行政管理工作手册 182页

行政管理工作手册广东利海集团有限公司人力行政中心行政部制182 总则第一章前台管理第一节前台接待管理办法第二节公司考勤管理办法第三节信件收发管理办法第四节清洁卫生管理办法第五节工牌名片管理办法第六节集团通讯管理办法第七节会议室管理办法第八节差旅票务住宿管理办法第九节其他协办事项第二章行政事务管理第一节文档管理办法第二节保密管理办法第三节印章管理办法第四节会议管理办法第五节电子邮件管理办法第六节部门经费管理办法第七节公司证照管理办法第八节公务接待管理办法第三章总务后勤管理第一节文明办公管理办法第二节办公环境管理办法第三节公司宿舍管理办法第四节消防安保管理办法第五节固定资产管理办法第六节办公采购管理办法第四章车辆管理182 使用说明一、内容及使用范围本手册是利海集团行政部根据公司行政管理政策、制度，修订的行政管理工作手册，主要用于各单位行政专职人员提供日常操作的参考、查询和政策指导。二、内容更新手册出台后，遇有政策、制度上的变更或流程上的增减，集团行政部会及时变更手册的相关内容，当地公司行政部亦可根据当地的政策措施和实际管理作出调整或修改。总则一、行政部职能行政部作为公司的综合办事部门，其核心主要包括以下三个方面。（一）沟通职能。充分沟通、清晰传达，协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。（二）管理职能。行政部担负着文件、证照办理、办公环境、公务接待、车辆、总务后勤、安全保卫邓工作的管理。（三）服务职能。提供高质量服务，积极为各职能部门提供后勤保障支持。具体职能如下：1、协助公司领导管理公司行政事务Ø对公司各项事务拥有请示权，包括其他部门的事务。Ø经公司领导授权或同意后拥有代位处理权。Ø召集及调动公司各部力量，主持对公司发展过程中出现的特殊时间、专项问题进行处理。Ø解决并处理公司各部门之间存在的管理不到位、分工不明晰的问题。支持协调会议，仲裁及防止各部门之间的冲突。Ø对公司整体发展和公司内部管理向公司管理层提出可行的合理化建议，在公司管理层任何后负责落实实施。Ø组织汇总公司年度综合性资料、草拟公司年度总结、工作计划和其他综合性文稿、其他以公司名义发言的文稿审核工作，严格按行文程序办理。负责编写公司年度大事记。2、公章、文档管理Ø负责公司公章、档案资料的管理182 Ø负责公司文件上传下达工作。Ø负责各部门、各子公司联络人的召集与管理。Ø负责公司行政文书处理，做好收支的登记、传递、催办、归档、立卷和发言的登记、打印、存档，以及行政文书档案的管理工作。Ø负责对各部门文书资料收集归档管理工作，进行业务知道。整理建立公司的档案，统一公司公文格式。1、负责公司各种证照的办理、保管、年审、变更工作。Ø公司各类证照的工商登记、注册、年审、变更、注销、外接、保管等工作。Ø负责公司领导的出入境证照办理。2、公关职能Ø代表本项目公司对外开展公开活动。Ø负责树立公司良好的形象。Ø负责公司对外有关单位、政府职能部门的联系、沟通工作。Ø参与公司重大新闻发布会组织筹备工作，接待重要宾客的来访。3、前台管理Ø负责公司电话总结接听、转接。Ø公司来访客户接待。Ø员工考勤管理工作。Ø员工差旅票务住宿管理工作。Ø负责公司的报刊征订工作，以及报刊、信件收发，电话传真的转接及传达。4、总务后勤管理Ø文明办公检查，负责公司日常办公环境、清洁卫生的管理。Ø发现并消除公司的安全隐患，保证员工和客人在公司内的安全。Ø公司文体活动组织。Ø负责公司办公用品的购买、管理、发放。Ø负责公司员工宿舍的管理工作。5、车辆管理Ø负责公司车辆的购置、使用、驾驶与维修保养，Ø负责车辆的各项费用管理，包括：养路费、保险、路桥、汽油、年审费用等。182 二、行政部组织架构图主管车队前台总务后勤行政事务经理三、行政经理岗位说明书利海集团行政经理岗位说明书第一部分基本资料职位名称行政经理所在部门行政部直接上级公司总经理下级职位行政主管可晋升的职位总经理助理可轮换的职位—岗位定员1人填写日期2008-7-30第二部分工作描述2.1职责概要：负责公司接待、办公、安全保卫、后勤总务、公关等行政管理工作的组织实施，执行公司行政管理工作各项制度、规划。2.2岗位职责：日常主要工作序号日常主要工作职责占总工作时间的百分比日常工作任务权限（可多选√）经办审核批准备注182 1行政管理工作40%1.组织制定及实施行政工作发展规划与部门工作计划。2.依照公司经营策略，编制行政管理制度及管理办法，并制定相关的行政工作流程。3.监督各部门的管理工作。4.召集及调动公司资源，主持对公司发展过程中出现的特殊事件、专项问题进行处理。5.对公司整体发展和公司内部管理向公司管理层提出可行的合理化建议，在公司管理层认可后负责落实实施。6.协助公司领导处理突发性事件。√√√√√√√√√√√√2后勤管理工作40%1.监督各种后勤管理项目的执行进度。2.依照公司的发展方向，不断完善、创新后勤管理工作流程。3.选择和评估后勤服务的供应商，安排购置、调配和管理公司办公设备。4.加强公司信息化建设的力度。5.负责公司的企业文化宣传，增加员工的凝聚力。6.编制行政费用预算方案，并审核监督各部门实施情况，提出成本控制建议。√√√√√√√√√√√√3公关事务工作20%1.代表公司开展公关活动。2.组织策划公司整体性的公关活动，负责公司的部分外联工作；负责树立公司良好形象。3.负责公司对外有关单位、政府职能部门的联系、沟通工作。4.参与组织公司新闻发布会筹备工作。接待重要宾客的来访。5.接待重要业务单位的来访。√√√√√√√√√√45√临时工作序号临时工作职责占总工作时间的百分比临时工作任务权限（可多选√）经办审核批准备注1合理化建议或创新提案%完善公司行政管理制度，依照公司的经营策略，提出合理的建议和方案。√2182 2.3考核指标：1.不发生行政工作流程混乱。2.不发生行政管理方面的重大投诉。3.不发生后勤管理的重大投诉。4.预算变动率不超过10％2.4工作协调关系：公司内部协调关系岗位/机构（按频繁程度次序列举）主要协调内容协调不力会对己方与对方造成何种影响部门内本部所有员工1.行政管理及后勤管理工作。1.工作效率低。2.后勤服务没跟上。部门外其他部门1.行政管理工作。2.协调部门关系。1.工作流程混乱。1.部门冲突。公司外部协调关系1、政府各职能部门。如工商管理部门、出入境管理部门、当地公安部门及交通部门等。2、中国移动及中国电信运营商。3、各后勤采购供应商。第三部分任职资格要求3.1知识要求：教育基本胜任本岗位所需的最低学历：本科及以上学历基本胜任本岗位的专业：1、企业管理2、行政管理3、工商管理4、人力资源管理专业技术知识（1）胜任本职岗位所需要的专业知识：1、综合行政管理知识2、现代的人力资源管理知识。（2）胜任本职岗位所需要的专业技能：1、公共关系管理，2、优秀的公文写作技能。（3）资格与证书：无特殊要求。培训经历培训项目培训内容培训方式重要性（一般/重要/非常重要）迫切性（不迫切/一般/迫切/非常迫切）商务礼仪重要一般 公共关系技巧/谈判技巧重要一般电脑技能熟练操作office软件。外语水平国家四级，英语交流流畅。3.2经历要求：工作经历最低时间要求（年）房地产行政管理工作经验5年或以上3.3能力要求：182 能力定义选出本岗位需要该能力的最低要求级别12345低较低一般较高高本岗位任职者需要应用到该能力的工作范畴（根据既往工作经验填写）理解判断能力对有关制度、政策、目标任务的认识与领会程度，对本职工作中各种抽象或具体问题的分析、综合与判断能力5组织协调能力组织本部门人员开展工作以及与有关部门人员协同工作的能力5决策能力从整体出发，对方向性、全局性的重大问题进行决断的能力5开拓能力对某一业务或工作领域进行研究、开发、创新、改革的能力4社会活动能力为开展工作在社会交往、人际关系方面应具有的活动能力5语言文学能力在撰写文章、起草文件、报告，编写计划、情况说明、业务记录，演说，宣传方面，应具有的文字和口头语言表达能力4业务实施能力在具体贯彻执行计划任务的过程中，处理工作业务，解决实际问题的能力5其他特别素质由于岗位的特殊性，而对任职者提出的特殊素质要求：工作仔细有责任心，能承受一定的工作压力；182 第一章前台管理利海集团前台文员岗位说明书第一部分基本资料职位名称前台文员所在部门行政部直接上级行政主管下级职位无可晋升的职位行政主管可轮换的职位总务或行政专员岗位定员至少1人填写日期2008-7-30第二部分工作描述2.1职责概要：负责公司电话总机接听、转接，公司来访客户接待，员工考勤管理，以及其他的后勤协作工作等。2.2岗位职责：日常主要工作序号日常主要工作职责占总工作时间的百分比日常工作任务权限（可多选√）经办审核批准备注1来访接待工作30％1.以礼貌用语接听来电和转接电话，若需要找的人不在，负责记录留言或回电话号码；2.掌握公司概况，能够回答客人提出的一般问题，提供常规的非保密信息，如销售电话等。3.接待来访客人，领到位置，端送茶水，并进行来访客人登记。√2公司考勤管理10％1.执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记、监督员工刷卡、收集员工考勤补单2.统计每月的考勤情况，月初5号前汇总后交财务部计算工资；√3信件收发管理5％1.负责公司所有来往信件的收发工作；；2.销毁过期没人认领的信涵；3.分配好各中心订阅的书籍、报纸，来访信件等；4.每天更换公共区域的报纸；5.定期更换公共区域的杂志、书刊；6.定期清理过期报刊。√4清洁卫生管理5％1.定时检查卫生间的洗手液及卫生纸，保证使用；2.依照清洁卫生服务合同的清洁细则，监督并催促清洁工完成当天的清洁工作；√5集团通讯管理5％1.及时更新员工通信信息。2.收集及审核各地区公司、子公司通信录。3.集团短号集群网办理。4.定期发布公司通讯录。√182 6会议室管理5％1.负责会议室的日常维护管理，包括：设备、装修、家具等。2.负责会议室的预定工作。√7差旅票务住宿管理20％1.负责公务出差员工的票务办理工作。2.负责公务来访员工和客人的住宿安排。√8后勤、公共服务10％1.负责员工的工牌、名片制作。2.公司放行条办理。3.负责领导的订餐工作。4.协助公司总务进行办公维护管理。5.留意桶装水饮用情况，及时订购饮用水，保证员工饮水资源，定期清洗洗手机，保证饮用水的质量。6.人事招聘协作工作。√临时工作序号临时工作职责占总工作时间的百分比临时工作任务权限（可多选√）经办审核批准备注1建议投诉5％客户来电建议、投诉等及时反馈给相关负责人。√2文档工作5％负责文件与其他资料的打印、复印、校对等工作。√2.3考核指标：投诉每月不超过3次。2.4工作协调关系：公司内部协调关系岗位/机构（按频繁程度次序列举）主要协调内容协调不力会对己方与对方造成何种影响部门内总务专员协助总务专员进行办公维护管理后勤管理、维护、供应、服务工作断层部门外各部文员各项前台后勤业务办理各业务部门的后勤工作申办断层。182 公司外部协调关系1.信件快递公司、邮局－信件收发、订阅2.快餐店。－领导订餐3.印刷供应商－工牌、名片制作4.清洁维护公司－清洁卫生5.票务公司、酒店－出差票务住宿6.大厦物业公司－办公维护7.中国移动公司－短号集群网办理8.饮用水供应商－饮用水订购第三部分任职资格要求3.1知识要求：教育基本胜任本岗位所需的最低学历：大专基本胜任本岗位的专业：1.物业管理、2.客户服务专业技术知识（1）胜任本职岗位所需要的专业知识：1.物业管理、2.客户服务（2）胜任本职岗位所需要的专业技能：1.外语（3）资格与证书：物业管理员上岗证培训经历培训项目培训内容培训方式重要性（一般/重要/非常重要）迫切性（不迫切/一般/迫切/非常迫切）物业管理君林天下金钥匙服务实习重要迫切 电脑技能熟悉OFFICE操作，及OUTLOOK邮件收发。外语水平2级，能够进行简单的英语会话3.2经历要求：工作经历最低时间要求（年）酒店物业前台工作相关经验1年3.3能力要求：能力定义选出本岗位需要该能力的最低要求级别12345低较低一般较高高本岗位任职者需要应用到该能力的工作范畴（根据既往工作经验填写）理解判断能力对有关制度、政策、目标任务的认识与领会程度，对本职工作中各种抽象或具体问题的分析、综合与判断能力3组织协调能力组织本部门人员开展工作以及与有关部门人员协同工作的能力3决策能力从整体出发，对方向性、全局性的重大问题进行决断的能力3182 开拓能力对某一业务或工作领域进行研究、开发、创新、改革的能力3社会活动能力为开展工作在社会交往、人际关系方面应具有的活动能力3语言文学能力在撰写文章、起草文件、报告，编写计划、情况说明、业务记录，演说，宣传方面，应具有的文字和口头语言表达能力4业务实施能力在具体贯彻执行计划任务的过程中，处理工作业务，解决实际问题的能力4其他特别素质由于岗位的特殊性，而对任职者提出的特殊素质要求：谈吐大方得体，做事细心。182 第一节前台接待管理办法第一条、形象礼仪1、仪容：仪容要整洁大方，显示出个人的工作自信心，衣着要大方得体，个人卫生方面也要严格要求自己。具体礼仪要求如下：总体要求大方整洁，职业细节要求1、头发梳理整齐，避免由头皮屑出现，严禁发型及颜色过于夸张。2、勤修指甲，不留长，不留污垢，严禁在前台范围内修剪。3、香水味道不宜浓烈。4、女性上班期间应化淡妆，严禁前台范围内化妆。5、不戴墨镜或变色镜。2、仪表：前台文员工作期间一律穿着工作服或职业装，具体要求如下：总体要求服装的修饰与整体协调一致，饰品要自然适度，把握分寸，表现出个人的气质素养男士着装要求1、西装：款式简洁、单色深色为宜，西裤长度应正好触及鞋面，注意配搭。2、领带：颜色与西装和衬衫协调，要干净、平整，长度核实，领带尖应恰好触及皮带扣，领带宽度与西装翻领的宽度和谐。3、衬衫：款式与领带外套协调，注意领口和袖口要干净。4、鞋：黑色，注意保持鞋子的光亮及干净。5、袜子：黑色，宁长勿短，以坐下不露出小腿为宜。女士着装要求1、保持衣服平整，服饰不要过于华丽。2、袜子颜色协调，以透明近似肤色或与服装搭配得当为好。182 3、饰品要适量，同一色系，注意整体的服饰配搭。4、穿着适中的高跟皮鞋。4、严禁穿着紧身、暴露服装，如：短裤、超短裙、紧身裤、牛仔服、拖鞋等均不得在上班时间穿着。1、仪态：前台文员应举止文明、殷勤有礼、尊重他人，并善于控制自己的情绪。Ø谈话时，要面对对方，保持一定的距离。每次目光接触的时间不要超过三秒钟。交流过程中用60%-70%的时间与对方进行目光交流是最适宜。Ø行走时，尽量保持身体的挺直，不可歪斜。手中也不能玩弄物品。行走靠道路的右侧行走，遇到同事、主管要主动问好。在行走的过程中，应避免吃东西、整理衣服等行为。上下楼梯时，应尊者、女士先行。多人行走时，注意不要因并排行走而占据路面。Ø手势运用，一定要柔和，但不能拖泥带水。第一条、语言礼仪1、与客人交谈，首先保持站姿端正，无任何小动作，禁止在座位上与客人交谈。2、正面对着客人，自然大方，态度亲切、诚恳。3、谈话时必须注意语音、语调、语速及节奏感。4、正确提及客人姓名并在后面加上先生、小姐等称呼用语。第二条、迎接礼仪1、有客人来访，应主动与之招呼，要表示出热情友好和愿意提供服务的态度，停止手上的所有工作，即使正在打电话也要对来客点头示意，但不一定要起立迎接，也不必与来客握手。2、主动热情问候客人：打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人，称呼要先得亲切。3、陌生客人的接待：务必问清其姓名及单位名称，问明来意后在进行登记、通知、引领等工作。4、领导上下班，贵宾来访，要主动站立打招呼，并为其按电梯按钮。5、与客人交谈时：同客人交谈时面向客人，垂手恭立，距离客人六十公分左右，笑容可掬，眼光停留在客人眼鼻三角区，不能依靠它物；说话时不能有指手画脚、伸懒腰，挖耳鼻等不大方的动作；不可冷场；不可无声无息离开，应做到进退有序。182 第一条、接待礼仪1、客人来访登记后，要立即通知被访者，如有需要，前台文员应该运用正确的引导方法和引导姿势。引导方法说明走廊的引导方法在客人二三步之前，配合步调，让客人走在前进方的右侧。电梯的引导方法引导客人乘坐电梯时，接待人员先进电梯，等客人进入后关闭，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。会议室的引导方法当客人走进会议室，前台文员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能点头礼后离开。2、客人到来时，若被访者由于种种原因不能马上接见，一定要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供茶饮。3、客人要找的被访者不在时，要明确告诉对方被访者到何处去了，何时回本单位，并请客人留下联系方式。4、不速之客的接待：有客人未预约来访时，不要直接回答其要找的人在或不在。而要告诉对方：“让我看看他是否在。”同时宛转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”在通知同事。如客人要找的人是公司领导，应谨慎处理，问明情况后交总裁秘书处理。5、谢绝一切的推销。第二条、奉茶礼仪1、酒满茶半。奉茶时应注意：茶不要太满，以八分满为宜。2、水温不宜太烫，以免客人不小心被烫伤。3、同时有两位以上的访客时，端出的茶色要均匀，并要配合茶盘端出，左手捧着茶盘底部右手扶着茶盘的边缘，若有点心放在客人的右前方，茶杯应摆在点心右边。4、上茶时应向在座的人说声“对不起”，再以右手端茶，从客人的右方奉上，面带微笑，眼睛注视对方并说：“这是您的茶，请慢用！”5、奉茶时应依职位的高低顺序先端给职位高的客人，再依职位高低端给自己公司的同仁。 6、182 以咖啡或红茶待客时，杯耳和茶匙的握柄要朝着客人的右边，此外要替每位客人准备一包砂糖和奶精，将其放在杯子旁（碟子上），方便客人自行取用。 1、茶壶、水杯器皿选用陶瓷素色材料（白色为宜）。第二条、电话礼仪1、接打电话绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，要保持端正的姿势，同时说话清晰，声音亲切，当作对方就在眼前。2、听到电话铃声后，在2声之内接听，不要让铃声响过5声。接到电话首先要自报说出“您好，利海集团。”3、即使电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有人，应该用尽快的速度拿起听筒。如果铃响超过5声，应该先向对方道歉。4、严禁接电话时用“喂”、“不知道”等的该类的语调。要用喜悦的心情，愉快地接听电话，态度应热情、谦和、诚恳，音量要适中。5、了解所有来电的目的，要将电话内容随时记录，具备以下6点：何时（When）、何人（Who）、何地（Where）、何事（What）、为什么（Why）、如何进行（How）。接听完毕之前，不要忘记复述一遍确认，防止记录错误或者偏差而带来的误会。前台人员应该尽量避免长时间的私人电话占线。6、转接电话前，请先说“请稍等”。任何寻找领导的电话必须首先转到相关的秘书或助理那里，保证领导们不被无关紧要的电话打扰。7、电话交谈完毕，应尽量让对方先结束对话，然后说“再见”，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断，切忌没有礼貌性强行挂电话。第三条、离座和外出1、前台文员一般不能超过10分钟，如果是因为特殊原因需要外出时，应先找妥代办人。离开座位前，必须摆出“工作中，请稍候”的牌子。2、前台文员应该严格遵守作息时间，上下班为：周一至周五8：15-17：45，周六：8：15-12：15分，中午休息时间为：12：00-14：00。3、电子邮件每10分钟接收一次，离开岗位一定要退出邮箱，一段时间回座位后必须立即收取内部邮件阅览回复。第四条、前台管理182 1、留意客人或陌生人的走动情况，没有许可的情况下，禁止进入任何办公区域，特别是领导独立行政部，谢绝所有推销人员的拜访，2、前台工作台面不得摆放报纸、订餐广告、杂志等与工作无关的文书，保持桌面及后台整洁干净。3、前台工作岗位不得随意离岗、串岗、聚众聊天、嬉戏打闹、喧哗。4、前台范围内任何人任何时候不得看报纸杂志、化妆、聊私人电话、网络聊天、浏览新闻网页、电脑游戏。5、前台办公位置后严禁成为过道，让人随意走动。6、每天早上8：30分前为领导洗杯，沏茶，上午11点前为领导订餐。7、时刻留意并掌握办公区域、办公环境情况，包括白蚁、照明系统、花草、空调漏水等，并及时汇报。8、当发现来访客人有情绪不安，或大吵大闹的情况，前台应遵循以下方法。8.1、缓解客人情绪。引导客人前往会议室或休息室，提供茶水，把室内的空调温度调低，报纸杂志的提供视情况而定。8.2、了解情况。了解客人的来访目的，安排相关业务部门处理。8.3、避免激怒客人。任何情况下，不得与客人有打闹或争吵等影响公司形象行为。8.4、如有特殊解决不了的情况，马上与部门负责人汇报处理。第二条、前台接待流程：182 看到客人，礼貌招呼开始问明来访事由，登记通知被访人安排客人等待地点引领客人到达等待地点奉茶或饮料，请客人稍等微笑离开结束第一条、来电接听流程182 开始拨通电话结束前台文员外部单位人员各部门员工听到电话铃响拿起话筒接听倾听来电事由明确被访人在否处理范围内范围外转接接电在单位不在告知情况留言记录第一条、支持性文件：Ø《前台来访接待登记表》182 年月份前台来访接待登记表序号姓名来访人所属单位联系方式是否预约被访中心被访人姓名来访事由时间备注进入离开1　　　　　　　　　　2　　　　　　　　　　3　　　　　　　　　　4　　　　　　　　　　5　　　　　　　　　　6　　　　　　　　　　7　　　　　　　　　　8　　　　　　　　　　9　　　　　　　　　　10　　　　　　　　　　182 第二节考勤管理办法第一条、考勤时间规定：1、周一至周五上班时间为上午8：30-12：00，下午14：00-17：30，周六上班时间为8：30-12：00，延时工作可以按延时时间打卡，因季节变化需调整工作时间时由集团人力行政中心另行通知。2、除事先请假并获批准外，员工上午8：30分后打卡为迟到，下午5：30分前打卡为早退。3、缺勤：指员工缺少合格考勤纪录。4、缺少合格考勤纪录是指：Ø缺少考勤纪录；Ø提供的《请假考勤审批表》不合要求；Ø未提供《请假考勤审批表》。5、员工打卡超过规定的时间1个小时以上4个小时以内的，计为缺勤半日；4个小时以上1个工作日以内的，计为缺勤一日。6、员工当日没有考勤纪录或只有一次纪录的，计为缺勤一日。7、旷工：员工未请假、或请假未获批准。实际未出勤且不能做合理解释的，为旷工。1个小时以上4个小时以内的，计为旷工半日；4个小时以上的，计为旷工一日。员工当日没有考勤纪录或只有一次纪录的，计为旷工一日。第二条、打卡管理1、打卡管理必须遵从以下原则：对员工的考勤情况负责任，维护成本低廉，打卡便利，统计科学、易操作，数据便于存档。目前地产线公司采用指纹打卡系统，工程项目现场采用纸卡打卡机。2、公司全体员工除总裁室及其他经批准的员工外，上、下班须打卡。员工因特殊工作情况需申请免打卡的，需以呈批件形式上交集团人力行政中心，由行政总裁审批。3、公司员工因休假、公务外勤（或下工地、现场）不能正常打卡、上下班忘记打卡者的，须在合理时间内（5个日历天内）填写《请假考勤审批表》到部门负责人签字批准，经理级别以上人员交由上一级领导签字批准，并将批准的《请假考勤审批表》交至行政部。否则，视为旷工处理。4、请假、外勤非全天的,上、下班均需打卡,以考勤卡记录作为请假时间或出勤时间的依据。182 5、前台文员将定期在公司网络上公布各人打卡记录，以求客观公正。并在月初统计上月考勤记录。不再作任何形式的提示或知会补单。6、《请假考勤审批表》一张单只能填写一个自然日内的考勤事项，如果两天都未能按时打卡须填写两张单，依次类推，不得一张单签多日，否则视为无效单，但连续的请假或休假除外。7、当月考勤如没有出现事假、病假、迟到、早退、缺勤及带薪假期等现象视为全勤8、补休范围指：周六下午、周日因工作需要已加班的可填写《请假考勤审批表》申请补休，有效的补休申请时间为次月10日前，逾期视为无效。9、补填《请假考勤审批表》不应超过5个日历天。有以下情形之一的、为未提供《请假考勤审批表》，视为无效，作缺勤处理。：Ø未提供《请假考勤审批表》；Ø如逾期（本月前3个工作日内）未能提供上月合格的《请假考勤审批表》及一次性在月底补单的；Ø以虚假理由获得批准的；Ø提供的《请假考勤审批表》不符合本章规定的其它必备要件的。10、如遇停电、或打卡机无法使用时，由前台文员做好考勤记录。11、《请假考勤审批表补单登记表》和《员工考勤统计表》的填写与管理Ø每月末，前台文员综合考勤记录及请假考勤审批表对员工每日的考勤情况正确填写《请假考勤审批表补单登记表》，如实反映员工每月的考勤情况；Ø根据考勤表对员工的出勤情况进行统计，认真填写《员工考勤统计表》，作为计算员工工资的依据。《请假考勤审批表补单登记表》及《员工考勤统计表》报人力资源部审核后报财务部；Ø财务部根据《员工考勤统计表》计算员工工资；Ø每月的《请假考勤审批表补单登记表》、《员工考勤统计表》由行政部存档。第三条、考勤违规处罚1、迟到处罚2、员工每月迟到15分钟以内不超过二次（含二次）的，不作处罚；3、员工每月第三次以后的15分钟以内的迟到及全部30分钟以内的迟到，每次扣罚20元；4、员工每月第三次以后的15分钟以内的迟到及全部30分钟以内的迟到，每次扣罚20元；182 5、员工迟到超过30分钟，1个小时以内的，按缺勤半天处罚。6、早退的处罚参照迟到的规定处理。7、缺勤与旷工的处罚8、缺勤处罚：Ø每缺勤半天，处以日工资的1/2罚金；Ø每缺勤一日，处以一日工资的罚金。9、旷工处罚：Ø旷工在1天以内的，扣除该员工2天日工资；Ø旷工在2天以内的，扣除该员工4天日工资；Ø在一年内旷工超过3天（含3天）的，除按前项规定类推处罚外，公司可作过失性辞退处理，且不负担任何经济补偿。10、代打卡处罚任何员工均不得要求他人代为打卡，或替他人打卡。每发现一次，对替人打卡者和要求他人代为打卡者，各罚款1000元，并通报批评。第四条、员工病假、事假、带薪假期管理1、员工病假、事假、带薪假期在2天以内的，由部门负责人审批；2天以上的，由上一级领导审批。2、员工申请带薪假期前，先行到人力资源部备案，再递送上级审批。若取消假期，可到人力资源部销案，否则，带薪假期正常执行。3、病假、事假申请原则上至少要提前一天申请，经批准后送行政部备案。如遇特殊情况，可在当天上午上班前电话请假，事后补办程序。4、员工因身体不适请病假，超过一天，须出具医院病历及医生《病假单》。否则，按事假处理。特殊情况，经人力资源部审核后，可作病假处理。5、病、事假薪酬Ø病、事假经批准，可用当年的年休假抵消；Ø请病假每天扣日工资1/3，当月病假累计超过3天的，从第4天起每日扣发日工资1/2；Ø计算公式为：扣发工资=（月工资÷23÷7×当月病假工时）×1/3；或：Ø扣发工资=月工资÷23÷7×第4天起病假工时×1/2182 Ø如当月累计请病假超过30天的，按医疗期的有关规定发放工资，具体如下：Ø年累计病假天数1-6个月的，每月支付月工资的30%。Ø请事假每天扣日工资1/2，当月事假累计超过2天的，从第3天起每日扣发日工资全额；Ø计算公式为：扣发工资=（月工资÷23÷7×当月事假工时）×1/2；或：Ø扣发工资=月工资÷23÷7×第3天起事假工时Ø连续请事假超过30天的，公司有权对员工作出协议解除劳动合同或停薪留职等处理。第五条、休假、出差及外勤知会制度1、休假与出差：适用公司有关管理规范或规定的定义。2、外勤：是指除休假与出差以外，员工因公事在办公时间无法到达写字楼或在办公时间因公事离开写字楼的行为。3、审批：Ø休假及出差的审批适用公司的相关管理规范或规定。Ø外勤以口头方式知会直属主管上级并取得同意。4、知会发布时间Ø休假、出差得到批准之后，休假、出差之前。Ø外勤得到批准之后，外勤时间之前。如在上述规定的时间因故无法自行发送电子邮件的，应电话通知同事或公司前台代为发布知会。5、知会形式以电子邮件的形式在公司内部电子邮件系统发布。6、知会格式：电子邮件名称：“知会：[姓名]+[时间]+[地点]+[事由]”如有其它需细化的内容，如工作安排，或代理行使职责的人员等，在电子邮件的内容中补充。7、知会发送范围Ø休假及出差的知会应发送业务相关人员。Ø外勤的知会应发送部门全体及公司前台。182 第六条、考勤工作流程1、采集员工指纹进行考勤。2、如遇停电、或打卡系统故障无法使用时，由前台文员做好考勤记录。3、收集员工考勤记录补单、外勤知会记录。确认员工的请假审批单后，及时录入到《请假考勤审批表补单登记表》中，下班前统计员工当天的考勤情况。4、考勤补单的注意事项Ø当收到关于《请假考勤审批表》时，先将表中的事假类型登记到《请假考勤审批表补单登记表》上面，按照表中相对应的符号作登记。Ø邮箱收到的《请假考勤审批表》分别另存至电脑硬盘中，并按以下要求进行收集：部门、月份、日期。Ø收到电子邮件审批通过的《请假考勤审批表》后随即打印出来，以备存档。Ø每周六发考勤打卡记录一次。Ø次月3日内收集办事处、分公司考勤情况，并进行汇总统计。Ø注意员工是以小时，还是天数请假。Ø免打卡、缺勤、迟到、带薪假期（婚假、年假、丧假、产假、产检、事假、病假）、实习生实习期间均没有全勤奖。Ø免打卡员工的病假、事假、带薪假期也需补单。Ø补休可以视为全勤，但前提是周六、日所加班的时间方可申请补休，其他时段加班不计入加班时间。Ø有效的补休申请时间为次月10日前，逾期视为无效。Ø休产假的同事，要在备注里注明全月休产假。实际出勤天数为0天。Ø收到《请假考勤审批表》时一定要看清是否为领导审批通过的版本，例如：外勤单，一定要有日期、时间、地点、经办事项。带薪假期一定要有人力资源部审核签字。5、月底将考勤名单与人力资源部提供的工资名单进行人员核对。6、次月4日前将上月考勤情况统一汇总，交《员工考勤统计表》由人力资源部部门审核，审核完毕，交财务部作为工资考勤依据。7、员工考勤统计表制作的注意事项：Ø根据人办资源部所发出的员工变更名单在《员工考勤统计表》中进行增加或修改。Ø新入职或离职人员的考勤单，在“备注”一栏里需注明入职或离职时间。Ø实习生需在“备注”一栏里注明其实习生身份。Ø在做《员工考勤统计表》时，要在”迟到早退”182 一栏写上次数，要把迟到的类型分清楚，然后在备注里注明。例如：要注明迟到15分钟以内的次数。15分钟以上半小时以内的次数，以此类推。迟到2次不作扣罚。Ø每个月的4日前要完成《员工考勤统计表》，待人力资源部审核签名确认后，最后交到财务部处。1、考勤工作流程请假人前台人员人力资源部门收悉后，应及时作电子录入《请假考勤审批表补单登记表》进行统计每天收集统计，月底汇总《员工考勤统计表》（打印本）员工将审批同意的《请假考勤审批表》转发给前台邮件发送审核交财务部作为工资考勤依据9、支持性文件Ø《请假考勤审批单》Ø《请假考勤审批表补单登记表》Ø《员工考勤统计表》182 请假考勤审批表记录编号：姓名所在部门所在中心请假种类（打√）事假（）病假（）补休（）带薪年休假（）婚假（）丧假（）其它考勤备注事项（打√）市内公干（）其它（须注明）：（考勤）请假日期年月日上午时分至时分年月日下午时分至时分合计请假工作日紧急联系电话/地址 工作移交事项 备注1、该表格请于请假当天后5个日历天内交回前台文员，逾期视作缺勤处理。2、婚假、产假、丧假、年假、补休须由人力行政中心人力资源部审批同意后方可生效。部门领导意见中心领导意见人力行政中心意见公司领导意见182 《请假考勤审批表补单登记表》部门姓名日期：12345678910111213141516171819202122232425262728293031备注：A事假B病假C产假D婚假E丧假F产检G缺勤H年假O补休M长途出差K忘记打卡P本市外勤T新入职（未办卡）J：其它注：h：表示小时“天”表示天数182 《员工考勤统计表》广东利海集团有限公司总部员工（）月份考勤统计表本月满勤天数为统计月份：年月　部门序号姓名实际出勤天数全勤奖事假（天/小时）病假（小时）迟到早退（次）缺勤（天/小时）其他假期（天/小时）补休（天/小时）备注1234567891011182 第三节信件收发管理办法第一条、工作时间内，收到的报刊、邮件、传真要及时给予派发，且派发和签收工作必须在当日内完成，由各业务部门文员负责签收。领导层的函件，由秘书签收。并由签收人在进行向下分派。第二条、任何人不得藏匿、私拆、损坏邮件，一经发现根据公司制度进行相应处分。第三条、前台必须及时补充传真纸（尽量使用二次纸），并做好传真机耗材的更换工作。第四条、邮件、传真收发要做好登记，妥善保管，以备存查。第五条、邮件登记后要及时转交有关人员，并由收件人签字。第六条、挂号信的收件人已离职或没有此人的，退回物业公司，并且不予接收专递邮件。第七条、收件人为公司名称的，前台文员可进行拆封，再进行分派。第八条、平信信件的收件人已离职或没有此人的，通知收件人取回信件。没法联系收件人的，保管时间为期一个月，一个月后用碎纸方法处理。第九条、包裹的接收由收件人亲自签收，如收件人不在公司可由前台人员致电收件人能否代收，同意后方能代签收。第十条、前台负责每年11月集团年度报刊杂志的订阅统筹工作，对逾期申请订阅的部门不予办理，其自行负责。第十一条、每天早上9：00前安排清洁工对报刊、杂志加盖“阅后请放回原处“章，更换报纸架上的报刊、杂志，并按订阅清单派发至各中心部门，下午14：00后安排清洁工收拾集团办公区域内所有的报刊、杂志。第十二条、信函、文件、包裹的寄送单由发件部门负责填写，填写后交前台处登记备案，并交待相关的寄送事项。前台岗位只负责单件包裹的寄送，如批量的业务性包裹由发件部门自行负责。182 第一条、接收信函、文件、包裹管理流程：开始根据相应的物件进行签收按《信件收发管理办法》处理签收有无登记明确是否有收信件前台文员各部门文员派发其他结束外部单位发来信函、文件、传真、包裹分信第十四条、寄送信函、快件管理流程：前台文员各职能部门外部单位封存寄送信函、快件、单件包裹开始填写快递公司专用寄送单及转发由相关领导审批同意《邮件快递申请单》电子审批邮件给前台文员邮箱收到合格的《邮件快递申请单》电子审批文档后联络相应单位，并电子记录《邮寄登记表》登记接到服务要求上门交接处理发送结束182 第十五条、支持性文件Ø《快递申请单》Ø《邮寄登记表》Ø《报刊订阅审批表》Ø《信件及传真交接登记表》《邮件快递申请单》申请中心申请人申请日期邮件明细寄达单位名称：寄送事由：收件人姓名：资料名称：数量：价格：是否到付：是□否□1、部门领导审批：2、中心领导审批：说明：1.本申请单由申请人填写并须相关领导签名审批。2.所产生的费用一律由该申请人所在中心/部门负责，前台负责协助联系快递公司。3.本单交回行政部汇总。182 《邮寄登记表》年月邮寄登记表序号寄件日期寄件中心寄件人收件人收件地点寄件费用备注123456789101112此表由寄件人自行填写182 报刊订阅审批表申请中心　经办人　序号报刊名称周期申请事由费用1　日刊□月刊□季刊□　　2　日刊□月刊□季刊□　　3　日刊□月刊□季刊□　　4　日刊□月刊□季刊□　　5　日刊□月刊□季刊□　　6　日刊□月刊□季刊□　　7　日刊□月刊□季刊□　　8　日刊□月刊□季刊□　　9　日刊□月刊□季刊□　　10费用合计　部门经理审核　中心领导审核　管线领导审核　182 年月份杂志、信件、传真交收登记表序号日期交收内容数量接收部门签收人1234567891011121314151617182 第四节清洁卫生管理办法第一条、总体要求：1、各办公区域，均须保持整洁，不得堆放垃圾、纸屑、杂物等。2、各办公区域内，严禁随地吐痰、吸烟。3、饮用水必须清洁。4、洗手间必须时刻保持清洁畅通。5、窗户及照明器具的透光部分，均须保持清洁。6、垃圾、废弃物、污物的清除，应符合卫生要求，放置于指定的范围内。第二条、职能分工1、清洁卫生管理由总务专员、前台文员组成的卫生小组负责。2、总务专员为卫生管理的负责人，负责制定卫生管理办法及卫生标准，选用合适的清洁公司合作，巡查和监督卫生情况，并对清洁公司保洁员进行考核。3、前台文员协助总务专员卫生管理工作，巡查和监督保洁员的清洁情况。第三条、保洁员工作要求：1、每日早上9点30分前完成以下工作跟进前一晚加班人员办公位、茶水间等的清洁。1.1、开启照明灯、空调、空气清新机。1.2、清洁并摆好前台、会议室台椅。1.3、清洁会议室电子白板、清洗各职员杯碟及清理所有纸篓内垃圾。1.4、清洗经理室茶具、烟灰缸、更换热水瓶热水，擦净电器及家具。1.5、清洁茶水间台面、微波炉、消毒柜表面及地面。1.6、清理茶水间水桶内垃圾、并更换蒸馏水。1.7、擦净前台落地玻璃、墙身、沙发、茶几及地面等所有装饰物和设施。1.8、全面清洁洗手间，并及时补充卫生用纸。2、每日9点30分后的工作2.1、随时巡查办公室清洁，发现污渍的地方立即清洁。2.2、协助前台文员分派报刊，并及时更换大堂报刊。2.3、及时更换饮水机蒸馏水并清理完的纸杯和垃圾。2.4、协助接待客人（倒茶）等。2.5、会议后立即清理会议室纸杯，清洁桌面并摆整齐台椅。182 2.1、及时清洁会议台、职员办公桌面顽固污渍。2.2、中午12点后帮忙分派午饭。2.3、午休14：00点后把办公区域所有的报纸全部收拾到储物房。2.4、巡回清洁影印机，整理环保纸箱及碎纸机内的废纸。2.5、巡回全面清洁洗手间，并及时补充卫生用纸。2.6、协助同事购买东西及所需物品。2.7、整理并卖旧报纸、纸箱，卖完后费用及时交总务专员。2.8、及时将收集的垃圾清运倒大厦指定点。2.9、随时配合和服从行政主管安排的其他有关力所能及的工作。2.10、17：30分下班后全程地毯吸尘。所有会议室、会客大堂空调关闭。2.11、下班的时候检查饮水机水桶内的水源是否充足，应及时补上。第四条、规章制度1、清洁人员必须穿着整齐工衣，佩戴工牌进行操作。2、清洁人员严格遵守我司的规章制度。3、清洁人员必须廉洁自爱，勤恳和认真工作。4、清洁人员必须密切配合我司进行清洁工作。5、清洁人员每天的清洁服务时间为：7：30–18：00，午休时间为12：15–13：15。每工作四小时休息10分钟。6、及时清理储物房卫生，保持清洁干净，严禁吸烟，时刻注意消防隐患。7、清洁物资严禁随意摆放，必须收拾于设备间内。第五条、定期清洁1、每周清理一次储物房及所有窗台。2、每周两次抹静绿色植物和花盘。3、每周一次电话清洁。4、每月两次清洁办公室铝合金玻璃内侧。5、每月一次写字楼全场空气消毒、杀菌。6、地毯每四周或六周（根据实际的办公环境情况而定）大洗一次、每周干洗一次，大洗干洗前必须全面吸尘一次；第六条、卫生间每天清洁时间表Ø第一次：08：30前Ø第二次：10：00前182 Ø第三次：12：00前Ø第四次：14：00前Ø第五次：16：00前Ø第六次：17：30前第七条、卫生管理工作流程：保洁人员总务专员行政部经理开始结束制定清洁卫生标准定期检查卫生状况填写《环境卫生检查表》卫生状况评价资料存档审批形成清洁卫生标准执行清洁卫生标准给予处罚肯定否定第八条、支持性文件Ø《清洁卫生检查表》182 清洁卫生检查表办公区域序号检查项目一周二周三周四周备注1大厅地面2前台保洁3洗手间4空调以及吊罩设施5玻璃保洁6绿化植物及花盘保洁7地毯保洁情况8台面保洁情况9地面保洁情况10书架保洁情况11垃圾桶保洁情况12其他洗手间序号检查项目一周二周三周四周备注1地面保洁情况　　　　　2台面保洁情况　　　　　3玻璃保洁情况　　　　　4洁具保洁情况　　　　　5纸巾补充情况　　　　　A、优秀5分B、良好4分C、合格3分D、差2分E、极差1分备注：每月大检查四次，每天不定时抽查各区域卫生情况（每天检查院差不合格项目记录到周检之中)。182 第五节工牌名片管理办法第一条、工牌、工作证管理1、工牌样式：如图，2、工牌材质：透明卡套，普通印刷卡纸，墨绿色（集团标准色）。3、新员工入职，由人力资源部提供相片为其办理工牌，并认真核实员工信息，严禁为非我司人员制作工牌，违者开除处置。4、员工人事任免变更后，前台文员应为其更换新工牌，并收回原有工牌。5、员工离职后，工牌应交人事专员，人事专员转交前台文员销毁。6、按照集团文明办公规定，工作时间内不佩戴工牌，每次发现处罚20元，由行政部监管执行。前台文员应时刻提醒员工在公司范围内必须时刻挂带工牌。7、集团总部工号编制：编号由2个代码组成：LH00001，LH代表利海集团，00001代表流水号。工号编制原则：流水号依据员工入职集团的时间排序；Ø工号采用终身制方式，员工离职后，工号保留，返聘时使用原号。8、各地区公司、子公司为新员工编制工号前，可通过电子邮件先向集团前台文员申请取号。申请资料包括：新员工姓名、部门、职位、通讯方式、身份证号码。182 身份证号码是用于区别是否有返聘员工入职，若有，前台文员应选用该员工之前的工号。1、工作证：员工出入政府机构的单位证件。样式：如图。2、工作证材质：印刷硬胶。3、工作证办理流程：员工携带个人小一寸照片到前台文员处登记，前台文员再上交行政部审批办理。第二条、名片管理1、名片样式：如图182 员工名片样式副总裁级别以上名片样式1、新员工名片制作视职级、业务需求、试用期情况而定。Ø经理级以上、往来业务量大的员工，入职当天或一周后提供名片。Ø其他情况，由员工自行申请后再给予办理。2、员工试用期期间，名片印制只能申请一盒，中心经理级别以上除外。3、员工申请名片，到前台登记资料，前台文员应认真审核资料是否无误，内容包括：中心、部门、姓名、移动电话、固话直线、分机号、传真号、通讯地址等。核对完毕后，翻译准确的英文串字（由专业翻译公司提供固定的模板），才能发送供应商印刷，并告知员工名片预计达到时间。182 1、人事任免变更后，前台文员应即时更新名片资料，信息更新与通讯录同步。2、领导印刷名片可安排秘书或助理代为到前台登记，交收也可代为领取。3、供应商送名片交收时，应仔细核对内容是否无误，要注意英文串字不能错。4、交收名片要求申请人签字确实，同时也要求核对清楚。5、名片印刷流程：开始供应商前台文员申请人结束核对资料印刷登记资料核对资料发送资料准确有误核对名片交收有误签收准确第三条、支持性文件Ø《名片翻译》Ø《名片交收表》182 年月名片交收登记表序号中心部门职位名称姓名移动电话号码固话直线/分机号传真号码通讯地址签收人签字1　　　　　　　　　2　　　　　　　　　3　　　　　　　　　4　　　　　　　　　5　　　　　　　　　6　　　　　　　　　7　　　　　　　　　8　　　　　　　　　9　　　　　　　　　10　　　　　　　　　此表由20楼前台人员根据名片内容进行填写,由接收人签收。182 第六节集团通讯录管理办法第一条、通讯录内容1、公司通讯地址、电话、传真、邮编。2、员工姓名、联系方式、部门、职级。第二条、通讯录的更新1、公司联系方式变更。2、销售、客服热线变更。3、公司的部门架构变更。4、人事任免、变动。5、员工变更通讯方式。6、IT维护岗变更信息点（直线或分机号）。第三条、通迅录的注意事项1、副总裁级以上领导不留移动号码在通讯录里面。2、通讯录的职员排序按照职位等级从上至下排列。3、每月与IT维护岗核对公司的通讯清单，与人力资源部核对职位变动、员工变动清单，最后交行政部审核。4、地区公司、子公司员工通讯录于每月的13日、28日前更新至集团总部。5、每月集团前台文员定期发送最新通讯录两次（每月15日、30日），6、集团部门、人力架构发生重大变更后，亦需及时发送。第四条、短号集群网管理1、短号集群网办理目的：节约集团通讯成本，降低员工日常的通讯费用。2、业务办理的条件：中国移动公司的产品3、业务办理对象范围：集团公司员工，每位员工可附带两位亲朋家属。4、短号集群网收费：可选择5元市内包月，或10元省包月，群内互相拨打免费。费用员工自理。5、短号编号原则：Ø66字头－集团总公司，68字头－下属子公司，67字头－员工家属Ø集团总部编号原则上按员工桌面分机号编号：例如：XXX分机175，则短号为66175，如没有分机号，则按照顺序号排列。Ø下属子公司按顺序号编号。182 Ø员工家属按顺序号编号，不公开发布。Ø吉祥号、特殊号（如：66666）保留供领导层使用。Ø每月的汇总的名单先交由部门负责人审核后同意方能发送中国移动公司。第一条、注意事项1、每月的15号前汇总清单后发送中国移动公司。2、短号生效时间：新加入的短号在下月1号00.00时分生效，在下月1号前拨打的通话费未计入短号包月费用。3、短号的注销，即日生效。4、离职员工当月取消其短号，包括家属。5、新入职员工尽量劝服加入集团短号集群网。6、每月与中国移动公司核对最新名单后，更新集团通讯录及短号集群网的总清单，并时刻及时更新短号名单和资料。7、前台文员每月18日前上传集群网的总清单及当月开通名单至集团行政部的文件共享空间（FTTP）上。第六条、中国移动公司信息1、业务办理传真电话：2、中国移动客户经理联系电话：第七条、短号集群网业务办理流程：182 申请集团前台文员专员员工了解短号相关信息、资费后，提供准确的移动电话号码核对员工资料邮件发送汇总业务清单业务办理发送核对业务清单完成短号办理编号通知申请人结束中国移动公司行政部负责人审核上传至文件（共享空间FTTP）上第八条、任何人不得对外发送通讯录，违者行政通报处分。182 第九条、集团通讯录管理流程：各职能部门集团30楼前台文员IT信息岗通讯录变更、注销集团部门、人力架构变更人力资源部发送的人事变动信息点发生变更通讯录定期发送全集团地区公司、子公司《通讯录》变更员工联系方式变更行政部办公事务组组长审核人力资源部人事专员审核，同意后由前台文员发送182 第七节议室管理办法第一条、会议室使用1、会议室仅限于本公司会议、培训、来宾接待等工作需要，严禁员工非公务私用和出租。2、会议室由前台文员负责管理，统一安排使用。3、各中心部门使用会议室，需提前一个日历天向前台文员咨询及由前台文员统一安排使用。4、各中心部门在会议过程中，要注意保持卫生，爱护室内设备，严禁涂鸦和吸烟。5、为提倡环保意识，善用资源。会议室不提供一次性纸怀，会议期间请自备水怀。6、会议室的使用本着谁使用、谁负责的原则。使用完毕后通知前台,前台要对会议室的物品进行检查是否完备，并确保用品及桌凳整齐、整洁。7、前台人员应每隔半小时进行茶水添加，进门前轻力敲三下，尽量避免产生过大的动作或噪音滋扰会议人员。茶水添加可参照本章的第一节第五条奉茶礼仪。8、会议室内所使用的设备、工具、办公用品未征得行政部同意，任何人不得拿出会议室作为他用。第二条、会议室日常维护1、注意环境卫生，会议室使用完毕后，检查全部用电设施、窗户是否完全关闭，抹去黑板字迹，切实做好防火、防盗及其他安全工作。同时安排清洁工对会议室及其使用物品进行清洁，保持室内干净、洁净。2、注意室内装修维护，包括：天花、墙体、地毯、窗帘、装修物、办公照明、家具、消防设备等。发现问题及时通知总务专员处理。3、会议室机柜钥匙由前台文员和IT维护岗负责保管。4、前台文员要熟悉视频、电话会议系统的操作指引，会议开始前，请务必检查设备是否完好，并做好一切准备。会议系统使用完毕后，要收好设备和上锁，确保设备完好。5、会议室的绿化植物也要经常护理，要选用素色的品种配搭，避免过于鲜艳。6、会议室音响由专人管理,不可随意操作相关设备（包括投影议），如会议使用人对音响有特殊要求，请向IT维护岗提出，由IT维护岗负责操作。7、需要连接自带设备，请在会议室预定时向IT维护岗提出相关要求，8、未经IT维护岗许可，任何人都不得对会议室总电源开关进行打开或关断等操作，以免对音响设备造成损坏，影响正常使用。(除突发事件以外)第三条、后勤工作事项1、室内温度维持26摄氏度，夏季应提前10分钟打开空调。182 1、会议室使用前，提前30分钟检查场内卫生状况，及时清理，让使用人在舒适干净的环境进行会议。2、视频会议使用前，提前30分钟进行视频系统调试、麦克风调试、投影仪清晰度调试、网络稳定测试。3、电话会议使用前，提前5分钟进行电话系统接入工作。4、签约会议或重大会议常备的后勤物资：座位卡、横额、文具、台花、指示牌、签约本、签字笔、A4信纸、铅笔、摄录机、数码相机、录音笔、茶点等。该项工作由会议使用人负责。第二条、支持性文件Ø《会议室使用登记表》182 《会议室使用登记表》年月会议室使用登记序号使用日期会议时间使用部门会议内容会议地点会议室自检情况签名确认使用人会议室管理人182 第七节差旅票务住宿管理办法第一条、前台职责1、负责订购公务出差员工的票务办理。2、负责公务接待的房间预定。3、省内大巴车票、船票由员工自行负责。第二条、票务申办流程1、员工出差前，先填写《出差审批表》，填写的时候可向前台了解交通工具的班次信息、住宿标准（以集团行政部统一下发的酒店明细为准则），审批同意后到前台办理票务。2、前台文员收到《出差审批表》后，认真审核内容，并为员工进行票务办理。3、内部操作流程:差旅申请本地公司前台文员专员员工经办票务工作传真审批表给异地公司经办人提交《出差审批表》异地公司前台文员专员经办住宿票务票务中心酒店票务中心信息反馈信息反馈4、机票订购流程：差旅申请前台文员专员员工填写《出差审批表》审批审核业务办理结算核对业务清单结算票务中心下单短信确认整理数据报表核对航班号航班查询查询航班信息信息反馈班次查询查询航班信息信息反馈182 1、火车票的订购流程：差旅申请前台文员专员员工填写《出差审批申请》审批审核代办购票票务中心下单班次查询查询班次信息信息反馈班次查询查询班次信息信息反馈交纳现金送票服务交收第一条、注意事项：1、前台文员反馈员工咨询信息的标准格式，以电子邮件通知即可。交通工具： （填写火车或飞机）序号班次出发时间到达时间舱位费用123酒店信息：（填写住宿信息）序号酒店名称入住时间离开时间上网情况费用2、公司只负责公务出差范围内的票务工作，不负责业务往来单位、职工家属、员工私订。如需办理，需有呈批件审批同意后方能办理。3、负责票务工作的前台人员，联系电话开通时间为：8：00-22：30，节假日正常开通。4、前台人员必须准确、清晰向票务中心下单，包括：姓名、身份证明文件，目的地、时间、班次等，以免造成不必要的经济损失。182 1、订返程票的时候，再与员工核对离开时间。2、提醒订购火车票的同事，必须携带足够返程票现金。3、在订票过程中，在满足公务出差同事的条件下，应尽量控制购票成本，降低日常差旅费用。4、订购火车票前，必须要求申请人提前交纳现金支付，否则，不予办理。现金包括票价和送票手续费。同时提醒必须携带足够的返程票现金，交移动公司前台办理返程票务。5、总裁室人员出差预订票务同时，联络集团车队安排接送和子公司人力行政部门人员安排接待，最后发送邮件及短信给出差人员，内容包括：交通工具＋班次信息＋出发地及目的地接送人员的联系电话。10、务月结时，需仔细核对清单，并分摊各中心费用。做到“帐”（飞机票帐单）“单”（《出差审批表》）相符。报账的同时，《出差审批表》一式两份，一份交财务作为报账依据，一份留档备查。第四条、票务办理应按照集团颁发的《员工差旅费报销管理规范》标准执行，请见下表：标准级别项目飞机火车汽车轮船总裁级别普通舱软卧计程车头等舱总经理级别普通舱硬卧计程车二等舱经理级别普通舱硬卧视情况三等舱主管及以下员工普通舱硬卧视情况三等舱备注：由董事长特批人员，乘飞机可坐头等舱。第五条、公务接待房间预定流程1、异地公司传真员工的《出差审批表》到我司后，前台文员根据《员工差旅费报销管理规范》标准为员工预定房间。见下表：酒店住宿标准（按房间计）金额城市级别总裁级别总经理级别经理级别主管及以下员工一类城市（北京、上海、广州、深圳）三星级酒店标准房二星级酒店和便捷连锁酒店标准房二类城市（其他）三星级酒店标准房二星级酒店和便捷连锁酒店标准房182 1、贵宾来访，异地公司传真《工作联系单》到我司前台，并在表单中列明宾客姓名、联系电话、身份证号、到达时间、住宿天数、住宿标准、来访原因等信息。前台文员审核表单内容后预定房间。2、公务出差的员工超过五天的，应安排入住公司宿舍。3、酒店住宿月结时，需仔细核对清单，并分摊各异地公司费用。做到“帐”（住宿帐单）“单”（《出差审批表》和《工作联系单》）相符。报账的同时，《出差审批表》和《工作联系单》各一式两份，一份交财务作为报账依据，一份留档备查。第六条、支持性文件Ø集团总部《出差审批表》Ø地区公司《出差审批表》Ø《出差人员住宿标准指引》Ø《差旅费报销规范》182 利海集团总部员工《出差审批表》年月日填申请中心申请人职务出差目的地出差时间年月日—年月日共天出差目的交通工具飞机□火车□旅游大巴□客轮□其他□行程行程：班次时间：年月日班号：费用：元行程：班次时间：年月日班号：费用：元费用小计：元住宿合计晚费用小计：元其他费用每天标准50元费用小计：元差旅费用合计行程＋住宿＋其他费用费用合计：元费用承担方申请中心□目的地板块公司□审批目的地板块公司负责人中心负责人总部负责人行政总裁（CEO）董事长备注1、地产发展中心及法务监察中心的员工，由中心负责人审批。集团四大总部中心负责人以下级别的员工由该总部负责人审批；中心负责人以上（含）级别员工由集团行政总裁（CEO）审批；集团各总部第一负责人，集团地产发展中心、法务监察中心第一负责人、各板块第一负责人、利海物业第一负责人、利海建筑第一负责人由集团CEO审核、集团董事长审批；集团CEO、董事长助理由董事长审批。2、其他费用包括市内交通、膳食费等，标准额以内实报实销，超过部分，自行支付。港澳市内交通费用实报实销。3、市内到火车站或机场的往返交通费用实报实销。4、新公司成立前常驻人员在领取外派补贴后不在享受差旅报销。182 利海集团各板块公司《出差审批表》年月日填申请部门申请人职务出差目的地出差时间年月日—年月日共天出差目的交通工具飞机□火车□旅游大巴□客轮□其他□行程行程：班次时间：年月日班号：费用：元行程：班次时间：年月日班号：费用：元费用小计：元住宿合计晚费用小计：元其他费用每天标准50元费用小计：元差旅费用合计行程＋住宿＋其他费用费用合计：元费用承担方申请部门□目的地板块公司□集团中心□审批目的地公司/集团中心负责人部门负责人中心负责人/板块子公司负责人板块公司负责人集团董事长备注1、中心负责人以下级别员工出差由中心负责人/板块子公司负责人审批，中心负责人以上级别员工出差由板块公司第一负责人审批，板块公司第一负责人出差由集团CEO审核、集团董事长审批。2、其他费用包括市内交通、膳食费等，标准额以内实报实销，超过部分，自行支付。港澳市内交通费用实报实销。3、市内到火车站或机场的往返交通费用实报实销。182 第九节其他协办事项第一条、负责订购领导工作用餐1、前台文员只负责享有公司工作餐待遇员工的用餐订购，其他员工自行负责。2、订餐时间为上午11点前，下午18点前（领导加班情况下）。3、若在订餐时间未收到领导的用餐指示，应及时主动联系订餐与否。4、订餐工作要确保正常的用餐时间，餐具洁净环保，食物卫生健康。第二条、负责公司饮用水订购1、饮用水应选择资质、信誉度高的公司，例如：怡宝、大峡谷、景田等。2、长期饮用纯净水、或矿泉水对身体会有一定的危害，可每隔1-2个月更换一次。3、要控制好公司的饮用水量，不能有缺“水”的情况发生，特别要注意考虑周六日加班供“水”的备量4、注意饮水机的维护，每月至少清洗机器一次。水桶没水的情况下，必须关闭饮水机电源，防止销毁机器电板以及用电隐患。第三条、文书处理工作1、协助上级完成文件的录入、校对、打印工作。2、协助上级完成文件的复印、传递及传真收发。第四条、“新员工”入职工作1、职能分工1.1、总务专员为“新员工”入职的后勤工作总负责人，负责办公位置安排。1.2、前台文员负责新员工的工牌制作，名片定制，通讯录更新，考勤指纹记录，短号集群网办理。1.3、IT维护岗负责办公电脑交接、软件安装、电话及网络调试、邮箱开户。1.4、人事专员负责员工入职手续办理。2、工作流程2.1、人事专员提前一周以电子邮件形式发送新员工资料（包括：姓名/部门/职位/联系电话）到集团行政部和IT邮箱上。2.2、接收邮件后，按职能分工开展工作。2.3、办公位置安排、办公电脑准备、软件安装、电话及网络调试工作必须提前一天完成。182 2.1、工牌制作、通讯录更新、考勤指纹记录、办公电脑交接、邮箱开户工作入职后上半天完成。2.2、人事专员为新员工办理入职手续后，带领新员工前往用人部门，并告知请到前台文员办理工牌及指纹考勤制作，同时告知邮箱初始密码及领取入职文具事宜。2.3、短号集群网办理、名片定制根据本章第六节第四条、第八节第二条办法执行。2.4、前台文员知会新员工入职后可到行政部仓管员领取办公文具一份，Ø新员工文具：签字笔（中性笔）1支、签字笔蕊1支、铅笔1支、B5笔记本1本、告示帖1本。Ø总经理级别以上员工按实际所需配置，由归管部门的文员或秘书负责领取。2.7、以上工作由总务专员监管完成，确保新员工入职后能顺利开展工作。3、新员工入职工作图例“新员工”入职工作入职前新员工人事专员总务专员IT信息维护岗前台文员仓务管理员提前一周邮件知会办公位置安排电脑、软件、电话、网络安装调试，入职后入职申请办理人事入职手续电脑交接，邮箱开户。短号集群网办理、名片定制工牌、考勤指纹制作、通讯录更新领取入职文具第五条、故障申报流程1、IT设备及网络故障1.1、若员工发现网络断网超过10分钟或其它IT设备出现异常情况，可向前台处申报故障。182 1.2、前台文员接收故障报告后，及时通知IT维护岗人员进行处理。2、影印机维护、工程故障报修2.1、影印机设备的日常维护，及时通知供应商维修处理。租赁影印机的碳粉添加、零配件更换均是免费。2.2、办公照明、办公家具、水电设备等工程类报修，可通知物业公司检查后修理。并通知报修人，物业公司检修后需签字确实。3、锁务故障3.1、申请人因工作原因需要修理锁具时，填写《锁务申请单》，价格可向前台文员咨询。3.2、一般情况下不予配锁，特别是员工的私人钥匙。3.3、前台接到《锁务申请单》交行政部总务专员处理，行政部保存申请单并联系当地公安局指定锁务公司上门维修。3.4、锁务公司上门维修完毕后，通知总务专员跟踪验收，并与申请人共同签名确认。4、费用承担4.1维修产生的费用由行政部总务专员签字确认，但报修人仍要签字确实。4.2不产生费用的维修单由前台文员签字即可。5、故障申报工作流程：申报故障前台文员各职能部门IT维护岗物业公司根据申报情况报修检查故障IT设备及网络检查故障检查故障故障排除办公照明、水电、家具影印机签单确认是知会行政部总务专员跟进否影印机租赁公司1、支持性文件182 Ø《故障登记表》Ø《修锁申请单》年月份维修（办公设备、工程水电、断网）申告登记表序号申告中心申告人申告时间申告事由维修恢复时间维修人员签字申告人确认1　　　　　　　2　　　　　　3　　　　　　　4　　　　　　　5　　　　　　　6　　　　　　　7　　　　　　　8　　　　　　　9　　　　　　　10　　　　　　　《锁务申请单》申请中心申请人申请日期申请事由事由：位置：数量：单位：金额（元）：1、部门领导审批：2、中心领导审批：3、行政部审批：4、申请人确认栏：说明：1.本申请单由申请人填写并须相关领导签名审核。2.所产生的费用一律由该申请人所在中心负责，人力行政中心行政部只是协助联系公安局指定锁务协会维修。3.当相关锁务工作完成后，须由申请人在“确认栏”里签字认可后交回行政部汇总。182 第六条、《放行条》办理管理办法1、《放行条》是用于物品离开办公大厦时，呈交物业公司的证明文件。放行条规定应按照大厦物业公司规定办理。以下是华海大厦的物业公司关于放行条规定。2、谁放行，谁负责原则，《放行条》由各中心经办人自行根据实际情况填写打印，填写《公章使用审批表》并由该中心领导及人力行政中心领导签名认可，到前台处登记，交表格盖人力行政中心章后，物品方能放行。1、前台文员与物业公司礼宾人员应认真审核《放行条》，核实内容与放行物品是否一致。2、《放行条》应提前一天办理。3、前台文员每月负责与物业公司的放行记录核对，如发现不相符情况，要查明原因。4、《放行条》办理流程：前台文员各业务部门物业公司填写物品明细后打印《放行条》填写《公章使用审批表》并由该中心领导及人力行政中心领导签名认可开始核实《放行条》内容与物品是否一致登记盖人力行政中心章《放行条》交经办人 否定 肯定物品离开大厦大厦礼宾人员核对放行条交物管物品放行结束 肯定 否定182 7、支持性文件Ø《放行条》《放行条》广东利华酒店物业管理有限公司：现我司有如下物品需搬出华海大厦，请准予放行。项目物品名称规格数量单位理由12345此致敬礼经办人：广东利海集团有限公司人力行政中心年　月　日182 第七条、招聘管理协作工作1、人力资源部提前一天制作应聘者清单，交前台文员。2、前台文员根据当天应聘者清单，核对应聘者身份后，提供《求职登记表》和《专业试题》填写。3、应聘者填写完毕后，通知人力资源部面试官。并根据实际情况，安排应聘者在接待区稍候或引导进入会议室等待面试。4、如有求职者上门造访，应向求职者言明请按照我司在招聘广告上的规定投递简历，我司审核简历通过后，通知求职者本人进行面试，拒绝接收任何资料。5、若求职者按照公司招聘广告上刊登的职位递送简历资料，前台可代为接收并转交人力资源部负责招聘的同事。182 第二章行政事务管理利海集团行政专员岗位说明书第一部分基本资料职位名称行政专员所在部门行政部直接上级行政主管下级职位无可晋升的职位行政主管可轮换的职位总务专员、前台文员岗位定员1填写日期2008-7-28第二部分工作描述2.1职责概要：负责公司文档、印章、信息保密管理，办理公司工商证照登记、年审、变更、注销工作。组织策划公司会议，并对会议纪要整理，归档管理。2.2岗位职责：日常主要工作序号日常主要工作职责占总工作时间的百分比日常工作任务权限（可多选√）经办审核批准备注1文档管理30％1.公司文档、合同、证照的日常管理工作，包括新建、编号、录入、审核、归档、外借、查阅、销毁等工作。2.公文的草拟、呈批、发布等工作。3.公司制度的发布、更新管理。4.公司图书管理。√2印章管理25％1.负责公司印章制作、保管、注销工作。2.负责日常公文、合同、来往书函等文档的日常用章工作，对用章授权进行审核。3.《公章审批表》的编号、录入、归档管理。√3会议管理10％1.负责公司年度、行政会议的组织、策划工作。2.负责会议纪要的整理、签发、归档管理。3.负责会议纪律的监督和执行，对违纪人员进行处罚。√4公司证照办理10％1.负责公司证照工商登记、年审、变更、注销工作。2.负责公司证照的日常保管、外借业务办理。3.负责公司高层员工的出入境证照办理。√5公务接待管理10%1.负责集团公司间的员工交流活动、客人来访、公务接待等工作，为其安排食宿、行程及票务办理等。2.负责工商行政管理部门的业务联系、联谊，维系政府行政部门关系。182 6仓务管理5％1.公司各部每月的文具派发。2.做好并保管仓库出入明细账册。1.定期清理仓库杂物。2.定期盘点仓库物品。3.派发新员工入职文具。√7其他行政事务10％1.负责部门经费管理，做好经费明细账册，列举当月支出。2.公司荣誉奖牌、奖状管理，并对其进行录入登记、保管、复制、清洁、维护等工作。3.负责公司大事纪资料录入、整理、归档。4.羊城通交通费用管理，羊城通报销表格审核，汇总各部门报销费用后，分摊并报销。5.公共类信息的审核和发布（包括通讯录、114、黄页等）。6.医务卫生管理，定期检查和更换过期药物。7.负责明源系统的录入操作。8.节假日公司的值班安排工作。9.协助总务专员外勤采购后勤物资。√临时工作序号临时工作职责占总工作时间的百分比临时工作任务权限（可多选√）经办审核批准备注1其他协助工作5％1.公司大型活动。2.负责文件与其他资料的打印、复印、校对等工作。√22.3考核指标：用章差错率、文档缺失率为0，账册帐实相符。2.4工作协调关系：集团内部协调关系岗位/机构（按频繁程度次序列举）主要协调内容协调不力会对己方与对方造成何种影响部门内总务专员1.物资采购部门外各部文员1.档案管理2.用章管理2、档案流失。3、拒绝用章，工作延误。集团外部协调关系1、工商行政部门—证照办理2、出入境公安管理部门—出入境证照办理。3、刻章公司—印鉴制作第三部分任职资格要求182 3.1知识要求：教育基本胜任本岗位所需的最低学历：本科基本胜任本岗位的专业：1、企业管理；2、行政管理；3、工商管理专业技术知识（1）胜任本职岗位所需要的专业知识：1、熟悉档案法；2、工商证照办理流程（2）胜任本职岗位所需要的专业技能：1.有工程档案管理技能；2.优秀的公文写作能力（3）资格与证书：培训经历培训项目培训内容培训方式重要性（一般/重要/非常重要）迫切性（不迫切/一般/迫切/非常迫切）档案软件操作日常录入、查询重要一般明源录入操作日常录入、查询重要一般电脑技能熟悉office办公软件操作，懂得基本的日常维护。外语水平英语4级，懂得简单的英语会话。3.2经历要求：工作经历最低时间要求（年）具有工程档案管理经验，懂得工商证照办理流程，有2年的行政管理工作经验。2年或以上3.3能力要求：能力定义选出本岗位需要该能力的最低要求级别12345低较低一般较高高本岗位任职者需要应用到该能力的工作范畴（根据既往工作经验填写）理解判断能力对有关制度、政策、目标任务的认识与领会程度，对本职工作中各种抽象或具体问题的分析、综合与判断能力4组织协调能力组织本部门人员开展工作以及与有关部门人员协同工作的能力4决策能力从整体出发，对方向性、全局性的重大问题进行决断的能力3开拓能力对某一业务或工作领域进行研究、开发、创新、改革的能力3社会活动能力为开展工作在社会交往、人际关系方面应具有的活动能力3语言文学能力在撰写文章、起草文件、报告，编写计划、情况说明、业务记录，演说，宣传方面，应具有的文字和口头语言表达能力5业务实施能力在具体贯彻执行计划任务的过程中，处理工作业务，解决实际问题的能力4由于岗位的特殊性，而对任职者提出的特殊素质要求：182 其他特别素质工作严谨细致，做事有条理，有高度的责任心，稳重老实。第一节文档管理办法第一部分公文管理办法第一条、为了规范集团发文编号工作，确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。特制定本办法。第二条、公文的种类分为对外发文及对内发文。1、对外发文：以公司名义与政府部门、相关业务单位及其他单位之间往来的文件。2、对内发文：以各中心名义发出的函、规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划总结、请示报告等文件。3、对内发文种类的定义：3.1、任命任免适用于员工的职务任免、任命、聘用等，简称“任”。所有任命任免均由人力行政部门名义发出，经理助理级别以上职员由集团人力行政中心发出。3.2、通告适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。简称“告”。3.3、通知适用于批转下级单位的公文、转发上级和不相隶属单位的公文、发布规章、传达要求下级办理和有关单位需要或者共同执行的事项、。简称“通”。所有通知均由人力行政部门名义发出。3.4、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。简称“报”。3.5、请示用于向有关领导办理有关事项的请求批准。简称“请”。3.6、批复适用于答复请示事项。简称“批”。3.7、函适用于不相隶属单位之间相互商洽业务，询问和答复问题等。简称“函”。182 3.9、会议纪要适用于记载和传达会议精神和决定事项。简称“纪”。第三条、公文格式1、公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程序、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报单位、抄送单位等部分组成。2、发文字号按公文编号规则规定执行，公司文号由人力行政部档案室统一编排。公文秘密等级分为“绝密”、“机密”、“保密”，其中：“绝密”、“机密”、公文应标明份数序号。密级文件绝密公司经营战略性会议纪要、财务收支情况、重大工程责任事故分析报告、验资报告、审计报告机密公司大型会议纪要、土地合同、项目合作合同、人事决策中的秘密事项、公司上市资料、薪金福利制度保密公司各类证件资料、一般文书档案或合同1、紧急文件应分别标明“特急”、“急件”。2、公文标题，应准确简要地概括文件的主要内容，标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，不用标点符号。3、公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。4、公文必须加盖印章，印章加盖应骑年压月。5、根据发文编号区分公司发文和中心发文，应加盖相应印章，不得混用。6、公文的成文时间，以领导人签发的日期为准。7、文字从左至右横写、横排、统一使用简体字，文件标题为小二号黑体字加粗，文件编号为宋体四号，称谓为小三宋体字加粗，文件内容为小三宋体字，落款为宋体四号字，主题词为宋体四号字。公文统一使用红头打印纸。8、公文用纸统一采用国际标准A4型（长297MM、宽210MM），左侧装订。9、公文范本：第四条、公文编号规则1、集团公司总部对外发文的编号统一使用：利函字[年度]序号。1.1、地区公司可根据集团公司总部公文编号规则，在文号最前方加上所在省份的简称。Ø广东公司—穗利函字[年度]序号Ø河南公司—豫利函字[年度]序号182 Ø天津公司—津利函字[年度]序号Ø湖南公司—湘利函字[年度]序号Ø贵阳公司—黔利函字[年度]序号Ø广西公司—桂利函字[年度]序号1.2、项目公司公文编号规则统一是项目所在省份简称+利（公司简称）+项目名称的第一个字。Ø阳江项目—穗利阳函字[年度]序号Ø从化项目—穗利从函字[年度]序号Ø中牟新胜—豫利中函字[年度]序号Ø钦州公司—桂利钦函字[年度]序号Ø浏阳项目—湘利浏函字[年度]序号1、集团公司总部对内发文的编号规则为：利+中心简称+对内发文种类+年度+序号Ø人力行政中心—利人+（对内发文种类）字[年度]序号Ø财务管理中心—利财+（对内发文种类）字[年度]序号Ø资金运营中心—利资+（对内发文种类）字[年度]序号Ø成本管理中心—利成+（对内发文种类）字[年度]序号Ø设计管理中心—利设+（对内发文种类）字[年度]序号Ø地产发展中心—利地+（对内发文种类）字[年度]序号Ø公共资源管理中心—利共+（对内发文种类）字[年度]序号Ø法务监察中心—利法+（对内发文种类）字[年度]序号2.1、地区公司可根据集团公司总部对内发文编号规则，在文号最前方处加上所在省份的简称。例：湖南公司Ø财务部—湘利财+（对内发文种类）字[年度]序号Ø人力行政部—湘利人+（对内发文种类）字[年度]序号Ø地产发展部—湘利地+（对内发文种类）字[年度]序号Ø设计管理部—湘利设+（对内发文种类）字[年度]序号Ø项目管理部—湘利项+（对内发文种类）字[年度]序号Ø成本管理部—湘利成+（对内发文种类）字[年度]序号Ø市场营销部—湘利营+（对内发文种类）字[年度]序号Ø客户服务部—湘利客+（对内发文种类）字[年度]序号2.1、项目公司对内发文编号规则为：项目所在省份简称+利（公司简称）+项目名称开第一个字+（对内发文种类）字+[年度]+序号。例：广西分公司钦州项目182 Ø人力行政部—桂利钦人+（对内发文种类）字[年度]序号Ø开发部—桂利钦开+（对内发文种类）字[年度]序号Ø工程部—桂利钦工+（对内发文种类）字[年度]序号1、新增的分公司或职能部门按上述规则类推。第五条、发文程序1、对外发文1.1、各职能部门凡需以公司名义对外发文，其文稿先由经办人拟稿，文稿形成后由部门经理负责核稿。1.2、部门经理审核合格后，经办人需到档案室领取统一的发文编号，将发文编号填写在文稿的右上方处，字体比正文题名小一号。1.3、文稿合格后，由部门经理递交上一级领导复核及签发。1.4、公司领导同意签发后，由经办人将发文（需发出文件份数并预留公文原件一份档案室存档）到公章管理员处加盖公章，并将公文原件一份在公章管理员处登记存档。1.5、对外发文具体流程：182 经办人到档案室领取发文编号部门经理核稿公章管理处加盖公章并归档不合格合格部门经理递交公司领导复核及签发公章管理员到档案管理员处登记归档经办人正式发文重写经办人拟稿2、对内发文2.1、凡以各中心名义发文，其文稿先由经办人拟稿，文稿形成后由部门经理负责核稿。2.2、部门经理审核合格后，经办人需到档案室领取统一的发文编号，将发文编号填写在文稿的右上方处，字体比正文题名小一号。编号规则按对内发文编码规则编写。2.3、文稿合格后，由部门经理递交上一级领导复核及签发。2.4、公司领导同意签发后，由经办人将内部发文（需发出文件份数并预留公文原件一份档案室存档）到各中心公章保管员处加盖中心章，并将发文原件一份在中心文员处登记存档。各中心文员每月月底移交当月所发文件到档案室处。2.5、当月月底档案管理员需统计各中心领取编号情况，如各中心文员所交文件与编号不相符，或没有领取编号便将公文发布，将追究各中心领导责任。2.6、对内发文具体流程：182 经办人到档案室领取发文编号部门经理核稿重写加盖公章不合格合格存到各中心文员处部门经理递交公司领导复核及签发各中心文员每月月底移交当月所发文件到档案室处经办人拟稿第六条、收文程序1、凡是政府、机关单位及相关业务单位以公文形式发到公司的文件，都归类为公司的收文。2、各中心部门经办人收到收文后，需统一交到文员处，由文员收集登记后统一交到档案室归档。3、各中心部门文员递交收文到档案室处时，需统一在收文归档登记表内逐一登记。4、中心部门文员需复印一份存在中心处，以备查阅。档案管理员接收文件后，需统一在收文的右上角处盖上公司收文章，做好签收、录入归档、整理、扫描等程序。凡是公司绝密、机密类文件都需在文件收文章下方盖上绝密或机密章。5、收文具体流程：182 各中心部门经办人将文件统一交到文员处文员收集登记后交到档案室归档行政部档案管理员接收、登记文件盖收文章录入数据到系统内扫描归档整理整理完毕，归到库房内上传扫描文件到档案系统内第七条、公文合同日常管理1、各中心部门自产的公文，都需复印一份存在本中心内，以备中心其他人员查阅。2、各类公文需统一登记在文件登记表内，表内应包括编号、文件名称、文件单位、份数等。3、公文应分对外发文、对内发文、收文，并各自存放在资料盒内，每一资料盒以年份为限，每一年份为一册。支持性文件：Ø《文件登记表》文件登记表序号文件编号文件名称文件单位份数备注　　　　　　182 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　第二部分规范文件管理办法第八条、本管理办法适用于集团规范、管理类文件。182 第八条、各类规范文件的版本号用来标识文件的修改状态，格式为大写英文字母与阿拉伯数字的组合，未经修改的文件版本号为“A/0”，修改一次版本号升为“A/1”，当版本号从“A/9”升级时，应升为“B/0”，依次类推。第九条、规范类文件格式的样板（仅限于管理类文件使用）1、目的：（要明确阐述编制和使用本文件的目的）2、范围：（要明确阐述本文件使用范围）3、职责：（要明确阐述本文件所列执行部门或个人的职责）（后附正文）第十一条、规范类文件编号统一为：LH（利海简称）+部门简称+年份+序号。部门名称英文翻译部门简称人力行政中心HumanResourcesAdministrativeCenterHR财务管理中心FinancialManagementCenterFM资金运营中心FundsOperationCenterF0成本管理中心CostManagementCenterCM设计管理中心DesignManagementCenterDM地产发展中心RealEstateDevelopmentCenterRE公共资源管理中心PublicResourcesManagementCenterPR法务监察中心LegalAffairsSupervisionCenterLA国际资本市场部InternationalCapitalMarketDepartmentICØ人力行政中心—LH-HR-2008-001Ø财务管理中心—LH-FM-2008-001Ø资金运营中心—LH-FO-2008-001Ø成本管理中心—LH-CM-2008-001Ø设计管理中心—LH-DM-2008-001Ø地产发展中心—LH-RE-2008-001Ø公共资源管理中心—LH-PR-2008-001Ø法务监察中心—LH-LA-2008-001新增的职能部门编码按此规则类推。第十二条、规范类文件的编号、归档及权限1、凡订立或者修改规范类文件，其文稿先由经办人拟稿，文稿形成后由中心负责人审核。2、中心负责人审核合格后，将文稿递交管线领导复核。182 3、复核合格后，经办人需到档案室领取文件编号以及文件备案。4、将文件编号统一打印在文件右上方处后报行政总裁审核及签发。5、行政总裁签发后，经办人需将文件交到档案室归档方可发布。6、规范类文件统一由集团总部制定、修改、颁发，各地区分公司或项目如对公司规范类文件提出更改，可到集团人力行政中心备案，由人力行政中心与原规范类文件制定中心进行讨论，确定更改与否。7、规范类文件编号及归档具体流程：不合格合格中心负责人审核管线领导复核经办人到档案室领取编号、备案合格报行政总裁审核及签发经办人将文件交档案室归档合格发布经办人拟稿第三部分文档借阅管理办法182 第十三条、为进一步加强档案工作的规范化建设，充分发挥档案的作用，提高档案工作的社会效益，现就有效提供档案信息，为领导的科学决策和各项工作服务制定本办法。第十四条、集团档案提供利用实行集中统一管理，由人力行政中心行政部档案室负责。第十五条、本集团档案只供内部员工查阅、借阅，原则上不对集团以外员工借阅。第十六条、凡需借阅档案，请填写借阅资料登记表，经中心领导批准后方可办理。Ø支持性文件：《借阅资料登记表》借阅资料登记表NO:182 序号资料名称密级事由预计归还时间归档情况密级①②③④⑤⑥日期借阅中心经办人中心领导公司领导备注：注：1.借阅公司普通文件由部门领导审批完成2.借阅公司机密文件需经公司领导审批后方可办理。第十七条、借出档案要在规定期限内归还，延期另行办理续借手续。第十八条、凡查阅、借阅公司重要文件或带绝密、机密级文件，需管线领导批准。182 第十九条、需借阅公司资料办理相关业务而不归还的，需管线领导批准方可借阅。第二十条、对超过3次逾期不还档案或丢失档案的人员，档案室将停止对其借案，直至原借档案归还或丢失档案经领导处理后方可恢复借阅档案。第二十一条、档案借阅时必须当面检查清楚，不得自行外借或转借，不得随意更改、摘抄和复制。经领导批准摘抄和复印的要履行登记手续，对摘抄和复印的档案进行核对，检查无误后，方可带走。第二十二条、档案归还时，经双方核对无误后方可办理归还手续。如发生丢失、泄密情况，应立即报告领导，采取相应措施，妥善处理。第二十三条、集团档案不得带出办公楼以外场地，更不得带至公共场所，如外出业务，必须携带档案的，需经主管部室领导批准，对外带的档案必须保证其安全。第二十四条、凡档案查阅借阅者，均应承担档案的安全、保密之责。查阅档案时严禁吸烟。第二十五条、凡自行转借档案或以个人名义为亲友借阅档案，自行摘抄、复制档案或在档案上填注、涂划、拆卷和抽取，将档案带至公共场所、宿舍或其他不适宜的地方。因以上行为造成档案损坏的，给予批评教育，责令其恢复原状或赔偿损失。对有意损坏和窃取档案者，根据《档案法》有关规定处理。第四部分文档保密制度第二十六条、档案人员贯彻《保密法》，执行保密工作的有关规定，坚持原则、忠于职守，确保档案的安全。第二十七条、公司任一人员均有责任和义务保守公司的经营管理机密，未经公司或中心负责任授权或批准，不准对外提供标有密级的公司文件，以及其它未经公开的经营情况、业务数据。第二十八条、182 公司以下文件需严格保密：公司经营发展决策中的秘密事项；人事决策中的秘密事项；业主资料；财务档案、数据；招标项目的标底、合作条件、贸易条件；重要客户，重要的贸易渠道；公司证件；公司规定不公开的财务、银行帐户帐号；其它董事会或公司管理层确定应当保守的公司秘密事项。第二十九条、任何任不得利用职务之便，擅自携带公司重要文件外出。第三十条、有权阅读保密文件的公司任一人员均需对保密文件负有关责任，务必妥善保管所持有的涉密文件。如有涉密，追究当事人行政责任。因违反职业道德，给公司造成经济损失者，公司将依法追索经济赔偿；情节严重者，将提请司法机关追究其刑事责任。第三十一条、档案管理系统要采用先进技术手段，加强安全保密和防病毒措施，定期作好备份，防止“黑客”入侵。人员离开要退出电脑系统，要设置个人使用密码和权限，防止他人入侵或越权使用。第三十二条、负责保密档案的工作人员因外出或请假，应由主管领导指定专人接替工作，不得私自找人顶替。第三十三条、销毁档案，应严格按照销毁制度办理，严禁自作主张，私自销毁或出售。第三十四条、非档案工作人员，不得随意进入档案库房。第五部分合同管理办法第三十五条、为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，并结合公司的实际情况，制订本办法第三十六条、本集团合同包括公司公共类、其他类、办公类合同，项目的工程类、设计类、销售类、商品房买卖类、租赁类合同。第三十七条、合同编号规则：集团公共类及其他类合同：利公合[年份]序号南湖及世纪绿洲项目类合同分工程类、设计类、销售类合同，编号为：1.南湖/绿洲工合[年份]序号2.南湖/绿洲设合[年份]序号3.南湖/绿洲销合[年份]序号182 1.例:南工[2008]第001号2.本合同编号规则只适用南湖及绿洲项目,新的项目另按编号规则第三十八条、除南湖及绿洲外，新的项目按新的合同编号指引1、合同性质种类：Ø公司类：合同内容涉及集团或地区公司所开发的多个项目，且成本必须分摊到上述各项目里面。Ø项目类合同：合同内容只涉及集团或地区公司所开发的单个项目，且成本只能分摊到该项目里面。2、合同代码种类：ØA类：工程咨询类，包括：勘探、设计、监理类、工程其他类咨询；ØB类：工程施工类，包括：建〔构〕筑物的建筑、安装、装修、市政、园林等工程的施工合同（含主体合同、专业工程合同）；ØC类：工程购置类，包括：大宗材料、设备购置等；ØD类：营销类，包括：物料制安、广告制作、广告发布、营销代理、现场促销、营销策划等（广告牌制作涉及到土建工程的，也归于此类）；ØE类：办公类，包括：办公室固定资产采购等后勤类合同；ØF类：开发类，包括：土地受让、土地上附属物拆迁补偿、供水增容、供电增容、电信、电话、有线电视、宽带等；ØG类：其他类，包括：租赁类、财务融资贷款类及其他等上述未列入者。3、合同编号章的编号规则3.1、公司类合同的编号规则：项目所在省简称—所在城市—合同性质种类—合同代码种类—年份—流水代码—补充代码（有补充合同时用）地区公司合同性质种类合同代码种类合同编号广东公司公司合同A—G粤－广州－公－A－07－001河南公司公司合同A—G豫－郑州－公－A－07－001湖南公司公司合同A—G湘－长沙－公－A－07-001广西公司公司合同A—G桂－南宁－公－A－07-001贵州公司公司合同A—G黔－贵阳－公－A－07-001海南办事处公司合同A—G琼－海口－公－A－07-001安徽办事处公司合同A—G皖－合肥－公－A－07-001182 3.2、项目类合同的编号规则：项目所在省简称—所在城市—合同性质种类（项目简称）—合同代码种类—年份—流水代码—补充代码（有补充合同时用）项目名称合同性质种类合同代码种类合同编号广州赤岗项目项目合同（赤）A—G粤－广州－赤－A－07-001郑州南阳寨项目项目合同（南）A—G豫－郑州－南－A－07-001郑州雁鸣湖项目项目合同（雁）A—G豫－郑州－雁－A－07-001长沙含浦项目项目合同（含）A—G湘－长沙－含－A－07-001南宁东盟项目项目合同（东）A—G桂－南宁－东－A－07-001项目合同A—G黔－贵阳－项目合同A—G琼－海口－项目合同A—G皖－合肥－备注：本项目名称属集团内部使用名称，且由于营销命名的确定时间一般相对较晚，因此可不与营销命名保持一致。4、补充合同编号章的编号规则4.1、若原合同发生补充合同或补充协议的，必须在原合同号后面另加两位级长的后辍码，不得另增设合同编号。如编号为“豫－郑州－雁－B－07-001”的合同若发生了补充合同，则补充合同的编号为“豫－郑州－雁－B－07-001-01”。第三十九条、合同的编号及归档1、各中心部门经办人凡以公司名义签订的合同，都需录入合同数据到明源系统内。各中心部门文员需复印一份存中心处，以备查阅。2、录入后，将合同会签表、合同原件三份、廉洁协议、真实发票保证书及合同其它附件递交到公章管理员处加盖公章并编号、审核。3、合同审核合格后，由公章管理员统一递交到档案管理员处归档。4、当月月底将发生钱款的合同统计后，移交一份原件给财务部门已作购买合同印花税之用。182 1、合同编号及审核、归档流程：各经办人将合同录入到明源系统递交到公章管理员处加盖合同章在明源系统上审核合同录入数据加盖合同编号章由公章管理员统一递交到档案室归档将合同数据录入档案管理系统内归档当月月底统计发生钱款合同，交财务管理中心一份以作购买合同印花税之用第四十条、合同借阅1、凡需借阅、查阅合同者，填写《借阅资料登记表》，并在表内注明合同编号或合同名称关键字方可借阅。一般合同借阅需中心领导批准。2、如需借阅公司带机密级合同，需管线领导批准。第六部分、档案鉴定销毁制度第四十一条、各职能部门需委派一人组成档案鉴定小组，定期开展档案鉴定工作。第四十二条、182 档案鉴定小组根据国家有关档案保管期限的规定，对保管期满的各种载体的档案材料，及时进行鉴定。第四十三条、档案的鉴定基本原则：凡是在工作查考、科学研究、技术交流等工作中形成的具有长远利用价值的档案，都应永久保存；在一定时期内具有保存和利用价值的档案，为定期保存；介于两种保管期限内的档案，其保管期限一律从长。第四十四条、鉴定过程中，要认真填好档案鉴定、销毁登记表，写明鉴定小组的组成情况、鉴定的步骤与方法、被鉴定的档案情况、鉴定结果及处理意见，鉴定书须有关人员签字。Ø支持性文件：《档案鉴定、销毁登记表》档案鉴定、销毁登记表序号类别/文件名称密级档案文件（卷、册、件）鉴定人档案情况备注182 档案鉴定步骤、方法档案鉴定结果及销毁意见人力行政中心意见及结论签名：日期：总裁意见签名：日期：监交人签名销毁地点销毁方式销毁日期第四十五条、对无保存价值或已过保管期限不需延期而剔除的档案，必须按档案资料销毁规定手续造册登记。第四十六条、档案的鉴定时间规定为每三年鉴定一次，鉴定后销毁一次。182 第四十七条、档案剔除销毁时，必须由档案部门指派专人销毁，销毁与鉴毁后应在销毁清册上签字。第四十八条、要认真做好档案鉴定后的善后处理工作。对有关的管理工具应相应修改调整，将鉴定中形成的材料组成工作卷，妥善长期保存。第七部分档案库房管理制度第四十九条、档案库房由专人负责管理，库房钥匙由库房保管员专人保管，非库房管理人员未经同意不得进入。下班前，库房门必须锁好，关闭窗户。第五十条、库房保持整洁，不准堆放无关档案的其它杂物，档案资料及其装具排列科学，做到整齐、清洁、通风、美观，便于杳找利用。档案装具需统一使用无酸纸档案盒。案卷应以全宗为单位，按编号顺序从上至下，从左至右，科学地存放在档案柜、密集架内。第五十一条、贯彻“预防为主，防治结合”的方针，切实做好“八防”即防盗、防火、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光等工作。第五十二条、库房管理人员必须按规定使用空调机、抽湿机及消防等库房设备、设施，并定期检查、维护设备、设施的完好。第五十三条、库房管理人员必须按时做好库房内温湿度的测记、调节、控制工作，及时调节温湿度，将温度控制在14—24℃±2℃，相对温度控制在45—60%±5%。第五十四条、档案资料箱柜内定期更换杀虫剂，声像档案箱柜放干燥剂，防止档案资料虫蛀、霉变。第五十五条、库房内禁止吸烟和使用明火。严禁将易燃、易爆物品带至库房内。库房的电源线路、开关应经常检查，及时排除隐患，下班时要切断电源。第五十六条、查阅利用完毕的档案资料应及时放回存放位置，以免混乱、丢失或失密。182 第五十七条、对库藏档案资料的安全，最少每年年终全面检查、清点或翻页一次。如发现虫蛀、发霉、丢失等现象或发生可疑、意外情况，应及时检查，检查清点情况和发现的问题或隐患，应做好记录并向领导汇报。第五十八条、库房管理人员变动工作岗位时，必须办妥清点交接手续，在交接登记本上签名，并有一证明人签名。第八部分图书管理制度第五十九条、图书购买1、各中心部门人员购买图书前请先到行政部档案室查阅公司现有书籍目录，避免重复购买，并将拟购买的图书类型及数量报中心负责人批准后方可购买。2、购买图书后购书人必须到行政部档案室处登记，图书存行政部档案室内。如有特殊情况需将书籍存在申购中心，请在图书登记存档时说明，并在图书登记表备注栏处注明书籍存放部门。3、未经行政部档案室登记的图书，财务部一律不予报销购书费用。第六十条、图书登记1、图书管理实行电脑化管理，集中统一登记保管。档案管理员负责公司图书电脑登记及保管。各文员负责其中心部门图书的保管。2、统一在图书的右上角处盖上公司图书章，图书统一登记在图书登记表内，登记内容应包括图书编号、图书名称、出版单位、购买中心部门、购买人、购买份数等六项。图书登记完后在购书发票背面盖上图书已登记归档章。2.1、支持性文件：Ø《图书登记表》182 图书登记表序号图书编号图书名称出版单位购买中心购买人份数归档日期备注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　182 Ø图书登记章图书已登记归档章2、图书保管部门应指定专人负责保管图书，中心部门图书管理员要做好图书的借阅登记，并定期检查图书的完整性，确保图书齐全、整洁。第二节保密管理办法第一条、为保守企业的秘密，维护企业的利益，特制定本办法。第一条、行政部负责保密制度的监督与管理。第二条、公司秘密包括下列内容：1、公司经营发展决策中的秘密事项；2、人事决策中的秘密事项；3、业主资料；4、财务档案、数据；5、招标项目的标底、合作条件、贸易条件；6、重要客户，重要的贸易渠道；7、公司规定不公开的财务、银行账户账号；8、其他董事会或公司管理层确定应当保守的公司秘密事项。第三条、公司秘密分级：公司所有的档案资料，须按其秘密等级标明相应的字样（一般分为绝密、机密、保密三组），分门别类放置，列成清单，便于查阅使用。由指定的专人负责印制、收发、传递、保管。详情办法请查阅本章第一节《文档管理办法》第四条、新员工入职，在签署《劳动合同》的同时，签署《保密合同书》。1、保密合同书的签订范围为集团总部、地区公司地产线全体员工，物业公司总部全体员工、各项目主管以上人员，建筑公司本部全体员工、项目部施工员以上职员。根据员工职务和自身业务的情况，规定签订范围，具体实施步骤如下：182 1.1、08年内组织集团全体签订保密合同书。拒绝签订保密合同书的，其劳动合同到期后公司将不再与之续签。如该岗位保密要求较高，公司还应及时调整其岗位。1.2、新职员加入公司以后，应与劳动合同同时签订。招聘专员在职员入职之前如实告知保密合同相关条款，并作为录用条件之一。职员如不同意签订保密合同，应不予录用。如确实需要录用，须经集团人力行政分管领导审批同意后执行。1.3、岗位发生变化，需重新约定脱密期或竞业禁止条款的，应在岗位调整一个月内重新签订。2、脱密期的相关说明：2.1、用人单位与掌握商业秘密的职员在劳动合同中约定保守商业秘密有关事项时，约定在劳动合同终止前或该职员提出解除劳动合同后的一定时间（即约定的脱密期限内）内，有权调整其工作岗位。2.2、脱密期的约定时限为1-6个月内，人力资源部可根据岗位重要性及信息掌握程度向用人部门建议脱密期期限，由所在部门负责人进行确认，但最长不超过6个月。1、脱密期期限约定建议原则如下：3.1、没有特别保密要求的职员至少为1个月；3.2、经理级别职员，至少为2个月；3.3、接触机密数据或重大业务信息的职员，如：集团董事会办公室负责股证事务、集团办公室业务信息、集团融资管理、集团战略研究、集团审计法务、集团产品线研发、品类研究人员、项目发展人员、设计项目负责人、人力资源部薪酬专员、掌握公司全面财务状况的财务管理人员、成本管理人员、一线营销策划人员等，至少为2个月；3.4、总经理级别以上职员，至少为3个月；3.5、各公司可在此基础上确定操作细则。但脱密期最长不超过6个月。2、竞业限制的相关说明：4.1、公司规定掌握商业秘密的职员在终止或解除劳动合同后的一定期限内(6个月至2年，以约定期限为准)，不得到生产同类产品或经营同类业务且有竞争关系的其他用人单位任职，也不得自己生产与原单位有竞争关系的同类产品或经营同类业务的时间期限。但公司给予该职员一定数额的经济补偿。4.2、如签订了竞业限制条款，该职员离职后，在竞业限制期内（不得超过两年）公司支付给职员一定的经济补偿金，每月支付的补偿金额为职员离职前一个月工资的2/3。全年支付的补偿金额为职员离职时上一年度的工资的2/3。4.3、竞业限制条款的签订应遵循谨慎原则，有针对性的对掌握大量机密的管理人员及关键技术人员实行竞业限制。竞业限制条款主要在以下人员中选择使用：Ø板块公司负责人及以上人员；182 Ø集团总部负责产品创新、产品品类研究的业务经理及以上人员；设计负责人、总建筑师及以上人员。Ø需签订竞业限制条款的人员，由所在部门向所在单位人力资源部提出，报集团人力行政中心审核，由集团人力行政分管领导同意后签订。1、支持性文件Ø《保密合同书》Ø《竞业限制》第一条、IT保密管理1、办公电脑应设置员工登陆密码，防止员工未经同意下登陆使用。2、离开办公位置时，应对办公电脑启用锁屏功能。3、员工应注意保管公司系统用户密码，防止外泄，以免造成不必要的损失。4、定期修改密码。5、注意电子文档的传发、存档，重要文档应加密。6、公司系统保密管理参照集团IT各项保密规定。第二条、新员工入职培训的时候学习有关保密工作的规定，增强保密观念。1、全体员工都有保守公司秘密的责任与义务。接触公司秘密的员工，未经批准无论在什么情况下，由于何心，都不能将所知的公司秘密泄露出外界或无关人员，更不准出卖公司秘密。非接触公司秘密的员工，不准打听、刺探、传递或议论真真假假的公司秘密。做到不该说的，绝对不说；不该打听的，绝对不打听。员工如果有什么疑问，可依循有关途径向有关领导咨询。2、在未经批准前，任何人不得自行扩大公司秘密文件的阅读范围及规定范围以外的人员扩散，不得复印、摘抄公司的秘密文件、资料，不得将公司的秘密文件、资料向无关人员出示或提供给外单位引用，不得将公司的任何秘密写成文稿向报进投稿或编入公开发行的书籍。3、涉及企业秘密的电脑系统要由专人操作，在贮存、传递、处理秘密信息时，要采取安全保密措施。4、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。5、182 要严格执行文件的收发、传阅与保管制度，所有文件的收发要进行登记与签收。传递秘密文件要采取防护措施，绝密文件的递送要有两人护送。1、公司文件不能随意放在桌面上和其它暴露的地方，如暂不阅读或离开办公室时，要将文件锁好。公司的重要文件原则上不准携带外出，限在办公室作用，用后应随手入柜加锁及在规定限期内归还。2、各级领导外出开会、洽谈带回的重要文件、资料等，应及时交给办公室登记和存放。如需继续使用的，要办理借阅手续。3、工作人员如因疏忽遗失文件资料及载有企业秘密的电脑磁盘、音像制品的，应立即向人力行政部及公司主管领导报告，并迅速采取清查、补救措施。对隐瞒不报者，公司将视其泄露程度的情节轻重，分别给予批评教育、行政处分和经济处罚。4、对保守公司秘密或防止泄密有功的，按照《员工职务行为管理规范》予以表扬、奖励。5、对违反本规定或因故意泄露企业秘密以及利用企业秘密进行投机谋利，使企业的利益受到危害或损失的，公司除给予提醒、警告、调整工作岗位、辞退、开除等行政处分及经济处罚外，还将视其情节轻重及危害后果，交送司法机关依法处理，追究其经济责任和法律责任。6、支持性文件Ø《利海集团员工职务行为规范》第三节印章管理办法第一条、印章的类别1、正式印章指公司章、董事会章、监事会章以及公司所属分支机构印章。2、专用印章指公司财务专用章、合同专用章、人力行政中心章（人事专用章）、各职能中心章以及分支机构财务专用章、分公司人力行政部章等用于指定用途的印章。3、人名用章指以公司法定代表人、分支机构负责人以个人名义刻制的用于公务的签名章或印章。第二条、印章的刻制、更换、启用1、公司印章统一由行政部制发或更换，并到公安部门办理有关手续，由指定的刻制单位刻制。1.1、各中心部门因业务需要刻制专用章时，须以呈批件形式，由管线领导审核同意，报行政总裁（集团）公司总经理（地区公司）182 同意后，由行政部印章保管人负责刻制并与需求中心部门指定人员办理交接手续，在行政部留样备案。1.2、各类印章规格1.2.1、公司印章、董事会印章、监事会印章，外直径为（40）毫米，圆形，带五角星，材质根据有关主管机关的规定执行；1.2.2、外资公司印章，规格、材质根据当地有关主管机关的规定执行；1.2.3、公司专用章（除财务专用章）外直径为（38）毫米，圆形，材质根据当地有关主管机关的规定执行；1.2.4、人力行政中心部门章（人事专用章），外直径为（38）毫米，圆形，带五角星，材质根据当地有关主管机关的规定执行1.2.5、财务专用章、人名章的规格、材质根据当地有关主管机关的规定执行。2.印章的更换报行政总裁（集团）公司总经理（地区公司）批准后再行办理，统一由行政部制作印模。3.行政部印章管理员对所有印章的启用，均要造册登记填写《XXXX公司印章登记册》，启用日期并加盖启用印章样底。凡是更换下来的印章要交回行政部印章管理员处统一销毁，印章管理员在销毁时要有销毁记录。第三条、印章的保管1、公司公章、合同专用章、人名用章统一由行政部印章管理员保管，各中心部门专用章自行保管；财务印章包括公司法人人名章及财务专用章，必须安排两人分工保管。2、财务印章与支票要分开保管，出纳人员不得同时保管支票和财务印章。3、公司印章由指定专人保管，所有印章必须存放在加锁的柜屉内，防止丢失，非保管人员不得擅自使用。4、印章保管人要具备高度责任心，尽职尽责，不得自行决定加盖印章处理问题，印章保管员接管印章时须签署书面的印章移交文件及《印章保管承诺书》，保证按本办法的规定使用印章，并保证印章使用的安全,各级领导也不得越权使用印章。5、印章保管人如较长时间外出或不能到岗，事前应向部门领导报告，并经领导安排做好印章的暂时移交手续。第四条、印章的使用管理1、经办人必须电脑打印填写《印章使用审批表》中内容（除签名及日期外），文件标题内容必须填写清晰明了，与用章文书一致，由部门经理、中心经理签字同意，并经管线领导同意使用后，行政部方能用章。2、审批流程：总部各类文件用章审批流程见下表:182 文件类型印章类别审批权限人经办人部门负责人中心负责人管线领导（总监以上级别）集团董事长担保书、贷款合同、工商变更公章、合同专用章√√√√√合同、协议书、意向书、委托书、诉讼书、对外公函公章、合同专用章√√√√一般函件及资料公章√√√财务报表公章√√√√内部业务报表、图纸和资料公章√√√行政类往来业务函件公章√√√分公司各类文件用章审批流程见下表:文件类型印章类别审批权限人经办人部门负责人管线领导（总经理助理级别以上）总经理集团董事长担保书、贷款合同、工商变更公章、合同专用章√√√√√合同、协议书、意向书、委托书、诉讼书、对外公函公章、合同专用章√√√√一般函件及资料公章√√√财务报表公章√√√√内部业务报表、图纸和资料公章√√√行政类往来业务函件公章√√Ø支持文件：《子公司印鉴使用管理规范》3、如管线领导外出，暂由其秘书以电话请示代为审阅签字，同意用章，由管线领导后补签名；如秘书外出或该管线领导暂未有配备秘书，由办文中心经办人以电话方式向管线领导说明资料内容，领导同意用章，行政部印章保管人在旁作证以电话明确知道领导“同意用章”后方予加盖，管线领导后补签名。182 4、免汇签合同用章前，须先由集团法务监察中心加具法律意见后，由董事长或管线领导在《合同汇签表》中签上“免汇签”后方能使用“合同专用章”。5、签署合同时如有特殊原因，合作方未能提供签署的《廉洁承诺书》时，须由集团稽查部负责人（董事长助理任明学）在《合同汇签表》中加具意见，是否同意“免廉洁承诺书”后方能使用“合同专用章”。6、合同加盖合同章时，必须审核合同汇签表中各汇签中心的意见，对个中心提出的意见，合同是否已经作出修改。同时注意合同是否有签约代表签名和签约日期，签约日期必须以当天盖章日期为准。7、公章外借办事时，须以经办中心以呈批件形式提出申请，由管线领导审核及行政总裁审批同意外借，由行政部印章保管人或行政部指派人与经办人员共同前往办理，严禁一人单独携出。8、如印章保管人或行政部指派人员未能亲自携带印章（如突发境外签证），由经办中心派出2名指定人员分别负责保管印章保险箱及保险箱锁匙，签署《印章外借承诺书》。9、不得在空白资料页面上盖章，不得在有涂鸦或手写修改的公文或合同盖章。10、行政部印章保管人在次月的15日前将上月的《印章使用审批表》汇总编号装订成册，编号：08-01-001，年份－月份－流水代码，并做好每月的公章使用情况电子汇总台帐《印章使用审批汇总表》。11、专用印章使用只能在其职权范围内，与公司内部对口业务部门的通知、审核审批、函件等工作联系。第五条、印章的停用1、印章内容需要变更或机构终止时,应停止使用有关印章并在印章停用五日内交由人力行政中心部门印章保管人予以封存或销毁。2、发现印章丢失或被人盗用，应及时向公司领导报告，申明作废，以免造成不良后果。3、除特别需要，由人力行政中心将废止印章保存3年。182 第六条、印章样式：Ø正式印章：Ø专用印章：第六条、支持性文件Ø《利海集团印章登记册》Ø《印章保管承诺书》Ø《印章外借承诺书》Ø《印章使用审批表》Ø《印章使用审批表汇总表》182 利海集团印章登记册序号印章名称印章样式启用日期注销日期保管人备注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　182 印章保管承诺书根据公司的工作安排，本人于年月日起负责保管公司印章管理工作，在保管期间做如下承诺：一、严格遵守公司印章管理规章制度、使用范围及使用报批程序；二、保管人严格按照集团公司授权范围使用印章，并对保管和使用的后果承担全部责任；三、留印章模板移交人：移交日期：承诺人：承诺日期：见证人：见证日期：182 印章外借承诺书广东利海集团有限公司：根据工作业务需要，现向集团公司借出印章，为其办理相关工作，借出期间并做如下承诺：一、严格遵守公司印章管理制度、印章使用范围及使用审批程序。二、承诺人将严格按照集团公司授权范围使用上述印章，并对保管和使用的后果承担全部责任。三、使用印章期限为年月日至年月日止。四、留印章模板：承诺人：日期：182 集团公司印章使用审批表NO:印章类别文件标题份数（大写）送发单位办文中心经办人中心领导公司管线领导盖章人盖章日期备注：注：1、以上内容除亲笔签名及盖章日期外均需电脑打印,不能手填。2、本表审批后，未经最终审批人许可，不得涂改、添加内容。182 地区公司印章使用审批表NO：印章类别文件标题份数（大写）送发单位办文部门经办人部门经理总经理集团公司管线领导（如需使用集团公司印章）盖章人盖章日期备注：注：1、以上内容除亲笔签名及盖章日期外均需电脑打印,不能手填。2、本表审批后，未经最终审批人许可，不得涂改、添加内容。182 第四节会议管理办法第一条、会议分类与组织1、公司级会议：主要包括公司董事局会议、公司管理层会议、公司年终总结会议、公司全员参与会议。由人力行政部门或专职部门负责组织召开。2、专业会议：公司技术、业务综合会（如经营活动分析会、工程质量分析会、技术评审会、产品研发会等）。由各技术、业务部门组织召开。3、部门工作会：各部门召开的工作会，由各中部门组织召开。第二条、会议准备阶段1、会议场地及会议流程安排根据会议目的、参加人数、预算要求，组织人员考察会议场地，汇总分析考察资料，组织人员需与主办会议部门沟通，拟定会议流程。结合场地资料报价呈批审批。2、工作人员编组及分工根据会议实际需要，组织安排工作人员并分组分配工作任务。一般可分为礼仪组、设备组、后勤组、资料组等等。2.1、礼仪组：会议现场对领导、贵宾作接待与指引，会议主持工作。2.2、设备组：会议前的设备安装与调试，会议现场的设备控制。2.3、后勤组：现场布置、会场秩序维护、餐饮保障等物资供应。2.4、资料组：会议信息发布，会议记录整理与校对。3、会议布置根据会议内容，布置会议现场的桌椅。跟进标语横幅、主席台布置、台卡摆放、音像设备安置、鲜花布置等。3.1、教室型这种布置与学校数室一样，在椅子前面有桌子，方便与会者作记录。桌与桌之间前后距离要大些，要给与会者留有座位空间。这种布置也要求中间留有走道，每一排的长度取决于会议室的大小及出席会议的人数。这种摆设让参加者可以做笔记与参加小组练习。一般要求每个座位上放有垫子，或者每个座位放置一个水杯或用托盘提供水杯服务。3.2、主席台U型很多小型的会议倾向于面对面的布置和安排，“U”形是较常见的，即将与会者的桌子与主席台桌子垂直相连在两旁。如果只有外侧安捧座位，桌子的宽度可以窄些；如果两旁安排座位就应考虑提供更大的空间来呈放材料。3.3、方框形182 将主席台和与会者桌子连接在一起，形成方型或圆型，中间留有空隙，椅子只安排在桌子外侧。这种布置通常用于规格较高、与会者身份都重要的国际及讨论会等形式。这种会议人数一般不会很多，而且会议不具有谈判性质。3.4、讨论会型用两张长桌并列成长方形讨沦桌的形式。一般有方形，圆形和椭圆形几种，多用于讨论会，也可用于宴会等。这种布置可以鼓励小组讨论，也能让参与者在活动巾扮演主角色。会议桌上一般要求有台布，而椅子应与台布接近。3.5、圆桌型这种摆设形式在以与会者地位都平等的会议中使用会有最好的效果。圆型的自助餐型的桌子布置多用于有关酒会等与饮食结合在一起的会议。在中间的圆桌上可以放上鲜花或其它展示物。自助餐型还有很多的变化形状，可根据具体场所和时间来安排。3.6、剧场型此种形式对于大型团体的演讲以及全体会议较为适合。3.7、马蹄型此种适合小型聚会而较不拘束的摆设让参加者能做笔记和参与小组讨论，这种布置能鼓励更积极的蚕参与。3.8、交叉型此种布置会改善坐在会场后面参加者的视线，并使其在训练中更有参与感。与所选定的会议室工作人员沟通以确保场地能配合所想要的布置。事前勘查将要用来做各种不同活动的场地，要记住在全会与训练会议中所要使用的视觉辅助及器材4、会议通知发送会议通知应包括会议主题、会议内容、与会名单、时间、地点、主持人、需准备事项及要求、联系人姓名与电话等内容。第一条、会议纪律1、会议实行签到制度，凡不能参加会议或不能准时参加会议者，要向会议组织负责人请假，不请假又不按时到场者，行政通报批评。2、与会人员提前10分钟入场，不得无故迟到、早退，不得中途退会。　　3、会议期间关闭通信工具或将通信工具设置振动。4、不准在任何会议和正规场合接打手机，如需接听电话需离开会场。5、会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡。182 6、会议内不得随地吐痰，不得乱扔废弃物。7、与会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动。8、不准泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。9、会议纪律应在会议开始前向与会人员讲解一次。第四条、会议阶段1、签到迎宾根据会议性质选择签到方式。可选择预先编制的《参会人员签到表》或签到本。2、会场服务与记录会场服务包括座位引导、文件分发、会议记录、秩序维护、突发事件处理等内容。根据内容由相关小组负责。会议记录人员应选择具备良好文字功底和逻辑思维能力，能独立记录并有较强汇总概括能力的人员。大型会议的会议记录应以录音、摄像的方式辅助进行，必要时需聘请专业的书记人员进行记录整理。3、会议结束后应该把整理后的会议纪要，经相关部门主管领导审核后，发送参会人员。公司级或重大专业研讨的会议纪要交公司行政部档案室存档，其他有各中心部门负责存档。第五条、会议的后勤管理1、物资安排会议前先统计物资需求并整理出清单，逐项落实，会议前一天封箱打包，以保证会议正常进行。2、住宿安排会议开始前，首先要核准参加会议的人数和会议天数，根据预算、天气、会议地点、会议安排及与会议人员的身份等因素选择相应的合法场所安排住宿。3、饮食安排会议饮食安排在有国家相关卫生许可证及营业资格的场所就餐。在预算范围内考虑参会人员的身份、饮食习惯。根据实际情况安排餐单并经会议组织部门领导审批。会议如有少数民族的同事参加，应先咨询少数民族同事的意见，要照顾和尊重他们的风俗习惯和饮食特点进行特殊安排。4、车辆管理需根据会议用车情况，作出有关会议安排的详细的用车计划，抽调或租用车辆，安排好停车场地，并集中调度驾驶人员，宣布用车计划，使大家心中有数。5、费用管理在会议相关的支出过程中需做好登记，收集相关发票。汇总清单并给相关领导确认。超预计采购的费用支出需进行情况说明。182 第六条、集团08年年终会议暨晚会工作范例第五节电子邮件管理办法第一条、邮件系统使用规定1、邮件的收发应通过OUTLOOK客户端进行，避免将邮件过多的保留在服务器上增加服务器负担。2、邮件用户名组成：[流水号]+[姓名]，不得随意更改邮件用户名称。流水号编码规则由集团IT负责。3、发邮件时应有以下落款信息：[地区公司/中心]+[部门]+[姓名]+[联系方式]+[日期]。4、员工每天至少应在早晨上班后、下午上班后、下午下班前打开OUTLOOK查收邮件，并把邮件分类保存。一般邮件至少每星期整理一次，作定期的备份，以免因操作系统或OUTLOOK出错而导致邮件资料的丢失。5、邮件服务器上一般用户只保留10天内的邮件，超过10天以上的邮件，系统会自动删除。6、为防止邮件系统感染电脑病毒，对外部邮件要谨慎处理，对不知名的邮件应对其永久删除。7、邮箱使用者应修改邮箱的初始密码，保障邮件资料的安全保密，离开座位时应对办公电脑进行锁屏。8、不将自己的电子邮箱借与他人使用，不使用他人电子邮件地址收发EMAIL。9、对外发送与工作有关的EMAIL时，严格保护公司商业秘密。第二条、发邮件中的注意事项：1、发邮件时，公司内部邮件地址请在地址列表中选择。2、发邮件时一定要填写主题，主题应简明扼要，严禁发出没有主题的邮件，或主题与内容不符。3、篇幅少于二百字的文件，应直接作为电子邮件正文输入。篇幅超过二百字的文件，建议使用Word输入，并将Word文件作为电子邮件的附件。4、任何时间内，不得使用电子邮件系统传送与工作无关的邮件。5、禁止发送大小超过10MB的附件。182 1、邮件发送、抄送对象为业务相关人员，无关人员不用发送，以免造成过多的信息泛滥。2、避免审批性邮件出现收件人为两人或以上，令收件人无法判断该由谁决定、回复。3、为避免报批邮件流程进展缓慢，第一报批人应逐级跟进；为提高信息扁平化程度，鼓励报批同时抄送第二环节审批人。4、杜绝在邮件内争吵，甚至人身攻击。第三条、关于发送对象的权限设置1、集团全体、总公司及兄弟公司全体：中心经理级别以上及各单位授权下的相关人员。2、各部门内部：员工可自由发送。第一条、发送邮件的规定1、公司公告：如重大事件公告、人事任务公告、公司制度颁布等邮件，由集团人力行政中心统一发邮。2、工作汇报：由各级人员向所汇报对象发邮。3、工作指示：由各级领导向其下级发邮。4、回复邮件：由接受邮件者向所需回复对象发邮。5、项目讨论：由参加讨论者之间互相发邮或向项目讨论负责人发邮。6、工作考核：含自我考核、领导考核，由考核者与被考核者之间发邮。7、会议通知：统一交由会议主持人发。8、工作联系单：发送给联系部门，抄送相关部门及人力行政中心运营部。与内容无关的部门不发送。9、外出、休假知会：应告知本中心全体，中心负责人以上级别知会其他中心同等级别人员。10、会议纪要、文件：由部门相关人员发邮。11、信息交流：包括外部政策、相关新闻、温馨提示等，任可人员之间可自由发邮件，但不得发布违反国家法规政策内容。12、调查：包括制度调查、培训总结、员工满意度调查等，由人力行政中心或法务稽查中心相关人员发邮。13、公司日常事件：发布到归口管理部门及相关人员。14、各项目开发过程中的各类信息沟通：由各项任务负责人及相关工作人员发布到归口管理部门以及人力行政中心运营部。第五条、电子邮件审批办法1、申请审批邮件发出流程：182 经办人直属负责人直接发送隔级领导人抄送2、批复邮件反馈流程：直属负责人主送上级领导，抄送经办人.批复回复全体。批复上级领导注意：超过三级审批，以此类推。3、申请审批邮件格式要求：凡审批性邮件，请按照申请审批邮件的标准格式书写，要求邮件意思表述明确、简洁、直观。Ø关于“收件人”，指经办人的直属负责人。Ø关于“抄送人”，指经办人的隔级领导人。Ø关于“邮件主题”，格式：关于XXXX审批，杜绝无主题邮件。Ø关于邮件内容，请参照以下格式填写：（直属负责人）：请审批如下：审批内容正文（力求简洁、明确）………落款经办人署名及部门联系方式日期4、批复邮件要求4.1、批复内容要求：批复内容要求意思表达明确，是否同意，如不同意请说明原因。杜绝使用“已阅”、“已览”、“好”、“行”等模糊性描述。182 如无更合适内容，建议参照以下批复：Ø如同意，请批复“同意”；Ø如不同意，请批复“不同意”，并说明不同意的具体原因；4.2、批复时间要求：Ø每级审批自收到申请审批邮件时间起，半个工作日内予以完成。Ø为了尽快完成审批流程，经办人有责任全过程跟进整个审批流程进度。5、使用范围请查阅以下附表：序号项目纸张审批邮件审批备注1《公章审批表》√2《资料借阅审批表》√3所有固定资产表单√4《请假审批表》√5《出差审批表》√6《公务用车审批表》√7《快递申请表》√8《合同会签表》√9《呈批件》√不涉及费用的行政类审批10《公务接待审批表》√11证照开户、变更、注销办理√12邮箱开户√13通讯方式变更√14通知、通报√紧急情况下可使用邮件审批，事后补单6、业务经办人收到审批通过的邮件后，应立即打印备份，以便日后查档使用。7、集团人力行政中心行政部全权负责电子审批的监督工作，接收相关投诉，有权对违规行为作出处罚建议。182 第一条、关于违规发送邮件的处置1、发布违反国家法规政策的邮件，按情节严重处以行政处分。2、通过邮件泄漏公司商业秘密，作辞退处理。3、散布对员工名誉、行为等人身攻击的，按情节严重处以行政处分。4、未得到授权情况下发送对象为集团、总公司及兄弟公司全体的，第一次发现先对其进行邮件行政警告并抄送其主管负责人。警告无效履犯不改的员工，对该员工及其主管负责人通报批评，发文范围为归口管理单位及人力行政中心。5、修改邮件：在审批过程中，有擅自修改批复意见或审批内容的行为，一经查实，开除处理。如涉及金额修改的，公司将对责任人追究相关的法律责任。6、延迟批复：由于批复人延迟批复，影响工作进度，经办人可向监督部门进行投诉。累计三次以上，集团内行政通报批评,且主管领导绩效评分会受到一定影响。第六节部门经费管理办法第一条、职责1、各部门需指定专人（经费专管员）负责管理本中心的经费。2、各部门负责人决定部门经费的使用方式，并监督管理。第二条、部门经费的发放标准及发放方式1、部门经费按成员100元/人的标准发放。包括：正式员工、试用期员工、调岗交流人员。2、部门经费每月发放一次。以报销(交通费、燃油费、快递费等科目)形式进行发放。具体报销事项根据财务管理中心要求而定。第一条、部门经费的用途1、部门福利性支出，可包括部门活动、部门与部门之间的活动或部门与关系单位之间的活动经费；2、其它合理支出。第二条、部门经费使用规定1、部门经费由部门负责人决定其使用方式。2、部门经费由部门经费专管员负责保管，并制作部门经费使用账目，列明每笔费用的开支时间、内容、金额、账户余额等信息。3、员工按上述的经费用途规定所发生的费用，经部门负责人审批后，可从经费专管员处借支或报销费用。182 第一条、监管1、部门负责人第七对部门经费使用账目进行审核确认。2、集团稽查专员负责各部门经费使用情况的监督，不定期组织核查部门经费开销账目。第七节公司证照管理办法第一部分总则1、目的为加强公司工商登记管理，清晰各职能部门的职权，实现公司工商登记操作、管理的规范化、效率化、系统化，特制定本办法。2、范围适用于全国各地区子公司。3、定义3.1、集团：广东利海集团有限公司。3.2、全国各地区子公司：指在中国大陆境内登记注册的所有子公司（包括集团总部公司）。3.3、集团总部公司：指公司印鉴、营业执照等证照由集团人力行政中心直接掌管的境内公司。3.4、各类型子公司：指集团总部公司以外的各大板块公司、物业公司、建筑公司及公司印鉴、证照由其掌管的境内子公司、分公司、分管公司。3.5、各类型子公司行政部：指各大板块公司、物业类公司、建筑类公司的一级行政管理部门，不包括各类型子公司的下属公司（包括其子公司、分公司及其他分管的公司）所属的二级行政管理部门。3.6、公司工商登记：指内资公司的，包括公司设立、变更、注销、备案等登记及衍生至后续的组织机构代码证、税务登记证等证件的登记；外资公司的，除前述证件外还有批准证书、外汇登记证、财政登记证等证件的登记。3.7、公司证照：指包括但不限于批准证书、营业执照、组织机构代码证、地税登记证、国税登记证、外汇登记证、财政登记证等公司证件。3.8、职权：指所负责的工作内容以及行使的权力范围。4、职权4.1、集团法务监察中心法务部（以下简称“法务部”）负责本办法的解释、修订与实施。4.2、集团总部公司工商登记工作由法务部负责。4.3、非集团总部公司工商登记工作由各类型子公司行政部（以下简称“子行政部”）各自负责；法务部负责提供指导、协助。182 4.4、法务部对全国各地区子公司的工商登记工作行使管理权、监督权、检查权。第二部分审批管理1、集团总部公司涉及公司工商登记的，由法务部填写《公司工商登记申请表》（以下简称“申请表”），呈报法务监察中心总经理及集团财务总监审核，并经集团董事长审批通过后方可执行。2、非集团总部公司涉及公司工商登记的，由子行政部填写申请表，经各类型子公司负责人初审后，呈报法务部经法务监察中心总经理及集团财务总监审核，并经集团董事长审批通过后方可执行。如因集团要求涉及上述登记事项的，由法务部填写申请表，经本章第一条审批程序审批后转交子行政部，并由后者办理登记手续。3、公司工商登记事项中涉及公司设立注资、注册资本或股东变更、或其他与公司财务管理有关的变更登记的，法务部、子行政部须在完成公司内部审批程序后两日内，分别将申请表复印件报送集团财务管理中心、各类型子公司财务部，并知会需要后两者配合办理的相关事宜。4、办理公司工商登记手续过程中，如出现登记事项与原审批不一致而需要更改的，办理部门须重新填写申请表，并报原审批部门、领导审批通过后方可更改。未经重新审批，不得擅自更改原审批事项内容进行登记。第三部分登记管理1、集团总部公司工商登记手续由法务部负责办理。2、非集团总部公司工商登记手续由子行政部各自负责办理；法务部负责提供指导，协助办理，并加以监督。法务部认为上款登记手续需由其主办的或者各类型子公司认为需由法务部主办的，均可提出申请，呈报法务监察中心总经理及集团财务总监审核，并经集团董事长审批通过后可由法务部主办，子行政部协办。上款规定仅涉及登记手续办理部门的临时变更，其他管理方面的规定仍按照子行政部主办、法务协办的原则执行。3、负责办理登记手续的部门不得擅自将登记工作交予本部门以外的其他部门、单位的人员代为办理。有特殊情况确需代办的，如代办人为本公司内的其他部门或下属公司人员的，须以呈批件形式报本公司负责人审批通过后方可执行；如代办人为本公司外的其他单位人员的，须以呈批件形式（注：需注明代办理由、是否涉及代理费等问题）呈报法务监察中心总经理及集团财务总监审核，并经集团董事长审批通过后方可委托代办。182 本条涉及的“本公司”包括：集团公司，各类型子公司总公司及其下属公司。4、报送审批机关所需的资料中，凡涉及到需要公司股东、董事、执行董事、法定代表人、监事等相关人员签名、盖章的，必须由其本人签名、盖章。任何人不得擅自代行签名、盖章。5、全国各地区子公司的公司章程均须使用法务部指定的统一范本。如需修改、更换的，须报法务部审核通过后方可使用。6、全国各地区子公司的董事会/执行董事、法定代表人、总经理/经理、监事等人员的任职安排参照《公司工商注册与变更及其相关人员职权管理办法》的规定。如各子公司根据公司实际经营管理需要，对原定人员安排要求变更的，须说明变更理由，呈报法务监察中心总经理及集团财务总监审核，并经集团董事长审批通过后方可变更。如涉及公司人员的任职安排在上述办法中未有规定的，须在申请表中注明人员安排建议，并呈报审批。第四部分年检管理1、全国各地区子公司证照的年检由负责办理工商登记手续的部门负责。设立办事处地区的公司证照年检由办事处人员负责办理。2、法务部、子行政部在办理年检时向有关单位报送的关于公司财务、审计方面的文件必须分别先经过财务管理中心、各类型子公司财务部审核、确认。办事处地区的公司年检涉及的上述文件由财务管理中心审核、确认。3、负责办理年检的部门、人员必须按照规定按期办理各项年检手续，不得无故迟办、漏办、不办。第五部分公司证照管理1、集团总部公司的公司证照由集团人力行政中心行政部掌管。2、各类型子公司的公司证照原则上由子行政部掌管。如有需要，可由各类型子公司的下属公司所属的二级行政管理部门掌管，但须先经各类型子公司负责人审核通过。3、办事处地区的公司证照原则上由办事处负责人掌管。如有需要，可转由集团人力行政中心行政部掌管。4、证件掌管人员必须签署《公司证件保管承诺书》（以下简称“承诺书”）。承诺书实行一对一原则，即每掌管一家公司证照必须签署一份承诺书。承诺书签署后，提交集团人力行政中心行政部一份进行统一存档、管理。5、公司证照因损毁、遗失等原因需要补办的，由证件掌管部门填写《公司证件补办申请表》，报相关领导审批通过后，转交工商登记主办部门办理补证手续。182 办事处地区公司填写的上述申请表由办事处负责人初审，并经主管办事处的中心负责人审批。审批后，转交法务部安排办理。证件办理部门的经办人（以下简称“经办人”）在办理补证手续前，须将经审批的《公司证件补办申请表》复印件报送法务部备案。经办人办理补证过程中，应严格按照审批机关规定的程序、要求办理，需要登报公告的，补办前必须按规定办理登报公告。6、因损毁、遗失等原因导致公司证照需要补办的相关部门、人员，须在该情况发生后两小时内以口头形式、四个小时内以书面形式通知证件掌管部门及法务部。7、对因损毁、遗失等原因导致公司证照需要重新补办负有主观责任的相关部门、人员，集团有权追究其相应责任。第六部分档案存档备案管理1、在办理完登记手续后，法务部必须将办理登记审批所需的主要资料原件报送集团人力行政中心档案室（以下简称“档案室”）存档至少一份，包括但不限于《股东会决议》、《董事会决议》、《执行董事决议》、《公司章程》、《章程修正案》、《任职书》等文件，且必须确保报审资料与存档资料的一致性。2、子行政部在办理子公司登记审批时，必须将上条规定的资料报送各自公司档案管理部门存档。3、在准备完审批资料后，报送审批机关审批前，法务部必须将准备报送的资料全部复印一份，并自行归类存档。4、子行政部在完成上条资料准备工作后，除须复印并自行归类存档外，还须将该复印件报送法务部备案一份。5、法务部在完成登记审批、证照年检手续后2天内，须将审批机关出具的相关审批文件原件（包括但不限于证照、批复、核准通知书等）报送档案室归档。如同次登记事项有后续其他部门的登记手续尚未办理完毕的，为方便办理，可在全部手续办理完毕后2天内将上款规定的文件一次性报送档案室存档。6、子行政部在完成登记审批、证照年检手续后，须按照上条要求将相关文件报送各自公司档案管理部门归档，并彩色扫描后报送法务部备案。第七部分办事处公司登记管理1、设立办事处地区的公司工商登记参照集团总部公司的办理模式，由法务部主办，当地办事处人员协助办理。2、办事处人员办理过程中，不得擅自修改相关报批资料。如需修改的，须先经法务部确认通过。182 第八部分费用管理1、办理本办法规定之事务所涉及的一切费用由主办公司、部门负责。2、办事处办理上述事务所涉及的登记费用由法务部负责，其他费用由办事处自行负责。第九部分监察管理1、法务部作为全国各地区子公司工商登记的监管部门，有权对子公司的登记管理行为进行指导、监查、管理。2、法务部定期或不定期对子公司的工商登记情况做全面性或抽样性的审查，并及时将审查发现的违法违规行为提交集团主管领导进行处理。3、各子行政部有权对其下属公司行使上述两项监察管理权，并根据法务部要求及时、如实汇报监管情况。本条规定仅适用于“下属公司”的工商登记已经特别授权而由“下属公司”的行政管理部门办理的。第十部分其他1、第一板块公司的工商登记暂按集团总部公司模式管理。2、公司资质类证件的登记、管理参照本办法，但证件办理部门及办理流程可根据各公司具体情况而定。3、涉及中国大陆境外公司设立、变更、注销等事项登记的，由集团国际资本市场部填写《公司工商登记申请表》，直接呈报集团财务总监审核，并经集团董事长审批通过后即可执行。具体登记手续由集团国际资本市场部负责办理。其他事项管理参照集团总部公司模式管理。第十一部分支持性文件1、《公司工商登记申请表》；2、《公司证件补办申请表（A表）》、《公司证件补办申请表（B表）》；3、《公司证件保管承诺书》。第十二部分附件1、附表1：《集团总部公司工商登记流程图》；2、附表2：《各类型子公司工商登记流程图》。第十三部分附则182 1、如本办法之规定与《公司工商注册与变更及其相关人员职权管理办法》相冲突的，以本办法为准。2、本办法自颁布之日起实施。公司工商登记申请表申请人（填写申请人所属公司/中心+部门）日期年月日申请原因申请事项设立新公司变更登记事项拟订公司基本情况公司名称：注资资本：股东：（写明股东名称、出资额、出资比例、出资方式）经营范围：注册地址：董事会/执行董事：法定代表人：监事：其他事项：（填写认为需要特别说明的内容）申请变更事项：（填写变更内容）原登记为：（写明该事项原登记的具体内容）申请变更为：（写明申请变更后的具体内容）其他事项说明（填写上述两项事项以外的其他事项）申请经办人申请人部门领导申请人公司领导法务部经办人法务监察中心总经理182 集团财务总监集团董事长注：1、本表“申请人”为填表人所在部门；2、“申请事项”为择一填写，非选项自行删除；3、经办人须详细完整填写表格内容；4、本表审批后，未经审批人许可，不得涂改、添加内容。公司证件补办申请表（A表）（适用：集团总部及办事处地区公司）申请人（填写申请人所属中心+部门）日期年月日申请事项申请原因（必须写明申请补办的具体原因）其他情况说明（填写认为需要说明的其他情况）申请经办人申请人部门领导申请人中心领导法务监察中心总经理集团财务总监集团董事长注：1、本表“申请人”为填表人所在部门；2、经办人须详细完整填写表格内容；3、本表审批后，未经审批人许可，不得涂改、添加内容。182 公司证件补办申请表（B表）（适用：各类型子公司）申请人（填写申请人所属公司+部门）日期年月日申请事项申请原因（必须写明申请补办的具体原因）其他情况说明（填写认为需要说明的其他情况）申请经办人申请人部门领导申请人公司领导注：1、本表“申请人”为填表人所在部门；2、经办人须详细完整填写表格内容；3、本表审批后，未经审批人许可，不得涂改、添加内容。182 公司证件保管承诺书承诺人姓名：承诺人住址：承诺人身份证号码：鉴于本人自年月日起开始负责掌管有限公司（以下简称“本公司”）的公司证照，包括该公司的（填写涉及的各类证件名称）。本人现承诺在掌管上述证件期间，遵守法律、法规和公司证照管理的规定，忠实履行职责，维护公司的利益。保证如下：1、严格按照相关规定履行公司证照掌管责任；2、在职责范围内行使权利，使用公司证照，不得越权使用；3、不得利用职权从事损害公司利益的活动。如本人违反上述承诺给公司造成损害的，将自愿承担相应责任。本承诺书一式三份，承诺人、本公司及广东利海集团有限公司人力行政中心行政部各执一份。承诺人签名：签署日期：年月日附表1：182 附表2：182 第八节公务接待管理办法第一部分、总则第一条、目的为更好地树立公司形象，规范员工礼仪行为，展示公司的企业管理风范，有次序、有步骤地做好公务接待工作，使此项工作顺利纳入程序化管理轨道，特制定本办法。第二条、接待范围1、政府部门工作人员前来公司了解公司情况或检查指导工作。2、外部企业或人员前来参观、学习、考察。第三条、接待管理部门公司接待事务由经办部门业务对接人负责。第二部分、公务接待第一条、接待方式1、团体接待：凡参观人数能在会客室容纳的，均以茶点招待，会议室不能容纳的可按其他方式接待，至于陪同人员则由经办部门决定。2、贵宾接待：按公司通知、以咖啡、糕点、冷饮或其他方式接待，并由公司高级人员陪同。3、普通接待：以茶点招待或其他方式接待，由经办部门派人陪同。4、临时接待：同普通接待。第二条、接待审批1.贵宾及团体接待：由经办中心总经理核准并于参观前3日将接待通知单填送相关部门，以凭此办理接待，如事出至急，先以电话通知后补通知单。2.普通接待：由各部门经理核准，并于参观前1日将接待通知单填送部门，以利于接待，但参观涉及两个部门以上者，应比照“团体接待“办理。3.临时接待：由各部门经理核定，并于参观前1小时以电话通知相关办理接待，如参观涉及两个部门以上者，应商请行政部协调办理。第三条、过程与方法控制1.公司对国内外来宾的接待工作由公司总经理或其他高级管理人员亲自接待以外，其余由相关公关人员配合有关部门负责安排接待工作。2.公务接待工作必须按照公司的有关规定和统一部署安排办理。182 1.公务接待工作的基本原则：认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体、严守机密。2.宾客来访时，接待人员要准确掌握宾客或领导乘坐的交通工具和抵离的时间，提前通知有关单位和人员做好接送准备。3.宾客来访时，接待者要根据来访者的目的、规格及兴趣、意愿等选择、安排参观项目，确定活动内容，拟订接待方案，报请主管领导审批。4.公司应根据批准的接待方案，认真做好政务接洽和业务洽谈。洽谈时如遇有非权限内的事情，要向主管领导请示，来不及逐级请示时可直接请示总经理。5.安排宾客用餐除特殊情况外，原则上陪同人员不超过两名；安排娱乐活动时，陪同人员亦适当控制，坚决杜绝高消费、大吃大喝的现象发生。6.在接待来宾工作中，要认真做好安全保卫工作。第四条、接待费用使用1.接待费用的使用遵循勤俭节约，效能优先的原则，能免则免，能省则省。所有员工一律不准使用公款大吃大喝。2.接待费的使用严禁超支，遇特殊情况不在限制范围呢。3.接待费的使用只限于招待来宾用餐、娱乐、购买礼物，不得挪作他用。4.接待来宾用餐地点由经办部门决定。中午一般不得喝酒。5.用餐完毕原则上不允许到营业性酒吧、歌舞厅等娱乐场所消费。确需要由批准人批准后方可施行。6.接待人员在招待任务完成之后须及时凭接待费用的正式发票到财务部办理报销手续。收据和白条一律拒绝报销。第五条、接待费用审批1.接待费审批权限依照集团《财务报销管理规范》执行。2.接待人员原则上应事先填写业务接待审批表，报批准人批准后可施行。特殊情况必须向批准人提前口头声明，获准后方可施行，事后必须补办手续。第六条、支持性文件：《业务接待审批表》182 业务接待审批表编号：来宾单位　来宾人数　接待日期　带队人姓名　职务　停留日期　来宾事由　接待费用预算餐饮费用预算　住宿费用预算　其他费用预算　合计预算总额　部门经理意见签字:中心总经理意见签字:公司领导意见签字:业务接待审批表编号：来宾单位　来宾人数　接待日期　带队人姓名　职务　停留日期　来宾事由　接待费用预算餐饮费用预算　住宿费用预算　其他费用预算　合计预算总额　部门经理意见签字:中心总经理意见签字:公司领导意见签字:182 第三章总务后勤管理利海集团总务专员岗位说明书第一部分基本资料职位名称总务专员所在部门行政部直接上级行政主管下级职位无可晋升的职位行政主管可轮换的职位行政专员、前台文员岗位定员1填写日期2008-7-30第二部分工作描述2.1职责概要：负责公司固定资产、后勤办公采购、办公环境管理，安排员工宿舍入住，对宿舍进行维修、入住调整、消防安保情况监督，以及组织策划公司文娱活动。2.2岗位职责：日常主要工作序号日常主要工作职责占总工作时间的百分比日常工作任务权限（可多选√）经办审核批准备注1办公环境管理40％1、消防安全检查，及时做好防火措施。2、负责公司安保质量，确保员工和公司财产不受侵害。3、负责办公室装修、办公家具、水电设施的日常维护。4、负责公司绿化保养，及时更换枯痿的办公室植物。5、清洁卫生管理，确保员工在舒适的环境下工作。6、节约水电，环保办公，对公司节能办公提出有利建议和落实执行。7、每月核对物业公司的管理费、水电费、维修费等物业费用以及公司网络、通讯、电信业务费用，保障日常办公需要。8、负责对公司办公设备的维护，及时通知IT或供应商对设备进行维修。√2宿舍管理10％1、宿舍入住申请。2、宿舍情况的各类意见反馈。3、宿舍环境、装饰、配套设施、治安、消防工作的监督检查。并及时做好安全措施。4、宿舍装修、水电的日常维护。√3固定资产管理20％1、固定资产采购、验收、入库工作。2、固定资产的转让、报废、外借、交接等手续办理。3、公司资产的年度盘点工作，编制固定资产年度报表。√182 4办公采购管理20％1.负责公司各部每月的后勤物品采购，包括文具、耗材等，并对其进行验收入库。2.负责公司后勤类印刷物品制作，如：笔记本、礼品、台历、工牌、信纸、信封等。3.负责后勤物品供应商的年度招投标工作。保证后勤物品的供应、质量及成本。√5公司活动10％1、负责公司大小型活动组织、统筹及策划。编制活动方案及预算。2、负责公司活力无限活动，组织每月公司的文体活动工作。3、负责公司考察活动安排。4、负责组织公司员工年度体检活动。核查体检单位，包括：体检单位资质，设备，环境及服务质量。√临时工作序号临时工作职责占总工作时间的百分比临时工作任务权限（可多选√）经办审核批准备注1建议投诉5％对各部的办公需求建议、投诉及时反馈和整改。√2文档工作5％负责文件与其他资料的打印、复印、校对等工作。√2.3考核指标：资产帐实相符，预算范围内采购，不发生重大安全事故。2.4工作协调关系：公司内部协调关系岗位/机构（按频繁程度次序列举）主要协调内容协调不力会对己方与对方造成何种影响部门内行政专员、前台文员各项行政事务处理工作延误，工作未能达到标准要求部门外各部门文员各项行政事务处理工作延误，工作未能达到标准要求公司外部协调关系1.后勤物品供应商—后勤物品采购2.电信营运商－公司通讯网络3.物业公司—水电维护4.旅游公司—活动场地、公司考察的商旅行为5.清洁公司—卫生管理第三部分任职资格要求3.1知识要求：教育基本胜任本岗位所需的最低学历：本科基本胜任本岗位的专业：1、企业管理2、行政管理3、工商管理182 专业技术知识（1）胜任本职岗位所需要的专业知识：1.行政管理、2.物业管理、3.客户服务（2）胜任本职岗位所需要的专业技能：良好的谈判技能；（3）资格与证书：培训经历培训项目培训内容培训方式重要性（一般/重要/非常重要）迫切性（不迫切/一般/迫切/非常迫切）6S管理技能办公环境维护全日制重要一般电脑技能熟悉OFFICE操作，及OUTLOOK邮件收发。外语水平4级，能够进行简单的英语会话3.2经历要求：工作经历最低时间要求（年）有固定资产管理经验，熟悉行政后勤采购流程，有组织策划公司大小型活动经验。2年3.3能力要求：能力定义选出本岗位需要该能力的最低要求级别12345低较低一般较高高本岗位任职者需要应用到该能力的工作范畴（根据既往工作经验填写）理解判断能力对有关制度、政策、目标任务的认识与领会程度，对本职工作中各种抽象或具体问题的分析、综合与判断能力4组织协调能力组织本部门人员开展工作以及与有关部门人员协同工作的能力4决策能力从整体出发，对方向性、全局性的重大问题进行决断的能力4开拓能力对某一业务或工作领域进行研究、开发、创新、改革的能力3社会活动能力为开展工作在社会交往、人际关系方面应具有的活动能力3语言文学能力在撰写文章、起草文件、报告，编写计划、情况说明、业务记录，演说，宣传方面，应具有的文字和口头语言表达能力3业务实施能力在具体贯彻执行计划任务的过程中，处理工作业务，解决实际问题的能力5其他特别素质由于岗位的特殊性，而对任职者提出的特殊素质要求：工作严谨细致，做事有条理，有高度的责任心，稳重老实。182 第一节文明办公管理办法第一条、为加强公司文明办公，树立良好的企业形象。集团颁发了《文明办公指引》制度第二条、行政部及稽查部负责文明办公的监督与检查。第三条、《文明办公指引》内容：1、仪容、仪表Ø员工举止应庄重大方。Ø全体员工上班时间均应佩戴工作牌。胸牌丢失的职员应及时到总办补办工作牌，补办期间应佩带临时工作牌。Ø员工应按公司的规定着装。不得穿着无袖上装、短裤、拖鞋。2、办公环境Ø各部门使用的办公桌、椅、柜及其它办公设备、物品等须按规定摆放并保持整洁，不得占用公共空间，尤其是公共过道、走火通道。Ø员工应注意保持个人桌面整洁。办公桌面上的个人物品摆放仅限于相片、荣誉奖牌、水杯；不宜在墙面或办公位隔板上张贴个人的图片、纸张；不宜在个人工作区域内摆放与办公环境不符的私人物品、装饰品。Ø员工离开座位后应将办公椅移至办公桌下。Ø下班后，员工应将个人文件资料全部收入抽屉或文件柜。Ø办公时间员工不得在办公区域就餐、吃零食。Ø办公时间员工不得以吸烟名义长时间离开办公位；不得聚众聊天；不得在办公区域高声喧哗。3、节能与环保Ø公司提倡节能与环保的工作与生活方式。员工应节约使用笔、纸等办公物品；节约水、电等资源。Ø午休时间除工作需要外，员工应关闭本办公区域的电灯。Ø下班后办公区域内最后一个离开的员工应关闭该区域的电灯、空调及其它电器。Ø下班后，员工使用完毕洗手间，除留一盏灯外，应关闭其它电灯、空调、风扇等电器。182 Ø员工饮水应自带水杯。一次性饮水杯仅供访客取用。Ø员工打印或复印时，除确需使用新纸外，应尽量利用回收纸。1、电脑、网络Ø上班时间内不得利用电脑、电子邮箱系统、网络从事与工作无关活动，如玩游戏、QQ聊天、查询股票信息等。Ø未经允许，不得使用、查阅他人电脑。Ø员工电脑应设置开机密码及屏幕保护密码。Ø各部门凡涉及机密的文档应注意保密性，确需与其他职员共享的文件应设定密码。Ø员工下班后应关闭电脑及显示器的电源。2、打印机与复印机Ø公司内各部门所用的打印机由专人专管。Ø员工使用打印机及复印机时应注意节约纸张。非重要文件应用可回收纸（单面已使用）打印或复印。复印合同时应双面复印。3、吸烟Ø公司员工需吸烟的应到公司规定的吸烟区，在公共办公区域严禁吸烟；Ø公司员工独自拥有空间独立的办公室的，该员工可自行决定该办公室可否吸烟。其他员工因公务需经留该办公室的，吸烟者应尊重不吸烟者的健康权利。Ø公司会议室属于公共办公区域，不得吸烟。但特殊情况下，吸烟者征得不吸烟者的同意后可吸烟。吸烟者应尊重不吸烟者的健康权利，并考虑到不吸烟者的同意可能不是真实的意思表示。4、安全Ø下班后办公区域内最后一个离开的员工应关闭该区域的窗户，关锁该区域的门。Ø未经允许，不得随意翻阅他人资料，查阅他人电脑。5、电话Ø注意个人通讯工具及办公电话的振铃音量，避免影响他人办公。Ø电话用语应礼貌、简洁。Ø避免在工作期间用电话聊天，公务电话要做到言简意骇。Ø办公时间应尽可能避免私人电话通话，确需进行私人电话通话的应尽量简短。Ø不得使用公司电话拨打语音收费电话（查询航班号和电话号码等公务所需的除外）。6、会议Ø参加会议应准时。Ø会议进行过程中，应关闭手机或将手机设置为振动。Ø会议进行过程中，确需接听手机的，应在不影响会议进行的前提下，暂离会议室接听。182 1、考勤管理:Ø打卡：员工非全日休假的，则在到达公司时均应在前台打卡。Ø考勤知会：因外勤不能在8：30分前打卡的人员应于当日8：30分前报前台发布外勤知会登记备案。Ø请假：请假、休假人员应于请假日前一日下班前交《请假考勤审批表》到行政助理处，由行政助理核实后交前台备案及销假。Ø临时性的请假两小时以内计两小时，两小时以上按实际请假发生时间计，临时性请假应在休假时间开始前报前台登记，由前台统一发布。Ø补单：对于外勤后补交的《请假考勤审批表》应及时交到行政助理处，由行政助理核实后交前台备案及销假。Ø其它考勤制度按公司《行政管理规范》中规定执行；2、文明办公检查：Ø行政部和稽查部将实行定期或不定期的检查制度，并将违反相关规定的员工及其违规行为登记于《文明办公检查登记薄》，违反本规定的人员应在相应登记条目后签字确认。Ø对违反本指引的员工及其违规事项，可发布《文明办公检查通告》。3、违规行为处罚办法12.1、员工在公司的文明办公检查中被发现有下述违规行为的，应按规定缴纳罚金。Ø在公司的文明办公检查中，员工被发现未佩戴工作牌的，应缴纳20元罚金。Ø员工在工作时间内窜岗、聚众聊天的，应缴纳20元罚金。Ø员工不当使用一次性饮水杯的，应缴纳20元罚金。Ø在公司文明办公检查中，员工被发现下班后未关闭自己的电脑主机或显示器的电源的，应缴纳罚金20元。Ø员工上班时间内利用电脑、电子邮箱系统、网络从事与工作无关活动，如玩游戏、QQ聊天、查询股票信息等，第一次发现应缴纳100元罚金,第二次发现应缴纳500元罚金,发现三次及以上的应缴纳1000元罚金,甚至取消其年终奖励。Ø非出于公务目的而使用公司电话拨打语音收费电话的，应缴纳50元罚金。Ø员工在公共办公区域吸烟的，应缴纳50元罚金。Ø参加重要会议迟到的，会议主持人有权决定迟到人缴纳50元罚金。12.2、被处罚的员工在《文明检查登记表》中签字确认，总务专员交《文明检查登记表》给财务于月末工资扣除。总务专员应当天检查后发文明办公检查通报。第一条、其它规定1、182 不文明办公行为是公司的重大损失，罚金仅表示提醒与点到为止的惩戒，而非给公司或其他员工造成损失的赔偿。1、对文明办公执行较差的部门即在文明办公检查中违规行为较多的,其部门经理也将受到相应的处罚。2、对员工文明办公方面的处罚以本指引规定的范围为限。超出本指引明确规定范围的处罚，由行政部提出申请，由总裁批准后实施。3、在文明办公检查外发现的违反本指引的员工及其违规行为，员工间应相互提醒改正。4、如员工利用本条规定，有意在办公检查的时间之外违反本规定行政部将建议公司给予通报批评乃至更严重的处分。5、员工认为处罚不公的，有权向公司领导申诉。7、支持性文件《文明办公检查登记表》182 文明办公管理检查登记表检查时间年月日检查范围集团各中心检查人员责任人签名处罚方式检查结果违反集团计算机管理规定罚款100元警示并网上通报批评一、更换及重装操作系统和擅自安装、删除、修改软件：二、工作时间内利用电脑从事与工作无关的活动长时间挂QQ聊天软件：三、观看色情等非法网页、进行非法活动：四、私自查阅他人电脑：五、更换电脑硬件配制：罚款50元并网上通报批评违反员工职务管理规范责任人签名处罚方式一、未带工牌：罚款20元三、工作时间内从事与工作无关的活动：警示四、缺勤未发布外勤知会：警示五、办公环境整改：警示检查结果违反邮件收发规定182 一、发布违反国家法规政策的邮件：按情节严重处以行政处分二、发布泄漏公司商业秘密的邮件：辞退三、发布对员工个人进行人身攻击的邮件：按情节严重处以行政处分四、对象为集团全体、总公司及兄弟公司全体的邮件却未得到授权：通报批评注：按照《文明办公指引》及《计算机管理规范》执行，罚金直接在当月工资里面扣除。182 第二节办公环境管理办法第一条、管理范围与安排1、定义办公环境管理是指对公司的办公区域内的物品和员工行为进行规范化的要求。目的是让公司员工共同营造一个安全舒适的办公环境，提高工作效率与质量。2、范围与职责办公环境管理的范围包括：照明系统维护、空调系统维护、消防系统维护、家具保养、绿化保养、装修保养、卫生监督、节能监控、员工行为。办公环境管理主要由总务专员负责跟进，行政部的其他人员配合。3、工作安排每天工作：总务专员每天抽检部分办公区域。每周工作：每周全面巡查办公区域一次，及时安排相关跟进工作。每月工作：联系物业公司工程部共同对办公区域进行全面的巡检一次。第二条、维护要求与标准1、照明系统天花的灯盘、墙面的照明开关需保持整洁。已坏的灯具及时安排检修或更换。更换产品要求使用质量较好的三雄、飞利浦正货为主。公共地区的照明开关需标示说明其控制范围及开控时段。2、空调系统办公室温度控制在不低于26℃，空调开关、空调风口、需每月清洁一次。每月对办公区域的空调开关进行检查。每年安排专业公司对空调设备进行清洗处理。3、消防系统保持办公区域的走火通道畅通无杂物、消防专用插座不插其他电器、消防栓门无障碍物、配合物业公司定期检查办公区域的消防设施设备。4、办公家具每周检查大堂及领导办公室的会客家具完好情况、每半月巡查一次办公区域的家具使用情况，对存在安全问题的家具进行维修或更换。根据员工级别进行家具配套检查，保持办公室的风格统一。5、绿化保养要求护理人员根据花农意见对不同植物分别进行浇水和修剪，保持植物叶面光亮整洁。6、装修保养发现空调滴水、天花墙身开裂、开关失灵等装修问题及时汇总，联系相关维保单位跟进。7、节能监控182 监督做好办公室空调使用控制、照明时段控制、办公设备管理工作。不定期抽检各办公室，对空调温度超标、大量丢弃可以使用的二次纸、办公设备长期开机并闲置等浪费现象进行登记，视情况作通报批评等处理。8、卫生监督天花表面无污迹每月进行除尘、墙身无污迹，柜子顶面无堆放物、桌面干净整齐、地面地毯无明显污迹、纸箩中杂物每天收集、大堂地面保持光亮整洁、大堂洽谈区洽谈座椅干净整结。会议室需保持桌面干净、地面无杂物。卫生间需保持空气流通，干净无水迹。领导房间需保持整体干净，报纸书刊每天更新，堆放整齐。第三条、办公装修1、前期阶段：1.1、办公室装修前，先了解该办公室的用途和人员配置情况，以及办公室的需求、配套的设备设施等。1.2、办公室平面布置应考虑以下功能，在满足人员配置的情况下，配备会客区、洽谈区、会议室、文印区、悠闲区、档案库等。1.3、办公装修应充分考虑消防安保方面的因素，任何装修不得违反国家颁布的消防条例。1.4、办公装修材料选择价格中等、耐用性高、节能环保的材料。2、报批阶段：2.1、行政部整理资料后，发送工作联系单至利海建筑公司承接工程，并出平面功能布置图，由设计管理部门审核，审核通过后交该办公室负责人审核并确认平面布置图。2.2、平面布置图确认后，可出其他施工图和效果图。包括：电气图、强电图、天花图、地面图、消防图、家具图等，交设计部门审核通过后，由装饰公司递交报价单至公司成本部门核算装修费用。2.3、整理所有的资料后，以呈批件形式，报该办公室负责人审核，再交公司负责人审批。审批同意后走合同流程（利海建筑公司出装修合同规范版本）。3、装修阶段：3.1、行政部每天必须巡查施工现场2次以上，同时邀约设计管理部门和工程管理部门的同事进行工程监督，发现问题及时纠正。3.2、严格控制空调工程及消防工程的质量，以及天花检修口的设置合理性。3.3、工程整改应及时知会施工方，同时修改施工图纸，同时签署工程整改单。4、竣工验收：4.1、竣工验收必须组织相关专家进行。包括设计管理部门、工程管理部门专家。弱电及设备方面的验收由IT管理人员负责。4.2、工程竣工分以下阶段：182 4.2.1、隐蔽工程验收，在天花铺设、墙面和地面整平前进行。包括强弱电管道铺设、空调的管道工程、消防系统工程等。4.2.2、工程全部竣工验收。包括：装修、消防、强弱电、空调、监控等工程。4.3、施工方出竣工图（盖有竣工图长方章），交行政部档案室存档。5、集团总部装修标准第六条、支持性文件Ø《办公环境检查表》182 办公环境检查表检查时间：年月日检查人：序地点情况登记整改措施负责人完成时间核查人办公检查项目包括：地面、墙面、门窗；照明、强电、空调、消防系统；家具、绿化保养；办公区域清洁情况；卫生间及储物室清洁情况；会议室清洁与设备完好情况。182 第三节宿舍管理办法第一条、目的：为贯彻公司员工福利政策，保障员工福利，为员工营造一个清洁、舒适、安全的住宿及生活环境。第二条、范围适用于集团总部，子公司及地区公司可参照执行。第三条、职责1、财务管理中心负责收取员工入住押金。2、人力行政中心行政部负责公司宿舍的使用分配、资产管理、管理制度的制定与实施。管理内容包括：2.1、建筑物及附属设施的检查、保养与维修，落实防火、防害对策；2.2、监督入住员工遵守规章制度；2.3、宿舍卫生保健管理；2.4、负责入住员工与公司的沟通联系；2.5、为入住的员工给予必要的生活援助。第四条、条件：1、入住条件：需同时满足以下条件才具备申请公司宿舍资格。1.1、集团总部司机、实习生、公司交流员工；1.2、单独居住、无传染病者。2、迁离条件2.1、已正式提出离职申请或被公司辞退的。2.2、实习生实习期满离开公司的，或转正后满两个月的。2.3、交流人员交流期满需回原工作单位的。2.4、未经公司同意，擅自带家属、亲朋入住宿舍的。2.5、违反宿舍居住和使用规定，违反《入住须知》者。第五条、过程与方法控制1、入住、迁出管理1.1、182 符合申请住宿条件的员工，先向人力行政中心行政部确认是否有空的宿舍。确认后填写《住宿申请表》并经部门负责人签字和人力行政中心审批。入住前需向财务管理中心交纳入住保证金300元，并签订《入住须知》。最后接收钥匙正式入住。1.1、居住在公司宿舍的员工如自愿退房或达到迁离条件的，应先填写《退房申请表》。经宿舍管理员检查房间后资产及室内装修无损坏，报人力行政中心审批，退还钥匙并到财务管理中心取回押金。如有损坏，根据实际情况对其要求赔偿。1.2、迁出宿舍的员工，应将宿舍内杂物清理干净并经宿舍管理员确认。未能清理干净的，宿舍管理员在退房申请表上予以注明，财务结算入住押金时收取60元，作为清理费用。第一条、宿舍居住、使用规定1、入住员工应严格遵守下列事项：Ø小心使用各种设施；Ø保持居室的清洁卫生；Ø注意节约水电；Ø遵守公共道德，尊重他人权益。2、入住员工不得进行下列行为：Ø蓄意破坏公用物品或设施；Ø未经公司同意擅自对宿舍进行装修整改、改变宿舍附设设施。Ø未经公司同意擅自让渡宿舍使用权，例如：调换、转租、借用他人等；Ø未经公司同意擅自在宿舍内留宿亲友，或经常接待异性客人；Ø明火煮食、在宿舍内存放或使用易燃易爆的危险物品及违禁品；Ø乱堆放垃圾、从阳台或窗口向下抛物、酗酒、吵架、打架、宿舍内吸烟等妨碍公共安全、秩序、卫生的行为；Ø参与行骗、斗殴、吸毒、聚众赌博等违反法律、法规强制性规定和违背社会公共道德的活动。第二条、费用承担与使用1、物业管理费、水电费由宿舍员工承担。2、宿舍主体及附属设施的维护、维修的费用由公司承担。3、宿舍主体及附属设施因入住员工的过错损毁的，由责任人承担维修、重置费用。4、支持性文件：Ø《入住须知》Ø《住宿申请表》Ø《退房申请表》182 住宿申请表填表时间：年月日姓名性别联系电话到职日期任职部门职位户籍地址家长姓名关系联系电话联系地址关系联系电话联系地址紧急联系人关系联系电话联系地址入住时间宿舍地点申请理由中心经理意见行政部意见人力行政中心意见经办人:182 退房申请表申请时间：年月日姓名性别联系电话到职日期任职部门职位户籍地址入住时间退房时间宿舍地址宿舍管理员验收宿舍设备情况1、家具及电器情况（床、衣柜、办公桌椅、沙发、热水器等）：2、室内情况（门、墙体、窗户、清洁卫生等）：3、水电情况（水管、水龙头、电线、插座、开关等）：4、消防设施情况（灭火器、排气扇等）：5、费用缴纳情况（管理费、水电费、垃圾费等）：6、钥匙交接情况：签名：日期：宿舍管理员意见签名：日期：行政部审核签名：日期：人力行政中心审批签名：日期：经办人:182 第四节消防安保管理办法第一部分总则第一条、目的为加强公司安保消防意识，做好公司安保消防工作，保障公司、员工资产和人身安全，提供公正常、稳定的工作环境，特制定本办法。第一条、职责1、公司法定代表人为公司安保消防第一责任人。2、行政部是安全保卫工作的职能部门，代表公司负责全公司的安全保卫工作的归口管理。贯彻落实国家和集团有关保卫工作的方针政策和法律、法规，结合实际制定公司安全保卫工作中的各项制度、规定和办法，对公司所属各部门的安全保卫工作进行了解、检查和指导。第二部分消防第二条、消防设施、培训与宣传教育1、公司采购的消防器具和设备，必须是有国家生产许可证和产品质量认证证书的产品。采购供应商应是消防专业公司。2、公司使用的电气设备的质量，必须符合消防安全要求。3、公司每年应组织一次消防培训课程，加强员工的消防意识，以及认识对消防设施的使用。消防培训课程可与当地的消防宣教办公室联系。第三条、消防预防1、公司办公场所内，应设置疏散标志、紧急照明装置和必要的消防设施（如烟感器和喷淋系统）。行政部应根据消防专业公司提供的意见配备。2、严禁走火通道摆放任何杂物。3、严禁有多台电器使用同一电源的危险用电情况。4、严禁在办公室内煮食。5、划定吸烟区，员工严禁在办公场所内吸烟。6、防火检查。行政部与物业公司应定期巡视检查办公场所及消防设备，发现隐患，及时指出并加以处理。182 第五条、火警应变措施1、听到火警警报声时：1.1、当听到火警钟声响起时，表示附近可能发生火警。1.2、迅速检查自己的工作地点及周围是否有火灾发生。1.3、行政部应尽快检查其所在地方及附近是否有危险发生。1.4、行政部发现有危险，应组织员工有秩序地撤离办公大厦。2、发现着火时：2.1、按动附近的火警报警按钮，通知大厦物业管理公司。2.2、火势较弱，能控制的情况下，利用附近的灭火设备灭火，切勿用水扑救电源引起的火灾。2.3、火势无法得到控制，应立即离开大厦，待大厦消防人员前来扑救。3、疏散与逃生3.1、保持镇定，依照消防指挥员或大厦消防广播的指令有秩序地从消防楼梯疏散。3.2、除照明灯光外，关闭所有电源及门窗。3.3、切勿使用电梯逃生，所有电梯在火警警报声响起时会自动停止运行。3.4、应从消防通道离开大厦，切勿将防火门固定，所有人员均需离开大厦，到外面开阔地带集合，切勿留在大厦内。3.5、行政部在疏散后清点所有公司员工人数，以便协助在场消防工作的开展，如发现有员工失踪，请立即通知在场消防指挥员。3.6、未经消防指挥员或大厦管理部门人员的允许，切勿再度进入大厦。第三部分安保第六条、安保设施1、公司办公场所内应设置门禁系统和监控系统。2、监控系统应设放在主要通道、重要科室、库存室、档案室的进出口处。3、监控系统录像记忆最低能保持1个月时间。4、门禁系统应设置在主要通道和重要科室处。第七条、日常安全管理办法1、每天下班、节假日关好门窗、电灯、开关、水龙头或其他用电、用水设施。2、每日下班后，最后一位离开的同事要认真、仔细地检查门、窗是否关好、锁好，电源是否关闭。3、上班时间外出应及时锁好抽屉，钥匙随身携带。182 1、办公室内不准存放私人贵重物品以及现金，加强员工自我防范意识。2、对来访的客人，前台及礼宾人员应请求登记，做好来访登记记录。3、前台及礼宾人员应时刻保持警惕，对外来的陌生人提以下两个问题：（1）您找哪个部门？（2）哪位？两个问题必须由对方回答全称后，方与我司同事联系是否有客人上访。4、对临时性驻场办公人员，应为其做好临时工牌，以便识认。如税务稽查部门人员，会计师事务所人员等。5、办公装修人员，应遵从大厦物业管理公司的规定，办理入场装修手续，配发施工员出入证。无施工证人员，严禁进入场内装修。6、公司财务部除本司人员外，严禁任何外人进出。7、对上访闹事的项目施工班组人员，行政部应遵从低调处理原则：10.1、做到“请字当头，谢不离口；誓不动手，骂不还口”10.2、安排会议室，准备茶水、报刊，缓解施工班组人员情绪。10.3、安排吸烟区，尽量避免在会议室内吸烟。10.4、通知工程项目管理负责人，与施工班组人员进行谈判。10.5、防止打架斗殴行为，如情况失去控制，应第一时间通知公司负责人是否有报警需要。10.6、避免媒体采访，防止公众形象受到损坏，如有媒体上访，应第一时间通知媒体管理部门。11、行政部应定期进行办公区域巡视，发现不安全因素，应及时处理和报告。第五节固定资产管理办法第一条、目的为了规范和加强集团公司的固定资产管理,确保资产的安全、完整，以及充分发挥其使用效能,明确部门及员工的职责,特制定本办法第二条、适用范围1、适用于集团公司总部。2、各地区公司可适用本办法，或参照本办法制定实施细则。第三条、固定资产定义：固定资产是指公司为生产产品、提供劳务、出租或者经营管理而持有的、使用时间超过1年的非货币性资产，包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等。182 第四条、固定资产按类别分为六大类：Ø房屋建筑物（厂房、写字楼、宿舍、住宅等）Ø大型机械设备（机械加工设备、工程机械、发电机组等）Ø运输设备（各种机动车辆）Ø电子设备（工程测量仪器、工程专用电子仪器等）Ø办公设备（电脑设备、网络设备、通信设备、电器设备、办公家具等）Ø其他资产第五条、固定资产编号1、固定资产六大类别及代码：ØFW－房屋建筑类ØJX－大型机械设备ØYSH－运输设备ØDZ－电子设备ØBG－办公设备ØQT－其他设备2、资产编号组成：Ø房屋建筑物－FW01Ø大型机械设备－JX01Ø运输设备－YSH01Ø电子设备－DZ01Ø办公设备－BG01Ø其他资产－QT01FW代表房屋建筑类代码，01代表顺序号。第六条、资产管理体制1、实行统一领导、分级管理、归口负责、责任到人的管理体制。公司实行两级资产管理模式，人力行政部门负责公司的资产管理工作，对资产管理的重大问题进行研究和决策。其他各部门负责管辖内的资产日常管理工作。2、按资产管理工作的职能范围划分：2.1、财务部门负责建立公司资产总帐,审核固定资产的增加、调拨、处置、报废及对外出租出借等手续。2.2、人力行政部门负责监督、检查公司资产的管理、维护和使用情况，并组织资产清查与统计工作，对资产管理过程中发生的重大问题进行研究和决策，182 组织培训、考核资产管理人员，会同各部门合理配置资产，办理资产增加、调拨、处置及对外出借等手续。2.3、其他部门负责管辖内资产的管理和处置工作，包括登记录入、保管、养护、借用、调拨、增加等手续。第七条、资产管理办法1、资产直接使用人负责资产的使用与维护，确保资产的安全、完整。2、各部门应设立资产管理员（文员兼任）一名，负责部门管辖内的资产管理，包括：建立资产明细帐册，日常的保管、维护、办理内部借用、资产申购等手续,及时更新资产帐册的变动资料，建立资产卡片，详细记录资产名称、规格型号、使用单位责任人、使用日期、原始金额等。一卡一物，做到帐、卡、物相一致。监督和检查直接使用人的资产管理、维护和使用情况，当资产没有直接使用人时，资产管理员是其直接责任人，必须入库保管或其他妥善处置，配合财务部门和人力行政部门定期的盘点清查。3、部门负责人对部门管辖内的资产统一规划、配置、处置，并负有对本部门资产管理员工作的监督和考核职能。4、人力行政部门负责监督、检查公司资产管理、维护和使用情况，并对部门负责人管辖资产工作进行考核。建立公司资产明细帐，与财务部门总帐必须一致，协助财务部门定期清查和统计资产工作。经办资产购置、验收、交接工作，并办理各中心之间调拨、对外出借等手续。5、实施年度盘点制度，由人力行政部门组织、财务部门协助、各部门配合，每年盘点清理两次(2月、9月)，编制资产清查盘点明细表，并写出书面报告，对盘盈、盘亏的资产找出原因和责任人，按财务部门规定的审批和权限，报公司领导层审批处理。6、对因使用、保管不善而造成资产损坏或丢失，部门负责人核实情况后根据情节轻重对有关责任人进行相应的行政处分。若部门负责人对有关责任人包庇、纵容、放宽等行政不作为，人力行政部门对其进行相应的行政处分。7、资产管理员应对长期闲置的资产积极变现，不能正常使用，无修复价值的，要及时知会人力行政部门办理报废手续。8、资产的维修、养护工作，由管理该资产的部门负责。建立《资产维修帐册》登记详细的维修记录。9、财务部门应按有关规定的正确计算资产折旧，对已提足折旧而仍有使用价值的资产，不得办理报废手续；已无使用价值和修复价值，但尚未提足折旧的资产，可按的权限审批后报废。第八条、资产档案制度1、文档办公号182 办公号编制便于日后档案管理工作，资产管理员经办资产变动、处置的相关手续时，需在相关凭单上编制办公号。办公号统一由人力行政部门发号。办公号编制方法:设备类别＋变动类型＋年份＋月份＋顺序号BG-GZ-【2006】09第01号——BG代表办公设备，GZ代表购置，【2006】代表2006年，09代表9月份，01号代表顺序号。2、变动类型代码：Ø购置——GZØ交接——JZØ维修——WSØ报废——BFØ赔偿——PCØ装让——ZR3、建档资产管理员根据资产的性质类别，建立电子数据档案库和凭单资料档案库，做到帐、库、数据相一致。包括：资产申请资料，资产的装箱单、购货单、合同、保修卡、厂家信息等4、存档没有任何凭单的情况下，资产相关档案不得随意借用、交接、销毁。第九条、资产各项手续办理流程1、资产购置1.1、需求部门提出资产申请，由该部门资产管理员负责填写《资产申请信息汇总表》，详细说明申购资产的用途，人力行政部门对申购资产提出意见。审批通过后，由人力行政部门按照公司规定的采购流程经办购置。1.2、涉及建筑行业的大型机械设备、运输设备或电子设备等专业设备的资产采购，由成本部门协助人力行政部门进行招标采购，并协助其完成验收过程。1.3、制作资产编号标签，购置资产前预先编制资产编号，资产编号标签应选用特制标签纸，不容易撕毁且不能涂改，由验收人粘贴，粘贴位置不影响资产外观、不防碍警告标识等。1.4、资产购置审批权限按照集团《付款审批管理规范》权限执行。1.5、严禁资产先购置后补单（《资产申请信息汇总表》）的行为，严禁其他部门或个人采购资产的行为，违者一律不予以报帐。2、资产验收2.1、经办采购的部门182 根据资产实质，联合和组织相关资质人员，进行实物验收，验收通过后签名或提供专业意见，同时粘贴资产编号标签纸。2.2、借用资产的验收：由人力行政部门根据借用的资产实质，组织进行实物验收工作，制作验收报告，并交收的相关采购、维护、资质资料作为交接单附件（此份由借用单位提供）。3、资产交接3.1、资产的交接由移出部门的资产管理员填写《资产交接单》(资产卡片)，接收部门验收资产后在交接单上签字确认，双方同时变更资产明细账册，做到帐、卡、物相一致，并复印一份至人力行政部门存档及填写资产变动情况。3.2、资产对外出借或转让的交接：办理相关手续后，人力行政部门资产管理员填制《资产交接单》，并提供该资产的有效发票、购货单、合同、保修卡、厂家信息等相关资料的复印件（转让情况下需提供原件）作为附件。借用方或转让方签收人签字确认并加盖公章后，进行实物交接。3.3、资产交接时所产生的费用，由需求方负责，或双方协调解决。4、资产调拨4.1、两部门之间两周内的资产短暂借用，由两部门的资产管理员进行简单的签收手续，在《签收手册》上签名确认，并明确归还时间。4.2、需求部门提出资产申购时，人力行政部门从资产总帐中查阅是否有闲置资产可以调拨，经拨出方与接收方总经理审批同意后，双方的资产管理员进行实物交接。4.3、资产对外出借手续，由借用方与公司业务对接部门接洽，提出书面申请报告。报告中内容包括：借用资产的用途，维护方案，归还日期等。人力行政部门资产管理员负责填制《资产交接单》，并提供该资产的有效发票、购货单、合同、保修卡、厂家信息等相关资料的复印件作为附件。交由借用方加盖公章后进行实物交接4.4、资产调拨时所产生的费用，由需求方负责，或双方协调解决。5、资产盘点5.1、财务部门与人力行政部门每季度核对资产明细帐一次。5.2、实施年度盘点制度：由人力行政部门组织、财务部门协助,各部门配合，每年盘点清查两次（2月，9月），编制《资产清查盘点明细表》，详细记录资产现况，核对各中心的《资产帐册》，并写出书面报告，对盘盈、盘亏的资产找出原因和责任人，按财务部门规定的审批和权限，报公司领导层审批处理。6、资产赔偿处理6.1、资产或租用资产的直接使用人因使用、保管不善而造成资产的损坏或丢失，该部门资产管理员负责填制《资产赔偿处理表》，按权限逐级汇签审批，经直接责任人签名确认后，按重置价值、帐面净值或租用合同签订的赔偿价值赔偿。182 6.2、赔偿金额较大、直接责任人没法一次清偿的情况下，直接责任人可提出分期偿还申请，以呈批件形式交部门资产管理员，按权限逐级审批通过后，每月财务出纳发放工资前，责任人必须前往财务部门交纳分期赔偿金，凭财务开的收据，出纳方能发放责任人工资。否则，停发责任人当月或下月工资。6.3、赔偿金额未付清、直接责任人提出离职申请或处分开除的情况下，人力行政部门在离职汇签单上以责任人持有的收据作为依据，计算责任人未交的差额。要求一次性偿还赔偿金额，否则停发结算工资。责任人无力一次性偿还赔偿金额，应提交分期偿还书面申请，并同时递交相关资质担保或资产抵押，否则扣留责任人相关劳动资料和原件，并保留起诉权利。债务人与公司失去联系方式一个月的情况下，公司可到所属的公安机关立案侦察。7、资产转让、报废处置7.1、资产因正常损耗、意外损坏的情况下，导致不能正常使用，无修复价值，或直接使用人保管不善丢失，资产管理员负责填制《资产报废申请表》，按逐级审批通过后，进行资产销毁或其他妥善处理。7.2、盘点盘亏、已提足折旧和无使用价值的固定资产，由人力行政部门资产管理员负责填制《资产报废申请表》，按逐级审批通过后，进行资产销毁或其他妥善处理。7.3、盘点盘盈、已提足折旧和仍有使用价值的固定资产，不得办理报废手续。7.4、资产实物报废处理，必须遵从环保、保密、收益三大原则。按处理方式分为三种：一、变卖转让；二、彻底销毁；三、对外捐赠。报废处理后收益交财务管理中心报帐。7.5、资产转让由经办心提交《资产转让申请表》，按权限逐级审批后，方能进行资产转让手续。8、资产维护8.1.资产的日常维护、保养由直接使用人负责，若资产没有固定使用人则由该部门的资产管理员负责。8.2、资产因正常损耗或意外造成损坏，仍有修复价值时，使用人可通过资产管理员向人力行政部门报修。维修后在《资产维修帐册》上详细登记维修记录，作为资产日后大修、报废的依据。8.3、资产因正常损耗或意外造成损坏，仍有修复价值时，但超出厂家维护期和维护范围内，并且发生一定维修金额，资产管理员必须填写《资产维修申请单》，按权限逐级审批通过后进行维修。并详细记录在《资产维修帐册》上。第十条、资产管理处罚规定资产管理员未尽到日常的维护、监督管理责任，以及在经办各项资产变动手续和报废处置时，发生渎职行为，根据情节轻微给予相应的行政处分。182 第十一条、资产计提折旧方法1、固定资产按实际购建或取得成本计价，从其达到预定可使用状态的次月起，采用直线法提取折旧，财务软件中采用动态平均法（基于变动后要素）（注：属平均年限法的一种操作方法），并按固定资产类别、原价、预计使用年限、预计净残值率（原价的5％）确定其分类折旧率。2、各类固定资产预计使用年限及年折旧率如下：类别　　　　折旧年限年折旧率房屋及建筑物不低于20年4.75%机器设备10年9.5%运输工具10年9.5%电子设备5年19%其他设备5年19%第十二条、资产购置流程图财务管理部门人力行政部门开始填写《资产申请信息汇总表》审核内容，提供资产变动意见。申请部门不同意购买，详述原因。否定肯定调拨填写《资产资产单》进行交接协调两部门的资产使用情况预先制作资产编号标签。按照公司规定的采购制度购置资产资产验收，收集所有相关的维护文档，同时粘贴资产编号标签。结束盖“资产已登记章”，并录入资产所有信息。建立资产维护档案。审核所有的资产报账文件，按照财务流程做帐。资产验收，在《资产交接单》上签字确认。交接182 第十三条、相关支持文件1、《资产申请信息汇总表》2、《资产交接单》3、《资产维修申请单》4、《资产明细帐册》5、《资产维修帐册》6、《资产清查盘点明细表》7、《资产报废申请表》8、《资产转让申请表》9、《资产赔偿处理表》182 广东利海集团有限公司L’SEAGROUP《资产申请信息汇总表》办公号：资产编号：申请信息申请中心申请中心经办人申请中心需求信息申请物品:型号：数量：原有数量：增加后数量：预算费用：申请报告：需求部门经理意见：需求中心经理意见：管线领导意见：人力行政中心意见行政部意见：中心经理意见：人力资源总监意见：执行董事意见:董事长意见:采购信息经办中心经办人购置物品规格/型号/数量附属设备质保期采购方式合作商订购□市场采购□招投标采购□供应商联系信息公司名称联系人/联系方式物品总价￥（大写：万千百拾元）验收日期验收人签名备注：壹万元以下的预算费用由集团总监级别领导审批，壹万元以上的预算费用由管线领导审批。182 广东利海集团有限公司L’SEAGROUP《资产交接单》办公号：移交中心接收中心资产编号资产名称规格型号数量/单位资产原值交接日期附属设备1、2、3、资产状态注意事项：1、资产直接使用人负有资产的维护责任，确保资产的安全、完整。2、资产或租用资产的直接使用人因使用、保管不善而造成资产的损坏或丢失，按重置价值、帐面净值或租用合同签订的赔偿价值赔偿。3、资产因正常损耗、意外损坏的情况下，导致不能正常使用，无修复价值，或使用人保管不善或丢失，需进行有效的资产报废审批后，交资产管理部门对资产进行销毁或其他妥善安排，严禁个人私自处理。移交人签字：接收人签字：时间：时间：182 广东利海集团有限公司L’SEAGROUP《资产维修申请单》办公号：申请中心经办人资产编号资产名称规格型号数量/单位资产原值申请日期维修原因预算金额￥（大写：万千佰拾元）经办中心经理意见主管副总裁审批维修信息维修方名称地址联系人/联系方式维修方式更换配件□添置配件□回厂返修□其他：维修保养条款发生金额￥（大写：万千佰拾元）报修日期工期验收日期验收人签名182 广东利海集团有限公司L’SEAGROUP资产明细帐资产编号：资产名称：资产类别：型号规格：单位数量：资产原值：资产变动记录序号办公号交接日期拨出部门拨出地点拨出人接收部门接收地点接收人记录人12345678910182 广东利海集团有限公司L’SEAGROUP资产维修帐册资产维修记录序号资产编号维修日期维修金额资产使用人维修情况记录人182 广东利海集团有限公司L’SEAGROUP固定资产盘点明细表单位：广东利海集团有限公司盘点日：资产编码资产名称型号使用情况使用部门存放地点帐面情况实际盘点数量盘盈/亏（数量）倒算至年月日数量（上次盘点日期）备注入账日期数量入帐时单价帐面金额　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　盘点人：年月日监盘人：年月日182 广东利海集团有限公司L’SEAGROUP《资产报废申请表》办公号：申请中心资产编号经办人资产名称数量/单位购置日期使用年限报废日期资产原值折旧残值报废原因处置方案经办中心经理意见签章：年月日人力行政中心经理意见签章：年月日财务管理中心意见签章：年月日财务管线领导意见签章：年月日总裁审批签章：年月日182 广东利海集团有限公司L’SEAGROUP《资产转让申请表》办公号：申请中心资产编号经办人资产名称数量/单位购置日期使用年限转让日期资产原值残值资产转让价转让原因接收单位单位名称单位地址联系方式经办人申请中心经理意见签章：年月日申请中心管线领导意见签章：年月日财务管理中心意见签章：年月日人力行政中心经理意见签章：年月日人力行政中心管线领导审批签章：年月日182 广东利海集团有限公司L’SEAGROUP《资产赔偿处理表》办公号：中心填表人资产编号资产名称规格型号数量/单位资产原值损坏或丢失日期损坏或丢失原因赔偿方式：原值赔偿□维修赔偿□资产重置□直接责任人签名确认：申请中心经理意见签章：年月日财务管理中心经理意见签章：年月日人力行政中心经理意见签章：年月日人力行政中心管线领导意见签章：年月日182 第六节办公采购管理办法第一条、原则：1、节约原则：在保证质量，兼顾效率的前提下，采购价格最低的产品。2、市场原则：以市场调研、竞价的方式确定采购价格和供货方。3、监督原则：除本办法规定的例外情形外，所有物品的采购均应两人以上经手，分工完成。第二条、职能1、行政部负责公司计划内和计划外的资产以及办公后勤物品采购。2、成本部门负责公司建筑材料、土建、装饰等工程项目的招投标采购。3、财务部依照集团《财务管理规范》审批权限进行报销。第三条、采购方式1、合作商采购：合作商是经过货比三家或三家以上供货商经招投标确定的。也是最常用采购方式，行政部每年年中对合作供货商进行招投标工作，可有效控制公司后勤物资的采购成本。供货商包括：文具、耗材、日用品一类的供货商；办公设备供货商；花艺园林供货商等。2、市场采购：从三家以上市场上有竞争力的供货商中经调研综合比较质量与价格等相关因素确定本次采购的供货商。市场采购多用于计划外的临时性采购。3、招投标采购：一次性采购金额在二万元以上采购，采用招投标的方式。招投标采购多用于项目性工作较多，如新办公室装修的家具采购、设备采购等。4、采购经办同时由两人负责完成。第四条、采购流程：1、计划内采购，包括文具、日用品、耗材等易耗物品的例行采购。各中心部门文员每月根据员工和部门的购买限额，填写《文具申领清单》，交行政部审核，行政部统一汇总个中心部门的需求量后，进行统一采购。2、计划外采购。由需求部门经办人填写呈批件申请，如采购的物品属于固定资产或低价值耐久品时，需填制《资产申请信息汇总表》，审批同意后，由行政部进行采购并交付使用。详见本章第五节的第九条第一点资产购置。182 3、集团总部采购流程图。采购员检查记录各中心领用完毕各职员填单供应商人力行政中心集团总部采购流程图限额内申请审核拒绝接单后24小时内输入管理软件、汇总采购表采购员将实际采购录入管理软件中心领导审批行政部汇总、统计、审核供应商接收订单发送货物发送领用通知仓管员盘点入帐，并录入管理软件采购员编制下月度计划各中心文员领用物品各中心自行采购采购员、仓管员共同验收入库数据表格、审批流程在管理软件保存两年审核拒绝报表、审批流程协议外物品议价发单至供应商缺货、补货、退货审核同意审核同意计划外物品逾期递交申请单递交各中心文员汇总《文具申请表》质量问题退换发领取知会各中心182 第五条、采购审批1、计划内采购审批由部门负责人审批即可。2、计划外采购审批按照费用权限设置依照集团《财务管理规范》流程执行。第六条、仓库管理1、入库时由采购员负责清点物品后，根据类别入账。2、出库时由仓管员负责登记出库事项，由经办人与仓管员共同记账。3、账本出现更改数字类事项时，禁止使用涂改液，必须使用红色签字笔在旁边更改，并加以说明，最后由上级主管签名确认。4、必须正确、及时完成出入帐，严禁伪造账本，违者严惩。5、物品上架应遵从以下原则：上轻、中易、下重。上格摆放体积大，但重量轻的物品；中格放置经常移动或质量较重的物品；下格放置少移动或重量较重的物品6、时刻清理仓库垃圾杂物，保持环境洁净，保证过道上没有障碍物的存放，消除火灾隐患。7、有效利用货架空间，尽最大的空间放置最多的物品。8、禁止在仓库内吸烟，违者行政通报批评。9、仓库实行定期盘点制度，按季度盘点。盘点时间为季度结束当月文具派发结束后进行，由仓务管理员与上级主管共同盘点。10、发现账实不符，盘亏。由仓务管理员七个工作日内提供物品出入依据，否则由仓务管理员承担相关责任。11、管理员应妥善保管仓管锁匙，不得将锁匙委托无关人员代管。如发生锁匙丢失，责任人必须当即报告上级主管领导，并会同相关人员及时盘点仓管物品。12、仓管员负责对报废和仍有使用价值的办公设备、耗材进行回收。第七条、办公设备、耗材回收1、回收的办公设备、耗材管理办法依照仓务管理办法执行。2、仓管员负责对报废和仍有使用价值的办公设备、耗材进行回收。3、仓管员必须做好报废设备实物出入账册，并定期与资产管理员对帐。4、实行定期盘点制度，按季度盘点。盘点时间为季度结束当月文具派发结束后进行，由仓务182 管理员与资产管理员共同盘点。1、回收物品出库报废处理，需填制《办公设备、耗材报废处理清单》交资产管理员审核同意后，负责监督仓管员的报废处理流程，当中发生的金额交回集团财务管理中心处理。2、在报废处理过程中，资产管理员对仍有使用价值的办公设备、耗材根据其实用价值评估，作出相应处理。移交报废行政部门——仓管员各中心专员行政部门—资产管理员废弃的办公耗材报废审批财务部门——出纳废弃的办公设备资产报废申请表资产注销登记妥善处理入库记账盘点填《办公设备、耗材报废处理清单》报废物品进行回收处理盘点资产注销登记审核交审批表格原件交审批表格复印件自行处理移交报废定期盘点出库申请监督物品回收发生的金额上交财务第八条、办公设备、耗材回收流程图182 第九条、支持性文件Ø《文具申领清单》Ø《办公设备、耗材报废处理清单》182 办公设备、耗材报废处理清单序号资产编号物品名称数量单位报废原因回收价格小计1　　　　　　　2　　　　　　　3　　　　　　　4　　　　　　　5　　　　　　　6　　　　　　　7　　　　　　　8　　　　　　　9　　　　　　　10　　　　　　　11　　　　　　　12　　　　　　　13　　　　　　　14　　　　　　　15　　　　　　　16　　　　　　　17　　　　　　　18　　　　　　　19　　　　　　　审核：时间：经办人员：监督：时间：时间：182 第四章车辆管理利海集团车队长岗位说明书第一部分基本资料职位名称车队长所在部门行政部直接上级行政部经理下级职位司机可晋升的职位行政部经理可轮换的职位-岗位定员1填写日期2008-7-30第二部分工作描述2.1职责概要：负责车辆的管理及合理安排车辆调度工作，保证公司各部门用车需要。2.2岗位职责：日常主要工作序号日常主要工作职责（每个句子都应该以主动动词开头）占总工作时间的百分比日常工作任务（每个句子都应该以主动动词开头）权限（可多选√）经办审核批准备注1按公司规定合理安排车辆执行公务。30％1.按部门经理安排，按事情轻重，调整车辆依时执行公务。2.指导司机遵章驾驭，确保行车安全。3.教育司机注重整体形象，遵守司机守则，做好保密工作。4.指导班车司机准点出车，确保班车按线路行使5.支持营销、业务部门的公务接待用车√2指导司机和车辆责任人做好车辆保养和维修工作。30％1.指导司机和用车者在出车前，做好车辆安全检查和清洁工作，确保车辆行驶舒适安全。2.定期对车辆检查和保养，确保车辆性能稳定。3.车辆发生损坏，故障或其它问题，要立即处理并及时向部门经理汇报。4.制定强制保养计划，每5000公里进行一保，10000公里强制二保，确保安全行车。√182 3与车辆建立管理档案，每季度统计和分析各车辆车质和各项费用支出情况。20％1.为各车辆建立档案，确保车辆（包括出车登记、维修记录等）各类资料齐全。2.每季度统计、分析车辆的车质各各项费用支出情况，并汇总报部门经理。3.节约车辆费用，分析车质状况，提供有效可行的方案，确保汽车费用符合公司规定的预算。4.对各部门的用车产生的费用进行明细记录和统计并及时反馈给相关部门。√4办理车辆有关税费缴交，保险年审等手续。10％1.统一办理车辆各项税费，保险年审手续。2.每期到指定加油站统计和缴交油费。√5其它10%1.根据授权，接待人员2.参加公司组织的活动，提供后勤支持。3.其它公司领导及部门负责人委派的任务。√临时工作（上级领导交办的或集团组织大型活动时所涉及的工作，按照既往经验填写）序号临时工作职责（每个句子都应该以主动动词开头）占总工作时间的百分比临时工作任务（每个句子都应该以主动动词开头）权限（可多选√）经办审核批准备注12.3考核指标：1.安全生产2.违章次数3．服务部门的满意率2.4工作协调关系：集团内部协调关系岗位/机构（按频繁程度次序列举）主要协调内容协调不力会对己方与对方造成何种影响本部门各部门车辆使用无法正常进行公务活动182 其它部门集团外部协调关系第三部分任职资格要求3.1知识要求：教育基本胜任本岗位所需的最低学历应该是什么？大专可基本胜任本岗位的专业有哪些？专业技术知识（1）胜任本职岗位所需要的专业知识有哪些？（如：工程结构学，财务管理学）（2）胜任本职岗位所需要的专业技能：（如：公文写作技能）车辆驾驶（3）资格与证书：培训经历为顺利履行工作职责，应进行哪些方面的培训，需要多少时间？培训项目培训内容培训方式重要性（一般/重要/非常重要）迫切性（不迫切/一般/迫切/非常迫切）安全驾驶知识商务礼仪电脑技能能熟悉操作windows系统，及MS办公软件的应用。外语水平3.2经历要求：要胜任本岗位的工作，您认为需要什么样的工作经历，以及最短的时间为多少？工作经历最低时间要求（年）广州市内驾驶经验五年3.3能力要求：能力定义选出本岗位需要该能力的最低要求级别12345低较低一般较高高本岗位任职者需要应用到该能力的工作范畴（根据既往工作经验填写）理解判断能力对有关制度、政策、目标任务的认识与领会程度，对本职工作中各种抽象或具体问题的分析、综合与判断能力3182 组织协调能力组织本部门人员开展工作以及与有关部门人员协同工作的能力3决策能力从整体出发，对方向性、全局性的重大问题进行决断的能力3开拓能力对某一业务或工作领域进行研究、开发、创新、改革的能力3社会活动能力为开展工作在社会交往、人际关系方面应具有的活动能力3语言文学能力在撰写文章、起草文件、报告，编写计划、情况说明、业务记录，演说，宣传方面，应具有的文字和口头语言表达能力2业务实施能力在具体贯彻执行计划任务的过程中，处理工作业务，解决实际问题的能力54其他特别素质由于岗位的特殊性，而对任职者提出的特殊素质要求有哪些？如：财务部经理需要有良好职业操守，能保守财务秘密。良好的职业操守，形象好气质佳，灵活的交际能力。备注：如果以上调查项目还未能完整包含您的某些重要工作内容，请您在下面注明。182 利海集团司机岗位说明书第一部分基本资料职位名称司机所在部门行政部直接上级车队长下级职位－可晋升的职位车队长可轮换的职位－岗位定员1填写日期2008-7-30第二部分工作描述2.1职责概要：协助公司日常行政事务的顺利开展；安全、快捷完成行车任务；保养和维修车辆，保障车辆的良好运行。2.2岗位职责：日常主要工作序号日常主要工作职责（每个句子都应该以主动动词开头）占总工作时间的百分比日常工作任务（每个句子都应该以主动动词开头）权限（可多选√）经办审核批准备注1按公司车辆安排执行公务。70%1、服从司机队长安排，依时执行公务。2、遵章驾驭，确保行车安全。2.做好保密工作。3.班车司机准点按线路行驶4.按照规定穿着工衣，保持良好形象5.遵守司机守则√2做好负责车辆的保养和维修工作。10%1.出车前，做好车辆安全检查和清洁工作，确保车辆行驶舒适安全。2.定期对车辆检查和保养，确保车辆性能稳定。3.车辆发生损坏，故障或其它问题，要立即处理并及时向司机队长汇报。4.严格执行强制保养计划，每5000公里进行一保，10000公里强制二保，确保安全行车。√3控制所负责的车辆的各项费用支出情况。10%1.节约车辆费用，分析车质状况，提交司机队长进行分析，确保汽车费用符合公司规定的预算。2.服从司机队长安排，不定期为车辆办理有关税费缴交，保险年审等手续。3.对各部门的用车产生的费用进行明细记录和统计并及时反馈给相关部门。√5其它10%1.其它分配的工作√182 临时工作（上级领导交办的或集团组织大型活动时所涉及的工作，按照既往经验填写）序号临时工作职责（每个句子都应该以主动动词开头）占总工作时间的百分比临时工作任务（每个句子都应该以主动动词开头）权限（可多选√）经办审核批准备注12.3考核指标：1.安全生产2.违章次数3．服务部门的满意率2.4工作协调关系：集团内部协调关系岗位/机构（按频繁程度次序列举）主要协调内容协调不力会对己方与对方造成何种影响中心内中心外各部门车辆使用无法正常进行公务活动集团外部协调关系第三部分任职资格要求3.1知识要求：教育基本胜任本岗位所需的最低学历应该是什么？高中可基本胜任本岗位的专业有哪些？1.2.3.4.5.6.专业技术知识（1）胜任本职岗位所需要的专业知识有哪些？（如：工程结构学，财务管理学）1.2.3、4.5.6.7.8.9.（2）胜任本职岗位所需要的专业技能：（如：公文写作技能）1.车辆驾驶2.3.4.5.6.182 （3）资格与证书：培训经历为顺利履行工作职责，应进行哪些方面的培训，需要多少时间？培训项目培训内容培训方式重要性（一般/重要/非常重要）迫切性（不迫切/一般/迫切/非常迫切）安全驾驶知识商务礼仪电脑技能能熟悉操作windows系统，及MS办公软件的应用。外语水平3.2经历要求：要胜任本岗位的工作，您认为需要什么样的工作经历，以及最短的时间为多少？工作经历最低时间要求（年）广州市内驾驶经验三年3.3能力要求：能力定义选出本岗位需要该能力的最低要求级别12345低较低一般较高高本岗位任职者需要应用到该能力的工作范畴（根据既往工作经验填写）理解判断能力对有关制度、政策、目标任务的认识与领会程度，对本职工作中各种抽象或具体问题的分析、综合与判断能力2组织协调能力组织本部门人员开展工作以及与有关部门人员协同工作的能力2决策能力从整体出发，对方向性、全局性的重大问题进行决断的能力2开拓能力对某一业务或工作领域进行研究、开发、创新、改革的能力2社会活动能力为开展工作在社会交往、人际关系方面应具有的活动能力3语言文学能力在撰写文章、起草文件、报告，编写计划、情况说明、业务记录，演说，宣传方面，应具有的文字和口头语言表达能力2业务实施能力在具体贯彻执行计划任务的过程中，处理工作业务，解决实际问题的能力3其他特别素质由于岗位的特殊性，而对任职者提出的特殊素质要求有哪些？如：财务部经理需要有良好职业操守，能保守财务秘密。良好的职业操守，形象好气质佳，灵活的交际能力。182 车辆管理办法第一条、目的：规范公司车辆的使用及管理。第二条、适用范围：公司车辆的使用及管理。第三条、过程与方法控制1、职责1.1、行政部设车辆管理人员一名,其职责为:1.1.1、负责公司驾驶员的业务管理和安全教育。1.1.2、负责对新招驾1、驶员进行技术考核和培训。1.1.3、对公司车辆的使用、维护、保管进行调度、指导、监督。1.1.4、公司所有车辆的日常管理、车辆的质量技术管理及维护进行监督，保证车况良好。1.1.5、对公司所有车辆和驾驶员建立相应的管理档案，设立车辆费用登记帐本及电脑查询记录。1.1.6、每月制作车辆消耗报表，反映车辆使用、消耗、保养情况。1.1.7、定期检查车容车貌和登记车辆行驶情况，安排司机作好车辆保养工作。1.1.8、公司所有关于车辆的费用报销，须报车辆管理人员审核。1.2、行政部根据需要设驾驶员若干名，其职责如下：1.2.1、驾驶员应具备良好的职业道德，忠于职守，遵纪守法，服从公司领导和车辆管理人员安排，牢记“安全驾驶”，确保公司乘员与车辆的安全。1.2.2、专职驾驶员上班时间除出车外，应在司机办公位待命，下班后遇车队主管或其他管理人员拨打手机或小灵通，应即时复机。1.2.3、对日常驾驶的责任车辆精心保养，保持车况良好，油料充足，车容整洁，车辆发动后，检查各仪表、指示灯工作是否正常，如因司机疏于职守，造成车辆故障，司机应对由此而产生的经济损失，承担50%以上的赔偿责任。1.2.4、驾驶员接送公司来访客人时，应热情礼貌，准点按时，在条件和交通规则允许的情况下，尽量满足客人的要求，候客时不准无故离开车位或在车上打瞌睡、抽烟、看书报，因司机原因造成接送或其它任务晚点影响工作的，司机应受到相应的处分和经济处罚1.2.5、驾驶员当班时间严禁喝酒，违者无论有无发生事故，一律作辞退处理。1.2.6、驾驶员未经车辆管理人员同意私自将责任车交给其他人练车或私自用车者，罚款200-1000元或给予降薪直至除名处理，因此造成交通事故的当事司机应负全部经济和法律责任。1.2.7、182 公司所有车辆应按指定地点停放，因工作需要须在指定地点以外的地方临时停放时，应存放于有人看管的停车场内，锁好门窗，加上防盗锁，随身携带行驶证和停车证，违者每次可处罚款200-1000元。2、车辆使用2.1、公司一切机动车辆（汽车、摩托车）均为公用。2.2、公司职员因公务用车，按下列原则优先派车：2.2.1、接送公司重要客人；2.2.2、完成紧急公务；2.2.3、前往公共交通不易通达的地方，或不便乘公共交通工具完成的公务；2.2.4、财务人员办理重要业务或外出携带大量现金或高额支票的；2.2.5、有较大、较重物品需要运送的（如电脑等）；2.2.6、数人数事使用一个车次的。2.3、下列几种情况申请用车，不予安排车辆：2.3.1、非紧急业务或紧急公务单人次前往公共交通可以通达的地方办事的；2.3.2、由于个人原因本来可以一次完成的公务而未完成，需数次重复申请用车的；2.3.3、办理事件的重要程度或其价值不及用车成本费用的；2.3.4、由司机或其它人员可以顺途一起办理的；2.3.5、携带物品外出办事体积较小或重量较轻无需使用车辆的；2.3.6、公务车辆全部派出，不能够及时调整时。2.3.7、接送总裁级别以下员工往返机场、火车站。2.4、日常用车各部门申请日常用车均需提前一天填写《用车申请单》，列明事由、乘车人数、时间、目的地、要求等事项，由所在部门经理审批后，向行政部车辆管理人员预定车辆，行政部车辆管理人员根据车辆留场情况平衡调派车辆。《用车申请单》由总经理行政部车辆管理人员归档保存并相应建立车辆使用记录月报表。2.5、特殊用车2.5.1、其它单位借用公司车辆，须征得公司总经理同意后，由行政部车辆管理人员办理借用车辆的有关手续。2.5.2、广东省内、广州市外申请用车，须经总经理行政部同意后方可安排车辆。广东省外申请用车，须经总经理同意后车队方可安排车辆。2.5.3、假日期间用车必需在假日前一天（除特殊紧急情况外）申请，以便做好车辆和驾驶员的值班安排。182 2.5.3、领取私家车补贴的职员的用车申请：享受私家车补贴的职员除特别重要的接待任务或私车因故无法使用外，原则上不得使用公司车辆；如需使用公司车辆，须经主管领导批准。3、违章、事故与赔偿责任3.1、司机因违章被交通管理部门处罚的费用，均由个人负责。被处拘留的，拘留期间扣发工资和各项补贴。专职司机被处吊扣驾驶证的，扣证期间改做其他工作，发给基本工资；不能做其他工作的，做停职处理。3.2、司机遇交通事故时，应立即通知交警处理，并报告车辆管理人员和行政部负责人。3.3、公司车辆因事故受损时，按下列原则处理；3.4、事故责任在对方的，由我方责任司机负责向对方追偿；3.5、事故责任完全在我方司机的，由责任司机负责向保险公司索赔，保险公司拒赔或赔偿不足部分，由责任司机承担，事故处理或索赔时，公司可提供必要的协助。3.6、车辆更换轮胎应全部使用全新胎，严禁使用翻新胎、光头胎或来路不明的冒牌胎、杂牌胎。3.7、驾驶员未经领导同意私事用车或公务跑长途时擅自改变行车路线，造成交通事故的，当事人负全部经济和法律责任。3.8、驾驶员不按规定停放车辆或擅自将车辆借给他人使用造成公司车辆丢失、损坏的，视车辆的价值及驾驶员责任，处以2000元至20000元罚款。3.9、司机当月没有以下情况，可获取安全奖。Ø旷工、早退、迟到。Ø交通事故。Ø用车投诉。Ø车辆内外保持干净。Ø日常用语不文明礼貌。Ø不服从领导的工作安排。4、车辆维修4.1、驾驶员在车辆使用中发现故障，应立即停车排除；无能力排除而影响安全行驶的，报车辆管理人员同意后，可就近找修理厂维修；暂不影响安全行驶的，在返回公司后应立即会同车辆管理人员维修处理。182 4.2、所有车辆的维修（除情况紧急，必须采取临时维修措施的除外），均须填写《车辆报修单》经车辆管理人员审查、同意后方可维修，私自送厂修理的，公司有权拒付所发生的费用。4.3、车辆正常磨损的零件更换，或由于机件正常磨损造成的故障，由公司负责维修；由于驾驶员使用、保管不当造成机件损坏、车身擦刮的，由驾驶员负全部经济责任。4.5、车辆维修流程图车辆维修流程图驾驶人员发现故障提出维修填写《车辆报修单》车辆管理人员检查验证故障情况一般修理到指定维修厂修理大修向领导申请批准不须修理现场排除故障批准监督维修质量和维修费用做好记录并存档月统计分析报表182 第一条、支持性文件Ø《用车申请单》Ø《车辆状况检查表》Ø《车辆费用统计表》Ø《用车统计表》Ø《车辆报修单》182 用车申请单申请部门申请人/电话人数用车事由起止地点出车时间年月日时分预计用车小时用车要求用车部门领导意见：签名：年月日长途出车领导意见:签名：年月日车队意见：签名：年月日车辆型号 司机/电话 实际用车小时，用车公里。路桥费（打√）：无有，计_____元。用车人确认：备注1.凡使用公司车辆均应填写《用车申请单》，由用车人填写所在部门领导审核经批准后交车队，车队统一协调后根据实际情况安排司机出车；2.省内长途出车须由办公室主任审批；省外出车须由总经理审批；3.享受私家车补贴的职员除特别重要的接待任务或私车因故无法使用外，原则上不得使用公司车辆；如需使用公司车辆，须经总经理批准，并将处于可使用状态的私车交付办公室暂作公务车使用；4.车队协调安排用车时遵循以下原则：先到先得，请尽量提前申请；优先满足职员用车需求。182 车辆状况检查表（年月）序号：部门车号驾驶员检查项目检查情况描述车容外观车内保洁驾驶证和车辆证件发动机有无异响风扇及发动机皮带机油冷却液、助力液灯光、雨刮、喷水制动是否正常离合器、变速箱随车工具、备用轮胎警告标识牌、防雾灯本月违章情况需整改项目复查情况复查人签字：确认人签字：上月里程表本月里程表实际行驶注：1.本表应由驾驶员和车队队长于每月的最后一个工作日前完成；2.例行检查由车队队长负责检查；办公司负责人应不定期做为监督人监督检查。检查人：监督人：驾驶员确认：检查时间：年月日182 年月份车辆费用统计表车号修理费燃料费路桥费停车费洗车费保险费养路费其它小计备注:实际制作表格时可增加统计项目。182 年月份用车统计表（车牌：）用车部门目的地及事由用车时间起始结束合计时间合计备注：1.此表由车辆驾驶员负责如实填写，车队队长负责审核。2.记录内容为每日车辆使用情况及车辆入库时间。3.此表内容应与《用车申请单》相符。182 车辆报修单序号：车号车型责任司机维修项目报修原因、内容（故障描述、预计需换零件、修理费金额）：签名：年月日车辆管理员意见：签名：年月日办公室意见：签名：年月日公司领导审批：签名：年月日维修检验：签名：年月日备注：1、所有车辆维修前均需填写此表；2、维修费用预计在2000元以下的，由办公室主任审批；3、维修费用预计在2000—5000元之间的，由办公室主管副总经理审批；4、维修费用预计在5000元以上的，由总经理审批。182