《会议管理制度》PPT课件.ppt 21页

上海智富企业发展（集团）有限公司会议管理制度培训课程 目录第一章总则第二章管理内容第三章处理及申诉第四章附则 第一章总则目的为提高上海智富企业发展（集团）有限公司(以下简称：集团)各类会议的效率，规范会议的组织工作和议事程序，特制定本制度。 第一章总则适用范围本制度适用于集团各中心、区域公司、事业部、经理部（项目公司、项目部）（以下简称：成员单位）。各成员单位可根据本制度，结合自身实际情况编制本单位会议管理实施细则，报集团行政人事中心审批后组织实施。集团行政人事中心为集团层面会议的归口管理部门，负责会议的组织和管理；其他单位行政人事部门为本单位会议的归口管理部门。 本制度中的会议主要是指工作例会、员工大会（工作总结会、年会、论坛）及其他由集团组织或各中心、事业部组织的重大事项的专题、专项会议。（召开频率详见表一：会议类型一览表）第二章管理内容--会议类型 会议类型一览表 会议类型工作例会员工大会专题会议指依据约定的惯例每隔一定期限举行一次的会议。主要包括总裁办公会、集团管控高阶例会、集团生产工作例会、集团各中心工作例会、集团业务及职能条线工作例会、成员单位总裁/总经理办公会等。指集团及其各成员单位在生产、经营、管理活动中，对重要的计划、规划、方案、合同、制度流程建设等专题材料，组织有关人员、专家进行评估、论证或审定的会议。专题会议为不定期会议，通常以一案一会为原则。指集团成员单位全体管理人员参加的各类会议。主要包括智富论坛、年会、半年度工作会议、新春茶话会、重要报告及培训等，以及其他重要会议。 工作例会按照具体相关通知要求上报工作总结及计划；行政人事部门根据会议发起单位要求，发布会议通知。如会议需要使用电脑、投影仪、录音笔等设备，由会议组织单位向行政人事或后勤管理部门提出申请，行政人事部门负责落实。会议过程中的茶水供应等服务工作，由行政人事部门安排专人负责。会议组织单位须做好与会人员的落实、会议签到表、会议书面材料、会议纪要等相关工作。0102专题会议由会议组织单位至少提前1个工作日拟定会议内容，将会议内容上传至本单位行政人事部门。会议内容要明确会议基本信息，如：时间、地点、主持人、参加人员、议程、会议要求等，如有内容需在会议中讨论决定的，要在内容中予以注明。行政人事部门负责拟定会议通知并发布；03会议规范—会前准备 会议规范—会议纪律与会人员应在收到会议通知后第一时间向会议组织单位反馈能否参会的准确信息，如需请假应在接到通知后的1个工作日办理请假手续，在征得同意后，指定人员代为参加会议并及时传达会议内容；请假未获批准的，不得缺席会议。会议期间，与会人员须将个人通讯设备调至静音状态，不得在会议室接打电话。在室外接听电话须长话短说（原则上不得超过2分钟），及时回到会议当中，以避免错过会议重要事项；会议期间应保持会场安静，不得喧哗、窃窃私语、各自交流；123 会议规范—会议纪律4会议人员在发言时，其他人员不得打断、或者擅自插言，如有紧急需要沟通的事项，须向主持人示意，由主持人明确表示后方可进行发言；5会议期间，如发表不同意见或建议时须围绕会议主题发言，不讲与会议无关的话题，发言时请注意语言及语气，严禁在会议中出现人身攻击或其他攻击性的激烈言语；6注意会议内容的保密，会议内容需要传达的，通过单位行政人事部门在指定范围内进行传达，严禁擅自传达会议内容；7会议严格按照会议类型的规定时间内结束，无特殊情况，不得超时。 会务管理（一）各成员单位每周五须将本单位下一周会议计划汇总后，报至集团行政人事中心（提交时间为周五下午14时前）。集团行政人事中心将各成员单位会议计划汇总后，报集团总裁审阅。如总裁需要参加某个会议，由集团行政人事中心负责通知相应的成员单位，并做好协调工作。 会务管理--会议纪要1、纪要整理。会议组织单位在会议结束后2个工作日内，应当及时整理会议纪要，并按照会议纪要查阅权限，做好纪要的传阅和报备工作。2、纪要分类。分为A、B、C、D四个等级，该等级由会议主持或与会最高领导确定纪要查阅权限分类A级仅允许各单位总裁/总经理级别查阅B级仅限部门经理（含副经理）以上级别人员查阅C级仅限相关领导指定人员查阅D级全体员工均可查阅 会务管理—会场整理由会议主办部门负责通知行政人事或后勤管理部门及时清理会议现场。 集团总部会议管理（一）需要使用会议室的会议组织单位应在会前通过OA系统按流程申请会议室，将拟召开会议的名称、规格、时间、人数及相关要求提前通知行政人事部门。如需使用信息设备，要联系战略企划中心信息管理部。（二）行政人事部门根据各单位预约的会议申请次序，结合会议时间、规格、人数等因素，进行统筹安排，合理调配，并将确定的会议室地点及时通知会议组织单位。（三）如遇临时或突发情况，造成会议时间和场地冲突，行政或后勤管理部门，应及时通知会议室申请单位，并及时做好协调工作，按照申请会议室的先后时间、会议的重要程度（视参加会议领导级别而定）、缓急（由集团总裁本人或其授权者临时或紧急召开的有集团外嘉宾参加的会议）为顺序来协调会议室。（四）会议组织单位在会前须联同行政人事部门、战略企划中心信息管理部，根据会议需要对相关设备进行配置、调试，如：会议桌椅、电脑设备、视听设备、饮水设施、空调及电话等； 集团总部会议管理（五）会议室应根据具体会议的规格、性质和需要进行环境布置；（六）参加会议的单位及员工，应正确使用并爱护会议室的设施设备，发生问题应及时与行政人事部门、战略企划中心信息管理部联系，不得擅自处理设备故障。与会人员应自觉保持会议室的整洁，不乱丢纸屑、杂物等。（七）会议过程中如需用餐，按照集团工作餐标准提供餐饮。 第三章处理及申诉无故缺席会议且未办理请假手续者，副经理及以上人员扣除1000元；副经理以下人员扣除500元；副经理及以上人员未能参加会议又不指定人员代为参加会议的，扣除300元；一二三四会议期间在会场内吸烟者且不听劝阻的，视具体情况，扣除200-300元参加会议无故迟到者，副经理以上人员扣除200元，副经理以下人员扣除100元；会议期间在会场内接打电话者且不听劝阻的，视具体情况，扣除200-300元； 七八九六五会议中随意喧哗、打断他人发言者，影响会议进行的，视情节轻重情况，扣除300～500元；会议期间发生口角或出言不逊带有人身攻击、恶劣语言者，造成恶劣影响的，扣除2000元；参会人员违反公司保密制度，将会议保密事项外传，情节较轻的，扣除2000-5000元；因其泄密行为给集团造成恶劣影响或经济损失的，终止劳动关系，并视具体情况必要时追究其经济与法律责任；会议组织单位未按要求及时上报会议纪要的，对相关责任人扣除1000元；成员单位未按时间节点上报下一周会议安排汇总表的，对相关责任人扣除500元；第三章处理及申诉 第三章处理及申诉上述（一）至（七）条违反会议规定的行为，由会议组织单位做好记录，并由单位负责人签字确认，形成书面处罚意见，报行政人事部门处理；第（八）、（九）条由行政人事部门考核。以上所有扣款由行政人事部门将书面明细报至本单位财务，从责任人绩效工资或奖金中直接扣除。所扣除的款项均作为集团公益活动经费。 申诉因违反本制度被处罚的，如当事人不服处罚，可在3个工作日内向集团内控审计中心提出申诉。集团内控审计中心，在接到申诉后15个工作日内，对事实情况进行调查了解，根据事实，结合本制度规定，作出维持或撤消处罚决定。 第四章附则本制度自发布之日起施行。原有的相关会议制度与本制度冲突的，参照本制度执行。集团行政人事中心拥有对本制度的最终解释权。本制度由集团行政人事中心起草和修订，经由集团各中心、事业部领导会签意见后，报集团总裁审批后发布； ThankYou!答疑