会议管理_概念及会前会中会后工作 13页

--会议管理——会议概述会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。　　会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。　　一般而言,会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。　　秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从的审批原则,格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。会议管理——会前筹备一、拟订会议议程、日程（一）会议议程和会议日程的容及作用1、会议议程的容会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。2、会议日程的容会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。3、会议议程和日程的作用通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。（二）会议议程的制定程序1、明确目标和参加者2、安排各议程事项的时间3、确定每一项议程4、决定会议讨论形式（三）会议日程的编制法1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。2、 制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。3、 宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的容，之后在安排讨论的问题。4、 尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。-可修编辑- --5、 XX性较强的议题，一般放在后面。二、提供会议地点的备选案（一）会议地点选择的要求1、交通便利。2、会场的大小应与会议规模相符。3、场地要有良好的设备配置。4、场地应不受外界干扰。5、选择会议地点应考虑有无停车场所。6、 场地租借的成本必须合理。（二）会议场地选择的工作程序1、 会议的目的与形态2、 实质上的需要、与会者的期望3、 列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地4、 对会议地点进行确认考试大编辑整理5、签订书面合同（三）实地考察会议地点的注意事项1、 会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。2、 只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。3、 不要出于个人原因再次参观酒店。4、 不要带家属同行参观。5、 要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。6、 要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。三、布置会场和安排座次（一）会场整体布局安排1、会场整体布局的要求（1）庄重、美观、舒适 。（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。（3）型会议要保证一个绝对的中心。（4）小型会场要注意集中和便。2、会场整体布局的类型（1）较大型会场的座次安排。（2）中小型会议的座次安排。-可修编辑- --3、会场整体布局安排的工作程序（1）确定会场形式。（2）合理摆放桌椅。（3）布置附属性设备(二) 主席台的座次和场座次安排1、主席台座次和场座次的要求主席台是与会人员瞩目的地，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。2、主席台的座次和场座次安排（1）安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置XX台签。（2）安排场其他人员的座次1）小型会场座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。2）型会场座次的安排。常见的安排法有三种：①横排法。是按照参加会议人员的以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的法。②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。③左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的法。四、发布会议信息（一）会议信息的容和类型1、会议信息的容会议信息的容包括：会议的报名时间、地点、费用及法；会务联系与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要容；会议的宣传报道容；会议的决议容。2、会议的类型会议信息分类是根据信息所反映的容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。（二）发布会议信息的工作程序1、传递会议通知信息2、分发传递会议文件3、沟通传递会议有关情况（三）注意事项-可修编辑- --1、发布会议信息前要进行报审2、要对媒体进行选择五、安排会议食宿（一）会议餐饮的常识和工作程序1、会议餐饮的常识（1）餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。（2）就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐式，照顾南北不同代表的口味。（3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。（4）座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好XX席位，发给本人。2、安排会议餐饮（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。（2）就餐式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。（4）事先设计和确定就餐的凭证。（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。（6）事先要准备好干净的饮食用具。（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。（8）做好饮水、饮料的供应。3、会议餐饮的类型和标准（1）早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。（2）会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。（4）正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。（5）招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。（二）会议住宿的常识和工作程序1、会议住宿的常识（1）要提前编制住房案。（2）长者、尊者、领导要适当照顾。（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。（4）有时还要按地区集中，统筹安排。（5）不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。2、安排会议住宿（1）安排式的选择。（2）预定会议住宿的程序。（3）确定会议住宿的程序。3、会议房间的分配-可修编辑- --（1）如果由主办支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。（2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。（3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。（4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。（5）预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。六、邀请会议嘉宾（一）、会议嘉宾的类型和要求1、会议嘉宾的类型（1）组织的上级领导和政府官员。（2）企业的重要客户和各种利益相关。（3）社会名流和电影明星。（4）对实现会议目标有潜在贡献的人。2、嘉宾邀请的要求（1）要事先确定嘉宾，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。（2）要发出正式邀请函。（3）要做到有礼貌。（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。（6）嘉宾人数不宜过多。（二）邀请会议嘉宾的工作程序（1）在邀请参会嘉宾面，要开会研究，确定嘉宾，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。（2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。（4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如接送。七、准备会议资料、会议用品（一）会议资料的类型和准备1、会议资料的类型（1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。（2）会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。（3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。2、会议资料的准备（1）来宾资料袋容：会议手册、会议文件资料、分组、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。（2）会务资料容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。（3）沟通资料容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。（二）会议用品的类型和准备1、会议用品的类型（1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。1）会议设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。-可修编辑- --2）常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。2、准备会议用品（1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。（2）检查好灯光、扩音设备。（3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。（4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好XX牌，注意文字大小适当，清楚易认。（5）在每人座位前摆放纸笔。（6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。（7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。（8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。（9）如果是、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。八、安排会议礼仪服务（一）会议礼仪的种类1、会议的通用礼仪（1）会议文书礼仪。（2）迎送礼仪。（3）参会礼仪。（4）服务礼仪。2、主持人的礼仪3、会议发言者礼仪4、会议参加者礼仪（二）安排会议礼仪服务的工作程序1、选择会议礼仪服务人员（1）从组织部员工中选择。（2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。2、分解工作程序3、培训会议礼仪服务人员（1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。（2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。（3）对会议的设备和用品的使用常识培训。4、准备服装用具（1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。（2）迎接一般的与会者不需要献花。5、礼仪执行（1）接待礼仪及程序。（2）引领。（3）乘车的座次安排。九、检查会议常用视听设备是否正常（一）会议常用视听设备的选用音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。-可修编辑- --对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。来源于考试大（二）检查会议常用视听设备的工作程序1、确定工作人员的职责。 2、预演和检查会场视听设备会议管理——会中服务一、安排会议值班（一）会议值班工作的容和意义1、会议值班工作的容（1）值班记录。（2）值班接待记录。（3）值班日记。（4）做好信息传递。2、会议值班的意义会议值班起着沟通上下、联系外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。（二）安排会议值班的工作程序1、制定值班工作制度（1）信息处理制度。（2）岗位责任制度。（3）交接班制度。2、明确值班工作任务（1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。（2）要加强与会议无关人员出入会场的控制。（3）手边要有公司和各部门领导的联络式，以便出了问题及时与之联络、请示。（4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的通讯录。（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。（7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。（8）必要时，应建立主管领导带班制度。3、编制会议值班表会议值班表应包括以下容：（1） 会议值班时间期限和具体值班时间。（2） 会议值班人员XX。（3） 会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。（4） 会议值班负责人XX或带班人XX。（5） 用简明的文字表明值班的工作容。-可修编辑- --（6） 表明人员缺勤的备用案或替班人员的XX。二、 接待采访会议的新闻媒体（一）相关知识1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则（1）报道的容必须与会议基本容相吻合。（2）掌握会议信息的XX度，做到外有别。（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定。（4）要准备得全面到、主动积极。（5）在传递的式和容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。（6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。2、接待新闻媒体的工作容（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。（2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。（3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。（二）工作程序1、媒体人员登记2、为媒体人员提供简单的会议材料3、安排拍照和新闻发布会等传统活动4、安排媒体沟通会（三）妥善处理新闻媒体的负面报道（1）快速作出反应。（2）联合或聘请专业公关公司处理危机。（3）让负责人出面。（4）对未知的事实不要推测。（5）不要隐瞒事实真相。（6）为媒体采访敞开大门。（7）统一口径，用同一个声音说话。（8）频繁沟通。三、做好会议的记录工作和简报工作（一）做好会议的记录工作1、会议记录的容（1）会议描述。（2）与会者XX。（3）缺席者请假条。（4）宣读上次会议记录。（5）有会议记录中产生的问题。（6）通讯记录。（7）一般事务。（8）其他事务。（9）下次会议日期。（10）主席签名。-可修编辑- --2、会议记录的要求（1）速度要求。（2）真实性要求。1）准确2）清楚3）突出重点（3）资料性要求。3、会议记录的工作程序会议记录的结构是：标题+正文+尾部。（1）标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。（2）正文。首部+主体+结尾。（3）尾部。右下写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。（二）做好会议的简报工作1、会议简报的容会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。2、会议简报的要求（1）真实准确。（2）短小精悍。（3）快是简报的质量体现。（4）生动活泼。3、会议简报的工作程序（1）会议简报的容。（2）会议简报的结构。四、收集信息的分类（一）会议信息的分类1、按照会议信息的作用划分（1）与会者信息。（2）会议指导性、宣传性信息。（3）会议议题性信息。（4）会议主题容信息。（5）记录性、结果性文件信息。（6）会议的程序性文件信息。（7）会议交流性文件信息。（8）会议参考性信息。（9）会议管理性信息。2、按照会议信息的XX性划分（1）XX性会议信息。（2）部性会议信息。（3）公开性会议信息。3、按照会议信息传递式划分（1）会议讲话信息。（2）会议书面信息。-可修编辑- --（3）会议声像信息。（二）收集会议信息的要求1、齐全。2、及时。3、准确。4、有效。（1）责任到人。（2）履行登记。（3）格XX。（4）明确围，（5）有针对性。（三）收集会议信息的工作程序1、确定会议信息的搜集围。2、选择会议信息的搜集渠道。3、确定搜集会议信息的法。（1）召集开会。（2）提供书面材料。（3）个别约见。（4）会议结束时及时搜集。（5）个别催退。（6）按清退目录收集。（7）限时交退。五、反馈会议信息（一）反馈会议信息的容和要求1、反馈会议信息的容（1）反馈会前信息。（2）反馈会息。（3）反馈会后传达落实的情况。2、反馈会议信息的要求（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。（2）会议信息反馈的目的要明确。（3）充分重视会议的反馈信息沟通。（二）反馈会议信息的工作程序1、布置会议信息收集工作。2、会议信息的搜集渠道的选择和建设。3、建立定期的会议信息反馈制度。4、做好会议信息的反馈汇报工作。5、抓好会议反馈信息的落实工作。会议管理——会后落实一、会议文件资料收集的要求（一）收集会议文件资料的要求和容-可修编辑- --1、收集会议文件资料的要求（1）确定会议文件资料的收集围。（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同式法。（4）收集会议文件要履行格的登记手续。来源于考试大（5）收集整理过程中要注意XX。2、需收集的文件资料（1）会前准备并分发的文件。（2）会议期间产生的文件。（3）会后产生的文件。（二）会议文件的立卷归档1、会议文件立卷归档的意义（1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。（2）保持历史的真是面貌，反映工作的客观进程。（3）保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。（4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。2、会议文件立卷归档的围的围和分工。（1）会议文件立卷归档围（2）会议文件立卷归档分工。3、会议文件立卷的基本原则和法（1）会议文件立卷的基本原则。（2）会议文件立卷法。4、会议文件立卷工作程序。（1）大中型会议文件立卷（2）日常工作会议文件资料立卷。（三）会议文件资料收集整理的工作程序将收集的文件资料进行登记——向上级总结、汇报情况——甄别整理、分类归卷——卷文件的排列——卷文件的编号、编目——填写卷文件的备考表——案卷标题的拟制——填案卷封面——移交给档案室——清理-销毁不再利用的纸。二、 会议纪要的容和要求（一）会议纪要的种类（1）办公关于纪要。（2）工作会议纪要。（3）协调会议纪要。（4）研讨会议纪要。（二）会议纪要的容（1）会议情况简述。（2）对会议精神的阐发。（三）会议纪要的要求1、会议纪要的拟写要求-可修编辑- --（1）实事，忠于会议实际。（2）容要集中概括。（3）要有条理。2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存3、会议纪要要按印发围和查看等级分发（1）确定印发围。（2）确认接收者。（3）签发会议执行。（四）工作程序完善会议记录→起草、编写会议纪要→确定印发围→接收者确认→领导签字→打印成文→印制、分发或归档保存。一、会议文件资料收集的要求（一）收集会议文件资料的要求和容1、收集会议文件资料的要求（1）确定会议文件资料的收集围。（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同式法。（4）收集会议文件要履行格的登记手续。来源于考试大（5）收集整理过程中要注意XX。2、需收集的文件资料（1）会前准备并分发的文件。（2）会议期间产生的文件。（3）会后产生的文件。（二）会议文件的立卷归档1、会议文件立卷归档的意义（1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。（2）保持历史的真是面貌，反映工作的客观进程。（3）保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。（4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。2、会议文件立卷归档的围的围和分工。（1）会议文件立卷归档围（2）会议文件立卷归档分工。3、会议文件立卷的基本原则和法（1）会议文件立卷的基本原则。（2）会议文件立卷法。4、会议文件立卷工作程序。（1）大中型会议文件立卷（2）日常工作会议文件资料立卷。（三）会议文件资料收集整理的工作程序-可修编辑- --将收集的文件资料进行登记——向上级总结、汇报情况——甄别整理、分类归卷——卷文件的排列——卷文件的编号、编目——填写卷文件的备考表——案卷标题的拟制——填案卷封面——移交给档案室——清理-销毁不再利用的纸。二、 会议纪要的容和要求（一）会议纪要的种类（1）办公关于纪要。（2）工作会议纪要。（3）协调会议纪要。（4）研讨会议纪要。（二）会议纪要的容（1）会议情况简述。（2）对会议精神的阐发。（三）会议纪要的要求1、会议纪要的拟写要求（1）实事，忠于会议实际。（2）容要集中概括。（3）要有条理。2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存3、会议纪要要按印发围和查看等级分发（1）确定印发围。（2）确认接收者。（3）签发会议执行。（四）工作程序完善会议记录→起草、编写会议纪要→确定印发围→接收者确认→领导签字→打印成文→印制、分发或归档保存。-可修编辑-