会议管理程序(提交版).doc 5页

人事行政管理程序会议管理程序编号：2.3会议管理程序2.3.1目的规范公司会议召集流程，提升公司会议效率，加强会议管理。2.3.2适用范围公司级例会或跨部门协调会议。2.3.3术语和定义公司级会议：由公司总经理或授权副总经理召集，各分部经理以上人员参加的例行会议或专项会议；跨部门会议：因工作需要，由某部门发起，需要相关部门配合协调并共同完成一项工作而举行的会议。2.3.4职责人事行政部：负责公司级行政会议的组织、召集，会议安排和记录，会议后勤保障工作的组织、协调和实施；运控部：负责公司级或跨部门生产运行协调会、空地协调会等生产运行会议的通知、会议资料的准备和会议记录、纪要执行监督和档案保存；安标部：负责公司级或跨部门安全生产会议的通知、会议资料的准备和会议记录、纪要执行监督和档案保存；各部门：负责部门内会议的组织；公司领导：负责分管领域会议的召集、会议材料的审核、主持，会议纪要审批，会议决定事项完成情况的监督及问责。2009年4月16日第00版章/页：2-5 人事行政管理程序会议管理程序编号：2.3.5工作流程：2.3.1.6工作制度（1）公司级会议1）会前准备由会议发起人，通知人事行政部2009年4月16日第00版章/页：2-5 人事行政管理程序会议管理程序编号：安排会议室和所需设备的准备工作。公司领导直接召集的会议，由人事行政部负责向公司领导明确核实会议的主题、时间、地点、参会人员范围等具体信息并发布通知。人事行政部发布会议通知，通知参会人员做好材料或发言准备。同时，人事行政部负责会议室、投影仪等的准备。2）会议记录由人事行政部行政助理或会议发起人指定专人负责“会议纪要”的记录和整理。“会议纪要”应根据需要设定发放范围和保密等级。在正式下发会议纪要前，须经过会议召集人或公司总经理审核通过。会议纪要下发后，会议召集部门和人事行政部将“会议纪要”存档。（2）跨部门会议1）会前准备发起部门确定会议主题、时间、地点和参会人员，并通过OA或邮箱进行通知。重要或紧急会议，应进行电话通知并得到明确回复。2）纪要由会议召集人指定专人负责记录并存档备查。（3）部门内部会议由各部门经理自行安排时间、地点并指定专人记录，本部全体或指定部分人员参加。（4）会议纪律1）参会人员必须严格遵守会议时间，不迟到、不早退。如因特殊情况不能参加会议或需提前离开的，必须提前向会议召集人/主持人请假，得到批准后方可离会。会议迟到1次，罚款50元；早退1次，罚款50元；未请假无故缺席，罚款100元；会议期间应遵守会场纪律，将手机调整至震动档，严禁大声喧哗、交头接耳或接听手机等，如有违反，视具体情况处罚30~100元。2)参会者必须在“会议签到表”上签到。签到表作为会议纪要的一部份存档。3)会议进行过程中，手机等个人设备设于消音或振动状态，如有明确要求时必须关机；若没有明确要求时，需接听电话者，必须在会议室外接听。2009年4月16日第00版章/页：2-5 人事行政管理程序会议管理程序编号：4)在会议进行过程中，会场内不得有随意走动、交头接耳等影响他人发言的行为。如因特殊情况须暂时离开会场的，必须征得会议主持人的同意。5)周期性例会的时间要求控制在2小时以内，个人发言时间非特殊情况不得超过10分钟，由会议主持人控制提醒。6)会议主持人发现争议得不出结论或偏离会议主题时，应及时判断是否需会后协商或能立即解决，以免浪费会议时间。7)与会人员不得随意打断他人发言，不得对发言者吹毛求疵。会议主持人应及时制止不礼貌言行或与会议无关的言行。（5）会议总结1)会议记录人应在三天内整理出“会议纪要”并送达会议召集人，并对会议纪要内容进行确认审核，视其必要性决定是否送达书面记录给各与会人员。2)对会议遗留的问题及会议决定，当事人应按会议决定及时予以执行、处理，会议召集人、部门经理及分管副总等负责跟踪处理。（6）会议室使用管理1)各部门需要使用会议室的，须提前向人事行政部前台预约申请，使用部门联系人收到同意使用会议室预定的信息后，进行会议安排。2)各部门联络人需通过行政助理或前台进行预约登记（大型会议提前两天，一般会议提前一天），若遇特殊情况可直接打电话进行预约，预约时应说明“需用会议室、使用日期、使用起止时间、投影仪要求、其他特殊要求、会议室使用联系人”等相关信息。前台将按照相关要求进行准备工作。（若需提供茶水服务的会议，人事行政部前台岗位将在会议期间每15分钟进行加水服务）3)人事行政部前台岗位接到需使用会议室的相关信息后，需核实相应时间段是否存在会议冲突，核实后立即回复申请部门进行协调及准备工作，协助安排使用会议室。4)双休日或节假日需使用会议室的须在工作日提前进行预约登记。5)2009年4月16日第00版章/页：2-5 人事行政管理程序会议管理程序编号：各部门在使用会议室时间上发生冲突时，由人事行政部进行统一协调。原则上内宾礼让外宾，外事接待工作优先使用；若事先预定的会议室与临时性重要会议所用发生冲突时，事先预定会议优先使用大会议室。临时性重要会议使用小会议室，视参会人员多少不同两者间可协调互换。6)会议室使用部门应爱护室内公用设施，保持室内环境卫生。人事行政部负责进行设施、环境卫生等维护工作。会议室使用部门会议结束后及时通知人事行政部前台进行交接。7)因未办理相关手续造成延误会议等后果，由会议室申请部门负责。对临时性紧急会议使用情况由人事行政部前台负责通知预约使用部门，并协助进行相关协调工作。2.3.1.7相关文件（1）依据文件：无（2）支持文件：无2.3.1.8记录（1）输入记录：会议室使用登记表会议签到本会议纪要（2）输出记录会议纪要执行情况材料2009年4月16日第00版章/页：2-5