会议管理会议管理.ppt 80页

会议管理 案例华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的职业女装，正站在公司即将举行的“新产品新闻发布会”的会议大厅门口迎接来宾。门厅旁有一张签到表，摆着签到表和签到笔。已有来宾到会，但管签到工作的秘书还没到岗，米兰十分着急，正准备催时，米秘书的手机响了，原来是今天大会上最重要的嘉宾、市里主管经济工作的副市长的专车在路上出了故障。时间眼看来不及了，米秘书果断决定让公司正在去电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长，让去接记者的秘书另打一辆出租车去电视台，这样，通过及时的协调，两边的事情都得到了妥善的处理。米秘书刚准备喘口气，手下的工作人员 有来反映因预先估计不足，会议的礼品和宣传品都不够了，米秘书又赶紧派人去与大厦的管理人员协调，尽可能地多提供一些车位，然后派下面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品。这时接副市长的车子就快到大门口了，米秘书立即给总经理打了电话，告诉他市长已到，然后面带微笑地迎向大门口。 在某地一次地方和驻军联合召开的表彰会上，颁奖仪式正在进行。盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中鱼贯出场，手棒奖品交给在主席台前排就座的领导同志准备颁奖。不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个部队首长的奖品，却递给了下一个位置的地方领导。而排在队伍未尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊慌失措，逃回后台。手上没有奖品的部队首长左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台，首长急得面红耳赤，最后干脆离席退场。由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台。而由于原定的颁奖顺序打乱，领导手拿奖品却找不到来领奖的人。一时间，你问我，我问他，你跟我换位置，他跟我换奖品，主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛被这个小差错一扫而空，而且还造成了不良影响。虽然事后地方领导和会务工作人员一再向那位部队首长赔礼道歉，但此事始终都给双方心里留下了一个遗憾的阴影。 [简评]此事给了我们一个深刻的教训。颁奖，一个发，一个领，本是小一桩。但如果认为事小不予重视，只满足于布置过、安排过，而不认真细致地组织实施，那么小事也会出错。并且还会小事变成了大错，影响整个会议的质量。假如我们的会务工作人员，在颁奖过程中，分工负责，分头把好礼仪小姐送奖品和领奖人员的组织这两个关，发现问题，及时协调补救，其结果就大不一样了。 第一节会议的特性和种类定义：会议是为了达到一定的目的，把有关人员召集起来共同商议、统一认识的一种工作方式，是行政管理的重要手段。会议流程图学习政策统作分互通情报一出头交流经验认决贯交换意见　识定彻 会议的要素形式内容程序名称指导思想准备工作时间目的开始工作地点任务正式进行主持者作用结束工作参加者决议的贯彻执行议项结果 会议的种类 三、会议的种类教材（教材161）（考证196）1依据会议性质和作用划分组织类型2依据会议内容划分时间3依据会议形式划分对象4依据与会对象划分功能性质5根据间隔时间划分议题性质6按层级和效力范围划分规模7按规模划分方式手段8按阶段划分与会者的国籍与议题的范围9国内 公司常见会议的种类与作用1、      经理例会与特别会议2、      部门员工例会3、      股东大会和董事会议4、      公司年会5、      客户咨询会6、      产品展销定货会7、      业务洽谈会8、      新产品新闻发布会 会议的作用正面作用：交流信息，互通情况；发扬民主，集思广益；增强友谊，促进团结；统一认识，协调行动；作出决策，部署贯彻。负面作用：费时间和精力费财力和物力信息过多重复滋长不正之风 第二节会务工作会务：是为提高会议的质量所进行的准备、组织、管理和服务工作的总称。三阶段：一、会前工作二、会中工作三、会后工作 会前准备工作（一）会议议题的安排和处理1、销售二部经理的人选2、东部地区销售活动的总结3、宣读上次会议记录4、销售一部关于内部沟通问题的发言5、下季度销售目标6、公司销售人员的招聘和重组 1销售二部经理的人选宣读上次会议记录2东部地区销售活动的总结东部地区销售活动的总结3宣读上次会议记录销售一部关于内部沟通问题的发言4销售一部关于内部沟通问题的发言下季度销售目标5下季度销售目标公司销售人员的招聘和重组6公司销售人员的招聘和重组销售二部经理的人选 相关知识1、各种事物的习惯性顺序和本单位章程2、同类性质3、保密性较强 练习：议题安排抗非典工作的布置抗天灾（旱或涝）关于对某某内部调查抗非典事迹的学习前期工作总结计划生育出游活动 （二）编制会议预案（实物1）：一份详细的会议预案某某会议预案会议名称：主办单位的名称+会议的主题+会议的类型广东技术师范学院教学工作会议 可信公司技术训练专题研讨会（筹备方案）一、会议主题：为增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。二、会议的时间、地点：拟定于3月5日上午9:00至下午4:00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8:30报到。三、参加会议人员：公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人，总计50人。四、会议议程：会议由主管副总经理主持。上午：⑴总经理做关于技术训练问题的工作报告。⑵培训部总监专题发言。⑶生产部总监专题发言。 下午：⑴分组讨论；⑵人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。⑶主管副总经理做总结报告。五、会议议题：⑴技术训练与提高企业综合部分力。⑵技术训练与技术创新。⑶如何提高技术训练的质量。⑷技术训练方法的再讨论。六、会场设备和用品的准备：准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。 七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。⑴总经理的工作报告。⑵培训部、生产部总监的专题发言稿。⑶公司开展技术竞赛评比的计划（草案）。⑷副总经理的总结报告。八、会议服务工作：由行政部综合协调。附：⑴会议通知。⑵会议日程表。 会议筹备方案的内容1、确定会议的主题与议题2、确定会议的名称3、确定会议的议程4、确定会议的时间与地点5、确定会议所需的设备和工具，要满足会议的需要。6、确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。7、确定会议与与会代表的组成 8、确定会议经费预算9、确定会议住宿和餐饮安排10、确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。 （三）请示报批会议（四）成立会务机构1、人数是与会人员的15%左右2、人员素质、专长的搭配、分工3、成立会务机构会务组后勤组资料组保卫组（五）产生会议代表（六）发会议通知 （七）会议文件和用品的准备文件的准备用品的准备1、 必备用品2、 特殊用品3、 姓名卡片和会议证件颜色：红、蓝、白、黄四色款式：粘性标签、系带卡片、有夹子的卡片、台签式的卡片类型：代表证、列席证、工作证、记者证、来宾证 （八）会场选择与布置1、选择会场的技巧交通便利大小适中设备齐全适用环境适合停车场成本 2、会场布置(1）会场气氛（2）会场形状（3）主席台座次排列（4）会场座位划分（九）会议的后勤准备（十）选举、颁奖工作的准备 二、会中工作（一）    落实报到工作接站报到工作签到并领取文件领取文件1、文件袋2、编号、登记3、清退目录4、特快专递或传真 （三）分组讨论编组的方法：一是按地区、单位编组；二是按行业编组（四）会议记录内容：第一部分：会议组织情况第二部分：会议主要内容方法：1、    精详记录法2、    摘要记录法（五）会场服务（六）选举工作（七）颁奖（八）信息沟通，编写简报 （九）会议值班、保卫工作（十）会议的生活及后勤管理工作三、会后工作（一）与会人员的离会工作（二）会议文件的清退（三）新闻发布和报道工作（四）印发会议纪要（五）会议文件的汇编（六）会议组织工作的总结会议经费结算工作（七）会后追踪、反馈、落实 第二节会务工作第一节会务管理这里就是莲花风景区了，这次会议就要在这里召开…… 莲花风景区会务组办公室：王俐：“各位同仁，明天与会代表就要陆续来了，我们今天提前入住，按照李总的指示，一定不能出任何差错，省市旅游部门主管领导、宋董事长和李总经理明天就要到，大会后天正式开始。现在，会务组主要抓紧准备会议资料，确定负责会议记录、会议简报的人员；并拟好相应的意向书格式，会后若有客户要求洽谈合作事宜，也好先签一份意向书，为进一步合作打基础。后勤组要与他们风景区的服务部门加紧配合，一一落实客户的各项服务；特别是会议的值班与保卫工作，那是丝毫差错也不能出的地方，一定要亲自实地审查。下面我先发一份“会议事务处理规定”单，两个组要一一对照落实，填好后交给我，若有什么落实不了的，我好赶紧上报处理。“ 会议事务处理规定（一）节会议计划检查要点：项目审核备注会议名称会议时间会议主题和议题与会单位和人员人数主持人及工作人员会议资料 （一）会议筹备及活动审核要点：议程安排会议应发资料会议记录安排幻灯或录影设备会场预订制作来宾名册纪念品的制作与发放预订回程票 会场布置宴会及座位顺序安排新闻摄影酬谢金住宿安排胸章名牌看板和标示板支付食宿费用及出纳会议值班及保卫 相关知识：（一）会场布置要根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式，体现的意义、气氛和效果均不相同。 （1）会场布置方式相对式：主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。 教室形会场 弦月形会场 全围式：不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。 半围式：介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、巩桥形。 分散式：将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、V字形。 其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边还应有休息室。 （2）会议座位安排提前安排好会议座位，有利于会议和各项活动井井有条的进行。主席台座次的安排：主席台座次安排，既是一项技术性工作，也是一项严肃的政治性工作，秘书人员一定要极其认真负责地对待。 首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单；其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，如下图：⑤③①②④（单数）⑥④②①③⑤（双数） 会场人员座次安排：横排法，即按照会议人员名单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列；竖排法，即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列；左右排列法，即将横排法中从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。 （3）会场气氛布置会场气氛直接影响到与会者的情绪，这关系到会议的效果。营造良好的会场气氛，是秘书人员创造力和想像力的重要表现。 会标将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方，即为会标。会标能体现会议的庄严性，激发与会者的积极参与感。 会徽即能体现或象征会议精神的图案标志，一般悬挂于会场前上方中央位置。会徽可以是组织已定徽标，如党徽、国徽、团徽、警徽等，也可以向社会公开征集，如北京2008奥运会会徽“中国印”。 其他灯光，要注意灯光的亮度，一般主席台上的灯光要比台下代表席灯光要亮；色调，要注意不同色调会给与会者不同的感官刺激，如红、粉、黄、橙亮丽明快，给人感觉热烈辉煌，适合庆典类会议，蓝、绿、紫庄重典雅，给人感觉严肃端正，适合一般工作会议； 旗帜，重要的会议宜在会场内外插一些旗帜以烘托气氛；标语，简洁明快的标语口号能振奋与会者精神，强化会议主题；花卉，适当的花卉能给人清新活泼之感，既能点缀会议氛围，又能减轻与会者长时间的疲劳。 （二）会议的值班与保卫工作会议要有严密的值班和保卫工作，中大型会议，秘书要有24小时值守，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。奥运会安保16亿美元 （1）值班工作坚守岗位；会中协助搜集有关信息和资料；控制与会无关人员随便出入会场；督导专职服务人员的具体服务工作；备有公司及各部门领导、后勤服务主管人员的电话通讯录；协调会中各种矛盾等。波茨坦会议 （2）保卫工作重要人员的人身安全；重要文件；会场和驻地；会议设备；与会者私人贵重物品等。 实训题：王俐这次受李总委托，作为会务组和后勤组的召集人，责任重大。如会场布置、会议座位安排、会议气氛布置之类的事，最好不要让她分心，请你代她处理这三件事，主要是：1，选择什么样的会场布置方式最为恰当？说出理由，并画出你所布置的草图。2，座位如何安排，说出理由一并画出草图。3，并说说你打算如何将这次恳谈会的气氛布置到最好效果。 第二节会议记录和会议简报莲花风景区主会场：大会即将开始，上百人的会场气氛热烈。 按照安排，王俐主要负责这次会议记录。下面是她随着会议进程的记录： 风光旅游有限责任公司2005年业务恳谈会会议记录时间：2005年2月15日上午9时地点：莲花风景区一号会议室出席人：省市旅游部门主管领导；风光旅游有限公司主要领导与各部门经理；客户代表。主持人：陈大鹏（公司副总经理）记录人：王俐（总经理办公室秘书） 一、主持人讲话：今天，是我公司值得纪念的日子，能够邀请到这么多领导和佳宾，济济一堂，参加我公司2005年业务恳谈会，实在是我公司的莫大荣耀。下面，请让我介绍在主席台就坐的各位领导和来宾，他们是……二、宋董事长致欢迎辞。三、省旅游局张副局长讲话：风光旅游公司是我省旅游业的骨干企业，也是我省旅游方面的纳税大户，在维护旅游业信誉，宣传行业诚信方面都做出了良好的榜样，今后…… 四、李总经理讲话：我公司自1988年成立以来，一直以诚信为本，十几年来没有发生一次严重的顾客投诉案件，具有良好的社会信誉，因此业务量稳居全省旅游业第一。今天请各位新老客户共聚一堂，主要是表达我公司业务拓展方面的意愿，并希望能听到各位佳宾对我公司发展提出金子般的箴言，我们会洗耳恭听。下面，请允许我代表我公司全体同仁，向各位介绍一下刚刚过去的2004年我公司的业务情况…… 五、客户代表发言：……六、李总经理的总结：……七、散会（上午12时）主持人：陈大鹏（签名）记录人：王俐（签名） 中午饭后：李总：“小王，上午的会开得较为顺利，按照安排，下午是两位旅游业专家的讲话，明天上午分组讨论，你要全程参与，做好记录，争取明天下午总结会前来宾们都能拿到这次会议的简报，今晚你要加班才行的哦！”王俐：“没问题，您放心吧，李总！” 相关知识1，会议记录（1）概念：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。（2）特点：一是真实性；二是资料性，可作为研究、编发、查找会议的重要原始资料长期保存。（3）注意事项：内容真；速度快；整理快。 （4）为会议记录做好准备：纸笔、录音机和磁带、会议相关文件、提前到达、了解座次便于识别发言者、要有手工记录；（5）会议记录过程：内容完整、详略得当、最后签名并不得再加任何改动；（6）记录要求：准确、完整、简洁。 2，会中信息（1）收集、传递和反馈；（2）对外宣传同时注意保密；（3）加工：综合、提炼、推导；（4）传递方式：口头、影像、电子、专人。（5）要求：力求全面、真实、及时、适用、重点突出。 3，会议简报（1）概念：简明扼要地对会议的简要报告。（2）特点：简明扼要；迅速快捷；内容新颖；真实准确。（3）结构：报头+报核+报尾（4）注意：一般不超过1000字，最长不超过2000字；内容真实、准确、典型。 实训题根据王俐所记的会议记录，并发挥自己想像，结合下午的专家演讲和第二天上午的大会讨论发言，写一份会议简报。格式尽量规范，内容想像丰富，1000字左右。 第三节会议的善后工作下午，是这次会议结束的时候，王俐心想，可以松一口气了吧？但是，这不，电话又响了…… 李总：“小王，现在这个会快开完了，提醒你一下，你现在赶紧去要会务组的同志把上午发下去的咱们公司的今年业务拓展方案给收回来，讨论完了，千万不要让人给带走了。另外，明天回去之后你要把这次会议的费用结算清楚，董事会要查帐的，要认真做好，开支一定要有发票，否则税务局那关到时也不好过，咱们可是重合同守信誉单位。这些关系到企业形象，知道么？”王俐：“知道了，我会做好的。” 秘书办公室：王俐回到单位，马上着手计算这次会议的所有费用收支情况，她先列出了相关数据：1，由于是恳谈会，故每位与会者只是象征性地交了180元餐费，除来回交通费外，其余全部由公司负责，实到人数是80人。2，莲花风景区由于是长期合作单位，这次与他们会前所签合同中，两天所有相关费用是2万元，那是按来宾100人计算的，现在按实到人数，打了八折。3，专家演讲费用：两位每位4000元。 4，新闻报道相关费用15000元；5，会务其他杂费（食宿、纪念品、交通、文件资料等）70000元；这样，公司这次恳谈会共计开支了多少钱呢？有没有超出原会议方案拟定的数目？王俐在这次会议中对经费的使用控制表现如何？这一条可是当秘书最为关键的哦，因为没有一个老板愿意用一个花公司的钱大手大脚的秘书的。 收入：180*80=14400元支出：70000+15000+4000*2+20000*4/5=190000元总支出：190000—14400=94600元。未超出100000元预算方案，王俐受到了表扬。 会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单 会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作 会后撰写会议纪要催办与反馈工作安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道