会议管理培训课件( PowerPoint 71页) 73页

第十一章会议管理学习目标重点难点职场经验职场忠告主要内容实践课堂第一页，编辑于星期五：十七点二十一分。 【学习目标】一、知识〔一〕熟悉会议的种类、会议程序、会议接待的流程〔二〕熟练掌握会议记录和会后整理的方法二、技能〔一〕会前准备工作〔二〕会议进行中的本卷须知〔三〕会后整理第二页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔一〕会前准备工作〔二〕会议进行中的本卷须知〔三〕会后整理第三页，编辑于星期五：十七点二十一分。 【职场经验】2分钟阅读时间3分钟表演主要人物：赵刚、小王、工作人员甲、乙、丙、丁分组讨论：5分钟会议为什么失败？换个角度思考：哪里的错误能纠正要求：记录讨论过程和结果第四页，编辑于星期五：十七点二十一分。 【职场忠告】高效率会议应具备的特征是：在绝大多数与会者感到满意的情况下，以最短的时间实现会议目标。这个特征有三个关键要素：实现目标、时间、与会者满意。第五页，编辑于星期五：十七点二十一分。 主要内容第十一章会议管理第一节会议的种类第二节会议筹划第三节会议议程和通知第四节会前准备第五节会议记录和会议纪要第六节如何对待会议中的意外情况第六页，编辑于星期五：十七点二十一分。 第一节会议的种类一、按开会的不同方式区分会议的种类二、企业的会议第七页，编辑于星期五：十七点二十一分。 一、按开会的不同方式区分会议的种类表11-1第八页，编辑于星期五：十七点二十一分。 二、企业的会议常规会议特种会议专业会议表11-2第九页，编辑于星期五：十七点二十一分。 【本节任务训练】米尼公司将举办职工代表大会，小组讨论这属于哪一种会议。第十页，编辑于星期五：十七点二十一分。 第二节会议筹划一、会议目标二、会议流程第十一页，编辑于星期五：十七点二十一分。 一、会议目标1.让团队成员献计献策、会聚集体的智慧。2.向团队成员宣布消息、说明情况。3.确定具体的行动方案。4.明确各自的角色和所需承担的责任。5.协调大家的意见、做出组织决策。第十二页，编辑于星期五：十七点二十一分。 二、会议流程〔一〕会前准备工作〔二〕组织开会工作〔三〕会后整理工作第十三页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔一〕会议前准备工作1.确定会议主题。2.确定会议时间、地点、领导、主持人、记录员、参会人员、所需物品。3.拟定会议通知、议程、演讲稿、收集相关信息资料，如果不需保密可发送给每个参会人。4.制订会议纪律〔包括不准迟到、早退、不准带入会场的物品、禁止事项、调成静音、到会人服装要求等〕。5.申请会议场地，并布置会场和清扫、饮食等相关的各项准备工作。6.发布会议消息：通知参会人会议主题、时间、地点、主持人、议程和会议纪律，落实外部参会人员接送、食宿、演讲、会见、礼品等事项。7.会议组织人于会议当天提前到达会议场地，最后一次检查会议装置和各项准备工作情况。第十四页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔二〕组织开会工作1.参会人员签到，检查人员是否到齐，提醒调为静音、不得在会场吸烟等事项。2.维护会议秩序和平安。3.控制会议进程，对影响进程的事项提醒主持人加一制止，或对议程做适当调整。4.为会议提供效劳，包括饮料、茶歇、路径指引、医疗效劳等。5.会议记录，包括录音、录像、照相。6.其他事项。第十五页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔三〕会后整理工作1.整理会议记录，根据会议记录撰写会议纪要。2.领导审批会议记录、会议纪要。3.下发会议纪要到各参会人，参会人执行工作。4.会议记录存档。第十六页，编辑于星期五：十七点二十一分。 【本节任务训练】小组合作：召开一个会议议题：讨论“关于办公室平安隐患的防范方法〞设计：会议的流程第十七页，编辑于星期五：十七点二十一分。 第三节会议议程和通知一、设计会议议程二、派发通知第十八页，编辑于星期五：十七点二十一分。 一、设计会议议程〔一〕会议议程的内容〔二〕安排会议议程的原那么〔三〕安排会议议程的步骤第十九页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔一〕会议议程的内容1.会议名称；2.会议期望的目标或结果；3.会议时间、地点及食宿情况；4.参会人员名单及联络方式；5.分组情况；6.会议主持人；7.会议所要讨论的每一个议题、相应的负责人和时间安排；8.有关会外活动安排、返程定票、机场、车站、码头接送等事宜；9.任何外来参加者的姓名和角色。第二十页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔二〕安排会议议程的原那么1.依照议题的轻重缓急安排先后顺序2.标明每一个议题的起止时间3.要求与会者预先思考所要讨论的问题第二十一页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔三〕安排会议议程的步骤1.列出需要讨论的所有议题；2.依照轻重缓急的程度安排先后顺序；3.给每一项议题分配适宜的时间；4.补充其他信息包括会议的名称、目标、时间、地点、负责人、联络人、交通、食宿、要求等；5.将议程初稿分发给与会者完善。第二十二页，编辑于星期五：十七点二十一分。 【案例11-1】会议议程表表11-3第二十三页，编辑于星期五：十七点二十一分。 二、派发通知〔一〕会议通知的内容〔二〕会议通知送达时间第二十四页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔一〕会议通知的内容1.开会的时间〔包括日期及起止时间〕；2.开会地点〔如果开会地点与会者不熟悉，那么应附上确切的位置图及交通路线图〕；3.会议的目标；4.参会者须事先准备的事项；5.其他参会者的姓名。第二十五页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔二〕会议通知送达时间1.提前一周送达。2.开会前两、三天再次提醒。【案例11-2】第二十六页，编辑于星期五：十七点二十一分。 【本节任务训练】米尼公司在最近招聘技术人员15名，公司总经理要求进行一次新员工入职欢送会。要求：写出会议议程和会议通知。第二十七页，编辑于星期五：十七点二十一分。 第四节会前准备一、选择恰当的时间二、选择适宜的地点三、预算经费开支四、布置会场第二十八页，编辑于星期五：十七点二十一分。 一、选择恰当的时间〔一〕预留充分的准备时间〔二〕确保决策者出席的时间〔三〕需要快速得出结论的会议不容拖延〔四〕考虑会议召开期间的自然因素〔五〕严格控制会议时限第二十九页，编辑于星期五：十七点二十一分。 二、选择适宜的地点〔一〕会议地点的选择要素〔二〕会场考察第三十页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔一〕会议地点的选择要素1.会议地点应与会议目的相适合；2.考虑会议费用预算；3.选择适度舒服的环境；5.交通要便于与会者抵达会场；6.优良的视频、音频效果必不可少。第三十一页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔二〕会场考察第三十二页，编辑于星期五：十七点二十一分。 三、预算经费开支会议经费包括场地租赁、设备租金、资料、食宿、交通、娱乐活动、其他经费等工程开支。第三十三页，编辑于星期五：十七点二十一分。 四、布置会场〔一〕会场布置类型〔二〕会场布置中座位的编排〔三〕环境控制第三十四页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔一〕会场布置类型礼堂式〔剧院式〕教室式〔课堂式〕弦月式〔研讨式〕方形中空式〔口字形〕马蹄形或“U〞形宴会式鸡尾酒式T形E形多U形第三十五页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔二〕会场布置中座位的编排环绕式散座式圆桌式方桌式主席台式主持人、主人和主宾安排在一起就坐主席台必须排座次、放座次牌第三十六页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔三〕环境控制表11-5会议准备事项表第三十七页，编辑于星期五：十七点二十一分。 【本节任务训练】设计新员工入职欢送会的会前准备工作内容。由小组合作完成要求记录所有讨论的经过第三十八页，编辑于星期五：十七点二十一分。 第五节会议记录和会议纪要一、会议记录二、会议纪要三、会议记录和会议纪要的平安保密第三十九页，编辑于星期五：十七点二十一分。 一、会议记录〔一〕记录人员〔二〕会议记录的准备〔三〕会议记录的根本要求〔四〕会议记录的内容〔五〕会议记录和会议文件的整理第四十页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔一〕记录人员反响快写字快知识面广〔能清楚专业术语〕记忆力特别强组织、倾听、总结能力强第四十一页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔二〕会议记录的准备1.准备会议记录的用品和设备2.了解会议的细节3.了解会议的术语4.阅读会议议程和相关文件5.记录齐全议程开始前的根本信息第四十二页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔三〕会议记录的根本要求1.标准2.全面3.整洁第四十三页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔四〕会议记录的内容1.真实记录会议所执行的各项议程和内容2.准确、清楚、完整地记录会议结论、决定、决议及其他重要问题第四十四页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔五〕会议记录和会议文件的整理1.整理会议记录和会议文件的时间要求2.会议记录整理的标准和要求3.会议文件的整理第四十五页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔五〕会议记录和会议文件的整理1.整理会议记录和会议文件的时间要求〔1〕根据会议领导的要求确定时间。〔2〕根据会议的具体情况确定时间。〔3〕根据单位的规章制度确定时间。〔4〕根据档案管理规定确定时间。〔5〕除了上述四种情况之外的会议记录和会议文件的整理时间，应该在会议结束后一周内完成。第四十六页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔五〕会议记录和会议文件的整理2.会议记录整理的标准和要求〔1〕会议记录格式的整理。〔2〕会议记录文字整理。〔3〕会议内容的整理。第四十七页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔五〕会议记录和会议文件的整理3.会议文件的整理〔1〕会议准备阶段形成的文件〔2〕会议举行过程中形成的文件〔3〕会后形成的文件第四十八页，编辑于星期五：十七点二十一分。 二、会议纪要〔一〕会议纪要的特征〔二〕会议纪要的标题〔三〕会议纪要的开头〔四〕正文局部的写作的要领与方法〔五〕结尾局部〔六〕会议纪要的印发第四十九页，编辑于星期五：十七点二十一分。 二、会议纪要〔一〕会议纪要的特征1.纪实性。2.概括性。3.条理性。第五十页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔二〕会议纪要的标题1.会议名称加纪要如：××钢铁集团工会工作会议纪要2.把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似文件标题式的。如：关于加强质量管理工作座谈会纪要第五十一页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔三〕会议纪要的开头1.会议召开的形势和背景；2.会议的指导思想和目的要求；3.会议的名称、时间、地点、参会人员、主持者；4.会议的主要议题；5.对会议的评价。第五十二页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔四〕正文局部的写作的要领与方法1．要从会议的客观实际和具体内容出发，抓中心，抓要点。2.概括写作要如实反映情况。〔1〕必须概括会议的共同决定，反映会议的全貌。〔2〕凡没有形成一致意见的问题，那么需要分别论述并写明分歧之所在。3.眉目清楚。常用“会议认为〞、“会议指出〞、“会议强调〞、“与会人员一致表示〞等词语，做为段落的开头语。4.引用性文字，必须忠实于发言原意，不能篡改5.决议事项〔1〕小型会议，侧重于综合会议发言和讨论情况，并要列出决议的事项。〔2〕大型会议内容较多，正文可以分几局部来写。〔3〕常见的有三种：概括表达式、分列标题式、发言记录式。6.会议纪要必须确保会议纪要的使用者能够正确理解会议的宗旨和意图，正确的执行会议的结论、决定、决议，以推动会议要求事项的顺利进行第五十三页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔五〕结尾局部提出号召和希望。根据会议的内容和纪要的要求：以会议名义向本地区或本系统发出号召，要求认真贯彻执行会议精神；突出强调贯彻落实会议精神的关键问题；对会议做出简要评价，提出希望和要求。第五十四页，编辑于星期五：十七点二十一分。 〔六〕会议纪要的印发会议纪要是文书1.会议纪要是以领导人签发为生效标识。2.会议纪要的印发范围，是由单位领导确定的。3.会议纪要可以多向行文。第五十五页，编辑于星期五：十七点二十一分。 三、会议记录和会议纪要的平安保密〔一〕会议记录的保密〔二〕会议纪要的保密第五十六页，编辑于星期五：十七点二十一分。 三、会议记录和会议纪要的平安保密〔一〕会议记录的保密1.不对会议之外的任何人透漏会议内容；2.会议记录本，要专人专柜保管。会议记录本必须保管在专用、加锁的文件柜或办公桌抽屉里。记录本不使用时，存放记录本的文件柜或办公桌抽屉必须处于锁闭状态。存放会议记录本的文件柜或办公桌抽屉门锁的钥匙，专人保管。3.未经主管领导批准，不得给任何人翻阅会议记录本。4.会议记录，要按机密档案管理的要求及时送入档案室保管。5.重要例会，如党委会议、董事会议、经理办公会议等应设置专职记录员。第五十七页，编辑于星期五：十七点二十一分。 三、会议记录和会议纪要的平安保密〔二〕会议纪要的保密1.正确把握会议纪要写作的保密尺度。2.对参与印发会议纪要人员进行保密教育，宣布保密纪律，明确提出防泄密的要求。3.严格控制发放范围。4.严格履行领取文件的手续。5.加强对使用纪要单位和人员的保密教育、检查和管理，确保会议纪要涉密事项不外传、不泄漏。6.如发生会议纪要丧失、被盗或泄密事件，应立即报告领导，采取措施，及时追查，设法补救。第五十八页，编辑于星期五：十七点二十一分。 【本节任务训练】以“关于办公室平安隐患的防范方法〞为主题开会，并做会议记录，制成会议纪要。第五十九页，编辑于星期五：十七点二十一分。 第六节如何对待会议中的意外情况一、针对意外的与会者的对策二、主持人的守那么与责任三、参会者的守那么与责任四、面对冲突时人们的反响第六十页，编辑于星期五：十七点二十一分。 第六节如何对待会议中的意外情况阅读【案例11-3】分组进行角色扮演：“蝉〞、“鲨鱼〞“兔子〞、“驴〞、“螃蟹〞分析案例中的人物，比照会议经验，学习当主持人，控制会议中的各种情况第六十一页，编辑于星期五：十七点二十一分。 一、针对意外的与会者的对策表11-6五种类型的意外处理方法第六十二页，编辑于星期五：十七点二十一分。 二、主持人的守那么与责任〔一〕营造和谐气氛〔二〕按照议程进行〔三〕正确总结讨论内容〔四〕引导发言者解释令人困惑的发言〔五〕帮助与会者理清不暇思索的想法〔六〕尊重别人，防止会中已经一边倒的情况〔七〕减少与议题无关的争辩和讨论〔八〕保持中立态度第六十三页，编辑于星期五：十七点二十一分。 三、参会者的守那么与责任〔一〕参会者守那么1.认真准备2.中全情投入奉献自己的创意与意见3.以解决问题为己任4.开发心态，摒除部门之见5.尽可能多地获取信息6.耐心聆听，尊重他人意见7.勇于发言，不搞人身攻击8.不隐恶扬善，言之有物9.防止不当的肢体语言10.会后总结〔二〕参会者的责任。第六十四页，编辑于星期五：十七点二十一分。 四、面对冲突时人们的反响〔一〕暴力型〔二〕迁就型〔三〕回避型〔四〕协作型〔五〕妥协型第六十五页，编辑于星期五：十七点二十一分。 【本节任务训练】写一篇600字的短文，说明面对会议中的冲突作为主持人你是如何处理的。第六十六页，编辑于星期五：十七点二十一分。 【实践课堂】一、任务模块你受雇于一家大型制造公司――米尼公司，组织一个大型会议。〔一〕会议目的1．决策性会议；2．交流性会议。〔二〕参会人员范围：1.单位内部；2.单位外部第六十七页，编辑于星期五：十七点二十一分。 二、目的和要求目的：培训和检验完成会议记录和撰写会议纪要的职业能力，要求：掌握与以下职业能力相关的知识和操作要领：1.根据会议要求充分准备进行会议记录的用品和必要的设备。2.阅读会议议程和相关文件，力求对会议内容和有关术语有一定了解。3.按照标准的会议记录格式和会议的要求记录齐全议程开始前的根本信息。4.根据会议要求，真实记录会议所执行的各项议程和内容。5.准确、清楚、完整地记录会议结论、决定、决议及其他重要问题。6.在会议结束后认真查看记录和签字，并及时请会议主持人审阅签名。7.按照会议要求在规定的时间内整理会议记录及其他会议文件，并归档备存。8.按照会议要求和会议纪要格式在规定的时间内编制会议纪要。9.对会议提出的要点和要求准确地表述在会议纪要中，以便于指导和推进会议决定的事项。10.在会议记要经过会议领导审阅批准后，在规定的时间内印发给指定的范围。11.按照会议要求或单位规定确保会议记录和会议纪要的平安和保密。第六十八页，编辑于星期五：十七点二十一分。 三、模拟现场设计〔一〕所需场地模拟标准会议室1间；模拟物品存放室1间〔二〕所需设备、器材、物品〔三〕模拟与会人员〔四〕模拟现场的设置要求〔五〕模拟会议记录和会议纪要步骤第六十九页，编辑于星期五：十七点二十一分。 四、完成任务后每个人需要提供的工作成果〔一〕提交一份近期召开的有主持人签字的会议记录〔二〕一份由上述记录整理出来的会议纪要。第七十页，编辑于星期五：十七点二十一分。 三、完成任务后每个人需要提交的工作成果〔一〕提交一份近期召开的有主持会议领导签字的会议记录〔含视听记录〕〔二〕一份由上述记录整理出的会议纪要第七十一页，编辑于星期五：十七点二十一分。 1、了解面对逆境，远比方何接受顺境重要得多2021/9/1213:15:3413:15:341:15:34PM。九月-21九月-21Sunday,September12,20212、一般的伟人总是让身边的人感到渺小Sunday,September12,20211:15:34PM9/12/20211:15:34PM13:15Sep-21。13:15:3413:15:3413:159/12/20211:15:34PM3、13:15Sep-2112-Sep-214、昨天是张退票的支票12-Sep-211:15:34PM13:1513:15:3413:15:3413:15Sunday,September12,20215、积极人格的完善是本，财富确实立是末12-九月-21。九月-21九月-2113:15:3413:15:34September12,20216、昨晚多几分钟的准备9/12/20211:15:34PM12九月20211:15:34下午13:15:34九月-217、每一发奋努力的背，必有加倍的赏赐1:15:34下午九月211:15下午九月-2113:15September12,20218、业余生活要有意义，不要越轨。2021/9/1213:15:3413:15:3412September20219、要及时把握梦想，因为梦想一死9/12/20211:15:34PM。1:15:34下午1:15下午13:15:34九月-2110、一个人的梦想也许不值钱，但一个人的努力很值钱。9/12/20211:15:34PM13:15:3412-九月-2111、在真实的生命里，每桩伟业都由信心开始，并由信心跨出第一步。9/12/20211:15PM9/12/20211:15PM九月-21九月-21谢谢大家第七十二页，编辑于星期五：十七点二十一分。 1、每一个成功者都有一个开始。勇于开始，才能找到成功的路2021/9/1213:15:5813:152、成功源于不懈的努力，人生最大的敌人是自己怯懦。13:15:5813:15:5813:159/12/20211:15:58PM3、每天只看目标，别老想障碍Sunday,September12,2021。九月-2113:15:5813:15Monday,July19,202112-Sep-214、宁愿辛苦一阵子，不要辛苦一辈子1:15:58下午。13:15:5813:15:5813:15Sunday,September12,20215、积极向上的心态，是成功者的最根本要素13:15:58。九月-21九月-2113:15:5813:15:58September12,20216、生活总会给你另一个时机，九月-211:15:58PM1:15:58下午13:15:58九月-217、人生就像骑单车，想保持平衡就得往前走21:19:48九月-2113:15September12,20218、业余生活要有意义，不要越轨。2021/9/1213:15:5813:15:5812September20219、我们必须在失败中寻找胜利Sunday,September12,2021九月-2110、一个人的梦想也许不值钱，但一个人的努力很值钱。9/12/20211:15:58PM13:15:5812-九月-2111、在真实的生命里，每桩伟业都由信心开始，并由信心跨出第一步。9/12/20211:15PM9/12/20211:15PM九月-21九月-21谢谢大家第七十三页，编辑于星期五：十七点二十一分。