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- 2023-05-06 11:31:35 发布
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第一章会议管理概述第一节会议及会议类型第二节会议服务流程与内容第三节国际会议概述第四节会议经济的发展一、会议的产业链二、会议经济的发展环境三、中国会议产业特点四、国际会议市场发展状况五、中国会议经济发展状况第四节文献宝典一、国际数学家大会二、博鳌亚洲论坛三、APEC会议第一章会议管理概述第一节会议及会议类型一、会议的含义从词义上讲,“会”,是聚集、会合,“议”是商议、议事,就是讨论和研究问题。会议是人们在法律范围内有组织地聚集在一起,讨论和研究问题的一种社会活动方式。从历史发展的角度看,人类进入群体社会后,有了相互交往就有了会议。古人说:“议事以判,政乃不迷。”(《尚书·周官》)意思是说通过开会来议论国家大事,就可以不犯个人独断的错误。这是对民主议事的一种颂扬,是就政治性会议而言的。从信息论的角度看,会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。任何会议都有它的具体内容,即信息。没有新的信息,或者不是创造性地研究分析既有的信息,会议就失去了意义,就没有召开的价值。从系统工程的角度看,领导机关召开会议是一种领导方式。会内工作必须与会外工作配合,会前、会中与会后工作必须结合,才能使会议精神、决议得以贯彻,产生效果。这说明,会议不是孤立的、惟一的、万能的工作方式。二、会议的要素
会议要素即会议的组成因素,这些因素被分为两类:一类是基本要素,即所有会议必有的;另一类是其他要素,即可供选择的,并非为所有会议所共有。会议基本要素包括:目的、时间、会址、主持者、组织者(也可能同主持者合一)、与会者、事项(议题)、议程、信息(情况、观点、结论、对策等)、会议规则、实现信息有效传递所需要的基本物质条件(会场和其他设施等)。会议其他要素包括:名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。三、会议的种类会议作为人们从事社会活动或从事各项工作的一种重要手段和方法,其应用十分广泛,因而可以从各种不同角度划分出许多种类型。这里只列举秘书接触较多的会议类型。(一)根据会议的性质划分根据会议的不同性质可以将会议划分为决策性会议和非决策性会议这两种基本类型。1、决策性会议。决策性会议是指拥有立法权或决策权的领导机关或领导层为了制定和颁布法律、法规、政策,或就某些重大问题进行商讨表决而召开的会议。由于这类会议是研究决定本地区、本部门重大问题的会议,因而是各类会议中最重要的会议。决策性会议主要包括以下几种:(1)代表性会议。即按照法定的程序定期召开。其主要任务是为了听取审议有关工作报告,制定颁布法律、法规、条例,选举产生新一届领导班子等重大事项而召开的会议。(2)领导办公会议。即按照规定的办公制度定期召开研究决断日常工作中重大事项的会议。会议的周期、参加人员、会议地点相对固定。如各级领导机关的领导办公会议、常务会议、董事会议、厂长经理办公会议等。如各级党代会、人代会、工会代表大会、职代会等。2、非决策性会议。非决策性会议是指不产生需要贯彻执行的政策、法律及法规的会议。因而除决策性会议以外,各种类型的会议都可以称为非决策性会议。非决策会议大致可分以下几种:(1)日常工作会议。亦可称执行性会议。主要指根据上级有关法律、法规、政策,研究本单位、本部门如何贯彻执行的具体工作方案、步骤与方法的会议,如各种例行的工作会议、联席会议等。
(2)专业性会议。即为解决工作中的某些专门问题或专业技术问题而召开的会议,如教育工作会议、生产经营性会议、可行性论证会议以及各种学术性会议等。(3)庆典性会议。即指为了纪念重大历史事件或人物,或为庆祝重要的节日、纪念日而召开的会议,也包括联欢会、茶话会等。(4)总结交流性会议。即在某项工作进行到某一阶段或者宣告结束之后,有关领导机关为总结工作,评比表彰先进,交流经验而召开的会议。(5)座谈恳谈性会议。即为了发扬民主,听取各方面意见,或交流与沟通思想而召开的会议。(6)洽谈、谈判性会议。主要指为进行商业贸易或工程招标等经济活动,围绕合同、协议等有关事项召开的商讨性会议。(二)依据会议的形式划分根据会议的召开形式可分为多种类型。1、工作会议。工作会议是处在特定管理层次的管理人员就职权范围之内的工作问题,按照民主集中制原则,共同商讨、互通情况、作出决定的会议。常见的部务会、厅务会及各种形式的办公会均属这种类型。2、座谈会议。由特定的组织或个人出面就某一或某些问题召集有关人员进行征询和交流意见的会议。3、恳谈会。在融洽宽松的气氛中,以增进与会人员之间的了解和理解为目的,以诚恳和无拘束地交谈为表现方式的会议。这种会议也被称为谈心会。4、动员会。为开展一项重要和较大规模的工作或活动而进行鼓动布置的大会。5、现场会。选择有助于说明会议主题、强化会议效果的现场作为会址而举行的会议。6、研讨会。旨在就某些政治、思想、政策、理论等方面的问题进行研究讨论的会议。7、记者招待会。政府部门、企事业单位、社会团体的代表(或以个人名义)以现场回答记者提问的形式,或直接向记者发布有关新闻的形式而召开的会议。召开记者招待会有两种目的:一种是有关部门为发布某一重要工作、重大事件或热点问题的新闻而举行;另一种旨在与新闻媒介进行沟通。
8、听证会。立法或行政机构在自己的职权范围内接受、要求并听取有关人员或团体组织的代表就特定问题作出公开或秘密陈述并进行作证的会议。9、联席会议。由若干平等单位或相互没有隶属关系的单位,为共同完成某项任务,联合开展某项活动或共同协商一些与各方面利害攸关的问题而联合举行的一种会议。此类会议通常有一个由各方推举的牵头单位负责会议的召集和组织。10、董事会。特定企业或经济组织的董事会成员在讨论决定本企业或经济组织的重大问题时所召开的会议。(三)根据会议的规模划分会议的规模主要指参加会议的人数多少,有时也包含会期的长短。依据这一标准可以将会议分为以下几种类型。1、小型会议。小型会议一般指参加会议的人数少则几人,多则几十人或百人以下的会议。如领导办公会议、例行工作会议、座谈会、洽谈会等。2、中型会议。中型会议一般指参加会议人数大约在百人以上千人以下。如有的代表会、中等规模单位的全体会、经验交流会、专业性会议、学术交流会、酒会、招待会等。3、大型会议。大型会议一般指参加会议的人数在千人以上万人以下的会议。如代表大会、评比表彰会、各种大型庆典会、博览会、交易会等。4、特大型会议。特大型会议指参加人数一般在万人以上的会议。如大型节日集会、庆祝大会等。(四)根据会议所跨的地域范围划分会议所跨地域范围一方面是指会议的内容涉及的地区范围,另一方面是指参加会议的人来自不同的地区或国家。根据会议所跨地域范围可以将会议划分为以下几种类型:1、国际性会议。国际性会议是指会议的内容涉及不同国家和地区,参加会议的人来自不同国家与地区的会议。2、全国性会议。全国性会议指参加会议的人来自全国各个地区,会议内容涉及全国性问题的会议。
3、地区性会议。会议一般指省、市、县或企事业单位召开的各种工作会议、代表会议等。4、部门会议。部门会议也称为局部会议。指某个机关、企业、事业单位召开的内部会议。会议类型除以上划分外,还可以从保密角度划分为公开性会议、秘密性会议,从会议召开的载体上划分,可分为常规性会议、电视电话会议、电子计算机网络会议等。四、会议的功能会议之所以被人们广泛使用,当然主要在于它的有利作用,即它的功能。会议的功能是具体的、多方面的,但最本质的功能在于:它能以多向即时传递信息的方式,有效地聚合分散的意志和智慧,深化或统一认识,沟通感情,处理事务。对会议的上述功能我们可以这样理解:一是它可以实现信息的多向即时传递,也就是在同一时刻能在众人当中进行即刻反馈的信息沟通。其优势是:可以使信息沟通快捷方便,不必"一对一"逐个进行,能同时向多方面传播讯息,而且各方能即刻做出反应,节约时间,有较高的沟通效率;信息传递过程更可靠,信息失真度低,因为即刻的反馈可以及时消除误解;面对面交流,可借助情感力量和心理因素提高沟通效果。二是它可以有效聚集集体的智慧和力量。集体的智慧和力量要远远高于、大于个体智慧和力量的总和,但这里需要有一个必不可少的条件,就是必须将个体聚合成一个整体,而会议正可以实现这种效果。三是它可以发扬民主,密切干群关系;四是它可以统一思想,推动工作。会议的功能使其具备了其他信息交流工具、其他工作方式所没有或所不足的优势,它特别适用于深化或统一人们的认识,沟通感情,处理事务。在处理事务方面,特别适用于形成决策,指导或布置工作,协调关系,互通情况,联络感情,实现信息近距离多向传递等。第二节会议服务流程与内容一般的会议流程:
确立会议议题(领导提出、行政部门收集、和部门提出、董事会要求)安排会议议程(议题顺序、发言顺序、准备有关文件)提前发出会议通知(时间、地点、出席人、议题、议程、编组)会务准备(会场布置、座次安排、会场签到、会议证件、会场设备(音响、录像等)做会议记录和摄像、录音撰写会议纪要、决议上级阅改、签批印发有关部门、人员、并归档以下为相应的流程介绍一、会前服务1、与会议主办方洽谈,了解相关会议需求;2、提供会议所需要的航班及机票、火车/汽车车次及车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方;3、一般性会议利用网络传送大量关于会议场地、住宿、餐饮、娱乐等方面的实景资料,让会议方提前做到成竹在胸;如有需求,可派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况;4、3、代订会场所需的音响、灯光、摄影等设备。4、提供平面立体、AV设计,宣传资料设计。5、提供可行行方案及报价。6.确定方案,签订合同,预付定金。1、会前准备:1、专人协助您的实地考察工作。吃、住、行、游、、娱。2、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。3、代订会所需的音响、灯光、摄影等设备。会中服务
1.会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。2.会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。3.会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。4.会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。5.会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。6.会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。7.会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。8.会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。2.会中服务:1、会议准备:会议资料,用品的制作,邀请函等。2、会议接待:发放会议资料,签到,VIP客户的特殊照顾服务。3、会议室:展台的布置,横幅及主席台的安排,会场设施的调试,饮水等。4、培训:据客户的需求制定培训安排,聘请专家授课训练。5、会议住宿:房间号的确定,VIP客户的安排,住宿条件的协调。6、会议餐饮:用餐时间、菜单的确定,少数民族的餐饮的协调。7、娱乐:依据前期预订的标准,协助酒店提供优质的服务。8、商务拓展:新颖的体验式培训,由专业的培训部合作提供客户需求的拓展训练模式。9、会议交通:依据客户的人数与要求,成本价代订往返的车辆。10、增值服务:翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务,解决客户的后顾之忧。会后服务结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐
资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。1.会中服务:1、提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务。2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。3、会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务。2.4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。5、提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务。会后总结:1、对参会代表的会后旅游考察工作进行合理安排。2、协助会议人员处理会后事宜,进行会议期间的工作总结。3.我们的服务宗旨:"宾客至上服务第一"。会后总结:1、由专人与客户核对费用对帐单,结帐。2、制作通讯录等,整理会议资料。3、客服部保持与客户的联系,提供最新的咨讯。整体会议服务:1、会议整体策划、设计。2、全程会议操作、跟踪。3、会后总结、会后整体安排。第三节国际会议概述大型国际会议的组织安排
文/刘洋 一、国际会议的定义国际会议起源于欧美先进国家,对于国际会议有不同的定义与诠释,本文是根据欧洲两个最具权威的国际会议组织以及台湾国际会议推展协会所下的定义与分类分别做说明。.国际会议的定义会议已经成为人们相互沟通的生活形态,无论是面对面、透过电子媒体,或是透过卫星,它已经很深刻地影响着我们的生活,也在生活中留下许多记忆。国际会议最早起源于欧洲,人们借由会议对一个议题进行相互讨论、交流,也因为某些议题影响到其他国家,使与会者不仅为本国人,同样也吸引国外与会者的热烈参与,国际会议也因而应运而生。总部设在荷兰,成立于1962年的国际会议协会(InternationalCongress&ConventionAssociation简称ICCA),也是在这种需求下组成,是国际会议界最具代表性的社团之一。 下面是三个会议组织分别对国际会议所下的定义。1.根据InternationalCongress&ConventionAssociation(简称ICCA)对国际会议的评定标准: (1)固定性会议。 (2)至少3个国家轮流举行。 (3)与会人数至少在50人以上。2.根据Union0fInternationalAssociations(简称UIA)对国际会议的评定 标准: (1)至少5个国家轮流举行。 (2)与会人数在300人以上。 (3)国外人士占与会人数40%以上。 (4)3天以上会期。3.我国国际会议推展协会将国际会议定义如下: (1)参加会议的国家,含主办国至少在两国以上。 (2)与会人数需达50人以上。 (3)外国与会人数需占总与会人数20%以上。 (4)以年会、展览或奖励旅游等形式均可。 综合这3个会议组织对国际会议的评定,定义国际会议至少应有以下
3个要素: (1)固定性会议。 (2)轮流在各国举行。 (3)与会人数至少50人以上。 二、国际会议的种类 国际会议大致可分为企业界会议与非企业界会议,企业界会议包括产品发布会、奖励性质的会议、国际性展览中的会议、业务会议、教育训练及行销会议。非企业界的会议包括国际性政府组织的会议与国际性非政府组织(如民间社团组织)的会议两种。各个国家、各种专业对会议的名称说法各有不同,当然,不同的会议形式也有不同的名称,以下针对会议与研讨会类型分别加以说明。 (一)会议的种类1.集会(meeting) 凡一群人在特定的时间、地点聚集,来研商或进行某特定活动均称之,涵义最为广泛,是各种会议的总称,含assembly,conference,congress,convention,colloquium,也包括forum,seminar,symposium及specialevent等。2.大会(assembly) 一个协会、俱乐部、组织或公司的正式全体集会。参加者以其成员为主,其目的在决定立法方向、政策、内部选择、同意预算、财务计划等等。所以assembly通常是在固定的时间及地点定期举行,也有一定的会议程序。 3.会议(conference) 任何组织、公私团体、公司、协会、科学或文化团体希望要讨论、交换意见、传达讯息、辩论或针对某一课题公布其意见,都可用conference作为一适当的工具。多数的conference是以study为目的,通常包括告知或传达某些特别研究的发现并希望与会者有主动的贡献。相较于congress,一个conference规模较小,但涵义较高,且较易交换资讯。例如conference可以是部长或高级长官们对相同的主题有兴趣或关切且希望形成共识,而以较短的时间来讨论、交换意见,并有决议发表书面报告的会议。参加人数较少,也非定期举行。 4.会议(congress) 在某种专业、文化、宗教或其他领域方面的定期会议。与会者有数百人,甚至千人,且系由各团体派正式代表与会。参加者均系有兴趣、主动且要注册、付费参加。
congress通常会有一特定主题(subject)来讨论。而报告者及讨论者均为其领域的成员或相关的协作团体人士,此类会议每年、两年或多年举办一次,全国性congress通常每年一次,而国际性或世界性的congress通常多年一次,而其举行的频率系事先即确定的。通常为期数天,且有分组会议(session)。 5.会议(convention) 同一公司、社团、财团、政党等立法、社会、经济团体为其本身组织的特定目的,或为了提供某些特别情况的资讯及商讨政策,使与会者同意并建立共识而对其成员召开的会议。参加者均系依指示参加,举行的时间没有固定。通常包括全体代表大会(generalsession)及附带的小型分组会议,有时还有展览(exhibition)。在美国,convention通常指工商界的大型全国甚至国际集会;包括研讨会、商业展览或二者兼具。6.会议(colloquium) 以研讨为目的的非正式会议,通常是学术或研究方面的人针对有共同兴趣的主题来相互交换意见。所以系视需要及方便而不定期举行。进行方式为由一位以上speaker先就某一主题报告,再讨论问题。 (二)研讨会的种类 1.演讲(1ecture) 教育性的演讲,通常仅由一位专家来报告,且报告后不一定接受观众的发问。 2.座谈(paneldiscussion) 有一位moderator来主持,由一小群专家为座谈小组成员(panelist)针对专门课题提出其观点再进行座谈。有时仅限panel自行讨论,有时也开放和与会者相互讨论。 3.进修会(seminar) 指一群(10。50位)具不同技术但有共同特定兴趣的专家,借由一次或一系列的集会,来达到训练或学习的目的的进修会。seminar的工作进度表要使参加者能达到丰富其技术的目的,其过程会由一位discussionleader来主持。报告者不一定要上讲台来报告,但希望有较多的人参与研讨以分享经验与知识。有兴趣参加者要主动注册,有时还要付费。seminar的时间在1-6天间不等。另外,在大学或训练机构为了针对某一特定主题来定期讨论及研究而办理的小班(约5—10人)课程,也称为seminar。 4.讨论会(forum)
一项集会(meeting)或该集会另外为了对共同有兴趣的某一或某些主题举办进行公开讨论的讨论会。与会者的身分均要先被认可,其过程一般是由一位moderator主持,先请各panelist或presenter来对与会者发表不同甚至相反的意见与想法,再进行反复的讨论,最后由moderator做结论。 5.专题研讨会(symposium) 由某一领域内的一些专家集会,就某一特定主题请专家发表论文,并共同就问题加以讨论做出建议。symposium类似forum,参与人数较多,期间在2-3天左右,进行方式较为正式,且较少如forum有妥协的性质。 6.讲习会(workshop)由几个人进行密集讨论的集会,其缘起系为整合某一特定主题或训练的分歧意见。而目的在使研究人员的发现能借由充分讨论来使之发挥最大而有效的应用。目前在congress或conference中,由与会者自选主题或由主办单位建议针对某一特定问题,在正式全体会议(plenarysession)或委员会之间进行非正式及公开自由的讨论也称为workshop。(未完待续)第四节会议经济的发展