13:1613:139/12/20211:13:16PM3、13:13Sep-2112-Sep-214、昨天是张退票的支票12-Sep-211:13:16PM13:1313:13:1613:13:1613:13Sunday,September12,20215、积极人格的完善是本，财富确实立是末12-九月-21。九月-21九月-2113:13:1613:13:16September12,20216、昨晚多几分钟的准备9/12/20211:13:16PM12九月20211:13:16下午13:13:16九月-217、每一发奋努力的背，必有加倍的赏赐1:13:16下午九月211:13下午九月-2113:13September12,20218、业余生活要有意义，不要越轨。2021/9/1213:13:1613:13:1612September20219、要及时把握梦想，因为梦想一死9/12/20211:13:16PM。1:13:16下午1:13下午13:13:16九月-2110、一个人的梦想也许不值钱，但一个人的努力很值钱。9/12/20211:13:16PM13:13:1612-九月-2111、在真实的生命里，每桩伟业都由信心开始，并由信心跨出第一步。9/12/20211:13PM9/12/20211:13PM九月-21九月-21谢谢大家第四十九页，编辑于星期五：十七点十九分。 1、每一个成功者都有一个开始。勇于开始，才能找到成功的路2021/9/1213:13:4713:132、成功源于不懈的努力，人生最大的敌人是自己怯懦。13:13:4713:13:4713:139/12/20211:13:47PM3、每天只看目标，别老想障碍Sunday,September12,2021。九月-2113:13:4713:13Monday,July19,202112-Sep-214、宁愿辛苦一阵子，不要辛苦一辈子1:13:47下午。13:13:4713:13:4713:13Sunday,September12,20215、积极向上的心态，是成功者的最根本要素13:13:47。九月-21九月-2113:13:4713:13:47September12,20216、生活总会给你另一个时机，九月-211:13:47PM1:13:47下午13:13:47九月-217、人生就像骑单车，想保持平衡就得往前走21:19:48九月-2113:13September12,20218、业余生活要有意义，不要越轨。2021/9/1213:13:4713:13:4712September20219、我们必须在失败中寻找胜利Sunday,September12,2021九月-2110、一个人的梦想也许不值钱，但一个人的努力很值钱。9/12/20211:13:47PM13:13:4712-九月-2111、在真实的生命里，每桩伟业都由信心开始，并由信心跨出第一步。9/12/20211:13PM9/12/20211:13PM九月-21九月-21谢谢大家第五十页，编辑于星期五：十七点十九分。