会议管理实务项目11宴会安排.ppt 23页

项目十一宴会安排 项目十一：宴会安排知识目标掌握宴会安排的方案知识掌握宴会安排的席次与座次知识掌握宴会安排的礼仪知识掌握宴会邀请函与邀请卡写作的格式与技巧掌握处理宴会突发事件的相关知识能力目标能撰写宴会安排的会议方案能安排宴会的席次能安排宴会的座次能符合礼仪的组织宴会能撰写邀请卡、邀请函能处理突发事件2 一、任务描述1、情境导入为迎接公司成立100周年，董事会年初就组建了一个庆典活动筹备小组，具体负责筹划企业百周年纪念活动，包括编印公司史志和画册，布置企业发展陈列室，举办中国调味品发展论坛，召开纪念大会、新闻发布会、产品订货会、联欢晚会等。这期间，有一项重要的任务由今年刚分配到企业担任见习秘书的黄小丽负责，那就是活动期间所有的宴请接待安排。3 一、任务描述2．训练任务撰写份正式宴会的准备方案1对宴会主桌席次进行安排3对宴会的桌次进行安排2迎送宾客礼仪程序4拟写宴会邀请卡或请柬54 二、任务实施任务1——要素分解1234确定宴会的目的及对象确定宴会的地点以及时间按名单发送邀请函和请柬会前检查准备工作，并制定应急预案5 知识链接宴请形式（1）宴会（2）招待会（3）茶会（4）工作进餐6 知识链接宴会宴会有国宴、正式宴会、便宴之分。国宴是国家元首或政府首脑为国家的庆典，或为外国元首、政府首脑来访而举行的正式宴会，因而规格最高。正式宴会除不挂国旗、不奏国歌以及出席规格不同外，其余安排大体与国宴相同。便宴，即非正式宴会，这类宴会形式简便，可以不排席位，不作正式讲话，菜肴道数亦可酌减。便宴较随便、亲切，宜用于日常友好交往。7 知识链接招待会招待会是指各种不备正餐较为灵活的宴请形式，备有食品、酒水饮料，通常都不排席位，可以自由活动。常见的有：冷餐会（自助餐）酒会又称鸡尾酒会近年国际上举办大型活动采用酒会形式渐普遍。庆祝各种节日、欢迎代表团访问，以及各种开幕、闭幕典礼，文艺、体育招待演出前后往往举行酒会。8 知识链接有关宴请活动的几项组织工作（1）确定宴请目的、名义、对象、范围与形式确定邀请名义和对象的主要根据是主、客双方的身份，也就是说主客身份应该对等。邀请范围是指请哪些方面人士，请到哪一级别，请多少人，主人一方请什么人出来作陪。邀请范围与规模确定之后，即可草拟具体邀请名单。被邀请人的姓名、职务、称呼、以至对方是否有配偶都要准确。多边活动尤其要考虑政治关系，对政治上相互对立的国家要否邀请其人员出席同一活动，要慎重考虑。9 知识链接有关宴请活动的几项组织工作（2）确定宴请时间、地点宴请的时间应对主、客双方都合适。注意不要选择对方的重大节假日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。官方正式隆重的活动，一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行，其余则按活动性质、规模大小、形式、主人意愿及实际可能而定10 知识链接有关宴请活动的几项组织工作（3）订菜宴请的酒菜根据活动形式和规格，在规定的预算标准以内安排。选菜不以主人的爱好为准，主要考虑主宾的喜好与禁忌。无论哪一种宴请，事先均应开列菜单，并征求主管负责人的同意。获准后，如是宴会，即可印制菜单。11 知识链接工作人员应提前到现场检查准备工作如是宴会，事先将座位卡及菜单摆上。座位卡置于酒杯或平摆于餐具上方，勿置于餐盘内。菜单一般放在餐具右侧。现场还可在宴会厅前陈列宴会简图，图上注明每人的位置。如有讲话，要落实讲稿。12 二、任务实施任务2——要素分解2确定主桌人员1确定人数5其他人员4其他桌位3主桌位置宴会安排宴会的桌次13 知识链接宴请活动现场布置宴会厅和休息厅的布置取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置应该严肃、庄重、大方。不要用红绿灯、霓红灯装饰，可以少量点缀鲜花、刻花等。宴会可以用圆桌也可以用长桌或方桌（桌次布置见图二）。一桌以上的宴会，桌子之间的距离要适当，各个座位之间也要距离相等。14 二、任务实施任务3——要素分解步骤1：确定主桌人员步骤2：确定主桌的身份步骤3：确定席次15 知识链接宴会主桌席位安排桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左低。同一桌上，席位高低以离主人的座位远近而定。席位排妥后着手写座位卡。外国习惯，男女掺插安排，以女主人为准，主宾在女主人右上方，主宾夫人在男主人右上方。我国习惯按各人本身职务排列以便于谈话，如夫人出席，通常把女方排在一起，即主宾坐男主人右上方，其夫人坐女主人右上方。16 二、任务实施任务4——要素分解步骤1：迎宾时要在厅外迎候。步骤2：对客人表现得体。步骤3：等客人到齐后宣布宴会开始。步骤4：送客人时礼仪得当。17 知识链接宴请程序及现场工作１）主人一般在门口迎接客人。官方活动，除男女主人外，还有少数其他主要官员陪同主人排列成行迎宾，通常称为迎宾线。2）主宾到达后由主人陪同进入休息厅与其他客人见面。3）主人陪同主宾进入宴会厅，全体客人就座，宴会即开始。4）外国人的日常宴请在女主人为第一主人时，往往以她的行动为准。餐毕，女主人起立，邀请全体女宾与之共同退出宴会厅。5)宾告辞，主人送至门口，主宾离去后，原迎宾人员顺序排列，与其他客人握别。18 知识链接服务礼仪服饰整洁、熨平，头发梳理平整、指甲修剪清洁。讲礼貌，待人和气谦逊，面带笑容。上菜时，左手托盘，右手夹菜，从客人左边上。客人吃完，应从右侧撤换餐具。宴会厅内走动，脚步要轻快，动作要敏捷，轻拿轻放。19 二、任务实施任务5——要素分解步骤1：确定人数，以及客人的职务等。步骤2：计算机写作邀请函，设计封面。步骤3：打印邀请函。20 知识链接发出邀请和请柬格式各种宴请活动，一般均发请柬，这既是礼貌，亦对客人起提醒、备忘之用。请柬一般提前一周至二周发出。请柬内容包括活动形式、举行的时间及地点、主人的姓名（如以单位名义邀请，则用单位名称）。请柬发出后，应及时落实出席情况，准确记载，以安排并调整席位。即使是不安排席位的活动，也应对出席率有所估计。21 参考评分标准任务1：总分20分任务2：总分20分任务3：总分20分任务4：总分20分任务5：总分20分22 参考评分标准学生训练成果评价表项目项目11宴会安排任务序号任务得分及任务完成情况评价12345总分学生签字：指导教师签字：年月日23