谈谈电子邮件对提高行政工作效率的作用 15页

谈谈电子邮件对提高行政工作效率的作用作为二十一世纪世界上发展最快的经济体，中国向世界提出了“一带一路”的倡议，作为“一带一路”的西部桥头堡，陕西省委、省政府按照习总书记的要求奋力追赶超越，提出了“五新陕西”的战略构想。工商和市场监管部门作为市场经济中最重要的管理和服务部门必须"‘弃旧扬新”，在工作中实现由“走”到“跑”的转变，提升行政工作效率，贯彻“五新”战略，实现市场监督管理工作中的追赶超越。网络是网络时代的工作利器。利用网络，用好网络，改变旧的工作方式，适应网络时代的工作方式就是与时俱进。习近平总书记说过“网络安全和信息化是事关国家安全和国家发展的重大战略问题，要努力把我国建设成网络强国”。这里笔者就应用网络工具一电子邮件系统提升行政工作效率的有关问题做一些肤浅的探讨。一"电子邮件系统的概念"产生及架构原理电子邮件系统是指电子邮件系统(Electronicma订system,E-mail)由用户代理MUA(MailUserAgent)以及邮件传输代理MTA(Ma订TransferAgent),MDA(Ma订DeliveryAgent)邮件投递代理组成，MUA指用于收发Mail的程序，MTA指将来自MUA的信件转发给指定用户的程序，MDA就 是将MTA接收的信件依照信件的流向（送到哪里）将该信件放置到本机账户下的邮件文件中（收件箱），当用户从MUA中发送一份邮件时，该邮件会被发送送到MTA,而后在一系列MTA中转发，直到它到达最终发送目标为止。电子邮件系统产生于1971年，美国国防部资助的阿帕网项目中，由于参加此项目的科学家们在不同的地方做着不同的工作，但是却不能很好地分享各自的研究成果。原因很简单，因为大家使用的是不同的计算机，每个人的工作对别人来说都是没有用的。他们迫切需要一种能够借助于网络在不同的计算机之间传送数据的方法。为阿帕网工作的麻省理工学院博士RayTomlinson把一个可以在不同的电脑网络之间进行拷贝的软件和一个仅用于单机的通信软件进行了功能合并，名之为SNDMSG（即SendMessage）0他使用这个软件在阿帕网上发送了人类历上的第一封电子邮件。Tomlinson选择"@"符号作为用户名与地址的间隔，因为这个符号比较生僻，不会出现在任何一个人的名字当中，而且这个符号的读音也有着"在"的含义。阿帕网的科学家们以极大的热情欢迎了这个石破天惊般的创新。他们天才的想法及研究成果，可以用最快的一快得难以觉察一速度来与同事共享。现在回想起来，他们中的许多人都觉得阿帕网所获得的巨大成功当中，电子邮件功不可没。电子邮件系统的运作方式与其它的网络应用有着根本上的不同。在其它的绝大多数的网络应用中，网络协议直接负 责将数据发送到目的地。而在电子邮件系统中，发送者并不等待发送工作完成，而是仅仅将要发送的内容发送出去。普通文件传输协议就象打电话一样，实时地接通对话双方，如果一方暂时没有应答，则通话就会失败。而电子邮件系统则不同，发送方将要发送的内容通过自己的电子邮局将信件发给接收方的电子邮局。如果接收方的电子邮局暂时繁忙，那么发送方的电子邮局就会暂存信件，直到可以发送。而当接收方未上网时，接收方的电子邮局就暂存信件，直到接收方去取。可以这么说，电子邮件系统就象是在Internet上实现了传统邮局的功能，而且是更加快捷方便地实现。作为一个普通的用户想要连接到Internet,那么就必须找一家Internet服务商（ISP）提供连接服务。在中国，最大的ISP就是中国电信。ISP在提供连接的同时，还会提供一个电子邮局，分配一个电子信箱给用户使用。各种电子邮局给每个用户所提供的暂存信件的电子信箱大小不同，服务功能不同，有些免费，有些收费。我们在下面所要探讨的专用电子邮件系统就是由个体单位所建立的供单位办公活动使用的独立电子邮件系统，这个系统可以保证单位内部的信息互联，和外界的信息交换，并可以在一定程度上保证单位信息的保密性。二、电子邮件系统在国际和国内的使用现状在世界500强企业中，电子邮件系统已经成为了企业电子办公系统的标准配置，电子邮件系统起到了不可替代的作用，无法收发邮件会使这些企业的行政效率退回到纸质办公的“原始时代”。比如：德国邮政DHL集团作为世界运输和快递行业的领导者，他们用两个系统维系公司的运营，对外是他们的物 流专业操作系统L0GIS,对内他们的专用邮件系统作为维系全球40多万元员工的联络通道，每年这两个系统支撑着他们全球600多亿欧元的营业额。在美欧等发达国家的政府行政管理中，专用的电子邮件系统是其行政管理中必不可少的一环。便捷的电子邮件系统为其行政管理提供了最为高效的信息传递工具，政府专用的电子邮件系统保障了行政信息的安全。2016年的美国总统大选中，希拉里就是因为使用了个人电子邮箱发送工作电邮造成了泄密隐患，为其总统大选带来了毁灭性的影响。在国内，规模以上机关和企事业单位已经基本普便使用了电子邮件系统。机关事业单位中，国家工商总局已经使用了TurboMa订的自建邮件系统，陕西省政府办公厅也使用了Corema订的自建涉密电子邮件系统，中央部委大多已经配备了自建的电子邮件系统，不少省级单位已经开始使用了电子邮件系统，但我们省工商系统工作中日常使用的仍是口头或电话安排传达、会议布置和纸质文件传达的原始信息传递方式，现代化信息传递方式也是使用内网、公共邮箱和QQ等即时通讯工具，这种信息传递方式对任务传达和执行存在着较大的局限性。首先，其信息传递效率较低，不易反馈。一次反馈就是另一次单独的信息传递。以笔者为例，在近来的一次向全省工商系统38个单位征求意见中，有4家单位以电子邮件形式迅速反馈了意见（三天以内），其他单位均采用了更麻烦 的书面和电话方式反馈了意见（意见反馈期都在一周以上，而且电话反馈无法实时记录内容）。其次，旧有信息传递方式不易保存旧有信息，无法做到每项工作的“事事留痕迹”。以省局奥凯电缆商标事件为例，正是由于旧有的工作审批程序不规范，没有保存工作程序资料，追责困难。其三,旧有信息传递方式保密性较差。而电子邮件系统凭借其电子数据的传递和存储优势恰恰可以解决这几个问题。三、电子邮件系统在行政管理中可以解决的问题和特电子邮件作为一种方便快捷的媒介传输工具，已经在世界各国行政管理中得到了广泛的使用，由于其具有的一些特有的功能，可以解决行政管理中具有的一些痼疾。（一）加强工作沟通，提高工作效率针对解决工作环节多，推进慢、部门配合差，推诿扯皮,沟通不畅的问题。使用邮件中多方发送，抄送、密送等特有功能，按权限公开工作程序，可以加强同事间、部门与部门间、下级与上级间的工作沟通，提高工作效率。在管理者向下级工作人员安排工作过程中，由于以往使用的是口头或会议传达、文件传达的形式，管理人员工作目标的达成需要依赖每个部门或每位工作人员按时足额完成工作任务。但由于每个岗位或个人工作能力和工作意愿不同，在工作安排后，工作的完成很大程度上取决于每个人的工作积极性，一旦一个环节出现拖延的情况，整个工作进度势必出现问题。使用 电子邮件系统后，管理者可以按照对每项工作或工作环节的时限要求，将工作向全体相关人员予以公开布置，按照邮件时限和质量考核下属部门人员的工作业绩，工作人员也可以通过邮件要求对自己或者同事进行工作提醒，在其他同事影响自己工作时限时通过抄报或密报向上级予以反映，请求上级支持，按时完成工作任务。例如：在我们以往的行政事项或案件审批审查中，需要多人配合完成工作，一旦一个环节出现工作差错，就会影响下一个审批审查环节的进行。这就要求每个环节必须精益求精，有时会要求通过管理审批系统进行，而一旦环节中的任何某几个成员或者领导环节出现了出差或者不在岗位的情况，就会出现工作的延误，如果使用电子邮件系统规范串联每个审批环节，实现移动办公，完全可以避免这种情况的发生。在现有的工作体制下，领导安排某个部门的某种工作，整个部门工作积极性不高，往往需要用多次文件或者会议督促工作推进，极大地占用了行政资源，影响整个机关或团队的工作效率。使用电子邮件后，管理者可以在用邮件下达工作任务同时抄送给人事考核或纪检监查部门，要求有关部门按时予以督促。人事考核监督部门可以以此为依据对工作全程进行监督和督促，还可以在工作不力时通过抄报或密报向上级予以反映，请求上级的支持。由于行政工作往往存在部门配合的问题，部门配合中容易出现部门间的推诿扯皮情况，因部门间工作配合影响工作进度， 这就要求对工作时限的严格控制和要求。使用电子邮件恰好可以减少推诿塞责情况的发生，使用电子邮件安排工作进度，可以将工作内容和时限向全体相关人员公开布置，部门间参与人员间相互监督，由于部门间衔接造成的问题可以通过向本部门和相关部门的领导同时抄送和密送予以上报，及时引起领导重视，协调解决相关问题。（二）提高通知、反馈工作质量和效率针对在工作中出现的通知、文件传达、意见反馈不能及时接收和反馈的问题。电子邮件可以利用回复功能，解决工作通知、安排和反馈中的效率问题。在工作中，会议、工作安排经常使用电话、腾讯QQ、微信、纸质或内网文件进行通知，对方收到与否不论，还不便于统计。经常会出现通知与否无法确认，很多通知明明已送到或者电话、QQ通知过，当事人忘记的情况。办公室工作尤其繁杂，大量行政工作需要审阅、转办或回复，上报和下发文件使用纸质介质效率低、时间长，现在大量使用的内网电子文件节约了行政资源，提高了行政效率，但经常会出现下级未及时接收阅办落实的情况。据笔者粗略统计，作为省工商局的一个处级事业单位，每年收到的需要回复、上报或者转发的各级文件、通知就有200多种（这应该还是收到文件较少的单位，据县级局反映他们每年会收到不少于1500多份文件和通知），用纸质文件书面回复上报的工作量可想 而知。只要统一使用了电子邮件系统并制订了使用规则，使用电子邮件系统发送通知和文件可以保证按时通知并及时获得情况反馈，尤其是可以非常容易的解决会议通知的信息反馈问题，可以方便的针对特定人员发送不同内容的通知。在行政管理工作经常出现的征求意见、情况调查反馈等工作中，需要征求同级和相关部门的意见，以往需要用纸质文件或内网通知相关单位后，还需要专人电话提醒和督促落实，无疑增加了人力物力成本。而电子邮件系统的应用会使这个过程无比简单：发送邮件一收到自动回复（确认收到邮件）一意见回复。（三）解决信息保存、收集、追溯的问题针对人事或者纪检监察部门工作考核和追责中资料不能主动收集，原始资料需要被考核方或被调查方主动上报的情况。电子邮件具有可便于保存，可追溯（即使删除依然可以查到留底）；邮件时间和发送地址（IP）—目了然的特点。可以使考核和追责资料收集由被动变为主动，便于工作绩效定量化考核和责任追究，尤其是相关工作的旁证资料的收集变得及其简单。在年终考核工作中，很多单位或者个人的工作数量难以统计，只能按照估算或者上报数统计，有了专用的电子邮件系统，主要工作通过邮件传递，年终统计考核一目了然，每年的工作数量情况有了数据上的支持。尤其是通过对电子邮件数确定工 作数量对人员进行考核可以倒逼人员的工作积极性，使其“要我干”工作变为“我要干”工作。由于有了邮件系统这个管理工具，工作中每个环节有了切实可靠的数据支持，工作中的延误、失误、错漏等情况一目了然，便于出现问题的事后追责。尤其适合第三方对单位和个人的评估考核。（四）邮件管理系统可以取代小型信息管理、审批系统和小型会议邮件系统的可追溯和可保存、发送多媒体音像资料的特点，决定了邮件管理系统可以取代小型信息管理审批系统和小型会议，可以实现办公自动化0A系统的大多数功能。在以往的行政管理和行政审批过程中，往往一项或一类工作就要建立一个审批或者管理系统，很多系统并不依赖系统数据，只是单纯的行政业务审批流程和传递系统，这些系统只是为了规范审批或管理环节而生的，其实利用电子邮件按照程序传递完全可以替代这些信息管理和审批系统，而且信息保存的时效更长，更便于追溯。同时，由于这种替代性,行政人员不必再去学习相关的信息审批系统，减少了培训环节，简化了工作程序。利用电子邮件的多媒体属性，一些小型的电视电话或者普通会议也可以用邮件系统来替代，不需要集中人员统一开会， 只需要在电子邮件中观看学习并按要求及时回复即可。这样，节约了行政成本，也可以适当扩大会议传达的范围和规模，而且可以更为充分的讨论和征求各方意见。（五）电子邮件系统传输和保存的便利优势可以节约行政成本使用邮件系统办公，减少交通和会议成本，减少了各类系统开发成本，减少了各部门间推诿扯皮和工作摩擦，很多工作一目了然，考核和评测也变得简单。在必不可少的普通会议上，还可以借助手机、电脑、平板等工具用电子邮件替代普通纸质文件资料，节约行政成本，也起到了保护环境的作用。使用了邮件系统的代理服务器，还可以不需要物理介质把内网和外网信息实现交换，保护内网的安全性；可以实现移动办公，全天候处理公务，不会因为出差外出延误信息传递、申报或审批工作。（六）方便内外联络，提升公众形象使用单位电子邮件系统邮箱方便与工商系统内外的沟通。设置统一的单位电子邮箱，对内可以传递内部文件和资料，对外方便接收和处理投诉信息，并可以此开展对外宣传。单位和个人信箱统一以单位域名为后缀，具有鲜明统一的特点，提升单位公众形象。由于邮件的电子媒介属性，可大量长期保存信息，而且便于回复。在工商系统内部信息传递中，可以作为单位系统内部 信息传递平台和资料站使用；在接受投诉举报中使用电子邮件，可以比电话、QQ、微信接受更多的信息，还可以过滤无效信息，减少骚扰和回避举报人情绪带来的问题，可以方便的回复、处理，并保存投诉举报信息和处理回复情况。（七）对比其他电子媒介传递工具，专用电子邮件系统具有的优势1、安全保密优势。使用其他电子媒介传递信息存在着严重的网络安全和保密隐患，专用电子邮件系统可以解决保密和信息安全问题。现在我们经常使用的u盘、腾讯QQ、微信、免费或公用电子邮件等电子媒介，由于其公众属性，信息极易泄漏，其安全性无法得到保障。美国总统候选人希拉里就是由于使用个人电子邮箱发送工作电邮造成泄密隐患而在总统竞选中败北的。因此，具有高度保密性的专用电子邮件系统是单位办公的首选。2、信息存储优势。无论是与腾讯QQ、微信和U盘相比,电子邮箱可以长时间大量存储信息，而且信息易于追溯，不会因为硬件损坏而受到影响。邮箱还可以作为个人小型网络资料库使用。（八）利用电子邮件系统的特点，构建节点化网格化行政管理系统利用电子邮件系统的特点，工作人员节点化，工作联络网格化，行政管理系统可以形成金字塔型的网格化行政机构。当 每个工作人员作为一个节点接入网络的时候，我们的工作连接就实现了多层次全网络的沟通，尤其是在行政管理过程中，原本金字塔型的管理机构中实现全节点或部分节点网格化沟通，这样会大大提高行政工作效率，而且可以利用这种网格化的电子邮件系统实现对每个相关工作人员的监督，提高每个节点的工作效率，从而大大提高工作效能。四、电子邮件系统的建设和使用要求（一）软硬件要求和成本估算专用电子邮件系统一般选择租用或者自建这两种方式。最简单的租用电子邮件系统前期投入最低，以腾讯企业邮为例，50人以下的邮件系统免费，但邮箱空间有限。企业邮箱专业版提供500个邮箱的邮件系统每年收费50000元，提供无限邮箱空间和一系列增值服务内容，应该比较符合中小型单位的使用。但租用的邮件系统有其缺陷：系统管理权限受限，数据管理和扩容受限，删除的邮件只能在一定期限内恢复，数据安全只能得到相对的保证；系统不具有扩容能力、拓展性不强，无法实现电子印章和内外网隔离连接等功能。自建电子邮件系统尤其适合专业性较强的行政管理系统统一组建，节约成本，也方便统一的地址分配、使用和后期管理。自建电子邮件系统投入较高，需要购置专用服务器和存储设备，邮件系统软件按照节点收费（以Corem订为例1000个邮箱节点的软件费用就需要20万元），还要配置专门的邮件系统管理人 员，初期最小投资就需要数十万元，适合大型单位使用。自建邮件系统保密性强，拓展性好，可实现内外网通过代理服务器连接。（二）需要要求顶层领导重视，尤其是制定工作邮件管理的相关规定整个组织使用电子邮件作为日常沟通手段，必须得到整个组织顶端一也就是单位领导的足够重视，从组织顶端规定邮件必须在限定时间内回复，并制定相关的邮件管理规定，规定回复时间，发送级别，转发、抄送、密送的相关发送规定，工作邮件的使用范围和违反处罚等工作要求。如果没有这些相关规定和要求，或者邮件系统得不到足够的重视，相关规定不能得到落实，邮件系统就不能实现其系统功能，也 就不能起到提高行政效率的应有作用。例如：陕西省质量技术监督局2016年底部署了一千节点的自建电子邮件系统，但由于没有给予足够的重视，电子邮件系统没有发挥应有的作用，基本处于闲置状态。（三）电子邮件不是简单的通讯工具，必须对工作人员进行相应的培训才能充分发挥其功能由于使用电子邮件处理行政工作具有一定的技巧，工作人员必须对这种使用技巧具有一定的了解，才能充分发挥其功能，进而提高行政工作效率。（相关技巧内容较多，在本文第三部分中已经进行了比较详细的介绍，在此处不进行进一步讨论）五"陕西省工商和市场监管系统自建邮件系统刻不容缓据笔者了解，国家工商总局委托Turbomai1自建了邮件系统，陕西省人民政府办公厅、陕西省食品药品监督管理局、陕西省质量技术监督管理局都委托Coremail自建了邮件系统，在办公自动化方,我们工商局这个最大的市场监管部门已经走在了其他单位的后面。2017年9月200,公安部、工业和信息化部、国家保密局印发了《党政机关事业单位和国有企业互联网电子邮件系统安全专项整治行动方案》，拟于2017年10月到2018年12月在全国范围内组织开展党政机关、事业单位和国有企业互联网电子邮件系统安全专项整治行动。这次活动将对全国党政机关事业单位和国有企业互联网电子邮件使用和系统安全进行一次集 中的排查。而我们省的工商和市场监管系统还在使用公共邮箱和QQ等即时通讯手段作为工作的主要电子通讯手段，这也是这次活动整治的一个方面。从网络信息安全来说，自建邮件系统也是摆在我们面前的一项迫切工作。电子邮件的使用能够改变我们以往工作中的一些痼疾，尤其是能够解决机关办公室工作中现存的很多琐碎细小而又严重困扰我们工作的问题。因此，使用电子邮件系统对行政管理工作来说刻不容缓。