制造业公司仓库管理细则 18页

浙江紧固件有限公司文件NO：浙永QT/004004仓库管理细则编制人审核人批准人生效时间执行单位相关单位（签名）文件主题词语:物品、收发、贮存、领用、区域、台帐，联单据、盘存、外协。文件核心内容物品要先入库后发放，每种物料要建立帐目，并收、发、贮的数量保持一致。18 仓库管理细则（讨论稿）（公司物流控制文件之一）一、概念和目的实行仓库管理工作能够依照规定的程序执行，做到定人、定岗、责任到位，物料分流、分类和区域划分清楚，归位存放到位，并有明确的标识状态。仓库账目分项和分类记载、统计及时、报表按时上交审核；每月盘存在有监督和控制的程序下进行。达到物流控制得当，库存量减少，资金周转灵活、以及有效利用率高，积压品少，资金占用率低，损耗在规定指标之内的目的。二、细则范围1模具仓。2原辅材料仓。3半成品仓；3.1本生产线半成品的收发与贮存。3.2外购零配件（工件）品的收发与贮存。3.3外协订做工件品的收发与贮存。3.4外发产品加工工件品的收发与贮存。4成品仓。5样品库。三、细则文件中的定义词语解释1标识——指对物品现在状况作简单说明的牌子（比如品质情况、或者名称等）。2物流卡——指物品在贮存状态下，专门备有的卡片，它上面记述的有物料名称、数量、品质状况，流转情况记载等较详细内容。3原辅料——指产品生产所需要的原材料及辅助原料和相关用品。4半成品——指原辅材料之后和成品之前的过程中的工件及产品总称（包括零配件）。18 1成品——包括外包装工序都已完成后的产品。2盘存——指对仓库储存情况（品种、数量、质量状态等）进行清点和登记，并计算汇总，以报表形式报告的工作过程。3台账——指物料分项后某类型物品的总账（比如外发产品账、外购零配件账，辅料帐）。4物流账（既物料收和发的记录和零码账）——对物料流动及发生情况，以记录的形式完整无缺地记载下来，方便于追溯和查对。5电脑账——按照台账标准及格式，在电脑软件上设置账面科目，能够方便记录和查对。6单据（联单或传票）——指物料在流通过程中的零码票证，是物流账和台帐的建帐依据（即没有票单，就没有记账和建帐）。四、职责界定1总经理或董事长根据公司条件及管理控制需要，审核和批准本细则文件。2物料管理控制部门编制本文件，并待批准后，执行细则各项规定。（仓库是物流部门的主体部分）。3物流相关的各个部门及其职能人员，遵照和依据规定的条款认真照办。有关部门及人员要依据规定配合工作到位。五、各个仓库工作程序和管理规定1原辅料仓的操作1.1原辅料的货物组织者及采购人员在物品进入公司后，要通知原辅料仓库专管员按序办理入库手续。1.2原辅料的仓管员要依照“仓库管理规定”条款，认真履行其程序和职责。并根据实际情况和事前的仓库区域划分做好储存和管理；①原材料方面；A原材料能够直接在生产线加工的状况下，放置于指定仓库和生产线划定的区域。18 B原材料需要在拉丝线加工的状况下，放置于拉丝车间的“物料区”。②辅助材料方面；A拉丝工序所用的拉丝粉、盐酸、皂化和磷化原料，以及锅炉用煤等产品辅料，放置于拉丝车间指定的区域。B热处理车间的产品清洗工序所用的“洗涤剂品”，以及渗碳工序所用的甲醇、煤气等等产品辅料，放置于热处理车间的指定区域。C产品包装所属用品（包装工序所有用品），放置于装配车间的指定区域。D生产线上所用的润滑油、柴油、其它油料品等辅料，放置于生产部指定地点。E供电房所用的柴油、润滑油等腰三角形用品，放置于供电房指定地点专人保管。F模具制造和修理所用，以及粹火的材料，放置于模具车间指定的地点。③当物料需要储存在用料区域时，（不存放在指定仓库内），仓管员要按照“物料领用手续”办理出库手续，（指定用料单位的负责人或责任人签收）。④物料放置后，责任仓管员要随时进行检查和清点，并按照要求每月底盘存。1半成品仓的操作2.1采购的“零配件”方面；①根据生产计划单记录需求的零配件数量，通过计划人开据的“采购申请单”，由采购部门按单采购。②采购经办人在货物到厂后，通知零配件仓库专管员按序办理入库手续。③零配件的仓管员要依照“仓库管理规定”条款，认真履行其职责。并根据实际情况和事前的仓库区域划分做好储存和管理；A零配件需要在生产线加工的状况下，放置于指定仓库和生产线划定的区域，（包括包装品也要放置在包括车间指定的地方）。B当零配件不急于在生产线加工的状况下，放置于指定仓库贮存。C在物料需要储存或放置在用料区域时，（不存放在指定仓库内），仓管员要按照“18 物料领用手续”办理出库手续，由指定用料单位的负责人或责任人签收。④物料放置用料现场后，责任仓管员要随时进行检查和清点，并按照要求每月底盘存。2.2外协“订做产品”方面(指本产线因故不能生产的工件，向外厂家订做的产品)；①根据生产计划由生产部开据“外加工产品计划单”，交给负责外协的人员联系外加工事宜；A洽谈加工产品的品种、规格型号、数量、加工价格、交货和付款方式等信息。B具体要求参考外发加工产品的条款执行。②外协经办人在货物到厂后，通知外订产品仓库专管员按序办理入库手续。③外协订做产品的仓管员要依照“仓库管理规定”条款，认真履行其职责。并根据实际情况和事前的仓库区域划分做好储存和管理；A订做的工件需要在生产线作深加工的状况下，放置于指定仓库和生产线划定的区域，（包括包装品也要放置在包括车间指定的地方）。B当订做的工件不急于在生产线作深加工的状况下，放置于指定仓库贮存。C在物料需要储存或放置在用料区域时，（不存放在指定仓库内），仓管员要按照“物料领用手续”办理出库手续，由指定用料单位的负责人或责任人签收。④物料放置用料现场后，责任仓管员要随时进行检查和清点，并按照要求每月底盘存。2.3“外发加工产品”方面（指本厂加工的半成品，因工艺和技术上需要发外加工的产品）；①根据生产计划由生产计划人员向负责外发的人员下达外发计划，其计划内容为；A所发产品名称；B数量；C大概外发时间和完成时间；D外加工内容（即项目）；E工艺品质要求；F注意事项等。②负责外发工作的联系和经办人员要做到；A根据外发计划的内容，联系和选择能够达到要求的外协厂家；B如果有必要，还须到现场考察外协厂家的能力；C往来及加工价格事宜的谈判与协商意见的一致；D18 与财务部协商付款事宜；E与生产部协商外发产品和内部工作的衔接事宜；F与品质、技术部协商工艺技术和质量标准方面的检测事宜；G与外协厂家协商交货地点及时间的事宜；H与仓库协商发货与收货的相关衔接事宜；I根据外发单据及时跟货催货到位（包括包装箱）。③外发产品的仓库专管员要依据外发信息现场过磅发货，并做好以下发货与收货事宜；A及时通知生产部组织货源（统计清收和过磅），通知品质和技术人员现场界定外发产品的工艺和技术要求，只能在这些信息得到确认的状态下才能发货。B发货时要开据“外发产品五联单”，（联单内容为：品种、图号、规格、数量、发货时间、交货时间、工艺品质要求、注意事项、包装箱数量等）。四联单发放如下；※第一联单——用于发货人留存备查，同时作仓库记录和建账依据。※第二联单——用于交给提取货物的当事人，作为对方做账和对账的依据。※第三联单——用于交给财务部作记帐和对帐依据。※第四联单——用于交给负责外协的人员核实计划单和催货的依据。※第五联单——用于交给门卫检查及放行的依据。C收货时要开据仓库统一专用的“物料入库四联单”，单据记录内容与出库单一致，联单发放为；※第一联单——用于收货人留存备查，同时作仓库记帐和对账的依据。※第二联单——用于交加工单位回单，作为对方对账结账的依据。※第三联单——用于交给财务部作记帐和对帐依据。※第四联单——用于外协负责人核实计划和审核及催货的依据。D发货和收货经办人要及时将收发信息传递至外协负责人，外协人员要依据信息情况进行跟踪。E仓管员要建立外协加工产品账，将客户及产品、工艺的不同分类建立台账本，保证账目的完整准确性；18 F外发产品专管员要随时查对帐目，发现帐面上出现产品交付“赤字”（包括包装箱），要及时反馈至外协人员催货清查，并立刻与对方核实帐目及单据，直到清楚为止。④当外发加工品由外协单位送货到厂后，有关人员要通知外发专管员办理入库手续。⑤外发产品的仓管员要依照“仓库管理规定”条款，认真履行其职责。并根据实际情况和事前的仓库区域划分做好储存和管理；A外发产品回笼后需要在生产线作深加工的状况下，放置于指定仓库或生产线划定的区域，（包括包装品也要放置在包装车间指定的地方）。B当在外发工件不急于在生产线作深加工的状况下，放置于指定仓库贮存。C在物料需要储存或放置在用品区域时，（不存放在指定仓库内），仓管员要按照“物料领用手续”办理出库手续，由指定用料单位的负责人或责任人签收。⑥物料放置用料现场后，责任仓管员要随时进行检查和清点，并按照要求每月底盘存。2.4生产部计划的“内部加工产品”方面；①根据生产计划单要求，由生产调度员下达计划至各个生产车间，当各个车间每道完整工序结束后，由统计员计数并做报表（外发产品没有经过统计员允许不得外发）。②每个车间在现场设立“待加工料（品）”区域，由统计员负责统一配置后放好待加工品，并确保已放置的产品计数和标识清楚，不得有混淆不清的现象存在。③装配（包装及装搭工序）要每日将成品交与仓库成品专管员，并按序办理入库手续。3　成品仓的操作3.1成品仓的物料主要来源于包装车间，（装配和包装工序），还有部分是采购品和外加工不须包装就直接出售的产品。3.2成品的入库手续方面①任何入库成品仓的产品要开据仓库统一的“物料入库四联单”，按照联单发放要求发放到相关单位及个人。②按照仓库管理要求建立好“成品台帐”，以及其它帐目。18 3.2成品的发货；①成品仓管员要依据营销部的“产品计划单”上的产品要求信息，核对仓库现有的库存量，并及时向“生产计划人员”准确报送即时的库存信息。②成品仓管员要组织货源（即及时办理每天包装线已经完成的成品入库），并及时向相关人员反馈组织货物的情况（即库存量有了多少，什么时间可以达到多少等信息）。③联系托运单位，并协商好相关事宜；A托运地点；B交货方式；C托运价格；D结账和付款形式；E货物交接手续等。④成品发货清单的规定；A发货时采用发货四联单，其用途为；※第一联单，用于发货经办人留存、备查，并作为仓库做帐和对帐依据。※第二联单，交给托运部经办人随货同行，以及转交货物接收方对账和结账依据。※第三联单，交给财务部记账，并用于公司追踪货物接收单位的情况。※第四联单，交给门卫检查、核实后，作为放行依据。B仓库在货物已发出后，发货经办人要根据货物运输走势，及时联系托运人、接收货物的情况，直到接收人签收回单，电讯回复后方可结束，（由接收单位经办人在联单上签收确认，传真至财务部）。C如果货物在发货、托运、接收中的任意一个环节出现意外情况，发货人要跟踪至OK，并将意外情况随时报告上级领导人。3.3成品仓的管理；①成品库要按照产品和发放客户的地域不同进行分类。并绝对不能与其它产品（不属于成品或被确认为不合格品）放置混淆。②每件成品包装箱上要标识清楚，不能有模糊不清和涂改等现象。③不允许存在产品包装有损坏的情况，以及包装箱未装满足，里面有空心的现象。④其它方面依据仓库管理条款执行。18 4、模具仓的操作4.1模具的计划与采购，以及准备工作;①模具计划以需求部门的书面申请为准，（如果是常规性或易损坏性模具用具部门要计划和说明备用品），技术部门为模具归口管理部门；同时承担着采购、制作模具的责任。②模具的管理由技术部建立专门的仓库贮存。其管理要求如下；A由技术部统一计划和管理仓库的事宜，并指派专人专职负责仓库的日常收发事务，保证生产线随时能够领用模具。4.2模具的管理与贮存；①仓管员要对库存的模具（包括收和发的数量）清点和核对，并建立规范的模具台帐。②模具采购后要先办理入库手续，再才能发放领用。入库手续为；A由仓管员开据“入库三联单据”，并按照联单发放至相关部门及人员；B第一联由仓库保存做帐和备查；C第二联交给模具采购员作报销证明。Ｃ第三联单交给财务部作记帐和对帐依据。③仓管员有责任对模具进行保养，并将常用品及指定品备用储存不足部分，以书面形式申请部门领导计划和采购到位，同时负有模具到位的督促检查责任。4.3模具领用由需求部门组长以上人员经办，在领用帐目上签收。并以旧换新，旧品型号与公司模具相符即可。5、公司对仓库工作的管理和要求5.1仓库的收货与入库；本细则范围规定的物品，一定要办理入库手续，（生产线半成品以统计员统计报表为入库手续），并在办理入库手续前要经品质部检验确认，（普通和常规品，仓管员可以检验和确认的例外，但仓库接收人要对此负责后果）。否则，不予办理入库手续；18 ①对确认的合格品按序入库，并办理入库程序及手续如下；A仓管员要凭据对方的发票，亲自通过过磅，如与发票的数量相符则开据“入库联单”；不相符合要更改对方发票。（内部物料的流转没有发票，只有入库单证据）B仓管员开据仓库统一的“物料入库三联单”，按照联单发放要求发放到相关单位及个人。C依据联单和票据建立“台账”和物流账，及电脑账。D填写“物流卡”。E将物品放置在已划定的区域和地点。②对确认的不合格品要及时在物品上标识清楚，并分别存放，马上通知责任部门处置；A属于是采购品即刻通知采购经办人员退货和换货。B属于是外协品通知负责外协的人员处理（退货、返工、纠正、更换等）。C属于是生产线产品通知责任部门返工和纠正。D不合格品的处置由物料经办人和品质部门共同监督执行。5.2仓库的发货；①凡是需要入库的物品，必须要先办理入库手续，再才能发放和领用。否则，作违规行为处理。②入库后的物品发放要按照以下程序执行；A仓管员要求领取物品的经办人在“物品领用登记表”签收。否则，不予发货。注：物品领用登记表所汇总的数量要与仓库台帐进出的数量相符合。否则，追究仓管员责任。B物品通过领用手续后，仓管员要由此记帐，并将变动情况记录物流卡上。C成品发货后，仓管员要及时按照要求进行建帐和追踪，并将联单送财务部专管员核对和做帐。要确保托运交货、接收确认、财务记帐与核实等工作顺利和不误。5.3仓库的物料贮存与管理；18 ①每个仓库要将本仓库所有区域按照计划的储存物品分类分项划分，并标明清楚，按序合理摆放。②在物品处以同类型、同品种和同图号为单位，挂上“物流卡”，辨于识别和查对。注：物流卡的填写内容：名称、规格、图号、存放数量、分批提货数，余存数量，以及质量状况等。③保持物流卡记录与账面和实际的库存品一致。一旦发现后要立即清点货物、账目、更改物流卡记录。④放置的货物要正端、整齐、包装无破损，无超高度等现象存在。⑤仓库布局要合理有序，无杂乱，混淆现象。⑤货架承受力要保证在计划重量之上，并摆布合理，物品与地面要保持绝对的防潮隔离层。⑥仓库区域内无灰尘、垃圾、废品、无不安全的现象存在。⑦货物出进要坚持“先存先发”的原则，无积压变质现象发生。⑧当贮存的物品达到或超过本身贮存期限时，仓库员要事前通知相关上级作好处理计划和准备。5.4仓库盘存规定;公司财务部要形成制度性地要求，每个仓库的每个月底，在财务部的监督下（财务部依据本部门的“仓库专帐”实行现场核查）进行一次较为彻底的盘存，并做好盘存报表。如果盘存报表与财务帐目不相符合，将要对此全面清点和责任追究。盘存的主要内容是；①仓库贮存的物料品种。②余存数量。③品质状况。④其它相关情况。18 5.5仓管员和相关人员的职责界定；①仓库员要依照公司对仓库的分物料种类、分区域、分责任区的划定范围，认真履行本职范围内的工作责任。严格按照《仓库管理细则》条款执行到位。②仓库员要认真、规范地建立好规定的仓库帐目，不准有投机取巧、巧立名目的记帐表现存在。并所记帐和建立的帐目保持与要求一致。（即帐、卡、物相符合）否则，要负失职和相关后果的责任。③仓库的发货和收货指定的责任人员原则上是：应该专人专职，时刻亲自经办本人范围内的事务，如果因故本人不能及时经办的情况下，可以事前要求他人代理，但代理事务的差错由专管员负责。（注：代理人因不按照交代要求执行，要承担５０％以上的责任，余下部分责任由相关人仓库员负责）。④发货和领料的责任界定；A仓管员根据上级指示，或者用品部门的实际需要出发配量发货。如果随意或无原则地发货造成影响和损失要负后果责任。B领用部门及人员要根据上级指示和本工作的实际需要出发配额领取，擅自领用和自主性加大领取数量所造成的影响和损失，由本人自负后果。并且领取物品的经办人员有责任对本人领取的物品进行合格检验及认可，如果发现有不适用和不合格品要当面提出，或者拒绝接受，必要下在领用登记表上注明。否则负责领用后所造成的影响和损失责任。C货物的领用和接收单位及人员在货物签收手续后，有责任保证接收货物的安全及管理和控制。并且对因此损失及影响负失职责任。⑤仓库帐目和相关票据管理规定；Ａ每个仓库和责任区的记帐和台帐及相关其它记录表单等，原则上不得有涂改和混淆现象，并不经仓库主管同意，非当事责任人不得干预和做与帐目有关的事情（财务查帐清理列外）。18 Ｂ与仓库票据及帐目有关的部门及个人，有责任将原始单据及记录保持完整，不经公司领导批准，不准擅自销毁和涂改。否则，将追究当事人的后果责任。Ｃ任何物料的流程手续（包括采购品），没有仓库的“入库联单票据”和经办人签字，财务部不得报销。否则，由报销人负责后果及损失。Ｄ凡是有关票据上面指定和相关人要求的填写项目，经办人未填写，或者填写时出现错误，由票据经办人和专职人员负责后果责任。六、相关文件1、公司有关的管理体系文件。2、产品总流程说明。七、支持文件1、产品计划单。2、生产计划单。3、物料采购申请单。4、营销部“产品发货通知单”。5、产品发外“加工发货单”。6、仓库“物料入库单”。7、仓库“成品发货单”。8、物料领用登记表。9、仓库“盘存报表”。10、仓库“台帐”。11、仓库“物流卡”。18 （）月份盘存报表仓库名称：盘存日期品种规格图号单位数量品质状况备注18 仓库负责人：仓库专管员：财务监督人：工件外加工发货四联单仓库：客户：日期：年月日品种规格图号单位数量加工相关要求交货期限备注仓库发货人：接收人：运输车号：仓库物料入库三联单仓库：日期：年月日品种规格图号单位数量备注接收人：交货方:18 （）仓库物料领用登记表品种规格图号单位数量日期签收人用途18 仓库经办人:紧固件公司成品发货三联单客户名称：仓库发货人:日期：年月日品种规格图号单位数量备注货物托运单位:运输车号:客户收货确认:（）仓物流卡品种规格图号品质状况单位入库量入库时间发（收）货时间增减数量现余存量18 18