四川城市职业学院会议管理制度暨会议室使用管理规定.doc 6页

四川城市职业学院关于印发《四川城市职业学院会议管理规定(修订）》的通知学院各单位：《四川城市职业学院会议管理规定（修订））已征求意见完成。现将《四川城市职业学院会议管理规定（修订）》印发给你们，请遵照执行。2018年6月20日6 四川城市职业学院会议管理规定(修订）为加强学院各级会议和会议室的管理，规范学院会议制度，提高学院各项工作效率，特制定本会议管理规定。一、会议类别（一）学院党政联席会1.学院党政联席会是学院最高级别的议事会议，由学院院长根据实际情况确定召开；2.参加人员为全体院领导、学院办公室主任和会议认为应该列席的相关人员；3.学院党政联席会由学院办公室通知；4.学院党政联席会会议议程制定、会议纪要撰写由学院办公室负责。（二）学院党委会1.学院党委会是学院党委最高级别的会议，由党委书记根据实际情况确定召开；2.参会人员为党委成员或会议认为应该列席的相关人员；3.学院党委会由学院党的建设办公室通知；4.学院党委会议程制定、会议纪要撰写由党的建设办公室负责。（三）学院党委中心组学习会1.学院党委中心组学习会是学院党委组织的培训会，由学院党委根据工作安排确定召开；6 2.参会人员为党委成员、学院中层干部等；3.学院党委中心组学习会由学院党的建设办公室通知；4.学院党委中心组学习会议程制定、会议纪要撰写由党的建设办公室负责。（四）学院干部会议1.学院干部会议根据需要召开；2.参加人员为全体院领导、全体中层干部；3.学院中干会议根据召开目的由质量部或学院办公室通知；4.学院中干会议记录根据召开目的由质量部或学院办公室负责。（五）学院全院教职工大会1.学院全院教职工大会根据需要召开；2.学院全院教职工大会参加人员为学院全体教职工；3.学院全院教职工大会由学院办公室统一通知；4.学院全院教职工大会会场布置、会议议程、会议记录等由学院办公室负责。（六）部门协调会议1.部门协调会议是由学院分管院领导发起召开的跨部门协调、协作专题会议，须征求分管院领导的意见方可召开；2.部门协调会议的通知、参会人员、会议议程、会场布置、会议记录等相关工作由承办部门负责；（七）各部门例会6 1.部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会，例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则；2.参加人员为分管院领导、部门全体人员；3.部门例会由各部门自行安排，如需使用学院会议室须通过OA办公系统提出申请；4.部门例会会议通知和会议记录由各部门指定专人负责。（八）其他会议1.其他会议是学院、各部门认为有必要召开的各项会议，如：专题学习会、奖学金表彰大会、重大活动等。2．院级会议由学院办公室负责通知参会人员、制定会议议程、做好会场布置、会议记录等相关工作；3.部门召集或承办召开的涉及学院相关部门的会议，视同部门协调会议处理；4.各分院、各部门自行组织的会议或校企合作洽谈等会议，视同部门例会处理。二、会议室管理与使用（一）会议室管理1.学院会议室由学院办公室统一管理。成都校区报告厅（5A118）原则上作为教职工大会、上级领导指导工作会场，一般不外借、外租使用；各分院、各部门大型活动可使用五教A219。以上会议室和活动室均须部门秘书通过OA办公系统提前一天以上申请使用。如遇特殊情况另行处理。6 2.学院办公室按照“学院各单位会议服从院级会议，先定先使用”的原则统一安排，育德后勤公司安排专人做好设备调试、茶水服务等工作，保证会议准时召开。3.未经学院办公室同意，不得随意改变会议室设备、家具等位置，不得将会议室物件带出会议室，不得擅自动用室内音响、功放、DVD、投影、LED屏、视频等设备。（二）会议室使用1.学院各类会议，由主办部门秘书通过OA办公系统申请会议室并发出会议通知，属于跨部门会议时，在OA系统类型中必须选“跨部门”会议。同时负责做好各项会前准备、会中服务和会后整理事宜。2.所有会议需要投影、LED屏、话筒、视频等设备，应在OA系统预约时一并申请，由育德后勤公司安排专人开启调试后，方可使用。会议所需笔记本电脑的等设备由主办部门准备。3.会议主办部门应提前到达会场，做好会场布置及准备工作。4.各类会议需要会议服务的，需在会议（活动）申请表备注栏写明，由育德后勤公司安排服务到位；原则上内部会议一律不配茶叶、纯净水和纸杯；如有上级部门或外来单位人员参加的会议，主办部门需要茶叶、纯净水和纸杯，在预约使用会议室时一并申请，由育德后勤公司安排专人到学院办公室领取并摆放；有其他需要则自行准备。5.部门会议请自行做好会务服务工作。在会议室悬挂、张贴标语横6 幅，公共区域张贴、悬挂于会议相关的宣传语和标识，内容需由学院党建办审定，在学院办公室专人指导下确定位置，并在用后由主办部门及时清除并保管，以保持墙面及校园整洁。6.会议期间请自觉保持室内清洁，会议室照明、空调、设备的使用由主办部门负责，使用时要爱护各种设施，如有损坏，按学院规定赔偿。会后应及时清理会场，关好门窗、空调、饮水机等设备。7.凡使用会议室的主办部门负责人即为会议期间的防火负责人。若出现安全问题及其他隐患，学院将追究使用部门的责任。8.会议室使用的主办部门应合理估算使用时间，避免会议室申请时间与实际使用时间存在较大差距，最大限度提高会议室的使用效率。9.本规定自下发之日起执行，原《四川城市职业学院会议管理规定(试行）》同时废止。相关事宜由学院办公室负责解释。6