考勤管理需求说明书样本 12页

需求说明书考勤管理2021年5月文件状态：[√]草稿[]正式发布[]正在修改文件标识：当前版本：1.0作者：完成日期： 版本历史版本/状态作者参与者起止日期备注 目录 第1章引言1.1引言目前HR部门做考勤数据时，存在着许多严重问题，造成该岗位人员流失严重。第一,在多系统间切换操作，这样的操作造成工作上的麻烦且易混乱，新手不易上手；第二，考勤数据未做到统一性，考勤流程在OA系统审批完还得手工录入到朗新系统中，操作繁琐，增加工作量；第三，每个月为提供一份考勤统计表给财务计算薪酬，前后得花上20天的时间，并且完全手工操作核对方式，这样难免造成误差，不管对被考勤人来说还是对公司来说，都有可能造成损失。本系统主要着力于以上几点解决现行问题，减少考勤人员的工作量，提供被考勤人员自助查询考勤数据，并且预测企业未来的考勤模式，做一些预留功能。第2章现行业务模式2.1涉及的系统OA系统,朗新系统,科密系统，CRM系统2.2业务流程图2.3业务流程说明考勤流程，包括补卡申请单、出差申请单、请假申请单、加班申请单、调休申请单市场运营经理和市场拓展经理在CRM系统提交出差申请单，其他流程在OA提交，其他人员所有考勤流程都在OA上提交申请考勤流程审批完人事管理专员(区域人事专员)OA上接收到相关流程后，在朗新系统做相关补卡操作。第3章业务功能需求3.1业务需求流程图3.2业务需求说明 1.1.1参数设置1.1.1.1权限可按角色或岗位分配权限权限控制内容：可分配各模块的使用权限，可设置按角色或岗位只能查询某些部门或人员的考勤数据(即按组织架构的级别做分级权限)，而非一查询就能查询所有内容，例如：像各部门的上级主管各查询该部门成员的考勤情况可分配相应部门的岗位人员排班，默认情况下所有人都不得排班1.1.1.2考勤规则设置请假、加班、调休、出差的审批天数的设定，以提供流程审批时使用假别设置：事假、病假、婚假、产假、年假、探亲假、丧假、其他，及设置相应假别是否带薪调休规则设置：可以设置有效的调休有效周期排班次数：可以设定对应的部门或人员在一定的时间期间可以排班的次数，对于超过排班次数的，将不再提供排班时间的修改，相应的人员按排班时间严格执行。若不做次数限定，则可以对排班内容做修改。是否考勤属性：该属性为“是”的人员，需要按排班时间做相应打卡，该属性为“否”的人员，将不受各种考勤规则的限定，相应的也就不存在异常卡的消息提醒。单据提交提交天数：该规则作为判定单据提交时间与相应的考勤开始时间是否有提前相应的天数，对未提前提交的话系统做相应提示，不仅提示申请人，包括提示所有的审批人，以作为审批人审批依据。1.1.1.3工作日功能描述：通过正常工作日的设定，减少排班的工作量。提供设定休息日，年假，法定节假日1.1.2排班管理功能描述： 为所有在职人员设定上班时间，可按部门排班或按人员排班。若按部门排班的话，该排班适合于该部门所有人，后续入职人员也生效。该功能有三个模块，一是设定排班对象，二是设定排班起止日期，三是设定各个班次段的起止时间，通过这三个模块的设定进而生成一张对应日期的排班表。提供新增、保存、修改、删除排班功能。排班可针对类别，支持对不同类别的人对应不同的排班方式，以减少排班工作量。排班还支持手动排班和自动排班，自动排班适用于以正常班方式(上班时间有一定的规律性)工作的人员，手动排班适用于不以正常班方式工作(上班时间没有一定的规律性)的人群。对于界定为自动排班的，系统将以设定的工作日及休息日规则完全自动排班。排班可支持多套上班时间，以支持像零售督导专员、市场运营经理这样的人群(零售督导专员上班时间：8：30-17：30或9：00-18：00或10：30-18：30，市场运营经理：9：30-17：30或10：00-18：00或10：30-18：30)输入：排班对象：按部门（通过组织架构勾选部门，可支持多选）按人员（通过组织架构选择人员或者通过按工号、姓名查询选定人员）排班起止日期：排班开始日期，排班结束日期班次段：班次名称,总小时数，刷卡性质(按班刷卡，按段刷卡),段开始时间，段结束时间,段工作小时，有效打卡时间段(在该有效的时间段内打卡，打卡数据才算正常卡，若不做设定，则打卡不受时间限制)排班日历：非工作日类型：休息日（排班日期显示黄色），法定假日(排班日历显示红色)输出：点击组织架构或相应人员显示排班内容和相应班次名称的时间段操作流程：备注：该排班作为判断迟到早退的依据。适用于晋江总部人员、厦门总部人员、直营店人员、市场运营经理、市场拓展经理。对于品质管理部和仓储部排班的，授权相应部门负责人做排班。直营店人员由门店负责人排班，排班操作方式一样，支持餐卡，并走《直营店排班审批流程》流程审批后排班才生效,排班流程图如下：1.1.1补卡管理补卡规则：第一、该补卡适用于所有漏打卡人员第二、做补卡次数限制，若超过系统设置的补卡次数，则做相应提示，若执意提交，由直接上级确认后走特殊流程由总裁审批处理。第三、单据支持代提交，考勤数据存储在被代理人名下 功能描述：该流程提供漏打卡人员使用，当点击补卡流程时，若用户有漏打卡，则单据上直接显示出需要的补卡时间段，无须用户录入。输入单据：操作流程：总部：零售事业部:终端零售人员：导购类：导购，资深导购，收银员，仓管员店长类：店长，副店长，店长助理流程说明：提交补卡单据后可按部门判断选择使用总部流程或零售事业部流程或终端零售人员流程补卡提醒：在提醒模块有补卡消息，点击相应提醒链接可直接打开补卡单据。提醒消息可同步到RTX消息提醒，同理点击RTX的消息提醒，也是直接打开补卡单据。1.1.1加班管理加班规则第一、加班须按时打卡，否则不得调休。对于特殊情况下加班无须打卡的，由人事管理专员(区域管理专员)事先做补卡处理第二、除直营店外的人员加班0.5天起算，对于加班天数写小于0.5天做提示并不允许提交第三、直营店人员加班按小时计，加班2小时起方可计算加班,小于2小时做提示并不允许提交第四、单据支持代提交，考勤数据存储在被代理人名下功能描述：提供加班申请，存储加班申请记录。能够设置加班是以小时计还是以天数计输入单据：操作流程：总部：零售事业部：终端零售人员： 1.1.1调休管理调休规则第一、加班调休有效期为半年。当用户打开调休单时，对选定的加班时间段系统自动判断相应的加班时间段是否有按时打卡，若无按时打卡则做相应提示，并判断该加班时间是否超过半年，若超过半年则做相应提示并无法提交第二、调休原则上不得与春节假日连休。考勤规则设定时，提供“不可调休时间范围”和“可调休天数”设定，以做该规则判断依据第三、对于在调休期间提前回来上班的，提供“销假”处理。若不是提前回来上班的，点击“销假”，系统提示“无须销假操作”。做销假后，系统自动修改已经存储的调休天数，对于单据上的调休截止日期不做改写，只是有销假记录。销假后按正常上班时间打卡。对应的销假流程：提交人－直接上级(直接上级对于是否提前回来上班做相应确认)－结束第四、单据支持代提交，考勤数据存储在被代理人名下调休流程功能描述：提供员工的加班调休或生日调休，生日时间上班的列为可调休时间范围内输入单据：操作流程：总部：零售事业部：终端零售人员：1.1.2请假管理请假规则第一、请假天数与实际打卡不符的，一律以实际打卡为准。第二、对于在请假期间提前回来上班的，提供“销假”处理。若不是提前回来上班的，点击“销假”，系统提示“无须销假操作”。做销假后，系统自动修改已经存储的请假天数，对于单据上的请假截止日期不做改写，只是有销假记录。 第一、单据支持代提交，考勤数据存储在被代理人名下请假流程输入单据：该单据的相关附件，可解决像婚假这样的假别需要提供结婚证扫描件内容的操作流程：总部：零售事业部：终端零售人员：1.1.1出差管理功能描述：单据支持代提交，考勤数据存储在被代理人名下出差单据：操作流程：总部：零售事业部：终端零售人员：同零售事业部1.2日结果、月结果、年结果、考勤月报表功能描述：该模块做为汇总数据的查询入口1.2.1日结果提供根据工号、姓名、岗位等所有人事资料字段的匹配字段查询相应人员的日结果，日结果包含字段信息如下1.2.2月结果提供根据工号、姓名、岗位等所有人事资料字段的匹配字段查询相应人员的月结果，月结果包含字段信息如下 1.1.1年结果提代根据工号、姓名等匹配字段查询相应人员的年结果，年结果包含字段信息如下1.1.2考勤月报表可生成考勤月报表(通过可选部门或个人生成)，提供HR部门查询和财务计算薪资使用，考勤月报表如下图1.2提醒模块功能描述：对员工的异常卡做提醒消息。提醒消息在该模块形成一条链接，并同步做到RTX消息提醒，方便员工即时提交数据。支持员工的生日提醒，可设置提醒的对象。提醒支持自动提醒和手动提醒。自动提醒功能可设定提醒时间段、提醒次数，支持按提醒时间段和提醒次数条件做自动提醒。手动提醒该功能用于管理人员针对所有即将提醒的消息，通过选定相应的消息，点相应的发送按钮以达到提醒功能。提醒消息有相应的状态显示，记录该提醒消息是提醒过的还是未提醒的，或者提醒消息自动类别分类显示。1.3考勤补录模块功能描述：该模块提供给人事管理专员(区域人事专员)做考勤补录，相当于手工录入考勤。对于手工录入和系统存储记录的做分类显示1.4考勤自助查询模块功能描述：该模块提供被考勤员工自助查询自己的打卡记录以及补卡、加班、调休、请假、出差数据。可提供员工查询前一天及更早前的数据，对于当天数据未显示的做友情提示。1.5网上考勤模块功能描述：网上考勤功能支持员工登录该考勤管理系统后，在该网上考勤模块 做相应的打卡，该数据会自动存储系统当中。该模块主要提供给市场拓展经理这类员工使用第1章外部接口1.1考勤管理系统与朗新系统的接口接口说明：读取朗新系统的人事档案，该人事资料支持各单据的数据使用。并且提供导出考勤数据的功能1.2考勤管理系统与科密系统的接口接口说明：能够自动采集到科密考勤机的数据，做到当日能采集到前一天及更早前的数据，以提供考勤数据支撑，采集异常时能够在提醒模块做相应提醒第2章系统总体需求2.1审批流审批流需可定制，审批人支持按角色或按岗位设置，审批路径和审批条件可自定义,审批条件可按单据上所有的信息和人员相关信息设置。对于审批错的流程可提供更改数据的权限，但该权限严格控制。支持多人同时审批即会签各单据流程支持代提交方式，相应的考勤数据存储在被代理人记录里各单据提供陈列规则的区域，以使提交人和审批人对单据的考勤规则一目了然，并作为审批人的审批依据。2.2可拓展字段系统的单据支持可拓展字段，当单据的现有字段不能满足未来的使用时，可灵活扩展字段2.3系统架构系统采用B/S架构模式，与OA做集成登录 1.1质量需求支持各种浏览器的使用