会议管理工作——商务秘书..ppt 22页

第五章会议管理工作第一节会议工作概述第二节会议的准备工作第三节会议中的工作第四节秘书在会议中的角色与责任第五节与助手一起开会第六节会后的工作 第一节会议工作概述一、什么是会议1、会议的内涵会议会见会谈内涵三人以上有组织地会晤、议事接见、拜见双方或多方交换意见对象内部、涉外外部内容宽泛礼节性、事务性强经济性、利益性强功能交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、传达指示、布置工作、保障先进、鼓舞士气加强关系、处理事务消除分歧、改变关系 2、会议的构成要素基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程其他要素：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、消耗性材料 3、会议的主要种类分类标准会议种类组织类型内部~外部~、正式~非正式~时间定期~不定期~出席对象联席会、内部会、代表会、群众会功能性质决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性议题性质专业性、专题性、综合性规模特大型、大型、中型、小型手段常规会、广播会、电话会、电视会国籍及议题国内、国外 二、公司常见会议的类型与作用1、经理例会与特别会议2、员工例会3、股东大会和董事会议4、公司年会5、客户咨询会6、产品展销订货会7、业务洽谈会8、新产品新闻发布会 三、会议成本意识会议人工成本=2A×B×TA=每小时与会者平均工资的3倍B=参加会议的人数T=召开会议的时间（以小时计） 第二节会议的准备工作一、制定大中型会议方案1、制定会议方案的一般原则：减少会议次数、严守时间、会议通知要明确、缺席迟到事前联络、效率性2、会议筹备方案的内容：名称、议程、时间和日期、设备和工具、与会代表的组成、文件的范围、经费预算、住宿和餐饮安排、筹备机构 二、会议时间的安排要适时、高效1、确定会议的时间2、会议议程与会议日程（1）议程与日程的区别会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清新的表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、坚决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。 （2）大中型会议的议程大中型会员的议程一般安排如下。开幕式，上司和来宾致辞；上司作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式 三、确定会议地点：方便前往、符合会议规模、设备配置良好、不受干扰、停车场所、费用四、正确确定与会人员范围：层级、人数、分组、食宿五、准备会议文件资料（1）为上司撰写会议文稿。（2）为上司准备材料。（3）组织好发言人的文稿。（4）准备资料袋 六、发送会议通知1、会议通知的发送2、会议通知的主要内容会议通知一般包括标题和正文两部分，标题应写明召开会议的单位或部门、会员名称、发文号。通知的正文包括会议名称、会期行业的详细地址、时间、会议议题和联系方式等。 七、布置会场1、会场的整体格局：保证一个中心；注意进退场方便；有方拱形、半月形、椭圆形、回字形、T字形、圆形2、主席台座次的安排：职务最高者居中、先左后右、由前至后3、场内其他人员座次的安排：横排法、竖排法、左右排列法4、会场的整体布局类型 八、整体会议所需物品、设备：灯光、扩音设备；显示指示设备；姓名牌；多媒体设备；选举、表彰用品；茶水、饮料九、安排食宿十、大型会议的接（送）站、报到 十一、大型会议的经费预算1、会议经费的主要内容文件资料费邮电通讯费用会议设备和用品费会议场所租用费会议办公费会议宣传交际费会议住宿补贴费会议伙食补贴会议会议交通费其他开支 第三节会议中的工作一、会前的最后检查：听汇报、现场检查文件材料的准备、会场布置、保卫工作二、组织签到和登记三、做好会议记录和必要的录音录像工作四、会议设备的操作与维护 五、做好会议的记录工作会议记录的内容：会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。与会者姓名。主席的名字在最前面，办事员的名字在后面。缺席者请假书。宣读上次会议记录。通讯情况一般事务——决议应包括会议上的确切措词。其他事务——按在会上进行的顺序记录下次会议日期主席签名 六、提供会议资料与联络协调七、做好会议的保密工作：划分公开、内部、机密三类会议的界限和级别八、组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作九、会议信息工作1、收集会议信息2、编写会议简报3、搞好对外宣传 第四节秘书在会议中的角色与责任一、会前的准备研究问题、准备材料、了解目的和议程、时间地点、遵守时间二、会议期间的角色分寸1、认真倾听他人的观点2、积极发表自己的见解3、关注正在讨论的事项4、注意语气的使用三、会后应积极落实 第五节与助手一起开会一、准备会议主持计划1、自查的内容2、制定主持人行动计划需搞清的问题：会议目标、结构、结果与目标的偏差、责任与分工二、控制会场的气氛1、控制会议气氛的技巧2、导致会议成效不高的主要原因：组织不当、程序安排不当、理解不透、会议记录有误 会议中可能出现的问题会期：议程、日程会址交通问题与会者之间的关系会议秩序：抗议者、持不同意见者设备：停电、损坏出错、技术标准食宿：口味禁忌、饮食卫生、睡眠习惯健康：疾病、卫生措施 第六节会后的工作一、合理安排与会人员返程二、提醒与会者及时做好各种物品的清退三、清理会场和文件四、整理会议材料，立卷归档：会议案卷包括：会议正式文件、参阅文件、发言稿、讲话记录 五、会议的总结1、会议总结的要求：逐条检查，将客观标准和主观标准结合2、起草会议纪要或总结报告3、会议总结的要求六、会议效果的评估1、对主持人的评估2、对会议工作人员的评估3、对会议管理工作的评估七、催办和反馈