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基于云技术的无纸化会议管理【摘要】企业在日常办公工作中，需经常召开各种类型会议，由于传统会议都会涉及会前准备、会中研讨、会后总结等繁琐工作，并且需要大量的纸张开销，而绝大部分的纸质资料，会后就没有任何用处，造成了巨大的资源浪费，增加企业成本、降低经济效益。部分会议内容涉及到国家秘密或商业秘密时，对会议资料的控制非常重要，传统的纸质会议资料很容易发生丢失现象，难以保证资料安全。通过建立基于移动办公终端的无纸化会议管理平台，解决会议资料准备的麻烦，减少会议纸张的浪费，提高企业经济效益。利用基于当前先进的电子化技术、无线网络技术实现资料云查看，保障会议资料即时下载，提高会议效率及安全性【关键词】移动办公终端;无纸化会议;云查看1引言第7页共7页 企业在日常办公工作中，需经常召开各种会议，基于传统会议模式，会务人员不得不进行大量前期准备和协调工作，如：协调会议室使用、收集和准备会议资料、印刷会议资料、统计到会情况、收集过程文档、防止敏感会议资料丢失等。上述工作一个人难以完成，需要多人投入大量精力，也可能由于疏忽，造成会议的组织不圆满。同时，由于采用纸质的会议资料，参会人员需要大量的精力才能定位到自己关心的章节和内容，查找麻烦，有时还可能出现遗漏，尤其对于较复杂的议题参会人员难以迅速理解和把握其核心思想。部分会议内容涉及到国家秘密或商业秘密时，对会议资料的控制非常重要，传统会议采用纸质会议资料，很容易发生丢失现象，难以保证会议资料的安全。传统会议需要大量的纸张开销，而绝大部分的纸质会议资料，会后就没有任何用处，造成了巨大的资源浪费。因此，通过利用基于当前先进的电子化技术、无线网络技术建立无纸化会议系统管理平台，从根本上改变企业的传统会议管理模式，重点强调会议即时高效、安全的理念，减少资源的浪费，为企业构建起一个全面的、协同的、过程化的会议管理平台。有效地加强企业的会议管理能力，提高企业经济效益及内部的协调沟通效率。2总体结构无纸化会议系统以无线网络为枢纽，连接服务端和移动端，具体架构图如下：2.1无纸化会议系统服务端2.1.1人员管理根据权限划分为会议管理人员、会议主持人、普通参会人员，会议管理人员能对会议资料进行操作，会议主持人能控制会议，进行屏幕分享，普通参会人员只能浏览会议内容。2.1.2会议资料一键导入根据Excel模板文件及会议资料目录导入会议信息到系统中，包括会议基本信息、议程信息、议程权限信息及会议资料文件全部一键导入系统。第7页共7页 2.1.3会议资料云查看选择会议资料云查看，用户在连接无线网络时可以实时下载所需资料，保障了会议及时高效。2.1.4MAC绑定当选择MAC绑定时，可以限制不明终端与服务器的连接，保障会议资料的安全。2.1.5会议资料维护及浏览在服务器端对会议基本信息、议程信息、议程目录信息、会议资料文件、会议状态的管理及会议资料文件格式转换功能。定义会议资料顺序，标记重点文件定义保密议程，选定的设备分组才可查看此议程。上传资料权限控制，可选定部门来上传该议程的资料。会议管理人员可在服务器上对会议资料进行浏览，对会议资料内容进行检查，避免在会议过程中出现会议资料出错的情况。2.1.6会议议程维护会议管理人员可对会议的议程信息进行管理，实现会议资料、会议信息的快速定位，提高会议效率。2.2无纸化会议系统移动端2.2.1会议签到管理参会人员在会议开始时使用自己的帐号通过移动端登录无纸化会议管理系统后，实现参会人员自动签到，并把签到信息及时反馈到无纸化会议管理系统服务端。第7页共7页 2.2.2主持人同步控制会议主持人可以参会人员可在会议讲演过程中同步显示讲演者演讲资料。2.2.3会议资料的实时下载针对保密性较高的会议，为避免会前会议资料的泄露，会中在连接无线网络的情况下，用户不用下载会议的全部资料，只对自己所需的文件进行实时下载，即保障会议内容的安全又提高了会议效率。2.2.4会议资料浏览进入会议后，各参会人员可查看会议的各相关会议资料，并可在资料列表上面的搜索框中对资料进行搜索，支持的格式包括doc、xls、ppt、pdf、png、jpg、mov、mp4、html等。支持大纲、缩略图、页面跳转、自动播放功能。2.2.5会议内容批注对查看的会议资料进行批注和笔记记录，包括画笔粗细设置、画笔颜色设置、橡皮擦、邮箱设定、批注、笔记录入等功能。2.2.6重要章节定位参会人员能够根据书签标识找到需要的文件，以满足参会人员在会议过程中快速定位重要文件，提高会议效率质量。3业务范围第7页共7页 会议管理员在无纸化会议管理系统中发起会议，添加参会人员及上传会议资料后，通过无线网将会议资料分发给移动终端。终端服务器再将会议通知、会议日程、会议资料、会议人员信息、权限信息及各类科技会议特性要求传给各参会的终端。会后，各参会终端的数据，包括会议记录、个人批注，通过终端服务器，回传到无纸化会议管理系统中，对于保密性较高的会议进行删除。4关键技术及创新点应用4.1多种处理模式保障会议进行移动办公终端在任何场所都能为会议提供会议资料查看、会议纪要记录等会议全过程电子化，同时面向离线和在线的两种处理模式，离线状态下，会议管理人员可以提前下载会议资料，保证会议如期举行。在线状态下，会议管理人员设置会议云查看，参会人员根据自己的需求下载会议资料，保证了会议的即时高效以及会议的安全保密，而且在会议进行中可以对资料进行修改，参会人员可以即时查看最新的会议资料。在无电源为移动终端充电的情况下也可保证会议的如期举行。4.2移动终端会议的演讲者控制模式主持人向会议管理系统发送一个控制请求，参会人员的设备就处于远程受控状态，并可与演讲者的设备界面实时同步，快速浏览主持人演讲的内容，解决参会人员应纸质资料查找核心会议内容费时费力的问题，切实提高会议召开的效率，并且，其他人员需做备注时可以选择“取消受控”，然后操作自己的设备。4.3全新的绿色会议系统第7页共7页 无纸化绿色会议系统，从根本上改变了企业的传统会议管理模式，实现会议的低碳、绿色、环保，便于安全地管理会议资料，并节省大量的会议纸张。4.4易用、高效操作应该简单易行，各个功能模块界面风格统一，某一项具体功能跳跃的界面不超过4个。功能轻松入手，可以快速浏览、预览并缩放调整每个文档的大小，适合个人习惯，为了使用户能够提高效率，让系统能够和思维速度同步，提供了高效的标记功能。5效益分析5.1直接效益假如企业每年需举行100次会议，每次会议印刷资料消耗重量是10kg，则每年印刷资料需消耗1000kg，并且云查看平台的构建费用与超级计算机的构建费用相比要低很多，但是在性能上基本持平，这使得企业开发和维护成本能够得到极大的节约。5.2间接效益通过移动办公终端，参会人员通过云查看即时下载自己所需的会议资料，让参会者能快速定位到自己感兴趣的内容，并通过会议演讲者控制，让参会者能够及时跟上演讲者进度，提高企业会议效率;企业可以节约大量资源、保护环境，落实绿色理念，执行节能减排政策，在企业中带头履行低碳环保理念，起到模范作用;会后即删除资料，防止了会议资料被带走导致的资料泄密，保障了企业信息安全。6结语第7页共7页 综上所述，建立无纸化会议系统是企业实际业务应用及信息化发展要求，重点提倡即时高效、安全、低碳环保的理念，通过建立无纸化会议管理平台，保障会议信息即时高效，加强了会议资料的安全性，减少资源的浪费。从根本上改变企业的传统会议管理模式，为企业构建起一个全面的、协同的、过程化的会议管理平台，从会议资料准备、会议召开过程管理、会后资料整理等会议全过程电子化管理，有效地加强企业的会议管理能力，提高企业内部的协调沟通效率。第7页共7页