[推荐]：展会策划操作流程 6页

一、策划阶段（一）项口的选定1（二）寻求支持单位2（三）寻求合作单位2二、实施阶段2（一）广告攻势2（-）招展和组团工作21.寻求支持及协助单位■■建立展览营销网络；32.组织实施的具体工作项目；33.组织实施过程的阶段划分：4三、展后阶段5（-）展后跟踪阶段；5（二）总结阶段；5（三）评估阶段；5我们所有策划行为都要以市场为导向，策划应考虑从两方而入手，一是：营造势力，这里是指利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径,建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最终令H标客户纷纷前来报名参展;二是：以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持和信赖；原则上是应该使80%以上的参展商都达到参展H的，使70%以上的参观商都达到参观效果为标准。一、策划阶段（一）项冃的选定1.执行项目市场调査。根据木地、木区域的教育产业结构、地理位置、交通状况和展览设施条件等特点，首先考虑本区域的优势学科和主导学科，其次考虑重点发展中的学科，再次考虑政府扶持的学科。2.办展资源的整合。办展资源包括：资金、人力、物力（办公设备和通讯工具）以及信息资源和社会资源。信息资源指目标客户的信息量、合作单位的信息量，还有关于该项目的行业、产业的信息量；如：该行业发展趋势、该行业的热门话题、行业的亮点等；社会关系指 与该展览所属行业的主办单位、主管部门的关系；与全国及海外合作伙伴、招展组团代理的关系；还有与各大专业媒体和公众媒体的关系等；1.同行对此项目的反应。同行业是否经营同类的展览项目，特别是本地、本区域，如果有同类项冃的话，就须慎重考虑；2.该项目举办的时间选定。原则上要避开国内外同类展览项目的举办吋间，避免冲突。3.创意命题。项目确定后，展览名称命题需要有创意，而且要抓住行业的亮点和市场的特点，而进行命题。（二）寻求支持单位寻求的目标一行业的政府主管部门、行业的权威协会、具有广泛影响力的行业媒体等。目的是提高展览会的档次、规格和权威性；扩大展览会的影响力，吸引媒体的广泛关注，便于展开新闻宣传和炒作；提高行业号召力，利于纟fl织目标客户参展和目标买家参观；能代表行业的发展状况和趋势；能冇效地形成项n的品牌效应，最终实现可持续发展战略；（三）寻求合作单位寻求的冃标一媒体支持单位：专业性、大众性、权威性等。合作招展（组团）单位：当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构（公司），还有海外的代理机构（国际展）的建立。目的是提高展览会的彫响力，加快信息的有效快速传递；善用资源,优势互补，加快资源整合；最人限度挖掘新客户，壮人参展队伍；最人限度地降低招展成本。二、实施阶段（一）广告攻势宣传的主要方式包括：媒体广告和户外广告。媒体广告：围绕展览不同的卖点和亮点來进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告；除此之外，还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧而传播展览会信息，来进行新闻炒作。户外广告：利用人流量较大的公共场所，如:机场、车站、码头、商业街道和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。其口的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。（二）招展和组团工作如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和纟ft团工作就起到陆战队的作用一攻城略地。主办单位与潜在客户和日标客户之间双向交流信息。它的优势是信息可以渗透 的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。招展和纟ft团工作必须要坚持：一个屮心、两个基本点的原则。一个中心是：以优秀的专业服务得到应有的济经效益；两个基本点是:一是着眼于买家（参观商），二是着眼于卖家（参展商）。我们所有的工作都耍围绕以上原则來开展:1•寻求支持及协助单位-建立展览营销网络;2.组织实施的具体工作项冃；（I）认真做好项目预算。（2）收集可能参展的客户名录，建立信息库。（3）宣传资料的CI设计、制作，及发送调查表、征询表。（4）主办单位打印文件下发。（5）利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）。（6）利用各种媒体做宣传广告（硬广告）。（7）电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。（8）印刷宣传资料一-般有：乩招展邀请函、征询函、调查表等b.展商须知（或参展手册）c.招商邀请函d.门票e.会刊匚纸袋g.展览会进展报告、挖掘一潜在的参展企业、大的参展商。（9）对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表筹。（10）上门拜访一•些主要的牵头参展企业。 （II）联合可能合作的同行，釆取讣利的办法，合作招展。（12）展位的销售安排及布置。（13）收集尽范围可能的参观商名录，，有计划地发送登记表和门票。（14）与展览会有关的各项广告征集工作。（15）展览工程业务和展具租赁的预定工作。（16）展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）。（17）展览现场的优质服务（工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工作）。（18）主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品安排。（19）展览会有关数据、信息的统计和收集。（20）着眼于第二届的预告宣传工作。2.组织实施过程的阶段划分：从展商的角度划分：（1）初步认识展览会阶段。（2）进一步了解展览会阶段。（3）被展览会吸引阶段。（4）拍板决定参展阶段。（5）展览实施阶段。从主办单位工作划分：（1）信息发布阶段：乩发送调查表；b.发送征询表；c.发送邀请函。（2）营造气氛阶段：乩媒体广告、文章宣传；b.新闻发布会、酒会及研讨会； c.主办单位文件下发对口企业；d.电话、传真、网络广泛宣传；e.第二次发邀请函；f.合作单位发邀请函。（3）与展商在接联系阶段：a.电话、传真、电了邮件；b.拜访重点客户；c.合作单位同时开始招展工作。（4）与展商洽谈阶段：a.电话；b.约见；c.拜访；d.传真；e.发送筹备进度报告；f.发送门票。（5）展览服务阶段：a.广告征集；b.工程预定展具工作；c.招商广告安排；d.招商邀请函；e.招商门票发放；b.现场营造气氛；g.发送各种类型的调杳表；h.着眼于第二届的宣传；i.现场的专业服务。三、展后阶段展示工作一般分三个阶段进行：展后跟踪阶段、总结阶段和评估阶段。（-）展后跟踪阶段；展后的跟踪服务主要是针对参展商和重要的参观商而进行的，具11的是加深11标客户的印象；树立展览会品牌形象；为下一届展览会作预告宣传。1•感谢工作一对象是所有的参展企业、重要的参观商和支持单位、合作单位以及曾给了展览会人力支持的媒体。对于重要的客户，我们可以采取登门致谢，其至通过宴请方式表示谢意。2.媒体跟踪报道一主要是对展览会进行一个回顾性的报道，将有关情况、有关的统计资料数据，提供给新闻界炒作，进一步扩人展览会的影响；展览会的各类统计数据包括展览环境如参观人数、专业含量、平均参观时间等；展览效果如展位布局、成交额、展商和观众的反馈意见等；3.发布卜•届展览信息；4.给展商发放展示意见调杏表、征询表。（二）总结阶段；一般展示总结分三部分：1•从筹备到开展屮的各项工作总结；2.效益分析和成木核算；3. 项目市场调查一本展览会在市场同类项口屮所占的市场分额、优劣势比较、竞争情况等。（三）评估阶段；评估工作在展览会开展前一个月进行，主办单位成立专门的评估小组，并指定专人负责操作，收集展览会各种资料，然示作岀预测和统计，系统地评估，女（1：对成本效益的评估、宣传质量效呆的评估、招展代理完成目标任务的评估、主办单位是否貝有预计的号召力的评估等，将有利于我们发现问题、改进工作和提高效率。