行政会议管理流程设计 42页

贵州台金农业技术开发有限责任公司行政会议管理流程设计二零一二年十一月 行政会议管理流程设计流程设计的目的流程结构设计 行政会议管理流程设计目的目的1目的3逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化提高会务工作效率，提升会议效果，督办会议决议，保证会议决议的执行目的2会议各项工作安排妥当，职责分工明确，组织工作井然有序，确保会议开展顺利 流程结构设计关键节点工作执行标准行政会议管理流程结构会议管理流程流程执行工具关键事项与考核指标会议准备管理流程会议开展管理流程总流程会议善后管理流程关键节点工作执行标准流程执行工具关键事项与考核指标关键节点执行标准流程执行工具流程执行工具关键事项与考核指标关键事项与考核指标关键节点工作执行标准子流程 会议管理流程与工作标准会议管理流程图会议管理工作标准流程关键事项与考核说明 会议管理流程图主办部门行政部拟定年度会议计划相关职能部门审批行政部审核流程名称会议管理流程总经理行政人事总监编制月度会议计划会议准备与开展会后管理文件传阅审核审核审批审批开始1、编制年度会议计划发布、执行年度会议计划2、审查、确认当月会议计划3、编制会议实施方案4、会议准备5、会议通知6、会场服务会议签到8、会议成果文件编制9、文件发布、归档7、会议善后结束接收通知并确认10、总结评估与改进编修部门签发人签发日期审核汇总月度会议内容 会议管理工作标准拟订年度会议计划编制月度会议计划会议准备与开展会后管理 拟订年度会议计划行政部需根据年度经营工作计划编制年度会议计划年度会议计划须经行政人事总监审核、总经理审批年度会议计划的内容包括会议主题、时间地点安排、主要议程、主要与会人员等行政部负责组织的各类会议包括总经理办公会、年会、动员会、研讨会、评审会、专题会、评比会、总结会、汇报会等 编制月度会议计划行政部根据年度会议计划、相关部门或领导的会议计划调整、各部门临时会议申请等，确定当月会议内容行政部将当月会议内容报主管领导签字后，编制当月会议计划当月会议计划应包括当月会议列表、会议主题名称、时间地点安排、议程、与会人员、主持人等行政部对各项会议编制会议实施方案，并报主管领导审批会议实施方案内容包括会议名称、主题、议程、时间、地点、会议筹备计划、与会人员、主持人、会议费用等 会议准备与开展行政部须至少在会议开始前______天通过邮件、等形式向与会人员发出会议通知并确认会议通知至少应包括会议名称、主题、议程、时间、地点、会议需注意事项等内容引导与会人员入席，及时统计到会人员数量安排专人采取适当有效的方式进行会议记录提供会场服务，维持会议纪律 会后管理散会指引会场整理编制会议纪要及会议成果文件，经行政人事总监审核后报总经理审批会议成果文件须根据会议主题、会议记录等按实际情况编制将审批通过的会议成果文件进行发放、传阅行政部将会议记录、会议成果文件等资料进行编号、归档跟踪会议决议的执行、督办会后指令，评估会议效果总结会议组织经验，提高会议组织效率与质量 流程关键事项与考核说明编制年度会议计划编制会议实施方案进行会议记录会场服务会议成果文件编制会议效果评估 编制年度会议计划年度会议计划编制及时率，目标值为100%年度会议计划编制规范性，目标为符合会议计划编制要求，各项计划内容完整、无重大错漏；编制会议实施方案会议实施方案编制及时率，目标值为100%会议实施方案编制规范性，目标为各项方案内容完整，无重大错漏进行会议记录会议记录错漏次数，目标值为不超过_____次，无重大错漏会议记录归担心，会议记录内容清晰、完整、易懂，符合企业文书编写要求 会场服务与会人员满意度评分，目标值为________分会议异常问题解决及时性，会议异常问题解决及时、有效，对会议议程无明显影响会议成果文件编制会议成果文件编制一次性通过率，目标值为100%会议成果文件编制及时性，在会后______日内完成会议效果评估会议效果评估及时率，目标值为100%会议效果评估准确度，目标为相关人员对评估结果无异议 会议准备管理流程与工作标准会议准备管理流程图会议准备管理工作标准流程关键事项与考核说明 会议管理流程图主办部门行政部拟定月度会议计划相关职能部门审批行政部审核流程名称会议管理流程总经理行政人事总监编制会议实施方案会议通知会场准备及安排开始1、拟定月度会议计划发布、执行月度会议计划5、会议通知4、编制会议实施方案3、编制会议预算6、会场布置8、会议记录与会场服务安排确认与会人员名单结束确定会议名称、主题、主持人等7、文件、用品准备编修部门签发人签发日期会议准备工作检查与指示准备工作检查与完善2、拟定与会人员、时间地点、议程9、会议准备工作完善督导、支持审核审批配合、协助配合、协助接收通知并确认会议准备管理流程图 会议准备管理工作标准拟定月度会议计划编制会议实施方案会议通知会场准备及安排准备工作检查与完善 拟定月度会议计划行政部根据年度会议计划、相关部门或领导的会议计划调整、各部门临时会议申请等，确定月度会议计划月度会议计划应包括当月会议列表、主题名称、时间地点安排、议程、与会人员、主持人等 编制会议实施方案根据会议内容及权限条件，大致确定与会人员，估计人员数量根据年度会议计划、本次会议主题、与会人员数量等，确定会议时间与会议地点根据会议主题、与会责任部门、会议主持人等确定会议议程根据会议议程、时间地点安排、与会人员数量、需准备资料物品等，编制会议预算会议预算需符合年度总体的会议预算要求，并尽量明细化根据已确定的会议名称与主题、主持人、与会人员、时间地点、议程、预算等，编制会议实施方案会议实施方案须经主管领导审核，并根据领导的指示与意见进行修改完善 会议通知行政部应尽早进行会议通知。会议通知的方式包括、电子邮件、邮寄信函、内部网站、张贴宣传栏等，行政部可以根据会议的性质选择其中一种或多种通知方式通知内容包括会议地点、时间、与会人员、会议主题及议程等，通知中还应提示与会人员尽早给予准确答复 会场准备及安排会场布置主要包括会场空间安排、会议座位安排以及会议设备调配等会场空间安排应便于与会人员进出和流动，使整个会场格局紧凑和谐会议座位安排应考虑会议的目的，如单向沟通会议、双方沟通会议、多方沟通会议三者的座位安排应有所不同会议过程所需用品、文件资料应提前准备准备工作要细致周到，做到登记，以便统一管理 准备工作检查与完善会议准备工作就绪之后，行政人事总监及行政部进行会前检查审核，以防出现重大工作疏漏检查内容包括会场布置、会议议程安排及准备等大中型会议筹备过程中要进行多次检查 会议准备工作执行工具会议计划调整申请表临时会议申请表月度会议计划会议实施方案会议议程安排表会议预算表会议管理制度会议通知单文件编制规范会议用品列表会议过程所需文件会场管理工作流程会议记录模板会议准备工作报告会议准备工作检查表会议准备工作改进意见 流程关键事项编制会议实施方案会议通知会场布置会议资料准备会议准备工作检查 流程考核指标与目标值会议实施方案编制及时率，目标值为100%会议实施方案编制规范性，目标位各项内容完整、无重大错漏会议通知及时率，目标值为100%会议通知准确度，通知内容准确、无缺漏会场座位安排合理性，座位安排符合会议性质和沟通模式特点与会人员对会场布置的满意度，目标值为_____分会议资料准备完整度，会议所需各类资料准备齐全、无缺漏会议资料准备及时率，目标值为100%会议准备工作检查及时性，在规定的时限内完成会议准备工作的检查，工作指示明确，改善意见合理可行会议准备工作检查时实效性，会议准备工作无疏漏，会议顺利进行 会议开展管理流程与工作标准会议开展管理流程图会议开展管理工作标准流程关键事项与考核说明 主办部门行政部会前准备检查与会人员行政部流程名称会议开展管理流程与会高层领导签到入场会议开场会场过程管理与记录开始1、会议准备工作检查发放会议文件资料3、引导入场、入座7、协助会议开展9、会议过程记录说明会议主题，宣读会议议程结束安排摄影、摄像8、临时、异常事件处理编修部门签发人签发日期会议结束管理2、安排签到10、引导散会离场6、会议秩序维持签到4、会议开场发言、讨论会议开展管理流程图会议主持人入场、入座领导发言5、主持会议各项议程会议过程监督会议善后宣布会议结束离开会场离开会场 会议开展管理工作标准会签准备检查签到入场会议开场会议过程管理与记录会议结束管理 会议准备检查会议开始前一天与当天，应进行最后的准备工作检查，确保会议顺利进行会议准备工作检查的内容包括会场布置情况、会议文件资料及用品准备情况、会议各类事项人员与工作安排情况等重大会议需要进行彩排，并进行多次检查工作执行标准 签到入场行政部应事先根据确定的与会人员名单编制与会人员签到表与会人员签到一般安排在会场入口处，由1—2名工作人员承担签到引导工作与会人员签到会，会场人员引导其入场入座，并为其倒好茶水会议对与会人员作为有具体安排的，会场人员应正确引导与会人员入座 会议开场会场主持人进行开场发言，感谢与会人员的参与，说明会议主题与会议议程，并请领导讲话会议开场时可请与会人员进行自我介绍或开展破冰游戏，以活跃会场气氛 会议过程管理与记录会议主持人根据事先制定的会议议程，主持开展各项议题会议议程的内容包括会议内容、讨论事项、讨论目的、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容要求等行政部会场人员负责维持会议现场的秩序，端正会风会议纪律包括不接、不大声喧哗、不交头接耳、不打瞌睡、不做与会议无关的杂事、不随意走动、保持清洁卫生、不打断发言人的发言等会议中，会场人员须进行内外联系，负责传递信息工作，并注意会议内容的保密及时备好会议期间所需用品，如笔墨、纸张、茶水等保证会场照明和扩声工作正常、协助会场摄影留念等对于会议中发生的意想不到的临时变动，会场人员应及时进行应对视具体情况向领导请示，并针对领导的指示采取应急措施，进行妥善处理由专人负责会议记录，会议记录要求准确、真是、清楚、完整，能够客观地反映会议的内容和进程会议记录内容包括会议时间、地点、出席人员、主持人分、议程、发言、讨论、争议、决议和决定 会议结束管理会议结束后，会场人员须及时引导与会人员有秩序地离开会场，并提醒与会人员注意携带个人物品，不要遗留在会场在送别与会人员时，会场人员应热情有礼 流程关键事项与考核说明与会人员签到会议纪律与秩序维持会场服务会议临时、异常事件处理会议记录会议出入场引导 流程考核指标与目标值签到表正确度，签到表出错次数为0签到引导工作规范性，签到引导及时、明确、与会人员签到无误与会人员违反会议纪律，目标值为0此会议纪律的宣传度，宣传工作及时、到位、效果明显与会人员满意度，目标值为____分会场服务不周造成会议终端的次数，目标值为0次临时、异常事件处理及时率，目标值为100%临时、异常事件处理正确率，目标值为100%会议记录完整度，会议进程中各项事项均记录完整会议记录准确度，会议记录真实、清晰、明了会议出入场引导投诉率，目标值为0会场出入场引导工作规范性，目标为会场人员严格执行企业员工礼仪规范、与会人员出入场秩序良好 会议善后管理流程与工作标准会议善后管理流程图会议善后管理工作标准流程关键事项与考核说明 会议管理流程图主办部门行政部拟定月度会议计划相关职能部门审批行政部审核流程名称会议善后管理流程总经理行政人事总监编制会议实施方案会议通知会场准备及安排开始引导与会人员安全退场与送别1、清扫、整理会场3、会议文件发布、精神传达完善会议纪要、决议、简报2、编制会议纪要、决议、简报评估会议决议的执行情况6、改进会务工作4、督办会议决议结束确定会议名称、主题、主持人等5、会议实施工作评估总结编修部门签发人签发日期准备工作检查与完善整理会议记录审核审批配合、协助传阅会议文件会议善后管理流程图学习会议精神执行会议决议 会议善后管理工作标准会场善后处理行政部应及时拆除临时性布置、清点设备及用具、恢复桌椅原样、清扫会场、归还设备用品及会场钥匙等行政部根据之前确认的清退文件目录将会议文件收回报关与会人员个人遗留物品，公布事务招领通知执行工具会议设备用品列表会议文件资料目录失物招领通知 编制会议文件行政部在整理会议记录的基础上编制会议纪要，对会议的基本情况和主要精神进行概括和提炼根据会议成果编制会议决议，报主管领导审批。会议决议的编制须严格按照企业文书编写格式和规范进行会议简报要真实地反映会议情况，简报的文字要简练、篇幅要短小，重点报道会议的重要问题执行工具会议纪要会议决议会议简报会议善后管理工作标准 会议文件发布与督办会议文件经权限审批人审批后形成正式文件印发，并向“权限知情人”发布决议事项通知传达会议精神，会议精神的传达方式有组织传阅会议文件、制作宣传提纲进行讲解等行政部须在会后对会议决议事项进行督办，落实会议精神建立督办登记薄，逐项列出需检查督办的事项，并由督办人员根据实际情况定期记载督办事项的进展状况督办人员可采用扣头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式，定期或不定期地向领导反映督办事项的落实情况执行工具会议决议会议简报会议决议督办登记薄会议督办报告会议善后管理工作标准 会务工作总结与改进会议结束后。行政部须对此次会务工作进行总结与评估，提出会务工作改进措施，提交会务工作总结报告总结的内容包括会议准备、会场服务、会后处理、会议文件编制、决议督办、会议效果评估等行政部须制定改进会务工作的行动计划，并及时跟踪计划的执行情况将本次会务工作中好的经验与问题解决办法进行总结提炼，修订会议管理制度与工作流程，完善工作标准会议善后管理工作标准会务工作改进行动计划会议管理制度修订稿会议工作流程修订稿执行工具会务工作总结报告会议效果评估表会议服务调查问卷 流程关键事项与考核说明会场整理与清扫会场整洁度，会场感觉、整洁、无卫生死角会场整理及时率，目标值为100%会议文件编制会议文件编制及时率，目标值为100%会议文件编制准确度，目标位文件符合企业文件编制要求，内容符合实际、无错漏会议决议发布与督办决议发布及时率，目标值为100%决议督办及时率，目标值为100%会务工作改进会务工作改进措施执行率，目标值为100%会务改进工作目标达成了，目标值为______%