会议管理制度2.doc 10页

文件类别：制度文件文件版本：文件编号：投资有限公司会议管理制度（草案）1 标题：会议管理制度版本：V1.0修正履历修改次第修改页修改条款修改说明编订者审定者批准者生效日期0初次制订管理部2005/1投资有限公司文件编号： 标题：会议管理制度版本：V1.01.目的为及时研讨处理集团和各子公司经营管理中存在的问题，明确工作方向和提高工作效率，协调集团和子公司、子公司之间以及公司部门之间的工作，保证集团公司和子公司的管理和经营决策的贯彻到位，特制定本制度。2.适用范围适用于投资有限公司及下属各子公司的各类会议管理。3.职责公司会议的准备、组织、安排和控制。4.特殊说明无5.具体条款5.1总则会议的召开本着精简、高效、注重效果的原则进行。5.2公司会议的分类公司会议按性质分类，归纳为四类：a.集团公司级会议：是指集团高管决策层会议，高管层召集或主持的和子公司高管层之间的会议，集团总部管理人员会议，以及集团全体员工会议等。主要包括：每月的集团总裁办公会、年度工作总结计划会议、重大经营活动决策会议（不定期）、每周的集团总部管理会议、以及集团年度大会等。b.公司级会议：是指子公司高管决策层会议，高管层召集或主持的会议和全公司管理人员会议等。主要包括：每周的总经理办公会、每月的经营活动总结分析会议、年度工作总结计划会议、以及和集团总部或其他子公司的业务协调会议（不定期）等。c.专题会议：是指公司层级的对公司管理、业务等产生决策性指导的综合会议，由主管部门负责组织。主要包括：具体业务总结分析会、管理技术研讨会、投资项目评审会等。d.部门工作会议：主要包括各职能部门单独召开的工作会议。此类会议由各部门的负责投资有限公司文件编号： 标题：会议管理制度版本：V1.0人定期或不定期召集并主持，必要时，可邀请公司高管层领导参加或列席。主要包括：每周的部门经理会议、部门日常工作会议、部门年度总结和计划会议、以及部门协调会议（不定期）等。a.公司业务会(如联营洽谈会，客户座谈会等)一律由人事行政部受理安排，有关业务对口部门配合。b.其他会议。以上未包括的与公司相关的其他临时性会议，一律由人事行政部统一安排。1.2例会管理公司例会主要有:集团、公司和部门的各类年度会议、月度会议和每周例会。1.2.1集团全体员工大会由集团全体员工参加（暂定）的关于集团整体经营状况总结和对下年度集团目标宣导的年度会议。一般定于农历新年前召开（具体时间另定）。主要内容包括：本年度经营状况总结；下年度计划安排；集团战略策略的宣讲；重要集团决策的发布等等。1.2.2年度工作总结和计划会议主要有集团年度工作总结和计划会议，（子）公司年度工作和计划会议和部门年度工作和计划会议。主要是对全年的工作进行年度的回顾和总结性分析，以及对下年度的工作计划的制定和具体工作的安排等。时间一般定于每年12月召开。主要内容包括：a．各子公司（部门）年度业务经营状况的汇报、分析和总结。b．各子公司（部门）经营管理状况的汇报。c．各子公司（部门）下年度工作计划和预算的讨论和商定。d．各子公司（部门）间下年度相关工作的协调的安排。e．集团（公司）重大事项的商讨、决策。f．集团（公司）下年度重点工作的具体安排和推进控制计划。年度公司总结和计划会议需有序进行。子公司的会议内容必须在集团会议决策内容的指导下，而部门的会议内容也需在公司会议决策内容的指导之下。1.2.3月度工作会议投资有限公司文件编号： 标题：会议管理制度版本：V1.0主要有每月集团总裁办公会和子公司每月的经营活动分析会议。集团总裁办公会主要是对上月的各子公司的经营状况进行分析和总结，并对下月的重大经营事项进行讨论决策和做出布置安排。参加人员包括集团总部和各子公司的高管层人员。一般于每月的最后一个工作日召开。主要内容包括：a.当月各子公司经营状况的汇报、分析和总结。b.下月各公司重点工作的具体布置和安排。c.集团公司重大业务、管理事项的讨论和决策。d.各子公司间业务关系和资源的协调和优化配置。子公司每月的经营活动分析会议主要是由公司总经理主持的关于具体业务开展情况的分析和下月业务工作计划安排的会议。参加人员包括公司的各部门经理等高管层人员。一般于每月的最后一周召开（具体时间由总经理决定）。主要内容包括：a.当月业务经营状况汇报、分析和总结。b.下月业务开展情况预期。c.下月重点工作的具体安排。d.重大业务经营决策的发布。e.部门间关系的协调和统合。1.1.2每周例会主要有每周的集团总部管理会议、每周的公司总经理办公会议和每周部门经理会议。每周的集团总部管理会议主要是由集团总裁主持的关于集团总部一周工作布置的会议。由集团总部各职能部门经理参加。一般于每周的周一上午召开。主要内容包括：a.上周工作回顾。对重点工作进展情况进行分析报告。b.本周工作计划和进度控制汇报。c.重点工作的推进布置安排。d.集团总部对子公司间，以及集团部门间的相关事宜的协调。投资有限公司文件编号： 标题：会议管理制度版本：V1.0a.集团重大决策的发布。公司总经理办公会定于每周一上午召开，由公司总经理主持，出席人员主要有各部门经理和项目主要负责人，其它人可根据会议需要列席。主要内容包括：a.各部门业务汇报。分析上周的工作状况，对工作重点和工作进展进行分析，并递交相关的书面报告。b.各部门对本周工作的主要计划和进度控制的汇报。c.对跨部门的事宜进行相关的协调。d.总经理就相关业务情况进行通报和工作的具体布置。e.研讨公司的重要决策和管理制度、政策等，并作出决议。每周部门经理会议每周至少召开一次，具体时间自定，由部门负责人主持。会议的主要内容包括：a.部门业务总结。分析上周的工作状况，对工作的具体内容和重要问题进行分析。b.部门员工对本周的工作的主要安排和计划的汇报。c.对本部门重大问题的商讨解决，提出具体方案。d.部门经理就本部门工作进行通报和进一步工作的具体布置。1.2其它会议1.2.1临时性会议：主要是非例会性质的，为解决与公司具体运营相关的突发或重大事件而召开的会议。会议由相关的高管层领导或部门负责人召集。会前应通知相关与会人员，会议过程中应做好会议记录，会议后应将相应的会议记录或决策性文件发送到相关人员。主要包括：集团高管决策会议、集团和子公司高管层间的工作会议、重大经营活动决策会议、子公司的业务协调会议、业务总结分析会、管理技术研讨会、投资项目评审会等等。1.2.2公司人员参加公司外各类会议。参加会议人员事前必须向上级主管申报，经批准后才可参加。参加会议后应向主管汇报会议精神。会议汇报一般须用文字形式，重要会议须辅以详细口头汇报。投资有限公司文件编号： 标题：会议管理制度版本：V1.01.1会议的安排1.1.1为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。1.1.2各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开(与会人员不发生时间上的冲突除外)，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。1.1.3定期召开的集团（公司）级会议和专题会议不再下发通知，非定期会议由相关负责人通知人事行政部下发通知。部门工作会议由召集部门负责下发通知。1.1.4会议通知包括：会议的名称、议题、时间、地点、参加人、须带资料以及通知方法和途径。1.1.5会议召开时间和地点如有变动，负责通知部门应提前通知与会人员。1.2会议的准备1.2.1所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别作好有关准备工作(包括拟好会议议程、提案、主持人、记录人、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案，落实会场，备好相关会议用品，通知与会人等)，并对会议进程做好预测和对策安排。会议准备清单参考附录A。1.2.2会议召集者就议题准备充分的资料、信息，拟就议程及时间分配，确定好主持人及会议记录人。1.2.3与会人员接到通知后，如需发言，就议题认真准备好言简意赅的发言稿。1.2.4会场安排由人事行政部统一安排，使用公司会议室则由人事行政部统一管理。1.2.5会议的前期准备工作由相关的行政人员负责，包括会议场所的布置、所需仪器设备的准备和调试、会前资料的发放等等。1.3会议议程1.3.1会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。1.3.2会议主持人应紧紧围绕议题按照议程主持会议，确保会议总时间不变。1.3.3会议主持人要及时做出结论，及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。1.3.4与会人员均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求简短、切题。投资有限公司文件编号： 标题：会议管理制度版本：V1.01.1会议纪要1.1.1会议的记录工作由会议召集人指定专人负责。会议记录员要在会议进行期间认真记录，对结论性发言做重点记录。1.1.2会议记录员要在会议结束后24小时内整理好原始记录，形成会议纪要，交由主持人签发。1.1.3会议纪要由记录人按主持人的要求送达相关人员。并按公司档案管理的相应要求编号归档。1.1.4会议纪要的写作格式参照附录B。1.2会议考勤1.2.1会议考勤工作由记录员负责，与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前以书面形式请假，紧急情况可以事先口头请假，事后必须补办请假手续。1.2.2与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离席。1.3保密事项1.3.1会议召集者对会议内容的秘密事项的保密工作负总责。重要会议应事先通知做好保密防范措施。1.3.2与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。1.3.3涉及到秘密事项的会议纪要，记录员应在指定场所整理，并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。1.4附则1.4.1本制度自下达之日起实行。1.4.2本制度的解释权、修订权归管理部。2.附录附A:会议准备清单附B:会议纪要参考格式投资有限公司文件编号： 标题：会议管理制度版本：V1.0附A：会议准备清单会议准备清单资料准备人会议议题准备人审核人会前沟通人会议目标是否完成或不定会议议题检查有关议题的通报、立项报告、可行性评估报告等是否完成或不定会议议程确定议题的先后次序，通知相关人员做好发言准备是否完成或不定会议决议草案准备好会议上要通过的决议是否完成或不定可能的反对意见收集各种意见，做好对策是否完成或不定可能的反对人员对反对人员先做好沟通是否完成或不定沟通办法突然的激烈反对，要预置沟通办法是否完成或不定可能的反对证据事先分析其合理性是否完成或不定说服方法和证据预先准备是否完成或不定会议参加和列席人员是否完成或不定可能形成的任务预先准备任务单是否完成或不定任务执行的安排计划预先准备工作计划是否完成或不定其他预备资料清单是否完成或不定备注投资有限公司文件编号： 标题：会议管理制度版本：V1.0附B：会议纪要参考格式会议纪要编号：会议名称会议时间会议地点参会人员缺席人员及理由会议主持人会议记录人会议议题（会议各议题相关发言人准备情况；观点摘要）会议议程（会议进程描述；议题的先后次序；支持和反对的主要论据和观点；通报经营情况的要点等等）形成决议（支持决议的意见综述；反对意见综述；可能的风险和防范机制；退出机制和放弃任务的条件等等）未达成决议（未达成决议的原因；反对意见综述；如何才可以达成决议等等）形成的任务（任务描述；目标；验收标准；考核标准；预算；执行人；督办人；考核人；时间表；工作步骤；控制点等等）纪要起草人纪要审核人下发名单备注投资有限公司文件编号：