第5章--报表__Access的“统计系统”-考勤管理 44页

第5章报表——Access的“统计系统”领导要看的东西——什么是“报表”简易输出——创建报表的方法美容增色——报表的附加设置高级技巧——创建多列报表和子报表功成名就——打印报表报表快照典型实例：创建“考勤管理系统”的报表 5.1领导要看的东西——什么是“报表”报表就是一种组织和显示Access2007数据库数据的好方法。如下图所示。“报表页眉”只在整个报表的首部显示打印，一般用来放置公司徽标、报表标题或打印日期报表“主体”包含了整个报表的所有数据“页面页眉”显示在报表中每页的最上方，一般用来显示列标题等内容“页面页脚”中的内容在每页最下方显示，主要用来显示页号、制表人员和审核人员等说明信息“报表页脚”只在报表最后一页的末尾显示，主要用来显示有关的数据统计信息，如总计、平均等 5.2简易输出——创建报表的方法5.2.1自动创建报表1打开“计件工资管理系统”数据库单击“报表”按钮3单击“创建”标签选中“人事表：表”24该报表的数据来源于数据库的“人事表” 5.2.2利用向导创建报表2打开“计件工资管理系统”数据库单击“创建”标签3单击“报表向导”1 4选中左侧列表框中的“班组”项，并单击选中按钮，将其作为分组标志7单击“下一步”按钮继续单击“下一步”按钮继续8选择“表：人事表”选定字段56 9为报表指定标题“人事报表”单击“完成”按钮结束人事报表的创建10单击第一个组合框的下拉按钮，选中“员工编号”项。然后单击该按钮右侧的升序按钮，使其变为降序按钮11 这是创建好的报表 5.2.3利用设计视图创建报表1打开“计件工资管理系统”数据库2单击“报表设计”单击“创建”标签3 单击“添加现有字段”按钮选中“部门表”字段列表中的“ID”字段，并将其拖动至工作区主体区段的适当位置45 添加其他字段6添加标签7关闭并保存报表8 5.2.4使用空白报表工具创建报表1打开“计件工资管理系统”数据库单击“创建”标签2单击“空报表”3添加字段4 5单击“格式”标签单击“标题”按钮6关闭并保存报表修改标题文字78 5.2.5边学边练：创建“计件工资管理系统”的报表1打开“计件工资管理系统”数据库，然后打开“报表向导”选择“表：人事表”项，将所有字段选中2连续单击三次“下一步”按钮，进入设置“布局”对话框3 4选择“纵栏表”单选按钮单击两次“下一步”按钮5设置报表标题为“打印个人档案”单击“完成”按钮后完成此报表的创建67 5.3美容增色——报表的附加设置5.3.1节的操作1打开“计件工资管理系统”数据库，切换至“创建”标签页单击“报表设计”2 3在工作区内，单击鼠标右键，弹出一个属性菜单，选择“报表页眉/页脚”命令，给报表添加页眉和页脚 5.3.2插入时间和页码1打开“计件工资管理系统”数据库，切换至“创建”标签页，单击“报表设计”按钮进入设计视图工作区在标签框中输入“当前时间”，在文本框中输入“=now()”。用同样的方式创建另一个文本框3添加“标签”2 4通过上述步骤，我们完成了在报表中插入当前时间和页面页码的操作。用户会注意到在导航窗格中多出一个“报表1”项。双击“报表1”项，打开添加了当前时间和页面页码的报表这里显示当前的时间和页码 5.3.3排序和分组操作1打开“计件工资管理系统”数据库右击“人事报表”项，选择“设计视图”命令2单击“格式”标签3单击“分组和排序”按钮4单击“更多”5 “班组”字段是原来的分组字段，如果要取消其分组，将“有页眉节”选为“无页眉节”就可以了6 5.3.4在报表中使用汇总字段打开“计件工资管理系统”后，打开新建报表向导12选择“查询：工资查询”项并添加相应字段单击“下一步”按钮3单击“下一步”按钮选择”纵栏表”45 单击“下一步”按钮6指定标题7单击“完成”按钮8 9右击“每日工资报表”项，选择“报表页眉/页脚”命令给报表页脚添加文本框，在标签框中输入“合计工作量”，在文本框中输入“=sum([今日所得])”10用户可以发现在此报表中，“工资查询”中每一条记录中的“今日所得”相加后，结果显示在报表页脚处的文本框中 5.3.5插入图片1打开“计件工资管理系统”数据库，右击“人事报表”项，选择“设计视图”命令，打开“人事报表”的设计视图窗口单击图像按钮，然后在工作区的“班组页眉”节的空白处单击，弹出插入图片对话框2 3选择含有图片文件的文件夹，选择一个图片文件，单击“确定”按钮，回到“设计视图”界面，此时您可以对图片框的大小进行调节，然后关闭设计视图，系统提示保存该报表，单击“是”按钮通过上述步骤，我们创建了含有图片的报表。双击“图片报表”项，打开报表。可以发现在此报表中包含了我们选中的那张图片 5.3.6边学边练：优化工资报表2打开“本月工资统计”的设计视图，在“页面页眉”节中添加一显示为“工资合计：”的标签控件，然后在“主体”节中，添加一显示为“员工签字：”的字段。在报表页眉中添加一文本框控件，并将此控件的标签控件删除，将文本框的名称命名为“月”，1在“主体”节中添加一“文本框控件”，同样将其附带的标签控件删除，并命名为“工资合计”3 4打开“打印个人档案”的设计视图，在其“报表页眉”节中添加一作为企业标志的图片添加一文本框控件（将附带的标签控件删除），然后调整原来的标签文字，最后关闭保存即可5 5.4高级技巧——创建多列报表和子报表5.4.1创建多列报表1打开“计件工资管理系统”数据库，右击“每日工资报表”，选择“设计视图”命令单击“页面设置”标签2单击“页面设置”按钮3 切换至“列”标签页。在“网格设置”栏下的“列数”框中键入“2”，在“列尺寸”栏下的“宽度”框中键入“9cm”，单击“确定”按钮，完成多列报表的创建4报表的打印效果 5.4.2创建子报表1确保“控件向导”按钮是按下的，单击“子窗体/子报表”按钮，在“主体”节中单击鼠标。弹出“子报表向导”的选择子报表数据来源对话框打开“计件工资管理系统”数据库，在“每日工资报表”项上单击鼠标右键，选择“设计视图”命令，打开“每日工资报表”的设计视图2 3选择“使用现有的表或查询”单选钮单击“下一步”按钮45在“表/查询”下拉列表中选择“表：工资主表”项，单击“全选”按钮，将所有字段选中单击“下一步”按钮6 8保持“从列表中选择”单选按钮的选中状态，在下边列表中选中“对工资查询中的每个记录用工号显示工资主表”项名称更改为“工作量副表”7单击“下一步”按钮单击“完成”按钮，完成子报表的创建910 这是效果界面，报表中包含了“子报表”客户信息报表 5.5功成名就——打印报表5.5.1报表的页面设置1打开“每日工资报表”的页面设置对话框3选中“打印选项”标签，切换至“打印选项”标签页，将上下左右边距都设置为“15”毫米选择“页”标签，切换至“页”标签页2单击“横向”单选按钮，将报表设置为横向打印。单击“确定”按钮，完成页面设置，下边就可以进行打印了4 5.5.2报表的打印1选择数据库主操作界面的【打印】→【打印】命令，打开“打印”对话框保持系统默认设置，单击“确定”按钮，即可将报表打印出来2 5.5.3边学边练：打印“计件工资管理系统”的工资报表1打开“计件工资管理系统”数据库后，打开窗体设计视图单击“按钮”控件，然后在窗体上拖动，打开“按钮向导”对话框2 3在“类别”列表框中选择“报表操作”，然后在“操作”列表框中选择“打印报表”项单击“下一步”按钮4此处选择“本月工资统计”报表单击“下一步”按钮56 选择“文本”，输入文字7单击“下一步”按钮8输入按钮名称910单击“完成”按钮按类似的操作添加其他命令按钮11 如果打印出来的报表显示不正常，此时应该先打开报表，然后打开“页面设置”对话框，根据需要进行调整就可以了这是创建完成的“工资统计和打印”窗口 5.6报表快照1打开“计件工资管理系统”数据库，切换至“外部数据”标签页2单击“其他”3选择“SnapshotViewer” 在此可设置其名称单击“浏览”按钮可选择保存位置3单击“确定”按钮 5.7典型实例：创建“考勤管理系统”的报表1打开“考勤管理系统”数据库，打开新建报表创建向导将“请假信息”表的后四个字段选到右侧2将“员工信息”表的除了第一个字段的所有字段选到右侧，单击“下一步”按钮继续3 4选中“通过请假信息”项（表示以请假信息表为基础表）保持系统默认，单击“完成”按钮，完成报表的创建5单击“下一步”按钮6 报表创建完成后，在导航窗格中双击“请假信息”项，可以打开我们刚才创建的报表，其操作界面如图所示，在此界面中，我们可以对员工的请假信息一览无遗