会议管理培训课件(PPT 41张).ppt 42页

主讲：William二零一二年“管理沙龙”系列—会议管理 该沙龙课题中将涉及到案例的讨论和情景的练习，有必要建立团队，感受团队合作的良好氛围。共同努力达成学习的目标。全体人员分为4个小组。团队建设1、小组取名、选取组长、小组口号、制作名牌3分钟2、小组展示：小组名称、成员自我介绍、集体喊口号1分钟/组积分及奖励1、计分规则：主动发言积分2、计分方式：每次发言得扑克牌一张，计一分，最后累计总分3、奖励规则：累计积分按降序排列，根据排名发放神秘礼物课前预热——分组 视频短片分享 视频分享视频案例讨论思考：视频中有哪些地方做的比较好？哪些地方需要改进？自由发言：前2位获得1次抽牌机会时间：15分钟 课程目录1章五种类型的会议2章会议前的准备3章会议中的角色分工与流程4章会议后跟进5章答疑与提问 本章学习任务目标：1.陈述五种类型会议的目的2.识别中心常见会议的类型1章五种类型的会议 1章五种类型的会议根据目标不一样，会议通常划分为以下五种类型1.制定计划型2.分享信息型3.解决问题型4.制定决策型5.建立关系型 制定计划型会议1章五种类型的会议召开此类会议通常是因为制定计划时需要多方面的沟通，或者需要赢得他人的支持认同或承诺 分享信息型会议1章五种类型的会议召开此类会议的目标是为了发布信息，事实上大多数会议都以此为目的。基本认知分享信息型会议应该给与会者提供提问和讨论的机会，以确保大家能充分理解信息。Tips 解决问题型会议1章五种类型的会议召开此类会议的目标是为了解决业务问题。有效的解决问题型会议通常采用一种人人熟知的方法推动会议进程基本认知1.陈述问题（通过头脑风暴法讨论可能存在的问题）2.分析问题（通过头脑风暴法讨论问题产生的原因）3.制定解决方案（通过头脑风暴法讨论问题的潜在解决方案）4.设立下一步行动计划5.监督和跟踪计划进度解决问题型会议的通用流程 建立关系型会议1章五种类型的会议召开此类会议的目标通常是为了庆祝成功事件、启动项目、认可员工表现，或者只是让大家聚在一起基本认知 制定决策型会议1章五种类型的会议召开此类会议的目标是为了制定团队决策。基本认知这类会议的关键在于有一个清晰的决策过程，而且作为管理者，您必须愿意接受群体的决策意见。Tips 识别中心会议类型1章五种类型的会议分标与工作计划旬标对标部门冲突解决头脑风暴月度工作总结与回顾销售部部门例会市场部部门例会教学部部门例会销售教学RR会议月度优秀表彰以下会议分别属于那种类型的会议？ 本章学习任务目标：1.陈述会议前的准备事项2章会议前的准备 学员分享2章会议前的准备自由发言：前2位获得1次抽牌机会时间：15分钟请分享你在准备会议前要做的准备事项 会议前的准备事项2章会议前的准备确定时间地点，并通知到每个参会人员,尽量避免迟到和不必要的等待制作会议流程(Agenda),让每个人了解会议的目标进程准备部分准备会议相关材料在开会之前,就会议的议题流程提前跟关键与会者进行提前沟通,达成基本共识在会议前,提前提醒与会人员做好材料和思路的准备工作提前将会议材料发邮件让相关人员阅悉会议前需要准备的事项 2章会议前的准备1.便于掌控时间2.保证讨论紧扣主题3.保证最重要的主题获得最大关注会议议程的作用 案例分享2章会议前的准备主管会前准备的常见问题 本章学习任务目标：1.陈述会议中不同的角色分工2.陈述会议中的流程3.识别主管在会议中的角色及注意事项3章会议中的角色分工与流程 学员分享3章会议中的角色分工自由发言：前2位获得1次抽牌机会时间：15分钟请分享你觉得在会议中存在哪些角色及各自不同的分工？ 协调者/主持人：协调者负责制定会议议程，保证会议的进行和总体上对会议进行管理。他／她还可以干预制止与会议无关的讨论。会议中的角色分工3章会议中的角色分工计时员：计时员负责会议时间的掌控记录员：会议记录员记录会议内容，确保大家对会议产生的决议和行动达成共识。核心人员：他们对会议的成功有举足轻重的作用，没有他们的参与，会议很难达到效果 学员分享3章会议中的角色分工自由发言：前2位获得1次抽牌机会时间：15分钟如果主管在会议中身兼3职，会有什么问题？很多管理者通常犯的错误是试图完成这三个角色的所有工作，自始至终他们既是会议参与者又是会议的领导者。这样使得一个人的负担太重，而且也使其他参与者处于更加被动的地位。这些角色的分配将有助于提高会议的效果，同时也能提高参与者的积极性。Tips 1.阐明会议的目标2·明确要讨论的主题3·告知分配给每个主题的时间4.进入讨论5·对关键事件作出决策6.达成决议7.重申会议结果会议中的流程3章会议中的角色分工与流程 会议目标：本次会议需要达成的目的和标准，强调实践1.阐明会议目标3章会议中的流程1.根据前面五种类型的会议，你需要确定在会议开始时第一时间阐明会议目标2.每次会议的议题最好是一个，最多不超过三个3.为避免遗忘或提高参与度，可以提前邮件、飞信等方式通知到参会人4.目标的描述必须具体并且符合实际Tips 明确主题：根据目标的分解，明确影响目标达成的主题，并且告知就此展开讨论2.明确要讨论的主题3章会议中的流程1.根据会议目标的类型，把会议目标分解为不同的主题2.通常会分为数据类和事件类主题3.明确这次主题就是会议的主要讨论内容Tips 告知时间：明确每个主题可分配的时间3.告知分配给每个主题的时间3章会议中的流程1.最好设置计时员，提醒主持人何时停止或加快议题讨论进展Tips 进入讨论：针对每个议题展开讨论，收集有效信息，为决策做准备4.进入讨论3章会议中的流程1.为提高参与度，可以设置发言原则，例如从左到右轮流发言，或者点名发言2.主动发言、提出建议、异议，都应给与肯定3.主持人应及时中断偏题的讨论4.控制时间Tips 作出决策：根据讨论结果及沟通结果，对每个议题作出决策5.对关键事件作出决策3章会议中的流程1.阐明你的决策理由，让大家明白你为何作这个决策，可以增强对决策的接受度2.决策理由应多采纳现场讨论建议Tips 达成决议：公布决策后，征集参会者对决策的建议，并根据需要进行表决6.达成决议3章会议中的流程1.询问是否有异议2.悬而不决的决策可以征集核心人员的意见，或者通过举手、投票方式表决Tips 重申结果：达成决议后，再次重申决议，明确时间期限及责任分工7.重申会议结果3章会议中的流程1.阐明达成决议的理由2.明确告知这是会议结果，必须执行3.明确时间期限与责任分工Tips 学员分享3章会议中的角色分工与流程自由发言：前2位获得1次抽牌机会时间：15分钟主管在中心的会议是否一定要按照这个流程来操作？如果不是，要保留哪些关键环节？ 本章小结3章会议中的角色分工与流程你认为可以从哪些方面评价一个会议是否成功？结果：通过与会议目标对照，来评估会议的结果进程：注意会议进程，观察和评估会议的运行，将有助于找到提高会议效率的方法关系：请核实，会上人们表现的人际关系是下面描述的样子吗？1.坦率和诚恳的谈话2.尊敬和礼貌3.或者其他方面 本章学习任务目标：1.陈述会议后跟进的目的2.陈述会议后跟进的方法4章会议后跟进 学员讨论4章会议后的跟进自由发言：前2位获得1次抽牌机会时间：15分钟人们为什么在会议后不执行会议的决议？ 会后跟进4章会议后的跟进目的：跟踪会议决议的执行情况，及时发现问题，并提供资源协助以达成目标1.确保执行负责人清楚具体要求，可以安排会后沟通，并询问所需的协助2.重要决议通过邮件、短信等方式再次强调3.明确最后期限，并决定跟进的频率Tips 答疑：问题收集5章答疑与提问请把你在会议管理中遇到的疑惑写下来，讲师将根据问题的集中程度给予解答时间：10分钟 提问：主管会议常见问题5章答疑与提问问题待收集时间：30分钟 课程总结·不要低估交流的重要性，作为一个管理者您的成绩往往与您双向交流的有效性紧密相关。·不要召开无效的例会，会上避免“一言堂”或者说教，让其他成员也互动地参与进来。·不要忽视细节，开会之前请确认是否已经准备好开会。 四个意见1、会议流程更加丰满一些2、按照William的要求，收集一些员工在日常开会的问题和意见，放在最后的环节，让主管探讨；3、多加些案例，如在会议前准备不佳的情况等4、会议后的结果跟进应做重要环节。 激励学生学习的名言格言220、每一个成功者都有一个开始。勇于开始，才能找到成功的路。221、世界会向那些有目标和远见的人让路（冯两努——香港著名推销商）222、绊脚石乃是进身之阶。223、销售世界上第一号的产品——不是汽车，而是自己。在你成功地把自己推销给别人之前，你必须百分之百的把自己推销给自己。224、即使爬到最高的山上，一次也只能脚踏实地地迈一步。225、积极思考造成积极人生，消极思考造成消极人生。226、人之所以有一张嘴，而有两只耳朵，原因是听的要比说的多一倍。227、别想一下造出大海，必须先由小河川开始。228、有事者，事竟成；破釜沉舟，百二秦关终归楚；苦心人，天不负；卧薪尝胆，三千越甲可吞吴。229、以诚感人者，人亦诚而应。230、积极的人在每一次忧患中都看到一个机会，而消极的人则在每个机会都看到某种忧患。231、出门走好路，出口说好话，出手做好事。232、旁观者的姓名永远爬不到比赛的计分板上。233、怠惰是贫穷的制造厂。234、莫找借口失败，只找理由成功。（不为失败找理由，要为成功找方法）235、如果我们想要更多的玫瑰花，就必须种植更多的玫瑰树。236、伟人之所以伟大，是因为他与别人共处逆境时，别人失去了信心，他却下决心实现自己的目标。237、世上没有绝望的处境，只有对处境绝望的人。238、回避现实的人，未来将更不理想。239、当你感到悲哀痛苦时，最好是去学些什么东西。学习会使你永远立于不败之地。240、伟人所达到并保持着的高处，并不是一飞就到的，而是他们在同伴们都睡着的时候，一步步艰辛地向上爬241、世界上那些最容易的事情中，拖延时间最不费力。242、坚韧是成功的一大要素，只要在门上敲得够久、够大声，终会把人唤醒的。243、人之所以能，是相信能。244、没有口水与汗水，就没有成功的泪水。245、一个有信念者所开发出的力量，大于99个只有兴趣者。246、环境不会改变，解决之道在于改变自己。247、两粒种子，一片森林。248、每一发奋努力的背后，必有加倍的赏赐。249、如果你希望成功，以恒心为良友，以经验为参谋，以小心为兄弟，以希望为哨兵。250、大多数人想要改造这个世界，但却罕有人想改造自己。