某控股集团会议管理制度060517.doc 14页

商源控股会议管理制度商源控股会议管理制度2006年5月 商源控股会议管理制度目录第一章总则1第二章会议管理部门1第三章会议管理1第四章考核规定3第五章附则3 商源控股会议管理制度第一章总则第一条目的为规范商源控股会议管理制度，缩减会议规模，提高会议管理效率,保证会议质量，更好地提升公司经营管理水平，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司级会议的管理，子公司级的会议管理规定参照本办法执行。第三条会议体系及会议设计：公司会议管理体系设置两个层次,即公司级和子公司级。其中公司级会议设置董事会会议、总经理办公会、专业工作会议、部门类会议（公司会议管理体系图见附件一）；子公司会议设置管理类会议和执行类会议（子公司会议管理体系图见附件二）。第二章会议管理部门第四条企业管理中心为公司会议的归口管理部门，主要负责:(1)公司级和子公司级会议管理制度的制定和控制；(2)公司年度（中）经济工作会议的牵头组织工作；(3)公司总部管理工作会议的会议通知、议题及会议资料整理、会议记录、会议纪要等管理；(4)子公司级管理类会议纪要的收集与管理；(5)公司级会议纪律、会议效果评价和会议组合调整等工作；(6)负责有关会议精神的宣传；(7)负责公司级会议的服务。第五条会议的组织与管理各会议组织单位负责各自会议的准备、会议过程管理、会议纪要、会议决议项调度等，相关会议议题、会议材料、会议纪要等报企业管理中心备案。第三章会议管理第六条公司会议管理体系的设计和调整:12 商源控股会议管理制度由公司企业管理中心负责定期对公司当前的会议设置情况及会议管理情况进行评审，分年度和半年度对公司会议管理体系进行优化调整，各单位应严格按照公司设置的会议方案安排相关会议。会议安排表明确各类会议的召开时间、地点、参会人员、主持人等;会议时间原则上不作调整，各单位应提前做好准备，若因特殊原因需调整或需临时召开的会议，由会议组织部门提前提出，企业管理中心平衡，公司总经理审批后方可调整。(每季度更新会议安排表，同时在公司内部网站上发布）第一条会前准备(1)会议通知及会议议题征集：会议组织部门确定会议具体时间、地点和参会人员,根据会议类别提前2－4天下达正式参会通知，并同时向参会人员征集议题。(2)会议议题及资料准备:议组织部门应按会议功能对征集的议题进行把关、控制，杜绝非相关议题入会，同时会议组织单位还应对会议材料提前调度、商讨，对资料的可用性初步判断(3)会务准备:为确保会议能顺利进行，由会议组织部门负责协调有关单位或人员准备好会场。第二条会间管理(1)会议纪律：参会人员因故不能按时参会应提前向会议组织单位和主持人请假，严禁无故旷会。会议组织部门在会议开始前，应首先检查和核对与会人员，并将到会（未到会）人员情况简要告知会议主持人。会议期间，参会人员必须关闭通讯工具。(2)会议记录：会议组织部门要安排专人做好会议记录，对于重要会议应做好详细记录，必要时可用录音设备录制会议召开过程及重要发言材料。（附件五）第三条会后管理(1)会议纪要：会议结束后，会议组织部门要在24小时内形成会议纪要，会议纪要要求言简意赅、讨论主题不漏项，并提炼出其中会议决议项目;会议纪要经会议主持人审核、签发后要及时发放有关单位和人员.有关会议纪要格式见（附件六）。(2)会议资料汇总与归档：会议结束后，会议组织部门要及时把会议文件收集齐全，并定期送公司综合档案室归档，归档文件包括会议议程、会议材料、会议记录、会议纪要等。(3)会议宣贯:会议结束时，组织单位应针对会议特点、会议类型提出传达贯彻的具体布置及要求。与会者也应准确、及时的做好相关会议的宣贯、学习工作。(4)12 商源控股会议管理制度会议决议项催办：为落实会议决定，各会议决议项责任人应严格按会议要求、时间进度完成会议决议，因特殊原因不能按时完成应提前向会议组织单位及项目指令人反馈；会议组织部门也应及时对会议决议项进行催办、调度，并在项目到期前将会议决议项目完成情况进行汇总、报指令人审定。有关会议决议项目调度反馈单格式见附件七。第一章考核规定第一条会议的考核与奖惩(1)不按公司统一设计的会议管理体系和会议召开计划安排或组织召开会议，各单位可拒绝参会，同时罚款会议组织部门负责人（）元/次。(2)因会议准备不充分，影响会议效果，达不到会议目的时，每次负激励会议组织部门（）元。(3)参会人员特殊原因不能参会时，应向会议主持人及组织部门请假，有无故迟到者罚款（）元/次，旷会者罚款（）元/次。(4)会议期间未关闭通讯工具，有扰乱会议秩序者罚款（）元/次。(5)会议决议项不能按期完成，又无延期申请时，负激励责任人（）元/次，并责令限期完成。(6)为便于模块管理，各单位应严格按本次会议管理制度规定的模板、格式组织相关会议，包括会议通知、会议记录、会议纪要、会议决议项调度单等，有违反者罚款责任单位领导（）元/次。第二章附则第二条本制度由企业管理中心负责解释与修订。第三条本规定自下发之日起执行，此前公司下发的有关会议管理办法同时废止。第四条12 商源控股会议管理制度附件附件一、商源控股会议管理体系图附件二、商源子公司会议管理体系图附件三、公司级会议设置及议事范围附件四、会议通知及议题征集单格式附件五、会议记录格式附件六、会议纪要格式附件七、会议决议项目跟踪单格式附件八、会议台帐管理　12 商源控股会议管理制度附件一、商源控股会议管理体系图(每月)(每月)(每月)(每月)市场营销计划与控制会议市场督导例会采购例会部门运行会议战略计划与年度预算会议人力资源会议信息技术会议董事会会议总经理办公会董事会会议每两月每月商源控股会议管理体系图业务协调控制会议每月四次年度经营工作会议业务计划与绩效工作会议专业工作会议(每年4月)12 商源控股会议管理制度附件二、商源子公司级会议管理体系图营销例会采购例会营销管理会议商源子公司级运行会议体系商源营销业务管理会议商源子公司会议经营管理会议经营管理工作会议经营执行会议营销计划与控制会营销执行会议营销计划与控制会议12 商源控股会议管理制度附件三、公司级会议设置及议事范围会议类别会议名称主要议题会议组织参会人员时间主持人议题准备部门董事会会议董事会会议会议功能侧重重大决策：公司的经营方针、发展规划和决定年度生产经营计划；公司有重大人事调整的讨论、决策；公司重大工作项目调度、安排；决定公司内部管理机构设置；公司重大管理政策、管理制度调整的评审、决策；公司管理体系、管理机制、业务管理模式及管理创新项目评审；企业管理中心董事长、总经理、财务中心总监、特约顾问、议题相关部门总监每三月董事长议题相关部门总经理办公会年度经营工作会议会议侧重统一思想、整合文化，落实年度任务：年度（中）经营工作报告；业务计划和业务收益工作报告；营销报告；标杆管理经验介绍；表彰优秀部门、个人等企业管理中心公司职能部门经理以上；子公司副总经理以上；相关优秀员工每年1、7月中旬总经理议题相关部门业务计划与绩效工作会议会议侧重于工作的执行、考核与监控：督促工作计划的落实与评审部门与子公司、子公司绩效考核；核心业务流程评审；业务管理模板评审、推广；资产、资金计划与控制报告；业务收益控制报告企业管理中心总经理、总监、子公司和子公司总经理、财务中心总监、与会议所议相关人员每月总经理经营绩效部、企业发展部、财务中心业务协调控制会议会议侧重于日常工作的业务协调与控制企业管理中心总经理、副总、总监、子公司总经理、财务中心总监、会议相关人员每月总经理相关部门专业工作会议市场督导例会有关市场运行状况、打假、危机处理、客户投诉等问题进行沟通协调营销中心总经理、副总、总监、子公司总经理、相关人员每月总经理采购例会有关采购管理政策、采购资源评估、分析；子公司就采购要素（质量、价格等）出现问题进行协调；采供部总经理、分管副总；采供相关部门负责人每月物流副总市场营销计划与控制会议市场营销计划与控制报告（市场业务计划、价格、网络、实物资产、品牌等）；各业务营销作业问题分析、协调；季度业务计划调整安排，业务整合。品牌子公司、各子公司总经理、营销副总、子公司总经理、营销管理中心各部门经理每月营销副总部门运作会议人力资源会议公司人事管理、工资、绩效考核、及人员招聘等工作的协调、调度；子公司人力资源管理工作评价。相关部门负责人不定企业管理中心总监信息技术会议公司网络平台建设工作项目安排及协调、调度；信息化管理系统应用方案评审。企业管理中心有关职能部门负责人不定企业管理中心总监战略计划与年度预算会议公司次年度目标市场设计、评审；各子公司、中心次年度目标设计、评审；各子公司的经营管理预算评审企业发展部总经理、企业发展中心总监、部门经理以上、相关评审单位每年12月总经理各子公司、中心、子公司12 商源控股会议管理制度附件四：会议通知及议题征集单格式XXXXX会会议通知及议题征集单商源X知字[2004]第号类别：□报告□申请□通报□通知■纪要□计划会签部门会议时间：会议地点：会议主持人：参会人员：会议议题：1、(固定议题名称列举)(发言人)2、(各单位提报议题)(发言人)请参会人员将需会议通报或研究决策的议题及相关资料于月日时前以电子邮件或书面形式（按会议组织单位要求格式和内容）反馈XXXX部。特此通知批示：批准拟文会议组织单位领导会议组织人主送：相关单位抄报：相关领导抄送：答复：批准时间：200X年X月X日发放时间：200X年X月X日12 商源控股会议管理制度附件五：会议记录格式会议记录会议名称会议地点会议时间自年月日时至年月日时出席会议人员列席人员缺席人员主持人记录人本记录页审核人批准人会议议题注：会议记录薄由企业管理中心统一印制。12 商源控股会议管理制度附件六：会议纪要格式XXXXX会会议纪要商源[200X]第号类别：□报告□申请□通报□通知■纪要□计划会签部门会议时间：会议地点：会议主持人：参会人员：会议纪要：1、2、批示：批准审核拟文会议主持人部门经理会议组织单位主送：相关单位抄报：相关领导抄送：答复：批准时间：200X年X月X日发放时间：200X年X月X日12 商源控股会议管理制度附件七：会议决议项目跟踪单格式会议决议项目跟踪单项目内容项目出处会议第X次会议责任人指令人完成时间项目完成情况说明或延期（取消）申请说明：（附相关资料）责任人签字：时间：年月日验收部门意见：责任人签字：时间：年月日指令人意见：1、项目完成情况：完成□未完成（或不合格）□要求▁▁月▁▁日完成2、延期：不同意□同意□延期至▁月▁日完成3、其它意见：指令人签字：年月日说明：1、此反馈单由项目责任人填写，于项目到期前2-4天反馈会议归口管理单位。2、考核以及时反馈回执单及有关资料、凭证为准，由归口管理单位汇总报指令人审定。3、项目跟踪人联系人:联系方式：12 商源控股会议管理制度附件八：会议管理台帐会议管理台账会议类型会议名称会议时间主持人会议议题纪要报送时间12