高效时间和会议管理培训技巧.pptx 82页

高效时间和会议管理技巧制造部系列培训教材2005年2月第一次编写1GECProgram 高效时间管理2GECProgram 时间的概念时间是一种延续，事件在其中由过去经过现在流向将来。3GECProgram 时间的特性供给毫无弹性无法蓄积无法替代无法失而复得4GECProgram 时间的三大杀手缺乏时间管理的意识缺乏沟通弄不清楚优先顺序5GECProgram 谋杀日常时间的凶手1．没有日程计划2．生活失去平衡3．桌面杂乱（据调查每天有1.5个钟花在找东西或走神)4．睡眠不足5．不吃午饭6GECProgram 生活失去平衡我们的生活由七个不可或缺的部分构成：健康、家庭、金钱、知识、社交、事业、精神我们不需要把每天的时间均分给它们，但要保证每一项都得到充足的时间，维持生活的平衡如果长期忽视某个部分，不对它投入时间，生活就会失衡，其他的各项将受干扰，致使我们无法取得成功7GECProgram 四个主要的时间生产率障碍1人们并不尊重时间，他们不了解其重要性2人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律3人们不善于检查自己提高时间管理办法，不知道“重要”与“紧急”的区别4没有时间观念的人不知道怎样控制时间，他们不知怎样制定一个时间管理系统8GECProgram 时间管理测试9GECProgram 总结你的时间掌控-时间管理测试答案10GECProgram 时间管理的陷阱猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里不好意思拒绝别人“反正时间还早”——拖延不速之客会议病文件满桌病事必躬亲11GECProgram 如何跨越时间陷阱要事第一以最终的结果来开始行动学会说“NO！”今日事今日毕学会对付不速之客减少冗长的会议办公桌上的“5S”运动12GECProgram 时间管理的工具月历行事历与甘特表效率手册商务通与订房卡闹钟其它工具返回13GECProgram 时间管理4原则要事第一时间矩阵图80/20原则有效计划14GECProgram 15GECProgram 有效的时间管理16GECProgram 因为我们不知道究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。忙人的告白因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做。有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。17GECProgram 我们真的花了时间去做这些对我们一生都很重要的事情了吗?要事第一18GECProgram 80/20原则80%最佳效果的工作20%较为次要的工作80%的时间20%的时间来自花去19GECProgram 80/20原则去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作20GECProgram 如何进行有效的时间管理危机紧急的问题有限期的任务、会议准备事项准备事项预防工作价值观的澄清计划关系的建立真正的休闲充电授能自主管理干扰，一些电话一些信件、报告许多紧急事件许多凑热闹的活动受欢迎的活动不速之客细琐、忙碌的工作一些电话浪费时间的事“逃避性”活动无关紧要的信件看太多的电视紧急不紧急重要不重要ABCD1、时间管理矩阵图21GECProgram 时间矩阵图虚假的必要的危机有限期的任务项目计划准备建立关系真正的创新领导的干扰一些会议一些报告浪费的逃避的活动22GECProgram 4D原则DOITNOWDOITLATERDELEGATEDON’TDOIT稍后做授权不做立即做23GECProgram 普通人的时间安排25-30%15%50-60%2-3%20-25%65-80%15%<1%成功人士的时间安排24GECProgram 如何进行有效的时间管理2、时间价值分析法时间价值表：25GECProgram 你的时间价值分析表签名（），日期：（）26GECProgram 如何进行有效的时间管理3、成功=价值速度2（S=VC2）法E=MC2（能量=质量速度2）；做最有价值的事（提升你做事的价值）；在单位时间内做最多的事（提升做事的效率）。27GECProgram 如何进行有效的时间管理4、生理节奏法注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；该休息时一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。28GECProgram 如何进行有效的时间管理5、杜拉克时间管理法现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。——记录时间（分析时间浪费在什么地方）——管理时间（减少用于非生产性需求的时间）——集中时间（在整段时间内的工作效率大于在分散时段的工作效率之和29GECProgram 如何进行有效的时间管理6、艾维·利时间管理法写下你明天要做的6件最重要的事；用数字标明每件事的重要性次序；明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；然后再开始完成第二项、第三项……；每天都要这样做，养成习惯；案例：值2.5万美元的时间管理秘诀。30GECProgram [案例分析]：销售部王经理下班后在做明天的工作计划：1、起草中实公司的合作意向书（2H）2、商讨索赔案的处理意见（1H）3、与华金公司讨论定价（3H）4、明天要向人事部上报新员工试用期表现结果报告5、天际公司货未到的问题6、季度业绩报表（2H）7、讨论月底的促销会策略（1H）8、阅读内容刊物（1H）9、打电话给10位客户（0.5H）10、归档文件（0.5H）11、明天的周例会请用时间管理的原则帮王经理安排一下时间31GECProgram 更高效的时间安排32GECProgram 进行有效时间管理的5个步骤明确你的价值观确定你的目标对你的目标按优先级排序明确你的任务对任务按优先级进行排序33GECProgram 不(少）做计划的原因1.计划限制了自由2.着急要紧的事情总是先到，要先解决3.我没有时间做计划当我们做重要的事情时，就不会被琐碎的事情所牵制。34GECProgram 怎样对待尖锋时间(1)忙碌的人的共同愿望:时间多一点事情少一点35GECProgram 怎样对待尖锋时间(2)方法:1、想做和要做的事情无限，所以切记要优先选择最重要的事情2、不要在意几点几分，而是要“现在做”3、用“成就式语言”记录该做的事情4、不做无收益的事情36GECProgram 节省时间20法1.对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序2.从优先级最高的事物着手3.和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做4.把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分5.为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用6.找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室37GECProgram 7.当你有重要的事情要处理时，学会对别人说[不]8.学会委派别人做事9.归纳相似的事情，把它们放在一起处理减少例行事务：它们不值得花费过多时间；缩短低价值的事件；抛开没有价值的信件和文书工作；委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务11.避免完美主义。记住80/20定律节省时间20法38GECProgram 12.避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度13.不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件14.设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3分钟15.聚精会神地做手头的事情16.处理重要事情时，使用大块的时间节省时间20法39GECProgram 17.迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易18.文书工作争取只处理一次19.在行动以前，彻底地思索整件工作20.第一次就做好节省时间20法40GECProgram 高效会议管理41GECProgram 一、会议通则42GECProgram 企业现状大多数的企业在会议里决定其基本走向企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高43GECProgram 定义会议会议是指三个或三个以上的人(其中一个为主持人)，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或作出决定44GECProgram 会议的常见作用提价信息汇集信息解决问题宣传政策培育训练45GECProgram 开会的常见原因资讯传达与监督员工达成决议与解决问题开发创意激励士气巩固主管地位46GECProgram 不正当会议理由种种为满足无聊的愿望而开会——有些会议是因“不妨找个时间大家聚一聚，不拘形式地谈一谈与大家有关的问题”而召开为符合惯例或传统作风而开会——有些会议是因“历来都利用星期三下午那段时间开会”而召开。这就是一般所谓的“例会”47GECProgram 不正当会议理由种种为攀比而开会——有些会议是因“人家财务部每星期都举行一次会议，咱们人力资源又岂能落后”而召开为表功而开会——有些会议是因“若不多开会，则上级领导会以为咱们偷懒”而召开48GECProgram 不正当会议理由种种为推却责任而开会——有些会议是因“没有理由让我单独承担全部的责任”而召开为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会——有些会议是因“我不想让少数人太难堪”而召开49GECProgram 消除不正当会议的措施为偶而取消一两次会议，以检验这类会议需要程度将预定会议延期举行，或并入下次会议局部或全部取消例会获得上级的批准才能召开考虑或积极采用其他交流方式50GECProgram 考虑其他交流方式视频会议：视频会议的优点是能显示身体语言和面部表情，这常常是有效沟通的关键因素。电子邮件：电子邮件可使你以很快的速度与频率通过因特网发送和接收书面信息而不会遇到真实会议中的麻烦和花费其他51GECProgram 会议的价值从量上来看，会议的支出会增加企业的营运成本从质上来看，有效率的会议可以为企业节省更多的时间、金钱，以及增加效率评估会议的价值，要同时兼顾“会议是否有效”及“会议开支是否控制在最低程度”52GECProgram 例：某高科技公司之会议开销各阶层的职员人数每周时数每小时的负担比率估计会议时间所耗的成本高层主管（500）中层主管（200）低层主管（7000）每周会议开销每年会议开销（￥5325000Ⅹ48周）有效会议开销之估计（占每年的50%）无效率会议的成本损失1210.58.4￥100￥85￥50￥600,000￥1785,000￥2,940,000￥5,325,000￥255,600,000￥127,800,000￥127,800,000会议时数与负担比率资料，是根据摩司魏克1995年针对500家高科技公司的研究报告。53GECProgram 如何确定会议是否有效为会议所设定的目标是否有实现的价值目标能否在最短时间内是否被实现与会者对会议结果是否满意54GECProgram 不切实效的会议有何危害会议目标无法实现会议所承担的机会成本大大增长,相当可观与会者对会议感到不满55GECProgram 导致会议没有实效的原因欠缺目标或目标不明确欠缺会议议程会议时间不当或通知的时间不当通知的内容欠周详会议地点不当或会议设备欠佳与会者无准备而来会议不能准时召开会议前：56GECProgram 与会者从事交谊活动或有外界干扰与会者发言离题或者分心与会者交头接耳或发生争论少数人垄断会议与会者拒绝参与主持人离题会议中：57GECProgram 欠缺会议记录未对决议事项进行跟进不能对会议成败得失进行检讨不能及时解散已实现任务的临时委员会或工作小组与会者对会议感到不满会议后：58GECProgram 会议形式咨商式会议决议提报式会议责任完全交付式会议59GECProgram 会议规模通常的会议有5至9人参加，这样的规模既不太大，比较容易控制；也不太小，可以激起讨论。60GECProgram 主持人角色会议主题的组织者或倡导者信息的提供者政策的宣贯者和解说者培训会议中的传道、授业、解惑者问题的陈述者和汇报者会议进程的控制者现场气氛的营造者61GECProgram 主持人素质思考清晰明锐善于言词表达具有良好的分析能力能抱有对事不对人的态度公正和有耐性能灵活地应付“挑剔”人物沉着并能自我约束具有幽默感62GECProgram 主持人职责营造和谐气氛照议程进行正确总结讨论内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者厘清不假思索的想法尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况减少与议题无关的争辩与讨论保持中立态度63GECProgram 与会者责任发言内容要有组织适时发言一次只讨论一个重点口齿清晰，陈述有力一针见血音量适当解释方式让人易懂口吻要自信在要点处可稍加大音量64GECProgram 会议准备65GECProgram 一般性会议的会议准备内容会议目标的设定与会者的选择议程的拟定会议时间、地点、场地的选择会议所需仪器设备的准备会议通知的派发开会前议题的最后审查66GECProgram 编排会议议程的两个原则按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，这即是说越紧要的事项越应排在议程的前端处理，越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。假如能这样做，则主持人可让某些人只参与与他们有关的某些特定议案的讨论67GECProgram 例：委员会会议议程7月6日上午11点格林德雷戈饭店1、（11：00）任命一个会议主席2、（11：10）为缺席致歉3、（11：15）批准上次会议备忘录4、（11：30）上次会议提出的事项5、（11：45）讨论联络事宜（12：00）会间休息6、（12：15）其他事宜7、（12：45）下次会议细节68GECProgram 场地布置的注意事项应先决定准不准在会场吸烟是否需要提供茶点照明、通风和空调等的检查座位安排会议用品的准备69GECProgram 安排座位70GECProgram 一对一会议（3）（1）（2）71GECProgram 大型会议（3）（2）（1）72GECProgram 准备会议用品组织会议场所选择视听设备提供书写工具大型会议的其他准备73GECProgram 与会者的准备工作确认自己在会前收到的议程表。对自己负责的议题有充分的了解，并有充分的资料提供给其他与会者。除非已被指定对某议题发表演讲，否则有义务在会中主动提出建设性的意见。努力去了解其他与会者对议程上议题的观点，他们的兴趣所在，是否有权威在背后支持这些观点。找出可能存在的你的反对者，并预先与其协商、折中74GECProgram 会议进程控制75GECProgram 会议进程控制要点（1）尽量于会前认识新来者尽量将会议安排在上午甚至午餐前做好会议大纲，尽量于会前公布会议主题和进程计划控制好发言顺序和发言时间及时制止和引导无谓的争论或争吵76GECProgram 控制主题，不使会议中途跑题及时纠正与会者的分心用积极的响应鼓励迟疑者及时作好阶段性的总结主要发言结束后，要依次向其他人发言会议程序应尽量简单会议进程控制要点（2）77GECProgram 注意倾听，及时响应78GECProgram 会议结束79GECProgram 会议结束要点作好会议记录趁与会者全体在场时安排好下次会议以积极的调子结束会议向与会者和发言者致谢及时关闭或结束会议跟进会议的执行过程和执行结果80GECProgram THEEND81GECProgram 9、静夜四无邻，荒居旧业贫。。九月-21九月-21Wednesday,September29,202110、雨中黄叶树，灯下白头人。。02:16:5102:16:5102:169/29/20212:16:51AM11、以我独沈久，愧君相见频。。九月-2102:16:5102:16Sep-2129-Sep-2112、故人江海别，几度隔山川。。02:16:5102:16:5102:16Wednesday,September29,202113、乍见翻疑梦，相悲各问年。。九月-21九月-2102:16:5102:16:51September29,202114、他乡生白发，旧国见青山。。29九月20212:16:51上午02:16:51九月-2115、比不了得就不比，得不到的就不要。。。九月212:16上午九月-2102:16September29,202116、行动出成果，工作出财富。。2021/9/292:16:5102:16:5129September202117、做前，能够环视四周；做时，你只能或者最好沿着以脚为起点的射线向前。。2:16:51上午2:16上午02:16:51九月-219、没有失败，只有暂时停止成功！。九月-21九月-21Wednesday,September29,202110、很多事情努力了未必有结果，但是不努力却什么改变也没有。。02:16:5102:16:5102:169/29/20212:16:51AM11、成功就是日复一日那一点点小小努力的积累。。九月-2102:16:5102:16Sep-2129-Sep-2112、世间成事，不求其绝对圆满，留一份不足，可得无限完美。。02:16:5102:16:5102:16Wednesday,September29,202113、不知香积寺，数里入云峰。。九月-21九月-2102:16:5102:16:51September29,202114、意志坚强的人能把世界放在手中像泥块一样任意揉捏。29九月20212:16:51上午02:16:51九月-2115、楚塞三湘接，荆门九派通。。。九月212:16上午九月-2102:16September29,202116、少年十五二十时，步行夺得胡马骑。。2021/9/292:16:5102:16:5129September202117、空山新雨后，天气晚来秋。。2:16:51上午2:16上午02:16:51九月-219、杨柳散和风，青山澹吾虑。。九月-21九月-21Wednesday,September29,202110、阅读一切好书如同和过去最杰出的人谈话。02:16:5102:16:5102:169/29/20212:16:51AM11、越是没有本领的就越加自命不凡。九月-2102:16:5102:16Sep-2129-Sep-2112、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。02:16:5102:16:5102:16Wednesday,September29,202113、知人者智，自知者明。胜人者有力，自胜者强。九月-21九月-2102:16:5102:16:51September29,202114、意志坚强的人能把世界放在手中像泥块一样任意揉捏。29九月20212:16:51上午02:16:51九月-2115、最具挑战性的挑战莫过于提升自我。。九月212:16上午九月-2102:16September29,202116、业余生活要有意义，不要越轨。2021/9/292:16:5102:16:5129September202117、一个人即使已登上顶峰，也仍要自强不息。2:16:51上午2:16上午02:16:51九月-21MOMODAPOWERPOINTLoremipsumdolorsit,eleifendnullaac,fringillapurus.Nullaiaculistemporfelisamet,consecteturadipiscingelit.Fusceidurnablanditutcursus.感谢您的下载观看专家告诉