KA管理部费用申请及核销管理办法 11页

2010年KA系统促销费用申请和核销管理办法为了完善KA系统操作，规范和管控KA系统促销费用，KA管理部根据公司要求制定KA系统促销费用申请和核销管理办法。请上海浙江江苏经理主任主管严格执行，此管理办法从2010年4月1日开始生效。KA系统促销申请和核销办法第一部分促销费用申请审批办法：（一）目的：规范重点KA系统促销费用申报和审批流程，监管和控制全国KA系统的费用投入产出比，发挥和提升KA系统管理的职能。（二）KA系统的界定：1）以公司现有直营和非直营KA系统为主；2）以跨省市为代表性重点大型KA系统；3）以区域为代表性重点大型KA系统；连锁通路：华润苏果、上海家得利、上海华联、上海联华、宁波三江、浙江联华华商等。卖场通路：易初莲花、世纪联华、华联吉买盛、乐购、浙江好又多、大润发、欧尚、浙江华润万家等。（三）KA系统促销费用分类：1、KA系统费用的界定（以下字母编码为营管部内部入账代码）1）商超费用名称：TM：条码费、进场费、品牌费；TC：特陈费、如地堆、端架、专柜、挂网、异型货架等；第11页共11页 TJ：特价费、捆绑费、惊爆价（含库存处理）；DM：海报费、邮刊费；2）退货费用TH：破包、破损、胀气类产品退回或处理的费用；3）其它类费用QT：店招、包柱广告、寄包柜广告、临时促销费、场地费、免品物料费、临促人员工资、商超临促管理费、客情费等；（四）KA系统促销费用承担方式：1、公司直营KA系统所产生的促销费用由公司承担；2、经销商操作的重点KA系统所产生费用，公司承担的费用最高不得超过活动总费用的70%，促销费用承担方式：★★新品进场费用1）公司统一按70%比例承担费用；（局部区域除外）；2）费用计算方法：A、单品条码费×条码数×70%=我司承担费用；B、包干进场费×70%=我司承担费。★★特陈费用1）公司在做特陈活动时，以做特陈形象为目的的商超特陈费用。◆经销商在没有特价活动配合拉动的情况下，公司按70%比例承担特陈费用；◆经销商有特价活动配合拉动时，且经销商特价单品利润率在10%以上的，公司可以承担80%的特陈费用；◆经销商有特价活动配合拉动时，且经销商特价单品利润率在10%以下的，公司可以承担100%的特陈费用；2）公司在特定时间内（节假日，店庆期，开业期等）或其它时期，以提升销量第11页共11页 和拉动品牌为目的的商超特陈费用。◆特陈活动必须与KA系统销量挂钩，同时必须与特价活动配合拉动。（现要求此类KA系统特陈费用核销时，必须提供KA系统销量明细。）◆特陈活动是由公司、经销商、KA系统三方共同操作，并达成预期销量目标。◆经销商所提报的商超销量必须属实，由我司人员严格监控。3）费用计算方法：特陈单月费用×月×我司承担比例=我司承担费用；★★KA系统特价费用（捆绑费用）1）特价活动时，如与特陈活动配合拉动时，可按以上特陈费用核销要求执行；2）只做单一特价活动，无特陈活动拉动时，分常规特价和惊爆价两种形式，公司按申请比例承担费用。（以出厂价为基数核算）3）惊爆价活动时，让利幅度是由公司和经销商共同分担，同时也必须要求商超提供免费资源（如特陈、DM海报）。4）商超特价、捆绑单位费用不得超过其供货价的15%；对于特殊情况需超过15%的，经销商或活动执行商超必须提供免费资源支持（如堆头、端架、DM海报等），但活动力度总体不得超过20%；5）费用计算方法：特价销售数量×特价率×我司承担比例=我司承担费用。★★KA系统DM海报费用1）DM海报活动，基本上跟特价活动同时进行，我司二者只承担其一，或按比例承担：◆经销商在扣除单品特价让利后，还有正常的利润空间时，由经销商另行承担20%的DM费用，公司只承担80%的DM费用；◆经销商在扣除单品特价让利后，没有正常的利润空间时，公司承担100%第11页共11页 的DM费用。2）费用计算方法：DM海报费用×我司承担比例=我司承担费用。★★库存处理费用1）货龄在3~5个月的允许按20%的促销力度处理，公司承担处理费用的70%（扣除前期给予的促销政策）；2）货龄在5个月~7个月的允许按30%的促销力度处理，公司承担处理费用的60%（扣除前期给予的促销政策）；3）货龄在7个月以上的产品，允许按50%的促销力度处理，公司承担处理费用的50%（扣除前期给予的促销政策）。4）费用计算方法：A、库存处理总额×申请费率×我司承担比例－原促销总费用=我司承担费用；B、过期产品处理公司一律不承担费用。★★其它费用1）店招、包柱广告、寄包柜广告费用，以当地广告制作公司实际发生的费用为准；2）临时促销费、场地费、免品物料费、临促人员工资、商超临促管理费等，我司以实际发生的费用为准。以上两项费用核销公司按比例承担。（五）KA系统促销费用申请流程：为了提升KA系统的促销和执行效率，加强各系统的促销管理。■按照各系统的促销档期表，以季度进行规划促销计划及费用投入比；■第11页共11页 请规划KA系统促销各级负责人根据促销计划必须提前45天进行申请；■KA系统的促销申请按照整个系统或门店必须单独进行申请；（1）、促销费用申请流程；1）各市场按照公司指定KA系统（门店）费用申请需在每月8日前将KA系统（门店）后两个月促销申请方案进行提报，计划并汇总管辖范围内KA系统的费用投入比（见附表《月度执行手册》）。《月度执行手册》申报审批流程：1）KA系统总部促销申请流程KA专员协助对口系统责任人提报《月度执行手册》由省区经理进行初审提报KA管理部初审提报营管部审核总经理终批重新制定不同意不同意同意不同意跨区域门店出现问题直接找KA专员和当地经理共同协调通知KA管理部由发文通知各分公司办事处由各区域门店责任人负责执行由KA专员和系统责任人与采购进行确定2）省区提报KA系统门店促销申请流程由门店责任人提报《月度执行手册》由省区经理进行审核提报区域KA专员进行评估由区域KA专员提报KA管理部初审提报营管部审核重新制定不同意不同意不同意总经理终批在执行出现问题直接找分公司办事处经理处理区域KA专员进行协助不同意第11页共11页 同意由门店责人按照申请执行方案区域KA专员负责追踪落实同意签呈报备KA管理部备案由门店责任人与采购/课长/主管进行洽谈确定（2）、特批促销费用：1）是指各区域市场根据市场的特殊性或竞品的促销力度，调整我司的促销政策，使费用比大于《月度执行手册》的计划费用比，从而需要特批的促销费用个案。2）特批促销费用KA系统申报审批流程；省区根据市场和竞品情况提报KA系统特批个案由区域KA专员进行评估由区域KA专员提报KA管理部初审提报营管部审核不同意重新制定不同意不同意在执行出现问题直接找分公司办事处经理处理KA专员进行协助总经理终批不同意同意区域KA专员负责追踪落实由分公司办事处业务人员按照申请执行方案签呈报备KA管理部备案由分公司办事处业务人员与采购/课长/主管进行洽谈同意（六）各项促销费用要求：1、促销费用审批时间要求；■财务部在收到审核结束的费用后，3个工作日内挂帐；■各分公司/办事处每月按规定时间制定KA系统《月度销售执行手册》并在28号上报至所属营销管理部对口文员；《执行手册》外个案适时提报；促销费用执行结束后，KA商超在一个月内提报报帐资料，如遇第11页共11页 特殊情况需要延期提报的必须在一个月内提出书面申请。■总部KA人员收到KA系统《月度执行手册》后2个工作日内完成审核；■营销管理部在收到KA系统《月度执行手册》后3个工作日内完成审核；2、月度促销活动提报规定：■为了促使KA系统《月度销售执行手册》、促销个案和紧急促销个案得以顺利执行，各分公司、办事处业务人员必须与经销商或KA系统进行事先沟通，确保活动方案得到客户有效确认后进行提报；■每月必须提报KA系统《月度销售执行手册》统一的模板进行上报。每月8号前由各分公司、办事处提报到各省区经理处汇总后，提交营销管理部审批，总经理终批；根据KA系统《月度销售执行手册》规划提报的个案，由营销管理部终批；■市场如有突发事件发生，各分公司/办事处根据当地突发情况，实时制定紧急促销个案上报，但每个省区每月的紧急促销个案不得超过3个，特殊情况的需经总经理批准；■由于KA系统新品上市的不均匀（产品、上市时间），可以采取个案的形式申报；3、促销活动的执行与监控：■各区域在执行过程中因客观原因的影响,如有对提报的KA系统《月度销售执行手册》、促销个案、紧急促销个案的促销活动方式等内容需要变更的，必须提前三天，出具书面说明，并按更改的内容附上新的促销活动变更申请表。■单笔促销活动内容变更，但未超出预算规定及承担标准的，必须上报营销管理部审核批准并备案后执行；■单笔超出促销费用预算规定及承担标准的促销费用，必须报营销管理部审核营销总经理批准，营销管理部备案后执行。■经销商或销售人员操作KA系统第11页共11页 提供的促销活动地址或联系方式有误，造成市场督察无法准确核查、促销方式私自变异的，营销管理部将按不属实处理。第二部分促销费用核销办法：（一）目的：为使公司KA系统促销推广活动在实施过程中更加规范、明确，达到预期实施效果，特制定本办法。（二）KA系统核报费用界定：1）分公司/办事处负责协助经销商操作或公司直营各KA系统进行促销活动的申请、执行控制和费用资料上报；2）总部KA人员负责全国各系统的销售、费用投入汇总进行评估，发现问题并提出整改措施；3）营销管理部负责促销申请中各项需求的协调解决；并负责促销申请中费用额度、促销方式审核和促销费用稽核。4）财务部负责促销费用核报和挂账；5）促销费用的核销报账要求：■要求每个KA系统（门店）活动档期结束后，六天内上交结案报告。■品尝活动及其它推广活动需提交的结案凭证有：已批复申请表，活动期间销量的结案报告，活动确认函，现场照片，场地费用发票及物料采购发票，需外聘临时人员的需增加：A、人员相关资料证明和身份证复印件，B、人员费用发票及工资收条（人员费用发票主要是指：部分超市所收的人员管理费用发票）。■形象展示（地堆，端架，陈列，专柜，包柱、挂网等)提交的结案凭证有：已批复申请表，陈列协议或活动确认函，实物照片，结案报告（活动第一个月的销量），广告制作协议原件，费用发票；■DM特价海报需要提交的结案凭证有：已批复申请表，DM宣传册和结案报告（在DM宣传期间的销量），有特陈支持提供照片，如经销商操作的KA系统要有第11页共11页 商超进货验收单（签名或盖章），特价收银小票，费用发票；■买赠活动需要提交的结案凭证有：已批复申请表，完整的电脑小票或期间的卖场盖章的销售清单，活动确认函，照片（陈列照片），结案报告；■新品进场需要提交的凭证有：已批复进场申请表，进场协议书（特殊情况另行说明），费用发票。（如不能开发票或名称不能开条码费的另行说明），经销商操作KA系统新品进场要有零售电脑小票或商超条码产品进货入库验收单。（经销商出货单无超市盖章则无效）；■支付驻店导购、促销人员工资需要凭证有：原促销申请表，人员资料及身份证复印件、联系方式，工资签收表（由经销商先垫付，也可报公司财务直接发放），月销售统计表；（三）KA系统促销费用核销流程：1、KA直营系统总部促销费用部分报帐流程KA系统总部促销结束后由系统责任人（KA专员协助）提交结案报告及费用凭证总经理终批提报营管部复审提报KA管理部评估审核不符要求不符要求重新提交不符要求同意由财务给予冲账2、KA直营系统门店促销费用部分报帐流程门店促销结束后由当地当地责任人提交结案报告及费用凭证提报KA管理部评估审核由区域KA专员核对评估由省区经理进行核批不符要求不符要求重新提交不符要求同意由财务给予冲账总经理终批提报营管部复审第11页共11页 不符要求3、经销商操作KA系统费用部分报帐流程提报KA管理部评估审核由区域KA专员核对评估分公司办事处经理结案整理经销商准备相关费用凭证不符要求不符要求不符要求不符要求由财务给予冲账同意不符要求总经理终批提报营管部复审（四）KA直营系统费用发票核销要求：1、公司直接操作的KA系统部分:（1）每次KA系统开具的扣款发票，由财务在KA系统网上下载扣款明细进行核对；如有问题对应KA系统负责人要查清该笔费用扣款原因后进行核销冲账；（2）如KA系统网上不能在付款同时提供付款明细的，财务可将货款计入其他应收款，待取得付款明细后再行冲帐；（3）如某些KA系统网上无冲账明细的，对应KA系统负责人及时对方财务人员联系申请提供付款明细，以便财务冲账；（4）财务在冲账的时候应根据KA系统提供的付款明细逐笔冲账，以保证账目清楚，杜绝后帐冲前帐现象；（5）合同内的扣款请财务人员根据合同各项费用要求逐笔进行核对冲账，避免KA系统乱扣款现象；（6）合同外的扣款费用，对应KA系统负责人要提供费用申请、费用协议及相关的凭证，交给财务人员冲账；2、经销商操作的KA系统部分：第11页共11页 （1）经销商操作的KA系统新品进场费用核销必须提供新品进场申请批复件、经销商开据发票及KA系统扣款发票复印件、KA系统进场协议、验收单回执等凭证交给财务冲账；（2）经销商操作的KA系统新品促销费用核销必须提供促销申请批复件、陈列（DM海报）费用发票、促销协议，验收单回执、当地业务人员的确认单照片、档期内销售数据等凭证交给财务冲账；（3）费用凭证手续不全一律不予核销；第11页共11页